Vorlage für die Kapazitätsplanung

Hinter jedem erfolgreichen Projekt steht ein gut funktionierendes Team. Sie brauchen die Zeit und Expertise der Teammitglieder, doch manchmal kann es schwierig sein, deren Verfügbarkeit vorauszusehen. Ihr Team ist schließlich konfrontiert mit sich immer wieder verändernden Projekten und Prioritäten, und deshalb ist es wichtig, einen Plan zu haben, mit dem Sie die Kapazitäten Ihres Teams messen können. So setzen Sie am Ende realistische Fristen und können schnell reagieren, wenn sich Projektanforderungen und -ressourcen ändern. 

Und hier kommt Ihre Vorlage für die Kapazitätsplanung ins Spiel. 

Was ist eine Vorlage für die Kapazitätsplanung? 

Eine Vorlage für die Kapazitätsplanung ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, mit dem Sie die Kapazitäten Ihres Teams für ein bestimmtes Projekt messen können. Mit ihr stellen Sie sicher, dass genügend Teammitglieder verfügbar sind, um bestimmte Aufgaben eines Projekts rechtzeitig zu erledigen. Darüber hinaus wissen Sie dank Ihrer Vorlage bereits im Voraus, welche Faktoren zu Projektverzögerungen führen könnten, und können die Kapazitäten Ihres Teams entsprechend planen. Und wenn sich der Projektumfang oder die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder ändert, können Sie schnell Anpassungen vornehmen.

Die Erstellung einer Vorlage für die Kapazitätsplanung erfordert anfänglich zwar etwas Aufwand, doch dafür sparen Sie während des Projekts wiederum Zeit und Mühen ein. Zu Beginn eines neuen Projekts können Sie Ihre Vorlage kopieren und Informationen wie Projektaufgaben, erforderliche Stunden und die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder hinzufügen. Sie müssen also nicht für jedes Vorhaben wieder ganz von vorne anfangen, sondern haben nun eine Vorlage, in der alle Informationen aufgeführt sind, die Sie brauchen, um Projekte zu planen und auf Änderungen zu reagieren. 

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für die Kapazitätsplanung

Die Planung von Teamkapazitäten ist keine einmalige Sache. Während eines Projekts muss die Verfügbarkeit der Teammitglieder kontinuierlich im Blick behalten werden, damit Sie sich im Zweifelsfall an neue Anforderungen und Umstände anpassen können. Hier ist eine digitale Vorlage für die Kapazitätsplanung mehr als nützlich. 

Anstatt Projektanforderungen und die Teamkapazität in einem statischen Dokument oder einer Excel-Tabelle festzuhalten, empfehlen wir Ihnen eine digitale Vorlage, in der Sie in Echtzeit Änderungen vornehmen können. Folglich können Sie sich im Nullkommanichts an Veränderungen anpassen, indem Sie Ihrem Projekt einfach weitere Teammitglieder hinzufügen, den Projektumfang anpassen oder Ihren Projektzeitplan erweitern. 

Mit einer digitalen Vorlage für die Kapazitätsplanung können Sie: 

• Vorhandene Ressourcen mit erforderlichen Ressourcen vergleichen

• Kapazitätsanforderungen, Teamverfügbarkeit und Fristen in Echtzeit anpassen

• Visuell darstellen, wie die Ressourcen und das Arbeitspensum Ihres Teams sich mit der Zeit verändern 

• Die Teamkapazitäten ganz einfach mit Stakeholdern und anderen Teammitgliedern teilen

• Die Kapazitäten Ihres Teams dort planen, wo die Arbeit geschieht, damit Sie nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln müssen

• Mit einem Blick sehen, ob Sie die Kapazitäten Ihres Teams über- oder unterschreiten oder ob Sie genau richtig liegen 

• Automatisch die Gesamt-Arbeitsstunden für Ihr Projekt berechnen 

Was sollte in Ihrer Vorlage für die Kapazitätsplanung enthalten sein?

Mit Ihrem Kapazitätsplan können Sie mögliche Projektanforderungen im Voraus umreißen, die Kapazität Ihres aktuellen Teams berechnen und die vorhandene Kapazität mit der erforderlichen Kapazität vergleichen. Am besten unterteilen Sie Ihre Vorlage in zwei Abschnitte: einen für Ihre Teammitglieder und einen für Ihre Projektaufgaben. 

In den Bereich für die Projektaufgaben gehören sämtliche Projektergebnisse, die Sie liefern müssen, sowie deren Fristen und die benötigte Arbeitszeit. Sie können auch benutzerdefinierte Felder anlegen, um festzulegen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist (z. B. Projektleiter, Texter oder Designer). Später können Sie diese Informationen dazu verwenden, um Teammitgliedern anhand ihrer Fähigkeiten die richtigen Aufgaben zuzuweisen. 

In dem Bereich für die Teammitglieder sind alle Personen aufgeführt, die an dem Projekt arbeiten. Weitere Spalten beinhalten die Arbeitsstunden, die sie leisten können, sowie die Arbeitsstunden, die von ihnen gefordert werden. Damit Sie immer genau im Blick haben, ob Teammitglieder über oder unter ihrer Kapazität liegen, erstellen Sie am besten benutzerdefinierte Felder, in denen Sie die Kapazitäten aller Beteiligten festhalten. 

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

• Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und planen Sie ausreichend Zeit ein, um Ihre Arbeit zu erledigen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

So verwenden Sie Ihre Vorlage für die Kapazitätsplanung

Sobald Sie erst einmal Ihre Vorlage erstellt haben, ist die Verwendung ganz einfach. Sie müssen einfach nur Folgendes tun: 

1. Fügen Sie Ihrer Vorlage alle Projektaufgaben hinzu. 

2. Schätzen Sie, wie viel Zeit für jede Aufgabe benötigt wird. Damit Ihre Schätzung so genau wie möglich wird, können Sie ähnliche Aufgaben aus der Vergangenheit als Referenz nutzen. 

3. Legen Sie fest, welches Teammitglied für welche Aufgabe verantwortlich ist. 

4. Bitten Sie Ihre Teammitglieder um ein Statement, wie viele Stunden sie für das Projekt zur Verfügung stellen können. Um verfügbare Stunden zu ermitteln, bestimmen Sie die Anzahl der Arbeitstage im Verlauf Ihres Projekts. Ziehen Sie dann die Zeit für Meetings, Verwaltungsaufgaben, Kommunikation, Pausen und andere Projekte ab. 

5. Tragen Sie die Stunden, die jedes Teammitglied zur Verfügung stellt, in Ihre Vorlage ein und vergleichen Sie sie mit den Stunden, die für jede Aufgabe erforderlich sind. 

6. Führen Sie mit voranschreitender Arbeit bei Bedarf Anpassungen durch, damit Sie auch sicher sein können, dass Ihr Team über ausreichend Ressourcen verfügt, um das Projekt abzuschließen. Sie können zum Beispiel andere Projekte zurückfahren, Ihren Projektumfang anpassen, Ihren Projektzeitplan erweitern oder weitere Teammitglieder mit an Bord holen. 

FAQs