Lista de verificación de cumplimiento del RGPD

Cuando se trata de manejar datos personales, incluso un error puede tener consecuencias importantes. Desde sanciones legales hasta la pérdida de confianza pública, el incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puede afectar a empresas de cualquier tamaño. Si a tu equipo le cuesta entender qué se considera “datos personales”, cómo procesarlos legalmente o qué hacer cuando se produce una violación de datos, una lista de verificación de cumplimiento del RGPD lo ayuda a gestionar todos los requisitos en un espacio de trabajo seguro.

Cuando debes documentar las evaluaciones de impacto de la protección de datos (DPIA), dar seguimiento a los derechos de los interesados o preparar notificaciones de incumplimiento, esta plantilla del RGPD simplifica las complejas reglas de cumplimiento, especialmente para las empresas estadounidenses u organizaciones internacionales que gestionan flujos de datos en los estados miembros de la UE.

¿Quién se beneficia de las listas de verificación de cumplimiento del RGPD?

En Asana, hemos visto cómo las listas de verificación de cumplimiento ayudan a los equipos a reducir el riesgo. Desde los departamentos legales hasta TI y operaciones, las plantillas de cumplimiento proporcionan un proceso compartido para que todos mantengan sitios web que cumplan con el RGPD.

Equipos de Asuntos Legales y delegados de protección de datos (DPO)

Los equipos legales y los DPO utilizan listas de verificación del RGPD para verificar si las actividades de procesamiento de datos cumplen con los requisitos de legalidad, equidad y transparencia del RGPD. Con registros detallados de las actividades de procesamiento, pueden demostrar el cumplimiento a las autoridades de supervisión cuando sea necesario.

Equipos de TI y seguridad

Los equipos técnicos supervisan cómo se almacenan y transfieren los datos personales. El RGPD les exige que realicen un seguimiento de cómo se cifra la información, así como que documenten las políticas de ciberseguridad y de respuesta a las filtraciones de datos.

Gerentes de operaciones y cumplimiento

Los jefes de operaciones coordinan la implementación adecuada de los avisos de privacidad, las solicitudes de eliminación, los controles de seguridad y el consentimiento del usuario. Una lista de verificación centralizada del RGPD ayuda a agilizar este trabajo y evitar retrasos indebidos en las obligaciones legales.

Empresas estadounidenses que operan en la UE

Para las organizaciones fuera de la Unión Europea, una lista de verificación de cumplimiento del RGPD para empresas estadounidenses hace que el procesamiento de datos transfronterizo sea más manejable. Garantiza el cumplimiento incluso cuando el RGPD no se aplica localmente, pero afecta a tus clientes.

Por qué usar la lista de verificación de cumplimiento del RGPD de Asana

Uno de nuestros clientes empresariales necesitaba responder a una violación de datos personales de alto riesgo en varias regiones de la UE. Gracias a su lista de verificación de cumplimiento del RGPD impulsada por Asana, respondieron dentro de la fecha límite de 72 horas y documentaron cada paso para su autoridad supervisora.

La plantilla de lista de verificación para el RGPD de Asana está diseñada para respaldar la transparencia, la estructura y la velocidad. Facilita la colaboración legal y operativa, al tiempo que reduce el riesgo de incumplimiento.

Los beneficios de esta plantilla de lista de verificación incluyen:

• Organizar las actividades de recopilación y procesamiento de datos por base legal

• Documentar las DPIA y las transferencias de datos en un espacio de trabajo seguro

• Asignar la responsabilidad de las notificaciones, las solicitudes y las evaluaciones

• Centralizar las tareas de la lista de verificación de cumplimiento del RGPD del sitio web (como los avisos de cookies)

• Coordinar los pasos de la lista de verificación de cumplimiento del RGPD para emails con los equipos de marketing

Cómo usar una lista de verificación de cumplimiento del RGPD

Esta lista de verificación está organizada en secciones que coinciden con los requisitos del RGPD, desde la gobernanza de datos hasta el seguimiento de las políticas de seguridad. Cada sección te permite asignar tareas, establecer fechas de entrega y evaluar los niveles de riesgo para mantener tu sitio web y equipos en cumplimiento con el RGPD en cada etapa. También puedes usar columnas como Frecuencia de revisión o Comentarios del auditor para simplificar las auditorías del RGPD y ampliar el cumplimiento en toda la empresa.

Paso 1: Gobernanza y responsabilidad

Comienza por definir quién es responsable del cumplimiento del RGPD en tu organización. Asigna un responsable de protección de datos (DPO) o un líder interno para dar seguimiento a la responsabilidad, responder a las autoridades de supervisión y mantener registros de las actividades de procesamiento.

También puedes usar esta sección para documentar políticas internas de protección de datos, registros de capacitación y auditorías internas. Incluye cualquier calificación de riesgo u obligación legal que se aplique a tu Business como autoridad pública o entidad privada en virtud de las leyes de protección de datos aplicables.

Paso 2: procesamiento legal

Agrega tareas para definir la base legal para cada actividad de procesamiento, incluido el consentimiento, el cumplimiento del contrato, la obligación legal o los intereses legítimos. Esta documentación ayuda a demostrar la legalidad en virtud del artículo 6 del Reglamento General de Protección de Datos.

Incluye campos de tareas para registrar categorías de datos personales, el uso previsto (limitación del propósito) y los períodos de retención (limitación de almacenamiento). Definir estos aspectos te ayudará a evitar el incumplimiento y a garantizar a las autoridades de protección de datos que estás gestionando los datos personales de manera adecuada.

Paso 3: derechos de los interesados

Crea tareas para gestionar las solicitudes de acceso, borrado (derecho al olvido), rectificación, restricción del procesamiento y portabilidad de los datos. Asigna encargados a cada tarea para asegurarte de que ninguna solicitud quede sin respuesta o se retrase.

Puedes usar la columna Nivel de riesgo de cumplimiento para resaltar los problemas de derechos de alto riesgo, como la toma de decisiones automatizada o la elaboración de perfiles. Este paso es crucial cuando el RGPD se aplica a tu base de usuarios global.

Paso 4: seguridad y violaciones

Esta sección de la plantilla del RGPD da seguimiento a cómo implementas tu política de seguridad y los planes de respuesta ante las filtraciones de datos. Crea tareas para la detección de incidentes, la evaluación de impactos y los procedimientos de notificación.

También debes registrar las medidas de seguridad técnicas, como el cifrado o la autenticación de múltiples factores. Incluye orientación sobre el manejo de las violaciones de datos que involucran categorías especiales de datos o identificadores como direcciones IP.

Paso 5: Terceros y transferencias

Usa esta sección para enumerar todos los proveedores y procesadores de datos que manejan los datos de tus clientes. Agrega tareas para recopilar y almacenar acuerdos de procesamiento de datos (DPA) y documentar su cumplimiento con el RGPD.

Toma nota de cualquier transferencia internacional de datos, especialmente fuera de la Unión Europea. Las tareas deben definir las garantías de la información personal, como las cláusulas contractuales tipo (SCC) y cualquier solicitud de acceso a los datos por parte de las autoridades públicas.

Paso 6: privacidad desde el diseño y por defecto

Crea tareas que hagan cumplir la protección de datos desde el diseño y las políticas predeterminadas en todos los sistemas y flujos de trabajo de productos. Esto podría incluir limitar el acceso a datos confidenciales o aplicar técnicas de seudonimización.

Documenta las revisiones de diseño, las auditorías internas del RGPD y las revisiones legales para iniciativas de procesamiento a gran escala. Esta sección refuerza el compromiso proactivo de tu organización con los requisitos del RGPD, no solo las medidas reactivas.

Funciones de documentación de Asana

Si buscas una plantilla de lista de verificación de cumplimiento del RGPD para tu sitio web o marketing por email, las funciones de Asana te ayudan a personalizar esta plantilla para cualquier equipo, sector o caso de uso. A continuación, incluimos algunas de nuestras funciones de cumplimiento favoritas, pero consulta la lista finalizada de funciones de Asana para obtener aún más inspiración.

Campos personalizados

Realiza un seguimiento de las categorías de datos personales, los niveles de riesgo, las ubicaciones de procesamiento o el estado de la DPIA con menús desplegables o etiquetas personalizados. Puedes ordenar el trabajo de cumplimiento en función de la urgencia o el tipo de actividad de procesamiento.

Reglas

Crea automatizaciones para las tareas recurrentes del RGPD, como establecer recordatorios para las revisiones anuales de la política de privacidad o notificar a tu DPO cuando se agrega una actividad de alto riesgo.

Aprobaciones

Crea flujos de trabajo para la aprobación legal, desde avisos de privacidad hasta transferencias de datos. Puedes asignar aprobadores y dar seguimiento al historial de aprobaciones para la rendición de cuentas.

Vista del proyecto

Visualiza los proyectos de cumplimiento del RGPD, como las auditorías de flujo de datos o las simulaciones de infracciones, con un cronograma al estilo de un diagrama de Gantt. Esta vista te ayuda a detectar y corregir los cuellos de botella de forma temprana.

Archivos adjuntos

Guarda los DPA, las declaraciones de privacidad y la documentación de auditoría en un solo lugar. Adjunta archivos directamente a cada elemento de la lista de verificación para encontrarlos fácilmente.

Portafolios

Supervisa la preparación para el RGPD en varios departamentos o regiones agrupando los proyectos en una vista de portafolio. Usa los paneles para informar sobre el progreso y los riesgos de finalización.

Integraciones recomendadas para tu plantilla de cumplimiento del RGPD

Las integraciones de Asana conectan tu plantilla de lista de verificación para el cumplimiento del RGPD con las herramientas que ya usas. Visita nuestro centro de integraciones de aplicaciones para encontrar las plataformas que tu equipo usa con regularidad.

Google Drive

Adjunta políticas de protección de datos, avisos de privacidad y evidencia de auditoría directamente a las tareas desde Drive.

Slack

Envía alertas automáticas para solicitudes de derechos o tareas de respuesta ante infracciones a tus canales de Slack.

Jira Cloud

Registra las tareas de corrección técnica relacionadas con el RGPD directamente en Jira.

Zoom

Programa reuniones de revisión de DPIA, consultas de DPO o simulaciones de respuesta a incidentes con enlaces de Zoom integrados en las tareas.

Hanzo

Para los equipos que enfrentan riesgos de litigio o auditoría, Hanzo ayuda a capturar y archivar de forma segura la actividad de Asana relacionada con la documentación y los flujos de trabajo del RGPD.

Preguntas frecuentes sobre las listas de verificación de cumplimiento del RGPD