Cómo 3 equipos de primer nivel optimizan la producción de trabajo creativo a gran escala

Desde anuncios publicitarios hasta publicaciones en redes sociales, los activos creativos de alta calidad son esenciales para que tu marca se destaque. Pero cuanto más grande es tu empresa, más difícil es coordinar todas las piezas en movimiento de la producción creativa. 

Pero eso no significa que no sea posible. Estas tres empresas, Discovery Inc., Benefit Cosmetics y Dr. Martens, han descifrado el código de la producción creativa a gran escala. A continuación, te mostramos cómo usan Asana para hacer que sus flujos de trabajo creativos funcionen. 

1. Cómo Discovery Digital Studios produce miles de videos al mes

Discovery Inc. es el gigante de los medios que se encuentra detrás de grandes canales de entretenimiento como TLC, Animal Planet y Food Network. Su equipo de Digital Studios crea miles de videos cada mes para redes sociales y aplicaciones de consumo, lo que no es una tarea fácil, dada la cantidad de coordinación que implica cada video. Para hacerlo, organizan la producción creativa de extremo a extremo en Asana. 

Estandarización de la producción de contenido 

El equipo de Digital Studios a menudo crea hasta seis versiones de cada video, cada una con el formato adecuado para su sitio web, Facebook, Instagram, YouTube y otras plataformas. Con tantos entregables para gestionar, es esencial tener un proceso creativo claramente definido. Así es como lo hacen: 

• Un centro para cada flujo de trabajo: el equipo crea un proyecto de Asana para cada formato de video, lo que les permite organizar todos los entregables de producción de contenido y las partes interesadas en un solo lugar. 

• Flujos de trabajo de producción con plantillas: con plantillas de proyectos estandarizadas, como una plantilla de programación de rodaje para equipos de cine o video, los equipos pueden comenzar a trabajar al instante con una lista preestablecida de entregables, para que no se olviden las tareas. 

• Transferencias automáticas: las automatizaciones transfieren tareas al instante entre diferentes equipos y departamentos, para que todas las partes interesadas sepan cuándo pueden comenzar a trabajar. 

Visibilidad del estado del trabajo

Al crear contenido a una escala tan grande, puede ser difícil ver el panorama completo de lo que está en la presentación, lo que está en progreso y lo que se ha finalizado. Con Asana, Discovery puede ver todo esto en una vista general, además de generar informes y buscar videos específicos. Así es como se ve: 

• Una vista general: el equipo de contenido utiliza portafolios para dar seguimiento a los proyectos de video relacionados, como un grupo de videos de clases de cocina para la aplicación Food Network Kitchen. Esto les permite dar seguimiento al estado del trabajo, las fechas de publicación y mucho más en una vista única y general.

• Un sistema de registro: organizar la producción de videos en un solo lugar significa que el equipo tiene un registro de todo lo que ha producido. Por ejemplo, pueden buscar fácilmente en Asana todos los videos etiquetados con una palabra clave específica, como “verano”, y extraer ejemplos anteriores para informar el trabajo futuro. 

• Comunicación centralizada: no hay nada peor que tener que dar seguimiento a conversaciones inconexas en diferentes aplicaciones. El equipo de Discovery evita esto al integrar Asana con herramientas como Outlook y Slack, que convierten las acciones pendientes de los emails y las conversaciones de Slack directamente en tareas de Asana. 

Discovery creative production template

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2. Cómo Benefit Cosmetics gestiona 75 proyectos creativos a la vez 

El equipo creativo de Benefit Cosmetics en Estados Unidos incluye diseñadores, redactores y especialistas en video y fotografía, todos trabajando en hasta 75 proyectos a la vez. Hay mucho que coordinar, incluidos lanzamientos de productos, emails, medios pagados y marketing de influencers. El equipo usa Asana para gestionar de manera eficiente el proceso de recepción, las cargas de trabajo y los cronogramas de las campañas en una sola herramienta. 

Simplificación de las solicitudes de trabajo creativo

El equipo creativo de Benefit Cosmetics gestiona entre 50 y 60 solicitudes de trabajo cada mes. A esa escala, tuvieron que convertir su proceso de solicitudes de trabajo creativo en una máquina bien engrasada, con un flujo de trabajo claro y predefinido para cada tarea. Así es como se ve: 

• Formularios de solicitud estandarizados: cada solicitud se recibe a través de un formulario estandarizado de Asana. Esto le da al equipo creativo toda la información que necesita desde el principio, lo que elimina la comunicación de ida y vuelta y ahorra al equipo casi seis semanas de trabajo por año. 

• Próximos pasos concretos: una tarea de Asana documenta cada nueva solicitud, todo organizado en un proyecto de “Solicitudes de trabajo creativo entrantes”. Cuando se aprueban las solicitudes, el equipo puede asignar instantáneamente entregables y clasificar el trabajo a las personas adecuadas, todo con la misma tarea original, para que no se pierda el contexto. 

Gestión de recursos y cronogramas

Con tantas solicitudes, Benefit Cosmetics necesita aprovechar al máximo el tiempo limitado de su Equipo. Eso significa que la gestión de recursos y la planificación cuidadosa del cronograma son clave para alcanzar los objetivos de la campaña y mantener el trabajo al día. Así es como el equipo se mantiene enfocado:

• Visibilidad de la carga de trabajo del equipo: el equipo usa la función de gestión de recursos de Asana para calcular automáticamente la disponibilidad del equipo y visualizarla en un cronograma semanal. Esto hace que sea fácil ver cuándo el equipo necesita contratar nuevos recursos, como diseñadores independientes o redactores. 

• Planificación de cronogramas en todas las campañas: el equipo visualiza los cronogramas de varias campañas en una vista de calendario, lo que les permite detectar brechas y planificar de manera proactiva las superposiciones. Si es necesario, también pueden filtrar la vista para ver el cronograma de una sola campaña a la vez. 

3. Cómo Dr. Martens conecta a los equipos de diseño global

El equipo de Servicios Creativos de Dr. Martens se ocupa de todo, desde las vidrieras de las tiendas y los anuncios publicitarios de exterior hasta las publicaciones en redes sociales y el marketing digital, para toda la empresa minorista global. Usan Asana para mantener a cada equipo regional conectado y al día, organizando iniciativas y solicitudes de diseño en un centro central donde nada se puede perder. 

Garantizar diseños consistentes

El equipo de Servicios Creativos tiene un trabajo fundamental: comunicar el tono y la dirección creativa de la temporada y proporcionar activos, ilustraciones y pautas para ayudar a los equipos creativos de otros países a dar vida a las historias. Asana hace que este proceso sea perfecto, con: 

• Una fuente de referencias en todas las regiones: los diseñadores en el Reino Unido y el resto de Europa usan Asana para gestionar su trabajo y comunicarse sobre los recursos creativos. Eso significa que alguien en Europa puede pedirle al equipo global que verifique rápidamente si un activo creativo para Francia es consistente, y todos tienen acceso a un repositorio de briefs creativos anteriores. 

• Responsabilidad y visibilidad de los proyectos: el equipo utiliza los proyectos para organizar las principales iniciativas e historias de la marca. Esto brinda a las partes interesadas una visión integral de cada proyecto y su progreso. Cualquiera puede entrar y ver quién trabaja con qué y no hay necesidad de contactar a nadie para que presente una actualización de estado. 

Simplificar la planificación y la priorización

El equipo de Servicios Creativos cumple con las solicitudes de trabajo creativo de otros departamentos relacionadas con el negocio y colabora con agencias externas. Con una carga de trabajo tan grande, deben poder predecir cuándo se intensificará el trabajo y asegurarse de que los diseñadores siempre prioricen el trabajo de mayor impacto. Así es como Asana los ayuda a lograrlo: 

• Informes y detección de tendencias: dado que todas las solicitudes de trabajo creativo se capturan en Asana durante todo el año, el equipo de Servicios Creativos puede usar los paneles de informes para identificar los meses más activos del año y anticipar las necesidades de recursos. 

• Priorización más rápida: en Asana, las partes interesadas o los jefes pueden ver fácilmente en qué activos creativos están trabajando los diseñadores y colocar los proyectos de alto impacto en la parte superior de la lista. Luego, los diseñadores pueden usar la vista Mis tareas de Asana para priorizar y planificar su propio trabajo a diario. 

Acelera los procesos creativos

No empieces de cero. Aprende procesos probados que pueden ayudar a tu equipo creativo a agilizar y automatizar los flujos de trabajo de principio a fin. Con las herramientas adecuadas, puedes deleitar a los clientes de todo el mundo con creatividad de alta calidad, sin importar cuán complejos sean tus procesos. 

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