No dejes que las herramientas digitales arruinen la experiencia de los empleados

Este artículo se publicó originalmente en Reworked.

Las grandes empresas no solo valoran la experiencia del empleado (EX), sino que son fanáticas de ella. En el pasado, esta obsesión se tradujo en espacios de oficina que se asemejaban a parques infantiles para adultos, con características como paredes para escalar y pufs, baristas que servían lattes artesanales y espacios de meditación serenos para la descompresión.

Pero, en la era actual del trabajo distribuido, donde tanto los empleados en la oficina como los remotos dependen en gran medida de las herramientas digitales, la EX se ha vuelto cada vez más digital. Es una situación irónica. Las empresas están invirtiendo dinero en herramientas digitales, y el gasto en licencias de SaaS incluso eclipsa los costos de atención médica por empleado. Sin embargo, les falta una pieza crucial del rompecabezas: cómo estas herramientas afectan, para bien o para mal, la experiencia digital del empleado (DEX).

Tus herramientas digitales podrían estar saboteando la experiencia de tus empleados. A continuación, te mostramos qué puedes hacer al respecto.

Reconoce el problema

El primer paso para abordar este problema es reconocerlo. Según algunas estimaciones, una empresa promedio hace malabares con más de 300 herramientas SaaS, muchas de las cuales son herramientas de colaboración. Este desorden digital es más que un inconveniente; es una pérdida significativa de tiempo y concentración de los empleados.

Nuestra investigación en The Work Innovation Lab, un grupo de expertos de Asana, en colaboración con el profesor de Stanford Bob Sutton y el profesor de UC Santa Barbara Paul Leonardi, reveló el sorprendente impacto de este desorden. Descubrimos que los trabajadores pierden 57 minutos al día simplemente cambiando entre herramientas de colaboración. Pierden 30 minutos adicionales decidiendo qué tecnologías de colaboración deben usar para una tarea específica. Eso es casi una hora y media todos los días que no se dedican al trabajo productivo, sino que se pierden en la gimnasia mental de cambiar entre herramientas.

Además, cada vez que los trabajadores cambian de herramienta, se enfrentan a un “impuesto de reorientación”: pueden perder más de 20 minutos cada vez que luchan por recuperar su enfoque e impulso. Las repercusiones de este cambio de contexto y la consiguiente pérdida de enfoque se extienden a todos los aspectos del trabajo y tienen implicaciones más amplias. Según nuestra investigación, casi dos tercios de los trabajadores del conocimiento informan agotamiento digital, un golpe directo tanto para el bienestar personal como para la efectividad organizacional.

Lanzar una auditoría tecnológica

El siguiente paso para abordar el problema y mejorar la DEX es lanzar una auditoría tecnológica. Considéralo como un chequeo de salud regular para el kit de herramientas digitales de tu empresa. Nuestra investigación muestra que casi la mitad de los trabajadores del conocimiento (43 %) no están seguros de si sus empresas evalúan regularmente la efectividad de sus herramientas de colaboración. Cuando las empresas no realizan auditorías periódicas, se aferran involuntariamente a herramientas redundantes o subóptimas que desordenan su lugar de Trabajo digital.

Las auditorías tecnológicas implican algo más que contar herramientas; requieren comprender quién usa estas herramientas, con qué frecuencia se usan, para qué fines específicos y cuánto valor generan. Una auditoría tecnológica bien realizada no solo elimina lo innecesario, sino que también ajusta el ecosistema digital, estableciendo nuevas integraciones y flujos de trabajo que impulsan la eficiencia. Como resultado de una auditoría tecnológica bien realizada, te aseguras de que cada herramienta de tu oferta tecnológica no sea solo una utilidad o un elemento presupuestario, sino un contribuyente vital para la DEX y el rendimiento general de la organización.

Comprométete con una estrategia descendente con la aceptación de los empleados

La gestión efectiva de herramientas digitales requiere una estrategia descendente. En nuestra investigación reciente, descubrimos que un significativo 74 % de los empleados quiere que todos en su organización utilicen un conjunto estandarizado de tecnologías de colaboración básicas. Si bien el atractivo de las herramientas hiperpersonalizadas parece atractivo, los empleados prefieren herramientas estandarizadas que reduzcan el cambio de contexto y faciliten la búsqueda de la información que necesitan para hacer su trabajo.

Nuestra reciente intervención de “limpieza de la colaboración” puso de relieve la necesidad de estandarización y orientación de arriba hacia abajo. En el experimento, se pidió a los empleados que pausaran el uso de ciertas herramientas de colaboración durante dos semanas. Al final de las dos semanas, más de la mitad de los encuestados informaron que esta desintoxicación digital les ayudó a identificar herramientas redundantes en su oferta tecnológica.

Sin embargo, también expresaron la necesidad de más apoyo y dirección de sus líderes. Como líder, debes establecer pautas y reglas claras del camino digital para los empleados. ¿Cuándo se debe usar Slack? ¿Y Google Drive? ¿Asana? ¿PowerPoint? ¿Por qué? Este enfoque no se trata de un dictado de arriba hacia abajo, sino de claridad, coherencia y estrategia. También es importante buscar e incorporar activamente los comentarios de los empleados. ¿Las herramientas y políticas implementadas resuenan con los empleados y mejoran su productividad? ¿O son solo obstáculos digitales que hay que sortear?

Reconoce el rol estratégico del director de Sistemas de Información

El director de Sistemas de Información (CIO) y otros líderes de TI, como el CTO, desempeñan un papel crucial en la dirección de la estrategia tecnológica de arriba hacia abajo y en la contención de la expansión de las herramientas digitales. Su función no es tanto el control de acceso sino más bien la vigilancia estratégica: monitorear cómo las herramientas, a menudo de manera inocua, se infiltran en la empresa. Tu CIO será fundamental para dirigir a tu organización hacia una DEX más optimizada. Considera este ejemplo de la vida real de una organización donde un CTO introdujo una “buena fricción” para controlar el desorden digital.

Dio instrucciones al Equipo de Contabilidad para que examinara e informara sobre cada cargo relacionado con el software en las tarjetas corporativas. Cualquier herramienta que no tuviera la aprobación del equipo de TI se suspendía de inmediato y los gerentes debían justificar formalmente sus elecciones de herramientas. La revisión determinó que la organización estaba utilizando varias herramientas redundantes, como Slack, Teams y Webex, para funciones similares. Al final, la organización pudo reducir la cantidad de herramientas SaaS de 55 a solo 20 esenciales.

El futuro de las DEX

En un mundo donde la experiencia del empleado es cada vez más digital, las empresas se enfrentan a un desafío fundamental: adaptarse o quedarse atrás. El camino a seguir no es solo una serie de pasos; es una revisión estratégica.