Cómo 3 equipos de primer nivel optimizan la producción de trabajo creativo a gran escala

Desde los anuncios en vallas publicitarias hasta las publicaciones en redes sociales, los activos creativos de alta calidad son fundamentales para que tu marca se destaque. Sin embargo, cuanto más grande sea tu empresa, más difícil resultará coordinar todas las piezas en movimiento de la producción creativa. 

Eso no significa que no sea posible. Estas tres empresas (Discovery Inc., Benefit Cosmetics y Dr. Martens) han descifrado el secreto de la producción creativa a gran escala. A continuación, te mostramos cómo usan Asana para que sus flujos de trabajo creativos funcionen a la perfección. 

1. Cómo Discovery Digital Studios produce miles de videos al mes

Discovery Inc. es el gigante de los medios que se encuentra detrás de grandes canales de entretenimiento como TLC, Animal Planet y Food Network. El Equipo de Digital Studios crea miles de videos cada mes para redes sociales y aplicaciones de consumo. No es una tarea menor, dada la cantidad de coordinación que implica cada video. Para hacer todo el trabajo, organizan la producción creativa de principio a fin en Asana. 

Estandarización de la producción de contenido 

A menudo, el Equipo de Digital Studios crea hasta seis versiones de cada video, cada una con el formato adecuado para cada medio digital, como el sitio web, Facebook, Instagram, YouTube y otras plataformas. Con tantos entregables que gestionar, es fundamental contar con un proceso creativo claramente definido. A continuación, te mostramos cómo lo consiguen: 

• Un punto central para cada flujo de trabajo: El Equipo crea un proyecto de Asana para cada formato de video, lo que les permite organizar en un solo lugar todos los entregables de la producción de contenido y a las partes interesadas. 

• Flujos de trabajo de producción basados en plantillas: Con plantillas de proyecto estandarizadas, como una plantilla de cronograma de filmación para los equipos de cine o video, los equipos pueden iniciar el trabajo al instante con una lista predefinida de entregables, de modo que no se pasa por alto ninguna tarea. 

• Transferencias automáticas: las automatizaciones transfieren instantáneamente las tareas entre los diferentes Equipos y departamentos, de modo que cada parte interesada sepa cuándo su tarea está desbloqueada y puede comenzar a trabajar. 

Visibilidad del estado del trabajo

Cuando se crea contenido a una escala tan grande, puede resultar difícil tener una visión general de lo que debe hacerse, lo que está en progreso y lo que ya se finalizó. Con Asana, Discovery puede ver todo esto en una vista general, además de generar informes y buscar videos específicos. A continuación, te mostramos cómo se ve eso: 

• Una vista general: El Equipo de contenido usa portafolios para dar seguimiento a proyectos de video relacionados, como un grupo de videos de clases de cocina para la aplicación Food Network Kitchen. Esto les permite dar seguimiento al estado de los trabajos, a las fechas de publicación y a mucho más en una única vista general.

• Un único sistema de registros: Al organizar la producción de videos en un solo lugar, el Equipo dispone de un registro de todo lo que ha producido. Por ejemplo, pueden buscar fácilmente en Asana todos los videos etiquetados con una palabra clave específica, como “verano”, y obtener ejemplos anteriores para orientar el trabajo futuro. 

• Comunicación centralizada: No hay nada peor que tener que hacer un seguimiento de conversaciones dispersas en diferentes aplicaciones. El Equipo de Discovery evita esto al integrar Asana con herramientas como Outlook y Slack, que convierten las acciones pendientes de los emails y las conversaciones de Slack directamente en tareas de Asana. 

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2. Cómo Benefit Cosmetics gestiona 75 proyectos creativos a la vez 

El Equipo creativo de Benefit Cosmetics en Estados Unidos cuenta con diseñadores, redactores publicitarios y especialistas en video y fotografía, y todos trabajan en hasta 75 proyectos al mismo tiempo. Hay mucho que coordinar, como lanzamientos de productos, emails, medios pagados y marketing con influencers. El Equipo usa Asana para gestionar de manera eficiente su proceso de recepción de solicitudes, las cargas de trabajo y los cronogramas de las campañas en una sola herramienta. 

La simplificación de las solicitudes de trabajo creativo

El Equipo creativo de Benefit Cosmetics gestiona entre 50 y 60 solicitudes de trabajo al mes. A esa escala, tuvieron que convertir su proceso de solicitudes de trabajo creativo en un mecanismo que funcionara a la perfección, con un flujo de trabajo claro y predefinido para cada tarea. A continuación, te mostramos cómo se ve eso: 

• Formularios de solicitud estandarizados: Todas las solicitudes se reciben a través de un Formulario de Asana estandarizado. De este modo, el Equipo creativo cuenta con toda la información que necesita desde el principio, lo que elimina las idas y vueltas en la comunicación y le permite ahorrar casi seis semanas de trabajo al año. 

• Próximos pasos concretos: cada nueva solicitud de trabajo creativo se documenta en una tarea de Asana, y todas se organizan en un solo proyecto llamado “Solicitudes de trabajo creativo entrantes”. Cuando se aprueban las solicitudes, el Equipo puede asignar de inmediato los entregables y clasificar el trabajo a las personas adecuadas, todo ello a través de la misma tarea original, para que no se pierda el contexto. 

Gestión de recursos y cronogramas

Con tantas solicitudes, Benefit Cosmetics debe aprovechar al máximo el tiempo limitado de su Equipo. Esto significa que la gestión de los recursos y la planificación cuidadosa del cronograma son fundamentales para alcanzar los objetivos de la campaña y mantener el trabajo al día. Así es como el Equipo se mantiene enfocado en los objetivos:

• Visibilidad de la gestión de recursos del Equipo: El Equipo usa la función de gestión de recursos de Asana para calcular automáticamente la disponibilidad del Equipo y visualizarla en un cronograma semanal. Esto facilita la visualización de cuándo el Equipo necesita contratar recursos adicionales, como diseñadores o redactores independientes. 

• Planificación de los cronogramas de todas las campañas: El Equipo visualiza los cronogramas de varias campañas en una sola Vista de calendario. Esto les permite detectar brechas y planificar de manera proactiva las superposiciones. Según sea necesario, también pueden filtrar la vista para consultar el cronograma de una sola campaña a la vez. 

3. Cómo Dr. Martens vincula a los Equipos de Diseño de todo el mundo

El Equipo de Servicios Creativos de Dr. Martens se ocupa de todo, las vidrieras de las tiendas, los avisos publicitarios de exterior, las publicaciones en redes sociales y el marketing digital, para toda la empresa minorista a nivel mundial. Usan Asana para mantener a cada Equipo regional conectado y encaminado, organizando las iniciativas y las solicitudes de diseño en un único lugar centralizado donde nada se puede perder. 

Garantizar la coherencia de los diseños

El Equipo de Servicios Creativos tiene una tarea fundamental: comunicar el tono y la orientación de los productos creativos de la temporada y aportar activos, material gráfico e instrucciones para ayudar a que los equipos creativos de cada país hagan que sus historias cobren vida. Asana simplifica este proceso gracias a lo siguiente: 

• Una única fuente de referencia en todas las regiones: los diseñadores en el Reino Unido y el resto de Europa usan Asana para gestionar su trabajo y comunicarse sobre los recursos creativos. Esto significa que alguien en Europa puede pedirle al Equipo global que verifique rápidamente si un activo creativo para Francia es coherente. Además, todos tienen acceso a los briefs creativos anteriores que se van guardando. 

• Responsabilidad y visibilidad de los proyectos: El Equipo usa los proyectos para organizar las principales iniciativas o actividades de la marca. De este modo, los involucrados tienen una visión integral de cada proyecto y de su progreso. Cualquiera puede entrar y ver quién trabaja con qué y no hay necesidad de contactar a nadie para que presente una actualización de estado. 

Simplificar la planificación y la priorización

El Equipo de Servicios Creativos cumple con las solicitudes de trabajo creativo de otros departamentos relacionadas con el negocio y colabora con agencias externas. Con una carga de trabajo tan grande, deben poder prever cuándo habrá más trabajo y asegurarse de que los diseñadores siempre prioricen las tareas de mayor impacto. A continuación, te mostramos cómo Asana los ayuda a lograrlo: 

• Informes y detección de tendencias: Dado que todas las solicitudes de trabajo creativo se capturan en Asana a lo largo del año, el Equipo de Servicios Creativos puede usar los Paneles de informes para identificar los meses de mayor actividad del año y prever los recursos necesarios con anticipación. 

• Establecimiento de prioridades más rápido: en Asana, cualquier parte interesada o jefe puede ver fácilmente en qué activos creativos están trabajando los diseñadores y ajustar las prioridades en función del impacto de los proyectos, al colocar las iniciativas clave en la parte superior de la lista. Luego, cada diseñador puede usar la sección Mis tareas de Asana para priorizar y planificar su propio trabajo a diario. 

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No empieces desde cero. Descubre procesos probados que pueden ayudar a tu Equipo creativo a agilizar y automatizar los flujos de trabajo de principio a fin. Con las herramientas adecuadas, puedes deleitar a clientes de todo el mundo con contenido creativo de alta calidad, sin importar cuán complejos sean tus procesos. 

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