Plantilla de producción creativa de Discovery

El trabajo creativo suele ser complejo e implica muchos requisitos y traspasos entre diferentes equipos. Sin un sistema para centralizar y dar seguimiento a todos los flujos de trabajo creativos, las cosas pueden salirse de control rápidamente: se pasan por alto pasos importantes, se generan demoras y prácticas inconsistentes.

Por eso, Discovery desarrolló su propia plantilla de producción creativa personalizada en Asana. Discovery Digital Studios, el gigante de la producción de medios en el mundo, usa Asana para crear miles de videos y recursos creativos cada mes para sus aplicaciones de consumo, sus redes sociales y sus sitios web. Usa su plantilla para aprovechar los sistemas probados de Discovery en tu propio trabajo. Centraliza toda tu producción creativa en un solo lugar, agiliza los traspasos entre equipos y asegúrate de no pasar por alto ningún requisito. 

¿Por qué deberías usar la plantilla de producción creativa de Discovery?

La plantilla de producción creativa de Discovery es un marco prediseñado que ayuda a optimizar el flujo de trabajo creativo de los equipos. Incluye todos los componentes necesarios para crear y personalizar un sistema de producción centralizado, y asegurar traspasos fluidos entre las partes interesadas y los equipos.

Crea un sistema de registros para tus procesos de producción creativa

La plantilla de Discovery te permite centralizar todo el trabajo creativo en un solo lugar. En lugar de buscar información en decenas de emails y aplicaciones desconectadas, tu equipo puede encontrar fácilmente la información más actualizada sobre los activos creativos, desde la producción de videos hasta las publicaciones en las redes sociales. Obtén una visión general de todo el contenido en desarrollo u observa más en detalle para comprender qué tareas se han finalizado y qué queda por hacer.

Asegura traspasos fluidos entre los equipos

Durante la producción creativa, suele ser difícil saber cuándo se finaliza una tarea y cuándo podemos comenzar a trabajar en la siguiente tarea. Esto puede dificultar los traspasos de trabajo, especialmente si el trabajo se debe coordinar entre los equipos de redacción, diseño web, marketing y otras partes interesadas creativas. La plantilla de Discovery resuelve este problema gracias a las notificaciones automáticas. ¿Estás esperando recibir el texto de una publicación de blog para crear las imágenes correspondientes? ¡No te preocupes! En lugar de verificar constantemente el estado del trabajo, recibirás una notificación automática cuando tu compañero de equipo haya finalizado su tarea.

Estandariza los procesos

Antes de que Discovery usara Asana para gestionar su producción creativa, uno de sus mayores problemas eran los procesos inconsistentes. No se cumplía con las pautas de formato de video, se pasaban por alto algunos entregables y no se usaban los contenidos creados porque no se compartían internamente con las personas correctas. La plantilla personalizada de Discovery ayuda a superar estos desafíos al estandarizar el proceso de producción para cada activo creativo. De esta forma, los miembros del equipo pueden seguir una hoja de ruta predefinida para cada entregable, incluidas las tareas esenciales como la creación de cronogramas de producción y de miniaturas de videos, y el intercambio de activos publicados con las partes interesadas.

Solíamos tener varios flujos de trabajo a los que dábamos seguimiento por separado en emails y hojas de cálculo. Ahora todo está centralizado y gestionado en Asana, lo que nos permite ver las dependencias, el estado de los activos, los responsables de las tareas y las fechas de lanzamiento en un solo lugar.”

Cómo usar la plantilla de producción creativa de Discovery

La plantilla de Discovery incluye todos los componentes clave necesarios para crear un flujo de trabajo de producción creativa eficiente. Si bien fue diseñada en función de los procesos de Discovery, esta plantilla es totalmente personalizable, por lo que puedes adaptarla a tus necesidades específicas de gestión de proyectos. A continuación, compartimos algunas de las mejores prácticas que puedes implementar a la hora de usar esta plantilla:

• Identifica qué información general necesitas supervisar. Para Discovery, es importante ver el estado de cada recurso, por lo que su plantilla incluye etiquetas personalizadas codificadas por colores para indicar si los entregables se están procesando, editando, están listos para publicarse o se finalizaron. Por lo tanto, considera qué detalles quieres supervisar y agrégalos a la plantilla. Podría ser, por ejemplo, el canal de contenido, el público objetivo o las campañas relacionadas. 

• Encuentra oportunidades de automatización. Dentro de tu flujo de trabajo de producción, identifica dónde puedes implementar automatizaciones, es decir, reglas programadas para hacer avanzar el trabajo sin interrupciones entre las diferentes partes interesadas y los equipos. La plantilla de Discovery incluye algunos ejemplos de automatizaciones, pero puedes implementar muchas más. Envía notificaciones instantáneas para informar a los miembros del equipo que pueden empezar a trabajar en una tarea, asigna trabajo, mueve las tareas entre las diferentes secciones de la plantilla y mucho más. 

• Enumera los pasos estandarizados para cada tipo de contenido. Los diferentes tipos de tareas creativas, como publicaciones de blog, webinars o infografías, tienen diferentes requisitos. Enumera los pasos necesarios para finalizar cada tipo de activo y crea las tareas correspondientes en la plantilla. De esa forma, tu equipo podrá simplemente copiar la tarea de “blog” al comenzar a trabajar en una publicación de blog y seguir un proceso creativo predefinido.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

• Dependencias. Usa las dependencias para indicar que para iniciar una tarea se debe finalizar otra antes. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del proyecto. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente. 

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas. 

Aplicaciones recomendadas

• Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño y, con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

• Adobe Creative Cloud. Los equipos creativos trabajan mejor cuando se pueden enfocar en diseñar. Con la integración de Asana y Adobe Creative Cloud, los equipos creativos y de diseño pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para empezar a trabajar, recibir comentarios de revisores y de quienes aprueban, y entregar los trabajos finales sin salir de Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualiza las tareas nuevas, comparte diseños, integra enlaces para compartir de Adobe XD e incorpora comentarios hechos en Asana sin salir de Adobe Creative Cloud.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

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