¿Qué es VSM y cómo se hace un Value Stream Mapping?

Cuando organizas un armario desordenado, el primer paso es vaciarlo. Sacar todo te da una mejor idea de qué es lo que tienes, lo que facilita la reorganización. 

Las mejoras en el trabajo son similares en el sentido de que es difícil notar las ineficiencias a menos que expongas todos los elementos del trabajo frente a ti. Si aplicas esto a tu flujo de trabajo, puedes revelar problemas que no habías notado antes; ahí es donde los mapas de flujo de valor son de utilidad.

¿Qué es un VSM?

El VSM es un método de diagrama de flujo que se utiliza para ilustrar y analizar un proceso de producción. El mapa de flujo de valor es un componente clave en lagestión de proyectos Lean o Lean manufacturing, unametodología ágil que aumenta el valor para el cliente al eliminar el desperdicio de cada fase del proyecto. La metodología Lean Manufacturing intenta optimizar los procesos de fabricación eliminando aquellos subprocesos o tareas que no son necesarios o entorpecen el proceso de producción. 

El mapa de flujo de valor (VSM) implica cuatro pasos básicos:

1. Generar un mapa del proceso actual

2. Encontrar y eliminar los desperdicios

3. Generar un mapa del proceso mejorado que se utilizará en el futuro

4. Implementar el proceso que se utilizará en el futuro

Es posible que observes que hay margen de mejora en algunas áreas de tu mapa de flujo de valor, tales como:

• Flujo del proceso

• Plazos de ejecución y procesamiento

• Confiabilidad del equipamiento

• Materias primas/inventario

Cuando encuentres desperdicios en tu flujo de producción, como sobreproducción, administración inadecuada o defectos del proyecto, puedes gestionar estos cuellos de botella para que tu proceso fluya sin problemas.

¿Cuándo deberías usar un VSM o mapa de flujo de valor?

Un VSM pueden generar mejoras significativas en tu modelo de negocio. Pero no debes invertir tiempo y recursos en un mapa de flujo de valor si no se ajusta a tus necesidades. A continuación, te presentamos algunas situaciones en las que debes usar un mapa de flujo de valor:

• Para mejorar un proceso de trabajo de extremo a extremo

• Para identificar inventarios acumulados en un proceso

• Para encontrar oportunidades para la optimización de procesos

• Para aprender las complejidades inherentes de un proceso

• Para comprender los sistemas de TI utilizados en un proceso

• Para evaluar la eficacia de los canales de atención al cliente

• Para mostrar de forma visual el estado de tus procesos

• Para revisar tus procesos de forma estratégica

Como puedes ver, crear un VSM o value stream mapping proporciona información sobre muchos aspectos de un proceso de trabajo. Sin embargo, un VSM puede no ser útil si estás tratando de resolver un problema que no tiene relación con los flujos de información, producto o tiempo.

Cómo crear un VSM

El VSM consta de cuatro pasos básicos, pero te sentirás con mayor preparación si amplías el proceso a nueve pasos. Los primeros cinco pasos del proceso de creación del VSM se centran en la planificación del proyecto. El hecho de tener un plan de proyecto aumenta la cantidad de información de la que dispones y puede conducir a mejoras en los procesos. Luego, puedes comenzar con los cuatro pasos básicos de la creación del mapa de flujo de valor con todo el contexto que necesitas.

1. Identifica el problema

El mapa de flujo de valor es una parte importante del mantenimiento regular del flujo de trabajo, pero también puedes usarlo para resolver un problema del equipo o del cliente del que ya tienes conocimiento. Por ejemplo, es posible que notes que la demanda de tus clientes es mayor que la cantidad de inventario que tienes disponible. Cuando notes un problema pero no conoces la causa, puedes compartir el problema con tu equipo y usar un VSM para encontrar soluciones. 

Consejo: En esta etapa inicial, organiza una lluvia de ideas y haz preguntas para identificar las ineficiencias tanto internas como externas. Tal vez, puedas valerte de un mapa mental para estructurar tu reunión de brainstorming. Ponte en el lugar de tu cliente y de los miembros de tu equipo para que puedas encontrar los puntos débiles.

2. Elige a tu equipo

Necesitarás un equipo que tenga determinación y concentración para que te ayude a generar el Value Stream Mapping analizarlo de cerca e implementar el proceso de producción mejorado. Un equipo interdisciplinario formado por miembros de los departamentos de ventas, operaciones, servicio al cliente y diseño te brindará las habilidades y perspectivas que necesitas para optimizar los tiempos del proceso y satisfacer las necesidades de los clientes. Dependiendo del problema que intentes resolver, es posible que no necesites representantes de todos estos equipos. Elige con sabiduría para que el equipo que te ayude a generar el VSM sea lo más eficiente posible. 

Consejo: Emplea tanto a ejecutivos como a aquellos que tengan funciones de apoyo en el equipo que te ayuden a generar el VSM; de esa manera, aumentarás la visibilidad de los problemas internos. Invita a los proveedores u otras partes interesadas a unirse a tu grupo si quieres conocer el punto de vista de alguien externo.

3. Define el alcance del proyecto

El ejercicio de generar el VSM es un proyecto en sí mismo, lo que significa que deberás definir su alcance. Si no defines el alcance de tu proyecto, no sabrás qué parte de tus procesos productivos incluir en el mapa. La falta de un alcance definido también hará que más adelante sea más difícil identificar y eliminar los desperdicios.

Consejo: Usa el VSM para un producto a la vez. Decide si generarás el mapa del ciclo de vida del producto en su totalidad o si te enfocarás en pasos específicos del proceso. Si estás produciendo un software, puedes mapear el proceso desde la solicitud inicial de la función hasta la entrega al cliente. Omite los pasos condicionales que pueden ocurrir una vez que el cliente recibe el producto.

4. Genera un mapa de tu flujo de valor

Ahora que has definido el alcance de tu VSM, puedes comenzar a crearlo. Usa los símbolos de flujo de valor (que se explican a continuación) para mostrar cómo fluye la información entre las actividades de tu trabajo. Si estás generando un mapa de todo el proceso de producción, tu mapa creará un círculo. La etapa final del proceso de producción debe regresar al paso inicial del proceso.

Consejo: Si no estás seguro de dónde comenzar tu VSM, comienza con el miembro del equipo que está a cargo de aprobar las solicitudes entre un cliente y un proveedor. También puedes visualizar tu mapa en tres partes. Dedica la parte superior del mapa al flujo de información, la parte central al flujo de producto y la parte inferior al flujo de tiempo. 

5. Agrega información del proyecto

Una vez que tengas una ilustración de tu mapa de flujo de valor, agrega métricas relevantes para obtener la información más precisa posible. Si bien el mapa en sí mismo puede ayudarte a visualizar ciertos aspectos, como el proceso de fabricación o el desarrollo de software de tu empresa, deberás asociar la imagen con cuadros de datos para comparar elementos como el tiempo, la cantidad y la calidad entre todos los pasos del proceso. 

Entre los puntos de datos que puedes agregar a tu mapa, se incluyen los siguientes:

• Cantidad de inventario disponible para cada paso

• Tiempo de ciclo por unidad

• Tiempo de transferencia

• Cantidad de miembros del equipo necesarios para realizar cada paso

• Cantidad de productos desechados

• Cantidad de productos en cada lote de procesamiento

• Tiempo Takt o takt time (velocidad a la que es necesario producir productos con el fin de satisfacer la demanda del cliente)

Consejo: Los datos que incluyas en tu VSM variarán según tu industria, el proceso para el que estás generando un mapa y los problemas que esperas resolver. La mayoría de los datos se incluirán en estas tres categorías:

• Datos de oficina o soporte

• Datos de fabricación o taller

• Datos del proveedor o de procesamiento externo

6. Crea un cronograma

Contar con una línea de tiempo clara es esencial para cualquier proceso de producción, y los retrasos pueden arruinar todo tu flujo de trabajo. Dedicarás el tercio inferior de tu mapa de flujo de valor al flujo de tiempo utilizando una escalera de tiempo, que tiene dos peldaños para el tiempo de ejecución y el tiempo de ciclo. Esta escalera te dará una mejor idea de si tu tiempo de ejecución y tiempo de ciclo van a toda máquina. 

• El tiempo de ejecución es el tiempo total que le toma a tu equipo realizar una tarea, desde el momento en que la tarea ingresa por primera vez a tu flujo de trabajo. El tiempo de ejecución incluye todos los procesos operativos que conducen a la etapa de producción real.

• El tiempo de ciclo corresponde a la parte del tiempo de ejecución en la que realmente se está realizando una tarea. Esto a veces se conoce como tiempo de valor agregado.

Calcula el tiempo de ejecución tomando existencias del inventario disponible antes de cada paso del proceso y dividiéndolo por la demanda del producto por parte del cliente. Por ejemplo, imagina que tienes cuatro de tus productos fabricados y disponibles antes de iniciar el proceso de envío y la demanda del producto por parte del cliente es de dos productos por día, entonces tu tiempo de ejecución es de dos días.

Consejo: El tiempo de ejecución está estrechamente relacionado con la gestión del inventario y la satisfacción del cliente. Si tu tiempo de ejecución es demasiado largo, tendrás problemas para predecir cuándo reabastecer tu inventario. El VSM puede ayudarte a optimizar los plazos de ejecución antes de que te retrases con la entrega del producto.

7. Analiza tu VSM del estado actual

A medida que generas tu mapa del estado de flujo actual, probablemente detectarás áreas que debes optimizar y podrás poner en marcha acciones de mejora. Para completar tu mapa de flujo de valor, complétalo con datos del proyecto para que las áreas de desperdicio sean más visibles. 

Sin embargo, incluso si las áreas de desperdicio parecen obvias, debes reservar un tiempo específico para el análisis del mapa. Entre las áreas de desperdicio en la gestión Lean se incluyen las siguientes:

• Sobreproducción (características innecesarias)

• Inventario (trabajo pendiente mal gestionado)

• Movimiento (cambio de tareas)

• Defectos (deuda técnica)

• Sobreprocesamiento (herramientas caras)

• Espera

• Transporte

• Equipos fragmentados

Consejo: La mejor manera de analizar tu mapa es realizando eventos Kaizen en cualquier área de desperdicio que hayas identificado. La palabra Kaizen proviene de dos palabras japonesas: “kai”, que significa mejora, y “zen”, que significa bueno. Combinadas, las dos palabras crean la idea de mejora continua. Los eventos Kaizen te servirán para generar ideas de valor agregado para el mapa de flujo de valor futuro.

8. Diseña tu nuevo VSM

Ahora estás listo para elaborar tu VSM futuro. Este mapa será similar al mapa actual, pero incluirá elementos de Kaizen para las áreas que necesitan mejoras. Puedes usar un software Kanban para implementar una extracción, o extraer recursos solo cuando la demanda los requiera, y mejorar tu flujo de información. 

Los símbolos específicos que agregues a tu mapa de estado futuro variarán según el proceso. Consulta los siguientes símbolos para VSM para obtener representaciones visuales de lo siguiente: 

• Supermercado: representa un punto de almacenamiento Kanban donde los clientes pueden obtener el inventario que necesitan tan pronto como el proveedor lo repone.

• Kanban de producción: indica la necesidad de que el producto suministre piezas a un proceso posterior.

• Kanban de extracción de material: instruye a un operador que mueva piezas de un supermercado a un proceso.

• Kanban de señal: se utiliza cuando los niveles de inventario en un supermercado son bajos y señala la producción de una cantidad específica de piezas.

• Puesto Kanban: indica la ubicación donde retirar señales Kanban, normalmente ubicado cerca de un supermercado.

• Extracción de material: representa la extracción del inventario almacenado de los supermercados.

• Extracción secuenciada: elimina la necesidad de almacenamiento de inventario en supermercados entre procesos al instruir a un equipo específico que produzca un pedido personalizado.

Consejo: Usa el siguiente mapa de símbolos de flujo de valor para ver cómo se ve cada símbolo y colócalos en tu mapa de estado futuro según corresponda. Si bien el objetivo de tu mapa de estado futuro es simplificar el flujo de materiales, no te preocupes si tu mapa de estado futuro parece tener más información que tu mapa de estado actual debido a los símbolos que agregaste. 

9. Implementa tu nuevo mapa

El último paso en el proceso de creación de un VSM es implementar las soluciones del mapa de estado futuro en tu proceso de trabajo. Aquí es donde verás que el análisis de tu mapa da sus frutos.

Al igual que cuando organizas un armario, ordenar en el desorden parece caótico, pero el propósito del proyecto se vuelve claro una vez que experimentas la facilidad con la que puedes usar tu nuevo espacio funcional. Si bien identificar el desperdicio y encontrar soluciones más eficientes es un desafío, el producto final es un flujo de trabajo más eficiente y clientes más felices.

Mapa de símbolos de flujo de valor

Los siguientes símbolos representan flujos de información, actividades de trabajo y áreas que necesitan mejoras en tus procesos. Cuando utilices un software de VSM o Value Stream Mapping, tendrás un banco de estos símbolos disponibles para su uso.

Ejemplo de VSM

A continuación, te presentamos un ejemplo de mapa de flujo de valor de estado actual. Este mapa describe el proceso de un producto o servicio que pasa del proveedor, a través de la cadena de producción interna y por último al cliente.

El VSM comienza en la parte superior del centro con el miembro del equipo que está a cargo del control de producción. Esta persona aprueba las solicitudes o pedidos de los clientes y envía estas solicitudes al proveedor. Ten en cuenta que este ejemplo de VSM presenta un movimiento circular porque la demanda del cliente alimenta tanto la cadena de suministro como la de producción.

Crea un flujo de trabajo eficiente gracias a los mapas de flujo de valor

Si te esfuerzas por lograr una mejora continua, realiza un mantenimiento regular de tus procesos, tal como lo harías con tu hogar. Si bien crear mapas de flujo de valor puede parecer tedioso, el resultado es un flujo de trabajo más eficiente que tiene menos desperdicio y tiempos de ejecución más cortos. 

Generar mapas de tu flujo de valor actual y futuro es más fácil cuando se usa el software adecuado. Cuando integras tu mapa de flujo de valor con Asana, puedes implementar rápidamente tus soluciones y volver a satisfacer a tus clientes.