Cómo Asana usa la gestión del trabajo para una producción creativa más fluida

Para Tara Vajra, jefa de Operaciones Creativas de Asana, la producción creativa es un acto de equilibrio. Su función requiere que mida constantemente los recursos existentes en función de las nuevas solicitudes y los objetivos de marketing más amplios. Esto es especialmente complicado en una empresa global, donde necesita producir activos que funcionen en todas las culturas y asociarse con partes interesadas que viven en todo el mundo.

“Tenemos la tarea de descubrir cómo definir el alcance del trabajo de manera eficiente, clasificar las solicitudes y ajustar las tareas ad hoc entre nuestros proyectos a gran escala”, dice Vajra. “Y como equipo global, debemos hacer cosas que resuenen en diferentes regiones y se alineen con las estrategias de marketing. Es un equilibrio muy delicado, y encontrar esa armonía puede ser la parte más difícil”.

A pesar de esos desafíos, Vajra y su Equipo han elaborado un método para agilizar sus operaciones, asegurando que los proyectos sean tan impactantes como creativos. Descubre cómo Asana convierte la naturaleza multifacética del trabajo creativo en un proceso optimizado y coherente.

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Con Asana, los equipos de marketing pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.

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Los desafíos de la producción creativa

La producción creativa es intrínsecamente compleja, ya que los equipos deben coordinar los recursos, gestionar las aportaciones de las partes interesadas y ofrecer contenido atractivo que resuene en las audiencias globales.

Para lograrlo, debes mantenerte alineado con las estrategias de marketing generales y, al mismo tiempo, navegar por la comunicación desarticulada entre diferentes herramientas. La coordinación entre equipos internos y socios externos puede convertirse rápidamente en una pesadilla logística, plagada de problemas de comunicación y retrasos. Y por si fuera poco, debes mantener una voz y una estética de marca consistentes en una variedad de activos creativos.

Esta es una lista abrumadora de obstáculos que superar si no tienes el apoyo adecuado. Pero también es un ejemplo perfecto de cómo un software como Asana, repleto de automatizaciones y funciones de IA, puede eliminar la monotonía de las tareas diarias.

Morgan Keys, directora de Arte en Asana, describe el doloroso proceso por el que solía pasar antes de llegar a Asana.

“En mi experiencia anterior, cada persona tenía un sistema diferente y desconectado para la gestión de proyectos”, explica Keys. “Un productor creativo podría mantener una hoja de cálculo para dar seguimiento al progreso de un proyecto. Como diseñadora, tenía una lista de pendientes en mi aplicación de notas personales y mantenía ciertos emails sin leer para recordar acciones pendientes importantes. Todo estaba tan desconectado y desorganizado que me sorprende que hayamos podido hacer algo”.

6 maneras en que Asana agiliza la producción creativa

1. Formularios para la recepción automática de solicitudes

En muchas empresas, los equipos envían nuevas solicitudes de trabajo creativo por email, en reuniones o a través de otras herramientas desconectadas. Esto es un dolor de cabeza en el mejor de los casos. En el peor de los casos, puede retrasar la producción, costar más dinero y hacer que tu talentoso equipo creativo pierda tiempo.

En Asana, el equipo creativo de la marca utiliza un formulario personalizado para recopilar las solicitudes. Esto les ayuda a recopilar toda la información que necesitan por adelantado, como:

• Qué tipo de asistencia creativa necesitan

• La fecha de entrega

• El público objetivo

• El alcance del proyecto

• Una lista de las partes interesadas y sus responsabilidades a través de un RACI

• Especificaciones de diseño

Cada vez que alguien envía una respuesta a este formulario, se canaliza automáticamente a un proyecto de Asana donde el equipo puede revisar las solicitudes, priorizar y asignar recursos.

2. Plantillas de proyectos personalizables

Cuando esté lista para lanzar una nueva iniciativa, Vajra creará un nuevo proyecto de Asana para comenzar el trabajo. Pero no tiene que empezar de cero. En su lugar, usa una plantilla de proyecto prediseñada donde puede dictar cómo se etiqueta y almacena la información.

Las plantillas para tipos de proyectos comunes agilizan la configuración y el inicio, lo que permite a los equipos sumergirse directamente en el proceso creativo. Por ejemplo, usa etiquetas (lo que Asana llama campos personalizados) para mostrar el estado del proyecto, quién está asignado al trabajo y con qué iniciativa de marketing global se alinea el trabajo. Esto ayuda a las partes interesadas a comprender rápidamente cómo avanza el trabajo y quién es el responsable.

Si gestionas cronogramas de producción o video, también puedes usar una plantilla de programación de rodaje para planificar escenas, asignar el equipo y dar seguimiento a los días de producción, todo dentro del mismo proyecto de Asana.

3. Colaboración entre equipos internos y externos

Las organizaciones más grandes a menudo dependen de agencias externas para subcontratar parte de su trabajo creativo. Pero trabajar con otras personas fuera de la red de la empresa tiene sus desafíos. Por un lado, ¿cómo se mantiene la información segura? Y por otro lado, usar cadenas de emails u otras plataformas de comunicación tradicionales lleva mucho tiempo y es ineficiente.

Pero con Asana, todo, desde la comunicación hasta el trabajo real, se puede hacer de forma segura en un solo espacio. Al agregar a los socios externos como invitados a su espacio de trabajo, el equipo creativo de Asana puede trabajar con ellos a través de proyectos dedicados. Estos sirven como espacios de colaboración centralizados donde los equipos internos y las agencias externas pueden interactuar sin problemas, compartir comentarios y supervisar las dependencias, lo que garantiza que los proyectos se mantengan en el buen camino y dentro del presupuesto.

Tenemos nuestro proceso integrado con nuestras agencias de subcontratación, por lo que si determinamos que van a trabajar en un proyecto específico, podemos comenzar directamente en Asana sin tener que hacer un traspaso masivo a través de otras herramientas.”

4. Flujos de trabajo automatizados

Al aprovechar las potentes herramientas de automatización de Asana, Vajra y el equipo han reducido significativamente el tiempo que dedican a tareas repetitivas. Desde la asignación automática de tareas según el tipo de proyecto hasta la simplificación de las aprobaciones, la automatización libera al equipo para subcontratar tareas repetitivas y les da más espacio para que su creatividad brille.

Por ejemplo, en Asana, pueden crear un proceso de revisión mucho más simple al diseñar un flujo de trabajo que establece automáticamente las fechas de entrega, asigna tareas de revisión y alerta a los jefes cuando necesitan intervenir. Junto con sus flujos de trabajo de aprobaciones, esto garantiza que los proyectos avancen de manera rápida y precisa.

5. Una fuente central de referencias

Las integraciones de Asana con herramientas creativas como Figma, Adobe Creative Cloud y Google Suite la convierten en una herramienta poderosa para los equipos creativos que buscan centralizar sus flujos de trabajo y comunicaciones.

En lugar de enviar documentos a cada parte interesada en cadenas de emails separadas, pueden adjuntar cualquier recurso directamente a una tarea de Asana. De esta manera, las partes interesadas tienen acceso instantáneo y pueden proporcionar comentarios dentro de la plataforma. 

Las integraciones con las principales herramientas de diseño y soluciones de almacenamiento en la nube permiten que Asana sirva como una fuente única de referencias para todos los activos creativos, lo que facilita el acceso y garantiza la coherencia de la marca en todos los materiales.

6. Gestión de recursos

Tratar de determinar los recursos exactos que necesitas para los proyectos creativos es un acto de equilibrio complicado. ¿Quién tiene la disponibilidad y cuándo está libre? ¿Necesitamos herramientas y agencias externas? ¿Cuánto cuestan?

Si intentas dar seguimiento a todo esto en una herramienta estática como una hoja de cálculo, tendrás que actualizarla manualmente y compartir constantemente esas actualizaciones con tus compañeros de trabajo. El equipo creativo de Asana ahorra innumerables horas y dolores de cabeza al usar las funciones de gestión de recursos y portafolios de Asana. Esto les da una vista general de los proyectos en curso y futuros, lo que permite una distribución efectiva del talento creativo y los recursos donde más se necesitan.

Cuando llega una nueva solicitud, el equipo creativo simplemente necesita revisar sus paneles de gestión de recursos en Asana. Pueden ver rápidamente quién está trabajando en qué, ahora y en el futuro, e identificar quién podría estar disponible para asumir tareas adicionales. Del mismo modo, pueden usar un proyecto de presupuesto para determinar qué fondos tienen que asignar a nuevos trabajos y priorizar en consecuencia.

Producción creativa, reinventada

Navegar por las complejidades de la producción creativa, especialmente a escala global, requiere no solo talento y visión, sino también las herramientas adecuadas para agilizar los procesos y mejorar la colaboración. 

Tara Vajra y su equipo en Asana ejemplifican cómo la integración de un software inteligente y adaptable como Asana en las operaciones creativas puede transformar el caos potencial en una sinfonía de productividad bien orquestada. 

Al automatizar las tareas cotidianas, facilitar la comunicación fluida a través de las fronteras y mantener una fuente única de referencias, Asana permite a los equipos creativos centrarse en lo que mejor saben hacer: producir activos creativos innovadores e impactantes.