Vorlage für die Prozessmodellierung

Denken Sie doch einmal daran zurück, wie Sie das letzte Mal ein Projekt geplant oder eine Idee in die Tat umgesetzt haben. Womit haben Sie angefangen? Wie haben Sie den gesamten Prozess modelliert? 

Bei der Planung und Ausführung eines Projekts oder eines Prozesses gibt es viel zu beachten. Um erfolgreich zu sein, sollten Sie jeden Schritt visuell darstellen, denn nur so können Sie genau sehen, was erledigt werden muss – und zwar von der ersten Aufgabe bis hin zum Projektabschluss. 

Das ist leichter gesagt als getan, doch keine Sorge! Digitale Vorlagen für die Prozessmodellierung sind hier sehr hilfreich. 

Was ist die Prozessmodellierung?

Bei der Prozessmodellierung geht es darum, jeden Schritt bis zum Abschluss eines Projekts oder Workflows visuell darzustellen. Der Sinn dahinter ist, dass Ihre Teammitglieder besser verstehen, wie ein einzelner Prozess abläuft, damit sie ihn erfolgreich ausführen können. 

Sie können entweder individuell, im Team, in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen mit Prozessmodellierung arbeiten und jede Anzahl an Prozessen darstellen, von unternehmerischen Prozessen wie Schulungen und Onboarding bis hin zu teamspezifischen Prozessen wie Brainstorming. 

Das geschieht typischerweise mit einer Zeichnung, die den komplexen Prozess mit bestimmten Symbolen abbildet. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie man eine solche Zeichnung anfertigt? Dann lesen Sie folgenden Artikel: Prozessmodellierung im Überblick: Definition, Modelle und Beispiele.

Zwar ist eine Zeichnung für die Prozessmodellierung eine gute Möglichkeit, Geschäftsprozesse darzustellen und zu erläutern, doch leider haben diese statischen Tools ihre Grenzen. Was Sie wirklich brauchen, ist ein digitales Tool, und genau hier kommt Ihre digitale Vorlage für die Prozessmodellierung ins Spiel. 

Was ist eine digitale Vorlage für die Prozessmodellierung?

Eine digitale Vorlage für die Prozessmodellierung haucht Ihrem Prozess – anhand der Zeichnung – Leben ein, indem sie Workflows, also wiederholbare Prozesse, die Sie immer wieder verwenden können, gekonnt einsetzt. Wenn Sie Ihre Zeichnung mit einem digitalen Arbeitsmanagement-Tool kombinieren, können Sie Ihre Teams dort vernetzen und Ihre Aufgaben dort ausführen, wo die Arbeit lebt.

Der Schlüssel zu einer digitalen Vorlage für die Prozessmodellierung ist die Einrichtung von Workflows. Stellen Sie sich das so vor: Der Großteil Ihrer Arbeit folgt einem sich wiederholenden Muster. Ob Sie nun einen Blog schreiben, ein neues Teammitglied in seine Arbeit einführen oder einen neuen Vertriebsprozess aufbauen – Sie führen vermutlich jedes Mal ähnliche Schritte durch. Und diese Schritte sind Ihr Workflow. 

Nachdem Sie die Start- und Endpunkte Ihres Workflows in einer statischen Zeichnung erhoben haben, können Sie den Workflow weiter ausbauen und die Schritte abarbeiten, die Sie durch den gesamten Prozess führen. Anschließend erstellen Sie anhand dieses Workflows eine kopierbare digitale Vorlage für die Prozessmodellierung. So ist der Prozess, immer wenn Sie einen Blog schreiben oder ein neues Teammitglied einarbeiten, bereits eingerichtet. Sie kopieren Ihre Vorlage einfach und legen direkt los. 

So richten Sie Ihren Workflow ein und erstellen eine digitale Vorlage für die Prozessmodellierung

Wenn Sie die Besonderheiten eines Workflows erst einmal verstanden haben, ist es einfach, einen einzurichten und in eine digitale Vorlage für die Prozessmodellierung einzuspeisen. Befolgen Sie einfach folgende Schritte:

1. Legen Sie fest, welchen Prozess Sie modellieren möchten(z. B. das Nachfassen bei einem potenziellen Kunden).  

2. Listen Sie die Maßnahmen auf, die zum Abschluss dieses Prozesses führen. Bleiben wir doch bei unserem Beispiel mit dem potenziellen Kunden: Bei den Maßnahmen könnte es sich um die Vereinbarung eines Termins für ein erstes Verkaufsgespräch, das Nachfassen, das Versenden eines Angebots und der Abschluss des Vertrages handeln. 

3. Visualisieren Sie diesen Prozess in einer Zeichnung. Hier geht es darum, sämtliche Maßnahmen in der richtigen Reihenfolge darzustellen. 

4. Erstellen Sie eine Vorlage für die Prozessmodellierung, indem Sie Ihre statische Zeichnung in ein digitales Arbeitsmanagement-Tool integrieren. Geben Sie die Maßnahmen, die Sie in Ihrer Zeichnung herausgearbeitet haben, in ein digitales Tool ein. So entsteht die grundlegende Vorlage für diesen Workflow. Um weiter bei unserem Beispiel zu bleiben, könnten Sie anhand der Zeichnung, die Sie für das Nachfassen bei einem potenziellen Kunden erstellt haben, eine „Vorlage für die erste Nachfassaktion“ erstellen. 

5. Kopieren Sie die Vorlage, und verwenden Sie sie bei ähnlichen Prozessen wieder. Nachdem Sie mit Ihrer Vorlage fertig sind, können Sie sie immer wieder als Ausgangspunkt für neue Prozesse nutzen. Runden wir unser Beispiel ab: Bei jeder neuen Nachfassaktion kopieren Sie einfach die ursprüngliche Vorlage und füllen sie aus. 

Beispiele für einen digitalen Prozess-Workflow

Sie können digitale Prozess-Workflows für quasi jeden Geschäftsprozess einrichten, der in wiederholbaren Schritten ausgeführt und abgeschlossen wird. Im Folgenden listen wir Ihnen ein paar gängige Anwendungsfälle auf, für die Sie einen Workflow einrichten könnten.

Vorlage für die Prozessmodellierung einer Vertriebs-Pipeline

Vorlage für die Prozessmodellierung eines Kundenfeedbacks

Vorlage für die Prozessmodellierung einer Post-Sales-Übergabe

Vorlage für die Prozessmodellierung des Marketings für Produkteinführungen

Vorlage für die Prozessmodellierung einer Tagesordnung

Vorlage für die Prozessmodellierung einer Kreativanfrage

Vorlage für die Prozessmodellierung von Arbeitsanfragen

Integrierte Funktionen und Apps

Schauen wir uns nun die integrierten Funktionen und Apps an, mit denen Sie Ihre Vorlage für die Prozessmodellierung auf ein neues Level heben können. 

Enthaltene Funktionen

• Workflow Builder. Visualisieren Sie den Workflow Ihres Teams, und vereinfachen Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit mit unserem Workflow Builder. Hierbei handelt es sich um ein neues Tool, mit dem Sie per Mausklick effektive automatisierte Workflows visualisieren und erstellen können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Entwickeln Sie ganz einfach effektive Prozesse, die Teams auf allen Ebenen und in allen Bereichen Ihres Unternehmens vernetzen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben optimieren und Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden halten, indem Sie die von Ihnen bevorzugten Apps wie Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom und viele weitere direkt in Ihre Workflows integrieren. 

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können. 

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

Empfohlene Apps

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

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