Prioritization matrix

Saber cómo abordar las tareas no siempre es fácil. ¿Por dónde deberías empezar? ¿Cómo puedes asegurarte de centrarte primero en las tareas importantes? Es probable que estas preguntas (entre otras) surjan cuando priorizas las tareas. Si no sabes cómo responderlas, podrías terminar perdiendo el tiempo en el trabajo incorrecto. 

Una plantilla de matriz de priorización puede ayudarte a agilizar la toma de decisiones. Al crear una en Asana, puedes organizar fácilmente las tareas por esfuerzo e impacto comercial, y crear un plan de acción que priorice el trabajo más importante. 

¿Qué es una matriz de priorización?

Una matriz de prioridades es una herramienta de gestión de tareas que se utiliza para clasificar las tareas por impacto y esfuerzo. Al permitirte ver el impacto comercial y el esfuerzo total requerido de cada tarea, una matriz de priorización te ayuda a determinar qué elementos abordar primero, para que puedas tener la seguridad de que siempre te estás enfocando en el trabajo correcto.

Las matrices de priorización pueden ser simples o complejas, según la cantidad de tareas. Una matriz de prioridades básica se puede dividir en las siguientes categorías:

• Trabajo de alto impacto y bajo esfuerzo: hacer ahora

• Trabajo de alto impacto y gran esfuerzo: hazlo a continuación 

• Trabajo de bajo impacto y poco esfuerzo: hazlo más tarde 

• Trabajo de bajo impacto y gran esfuerzo: no hacerlo 

Si no sabes qué tareas abordar primero o cómo distribuir el trabajo en un cronograma, una matriz de priorización te ayudará a decidir un plan de acción.  

¿Qué es una plantilla de matriz de priorización?

Una plantilla de matriz de priorización es un recurso reutilizable que te permite priorizar rápidamente tu Lista de pendientes. Dado que la plantilla se puede duplicar, no tienes que perder el tiempo recreando una nueva plantilla al comienzo de cada día, semana o mes. Simplemente copia la plantilla, agrega tus tareas y comienza a priorizar. 

¿Cuáles son los beneficios de usar una plantilla de matriz de priorización?

Una plantilla digital de matriz de priorización te permite priorizar fácilmente tu trabajo en función del impacto y el esfuerzo. Junto con funciones como etiquetas personalizadas codificadas por colores y diferentes vistas, una plantilla de matriz de priorización te permite ver fácilmente lo que viene a continuación.

Con una plantilla digital de matriz de priorización, puedes hacer lo siguiente:

• Determinar el trabajo de mayor impacto para tu Equipo y organización.

• Agregar fácilmente tareas a la matriz y arrastrarlas y soltarlas en diferentes secciones a medida que cambian las prioridades. 

• Asegurarte de asignar correctamente los recursos y centrarte en el trabajo que proporciona el mayor beneficio para el negocio. 

• Eliminar el trabajo preliminar de crear una plantilla desde cero todos los días o todas las semanas.  

• Compartir la matriz con las partes interesadas del proyecto, para que todos estén en sintonía con la forma en que priorizas el trabajo.

• Establecer fechas de inicio para las tareas que ya no son prioritarias. 

• Asignar miembros del equipo para delegar el trabajo priorizado. 

• Crear un marco repetible para que otros equipos lo usen, de modo que todos en la organización puedan priorizar su trabajo de mayor impacto.

¿Cómo se usa una plantilla de matriz de priorización?

Una plantilla de matriz de priorización simple te ayudará a crear un plan de acción basado en el nivel de esfuerzo requerido para cada tarea y el impacto que tendrá en el negocio.

Para comenzar, agrega dos etiquetas personalizadas a la plantilla: una para el esfuerzo necesario para finalizar cada tarea y otra para el impacto que tendrá la finalización de la tarea en el negocio. Podría verse así:

• Alto impacto y poco esfuerzo

• Alto impacto y mucho esfuerzo 

• Bajo impacto y poco esfuerzo 

• Bajo impacto y gran esfuerzo 

Luego, crea secciones en tu plantilla que indiquen la acción recomendada para cada tarea en función del esfuerzo y el impacto. Por ejemplo:

• Hacer ahora: esta sección es para tareas de alto impacto y bajo esfuerzo que beneficiarán enormemente al negocio sin ocupar mucho de tu tiempo. Por ejemplo, firmar los documentos del nuevo empleado.

• Hacer a continuación: esta sección es para tareas de alto impacto y alto esfuerzo, tareas que requieren mucho tiempo, pero que también son muy importantes para el Business. Por ejemplo, crear una propuesta de estrategia para el cliente.

• Hacer más tarde: esta sección es para el trabajo de bajo impacto y bajo esfuerzo, que abarca el trabajo que no es tan importante para la organización, pero que vale la pena hacer porque tampoco lleva mucho tiempo. Por ejemplo, organizar tu lista de contactos de clientes.

• No hacer: esta sección es para el trabajo de bajo impacto y alto esfuerzo, que no tiene mucho impacto en el negocio y ocupa mucho tiempo. Por ejemplo, volver a corregir un documento de mensajes estratégicos que ya fue aprobado por el departamento creativo.  

Una vez que hayas creado previamente tu plantilla con estas etiquetas y secciones personalizadas, será fácil de usar. Simplemente sigue estos pasos:

1. Haz una copia de la plantilla básica de la matriz de priorización.

2. Cambia el nombre de tu plantilla (por ejemplo, “Matriz de priorización para la semana del 9 de enero”).

3. Agrega todas las tareas apropiadas a la plantilla. 

4. Asigna etiquetas personalizadas a cada tarea para indicar el esfuerzo y el impacto. 

5. Arrastra y suelta las tareas en la sección correspondiente (hacer ahora, hacer a continuación, hacer más tarde, no hacer). 

6. Agrega fechas de inicio y miembros del equipo a cada tarea, cuando corresponda. 

Funciones y aplicaciones integradas de Asana 

Asana se integra fácilmente con tus herramientas de negocios actuales para facilitar la colaboración entre equipos. Además, nuestras funciones integradas, como los campos personalizados y las múltiples vistas de proyectos, te permiten adaptar la plantilla de matriz de priorización para satisfacer tus necesidades específicas.

Funciones integradas

1. Vista de tablero. Tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén un análisis de datos de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

2. Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes y así saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

3. Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una tarea para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

4. Agregar tareas a varios proyectos. El trabajo, por naturaleza, es interdisciplinario. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en múltiples proyectos. Esto no solo reduce el trabajo duplicado y aumenta la visibilidad entre equipos, También permite al equipo ver las tareas en contexto, saber quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

1. Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedes dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en Slack. 

2. Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

3. Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail. 

4. Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero de equipo, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes. 

Preguntas frecuentes