Plantilla para planes de gestión de cambios

Tu equipo acaba de decidir que quiere implementar un gran cambio que modificará las operaciones de la mayor parte de la empresa. Esto implica mucha planificación, comunicación y preparación, pero con una plantilla para el plan de gestión de cambios mantener todo organizado puede ser más fácil.

Al crear y mantener este tipo de plantilla, tú y el equipo pueden organizar el plan de gestión de cambios para abordar los cambios importantes de la organización fácil y eficazmente. Además, así te asegurarás de no omitir ningún paso del proceso y, a medida que crezca tu organización, podrás adaptar la plantilla según sea necesario.

¿Qué es una plantilla para planes de gestión de cambios?

Es un marco repetible que puedes utilizar para definir planes de gestión de cambios. Puedes usar esta plantilla para preparar a todos para un cambio en la organización, de modo que, cuando ocurra, el equipo podrá adaptarse a los nuevos procesos.

Los planes de gestión de cambios se utilizan para ayudar a los equipos a pasar de un proceso a otro sin problemas; especialmente cuando los procesos se modifican drásticamente, de una manera que podría interrumpir las operaciones diarias. Una plantilla para planes de gestión de cambios te resultará útil para guiar al equipo a través de cualquier transición importante con instrucciones paso a paso.

Cómo crear una plantilla de gestión de cambios

Este tipo de plantilla es una herramienta valiosa que te brinda un marco para asegurarte de que todos los detalles de tu plan de gestión de cambios, las partes interesadas clave y las lecciones que aprendiste no se dejen de lado en tu próxima implementación de cambios.

Las plantillas de gestión de cambios son más útiles cuando se encuentran en una herramienta que facilita la replicación y aplicación proyecto por proyecto. Las herramientas de gestión de proyectos digitales pueden facilitar esta tarea: simplemente creas una primera plantilla y, luego, solo la duplicas y agregas todos los detalles que hacen que ese proceso específico de gestión de cambios sea único.

Cuando creas una plantilla para planes de gestión de cambios, es importante incluir estos aspectos clave del proyecto:

• Qué se está cambiando: ¿Se está modificando un proceso importante? ¿El equipo está cambiando un software clave? De cualquier manera, el equipo necesita saber qué se está cambiando, así podrá adaptarse y prepararse para trabajar.

• El estado del cambio: saber dónde se encuentra el equipo en el proceso de gestión del cambio puede ayudar a otros gerentes a comprender cómo implementarlo en su propio equipo. Con el plan, también puedes dar seguimiento al progreso y asegurarte de que se cumplan los plazos.

• Quién es responsable de cada paso: si alguien tiene una pregunta sobre el proceso, debe haber una persona de contacto designada o una parte interesada responsable de cada etapa. Esto ayuda a mantener la responsabilidad y proporciona un punto de contacto para los stakeholders.

• Cuándo se hará el cambio: conocer los plazos es fundamental cuando los líderes de equipo comunican los cambios, ya que permite a las personas dedicar el tiempo adecuado para hacer la transición del proceso anterior al nuevo.

Cómo usar una plantilla para planes de gestión de cambios

Esta plantilla es el primer paso en un plan de gestión de cambios, ya que te ayudará a ti y a las partes interesadas a identificar los plazos y los detalles importantes de todo el proceso.

Lo mejor de usar una plantilla es que puedes adaptarla a cada proyecto específico. Usarás el mismo marco general siempre, pero los detalles de cada plan de gestión de cambios serán diferentes.

Usar un software de gestión de proyectos colaborativo, al que todos los miembros del equipo puedan acceder, facilita este trabajo. Cuando tu plantilla para el plan de gestión de cambios se encuentra en una ubicación centralizada, todos pueden consultarla cuando lo necesitan.

Funciones integradas

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

• GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

Preguntas frecuentes