Gantt-Diagramm-Vorlage

Was ist eine Gantt-Diagramm-Vorlage?

Gantt-Diagramm-Vorlagen bieten Ihrem Team die Möglichkeit, jede Projektaufgabe innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu visualisieren. Diese Vorlagen sind besonders hilfreich, um Ihre Arbeitsaufgaben und die jeweils für sie zur Verfügung stehende Zeit visuell darzustellen. Bei den Vorlagen handelt es sich um wiederverwendbare Projektmanagement-Dokumente, die Sie dafür nutzen können, um einen schnellen Überblick über alle Projektdetails und deren Fristen zu bieten, einschließlich Listen von Projektaufgaben, zugeteilten Rollen und Abhängigkeiten.

Kurz gesagt sind Gantt-Diagramm-Vorlagen eine visuelle Darstellung Ihres Projektplans mit einer klar definierten Zeitleiste, im Gegensatz zu einem detaillierteren, textlastigen Projektplan mit keinen festen Start- oder Fälligkeitsdaten. Da sie einfach anwendbar sind, bieten Gantt-Diagramme Beteiligten einen schnellen und umfassenden Überblick über den Status und die Details des Projekts. Wenn Sie eine Gantt-Diagramm-Vorlage erstellen, können Sie den Beteiligten stets neue Projektinformationen zukommen lassen, wenn dies nötig ist.

So erstellen Sie eine Gantt-Diagramm-Vorlage

Um Ihre eigene Gantt-Diagramm-Vorlage zu erstellen, sollten Sie den Anwendungsfall und die Komplexität der gewöhnlich von Ihnen in Angriff genommenen Projekte erwägen. Soll die Vorlage als Projektzeitplan dienen oder wird sie Ihre Quelle für Projektinformationen in Echtzeit sein, sobald das Projekt begonnen wurde? Je nachdem, wofür Sie das Diagramm verwenden möchten, müssen Sie mehr oder weniger Details hinzufügen. Wenn Sie es beispielsweise als Projektzeitplan nutzen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, bewährte Methoden für das Zuweisen von Aufgaben und das Delegieren von Tätigkeiten zu entwickeln. Dient die Vorlage als Informationsquelle für das Projekt, sollten Sie festlegen, wie Ihr Team Dokumente anhängen und Prozesse nachverfolgen wird. Oftmals werden Gantt-Diagramm-Vorlagen für beide Zwecke verwendet.

Sobald Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihre Vorlage einsetzen werden, können Sie mit der Erstellung beginnen:

• Führen Sie ein Brainstormingfür die Elemente aus, die Sie in einem Projekt abbilden und nachverfolgen möchten. Diese Elemente sind Inputs, also das, womit Sie Ihr Gantt-Diagramm befüllen werden. Sie sollten für jede der Kategorien in Ihrer Vorlage etwas Platz reservieren. Für komplexere Projekte werden Sie mehr Inputs benötigen als für einfachere. Mögliche Inputs umfassen: Start- und Fälligkeitsdaten, abhängige und unabhängige Aufgaben, Meilensteine, Rollen, Unteraufgaben und Beschreibungen.

• Sammeln Sie Informationen und relevante Ressourcen. Fügen Sie häufig verwendete Arbeitsblätter, relevante Strategiepläne, Dokumente, Analyseergebnisse, Berichterstattungs-Dashboards, Ziele, zugewiesene Rollen und Prozesse hinzu.

• Geben Sie Ihre Informationen in eine zentrale Informationsquelle ein, wie z. B. eine Projektmanagement-Software ein. Stellen Sie sicher, dass Sie wiederkehrende Abhängigkeiten und Rollen hinzugefügt haben. Wenn beispielsweise stets dasselbe Teammitglied für das Budget verantwortlich ist, können Sie dieser Person die Budgetabhängigkeiten in Ihrer Vorlage zuweisen. Je mehr Gedanken Sie sich über die Konstruktion Ihrer Vorlage machen, desto weniger Arbeit werden Sie haben, wenn Sie Ihr nächstes Projekt ins Leben rufen.

• Fügen Sie Integrationen und Apps hinzu, um Ihre Arbeit zu erleichtern. Wenn Sie bereits ein Projektmanagement-Tool nutzen, können Sie Google Sheets, Kanban-Boards und Referenzmaterialien (wie PowerPoint-Tutorials) direkt mit Ihrer Projektzeitleiste verknüpfen.

Für komplexere Projekte wird eine einfache Tabelle wahrscheinlich nicht genug benutzerdefinierte Optionen bieten. Erwägen Sie stattdessen eine Projektmanagement-Software mit zusätzlichen Funktionalitäten – z. B. ein Tool, mit dem Sie Daten so handhaben und Informationen so eingeben können, dass sie für alle Beteiligten zugänglich sind.

So nutzen Sie Ihre Gantt-Diagramm-Vorlage für die Projektplanung

Das Erstellen Ihrer Vorlage ist der arbeitsaufwendige Teil. Aber sobald Sie damit fertig sind, müssen Sie die Vorlage nur noch vervielfältigen und die Lücken ausfüllen. Wie auch andere Projektmanagement-Materialien gibt es für Ihre Gantt-Diagramm-Vorlage ideale Anwendungsfälle, aber auch gewisse Einschränkungen. Einige davon hängen von dem von Ihnen genutzten Tool ab. Falls Sie jemals zuvor Gantt-Diagramm-Vorlagen in Tabellen gesehen oder selbst verwendet haben, werden Sie sich daran erinnern können, wieviel manuelles Bearbeiten und Zeitaufwand diese erfordern. Wenn Sie Ihre Vorlage jedoch in einem dynamischen Tool erstellen, können Sie Aktualisierungen und Änderungen in Echtzeit vornehmen.

Ihre Gantt-Diagramm-Vorlage kann unter anderem...

• Allen Beteiligten einen schnellen Überblick über Ihr Projekt verschaffen.

• Ihr Projekt mit einfach referenzierbaren und klar definierten Fristen auf Kurs halten.

• Verwirrung und Missverständnisse reduzieren.

• Prozesse mithilfe von Abhängigkeiten und fundierten benutzerdefinierten Anpassungen automatisieren – besonders dann, wenn sie mit einer speziellen Software erstellt wurde.

Ihre Gantt-Diagramm-Vorlage kann allerdings nicht...

• Einfach angepasst werden, wenn sie in einem nicht dynamischen Format erstellt wurde. Anmerkung: Sie können dies verhindern, indem Sie Ihre Gantt-Diagramm-Vorlage mit einer Projektmanagement-Software erstellen.

• Projektmanagement ersetzen, sobald das Projekt live geht. Gantt-Diagramm-Vorlagen sind am nützlichsten in der Projektplanungsphase.

Integrierte Features

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Checkpoints für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

• Abhängigkeiten. Wenn Sie eine Aufgabe als abhängig markieren, wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine Vorgängeraufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur als Teamarbeit funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann leicht einsehen, wer auf welche Aufgabe wartet und von wem diese abgeschlossen wird. Wenn die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks an.

• OneDrive. Über die Dateiauswahl von Microsoft OneDrive, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist, lassen sich Dateien direkt an Asana-Aufgaben anhängen. Einfaches Anhängen von Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr.

• Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Arbeit zu erledigen.

• Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

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