Vorlage für KI-Workflows

Der Einsatz von KI-Tools in Unternehmen nimmt rasant zu. Von generativer KI im Content-Bereich über Maschinelles Lernen in der Datenanalyse bis hin zu KI-Agenten, die Routineaufgaben übernehmen.

Ohne klaren Rahmen entstehen jedoch schnell Insellösungen: Einzelne AI-Tools hier, manuelle Prozesse dort. Und kaum Transparenz über Datenquellen oder Verantwortlichkeiten.

Ein KI-Workflow schafft genau diese Struktur. Er verbindet Aufgaben, Daten und Zuständigkeiten zu einem durchgängigen Prozess, in dem Künstliche Intelligenz gezielt eingesetzt wird. So können Sie Ihre Geschäftsabläufe skalierbar gestalten, Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren und den Einsatz von KI Schritt für Schritt professionalisieren, mit einer hohen Anpassungsfähigkeit, die sich flexibel an neue Anforderungen oder Marktbedingungen anpasst.

Mit Asana und Asana AI wird dieser Prozess sichtbar: Statt verteilter Notizen, E-Mails und Tools sehen Sie in einem Projekt, wer woran arbeitet, wann und wie KI-Modelle im Einsatz sind und welcher Schritt als Nächstes ansteht.

Was ist ein KI-Workflow?

Ein KI-Workflow ist eine strukturierte Abfolge von Schritten, mit denen Sie KI systematisch in Ihre Arbeit integrieren. Er beschreibt, wie aus Datenmengen, Modellen und Automatisierungen ein wiederholbarer Prozess wird, der echten Mehrwert liefert.

Typischerweise umfasst ein KI-Workflow:

• Datenaufnahme und -aufbereitung: Relevante Datenquellen werden definiert, bereinigt und für KI-Modelle nutzbar gemacht.

• Modellentwicklung und -auswahl: Teams testen unterschiedliche KI-Modelle, führen Datenanalysen durch und bewerten die Ergebnisse.

• Integration in Geschäftsabläufe: Die Ergebnisse fließen in konkrete Prozesse ein, z. B. Lead-Qualifizierung, Support-Automatisierung oder Content-Erstellung und helfen dabei, jeden potenziellen Kunden effizienter zu betreuen.

• Überwachung und Optimierung: KI-gesteuerte Prozesse werden laufend überprüft, angepasst und verbessert.

Mit Asana bilden Sie diesen KI-gestützten Ablauf als Projekt ab: Jede Phase wird zu einem Abschnitt, jede Aktivität zu einer Aufgabe, jede Verbesserung zu einem dokumentierten Schritt. Durch Workflow-Automatisierung und Asana AI entwickeln Sie daraus einen echten AI Workflow, der mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Was macht die Asana-Vorlage für KI-Workflows besonders?

Diese Vorlage ist mehr als nur eine statische Checkliste. Sie basiert auf einer Workflow-Vorlage in Asana, die Sie mit Asana AI, Regeln und automatisierten Workflows erweitern können. So wird aus einem klassischen Ablauf ein dynamischer, KI-gesteuerter Workflow.

Statt eine separate „AI Workflow Tool“-Lösung einzuführen, nutzen Sie die Plattform, in der Ihre Teams ohnehin arbeiten und ergänzen sie um KI-Funktionen:

• Asana AI erstellt Zusammenfassungen von Aufgaben und Projekten.

• Die KI schlägt Ihnen auf Basis bestehender Arbeit nächste Schritte und Prioritäten vor.

• Regeln und KI-Automatisierungen übernehmen Routineaufgaben, Zuweisungen und Status-Updates.

• Dashboard-Berichte und Ziele geben einen klaren Überblick über Fortschritt und Wirkung.

Asana AI gibt Ihnen die Möglichkeit, bestehende Workflows zu optimieren und den Einsatz von KI so einfach wie möglich zu gestalten.

Vorteile der Vorlage für KI-Workflows in Asana

Mit der Vorlage für KI-Workflows strukturieren Sie komplexe Projekte in klare, nachvollziehbare Arbeitsschritte. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

Mehr Klarheit im Einsatz von KI: Statt lose verknüpfter KI-Tools definieren Sie klare Phasen, Verantwortlichkeiten und Übergaben.

Automatisierte Workflows: Mit Regeln und Asana AI reduzieren Sie manuelle Koordination, von Status-Updates bis hin zur Bearbeitung wiederkehrender Routineaufgaben.

Bessere Zusammenarbeit: Data Scientists, Produktteams, IT und Business-Stakeholder arbeiten in einem gemeinsamen Projekt, statt in getrennten Systemen.

Skalierbarkeit: Ein erfolgreicher KI-Workflow lässt sich mit wenigen Klicks duplizieren und für neue Anwendungsfälle anpassen.

Transparente Datenanalyse: Dashboard-Berichte und Integrationen mit Tools wie Power BI oder Google Drive unterstützen Ihre Teams bei der Auswertung und Dokumentation.

So schaffen Sie einen Rahmen, in dem der Einsatz von KI nicht zufällig passiert, sondern strategisch in Ihre Geschäftsabläufe eingebettet ist.

So erstellen Sie einen KI-Workflow mit Asana

Nutzen Sie die Vorlage als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Anwendungsfälle an. Ein möglicher Ablauf:

1. Projekt mit Vorlage erstellen

Erstellen Sie ein neues Projekt auf Basis der Workflow-Vorlage in Asana. Benennen Sie es z. B. nach Ihrem Projekt („KI-Workflow Lead-Qualifizierung“, „AI Workflow Content-Automatisierung“) und ergänzen Sie in der Projektbeschreibung Ziel, Scope und wichtigste Stakeholder. 

So ist von Anfang an klar, welchen Geschäftsablauf Sie mit Künstlicher Intelligenz unterstützen möchten.

2. Phasen als Abschnitte anlegen

Strukturieren Sie Ihren KI-Workflow in Abschnitte, die zu Ihrem Prozess passen, z. B.:

• Input sammeln & Anforderungen klären

• Arbeitsschritte mit Asana AI unterstützen

• Review & Freigabe

• Übergabe in den Live-Betrieb

• Monitoring & kontinuierliche Optimierung

So sieht Ihr Team auf einen Blick, in welcher Phase sich Aufgaben befinden, unabhängig davon, ob es um Content-Erstellung, Support-Automatisierung oder interne Geschäftsprozesse geht.

3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten definieren

Legen Sie pro Abschnitt konkrete Aufgaben an, z. B. „Datenquellen definieren“, „Prompt-Struktur für Asana AI festlegen“, „KI-gestützte Zusammenfassungen testen“ oder „Antwortvorschläge für das Support-Team prüfen“.

Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und relevante Anhänge (z. B. Beispiele, Richtlinien, Datenquellen) zu. So stellen Sie sicher, dass Ihr KI-Workflow klar verankert ist und nicht nur als Experiment nebenherläuft.

4. Benutzerdefinierte Felder für KI-spezifische Infos nutzen

Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder, um KI-relevante Informationen sichtbar zu machen, etwa:

• „KI-Unterstützung“ (z. B. Asana AI aktiv, manuell, geplant)

• „Automatisierungsgrad“ (z. B. niedrig, mittel, hoch)

• „Geschäftsbereich“ (z. B. Marketing, Support, Operations)

• „Freigabestatus“ (z. B. in Prüfung, freigegeben)

So lassen sich Aufgaben nach Reifegrad, Risiko oder Anwendungsfall filtern und priorisieren, was eine ideale Grundlage für skalierbare KI-Workflows schafft.

5. Regeln und Automatisierte Workflows einrichten

Nutzen Sie Regeln, um Teile Ihres KI-Workflows zu automatisieren und stabile, wiederholbare Abläufe zu schaffen, zum Beispiel:

• Wenn der Status einer Aufgabe auf „bereit für Review“ gesetzt wird, wird automatisch eine Review-Aufgabe für die verantwortliche Fachperson erstellt.

• Wenn das benutzerdefinierte Feld „Automatisierungsgrad“ auf „hoch“ wechselt, wird die Aufgabe einem separaten Monitoring-Abschnitt zugewiesen.

• Wenn eine Aufgabe in den Abschnitt „Live-Betrieb“ verschoben wird, erstellt Asana automatisch Folgeaufgaben für Monitoring und Optimierung.

So entstehen KI-gestützte Workflows, die manuelle Koordination reduzieren und sicherstellen, dass keine wichtigen Schritte im KI-gestützten Prozess vergessen werden.

6. Asana AI für Zusammenfassungen, Vorschläge und nächste Schritte nutzen

Setzen Sie Asana AI gezielt ein, um Ihren Workflow intelligenter zu machen:

• Lassen Sie sich Aufgaben-, Kommentar- oder Projektverläufe automatisch zusammenfassen, um schneller Entscheidungen zu treffen.

• Nutzen Sie KI-gestützte Vorschläge, um zu sehen, welche Arbeit für Ihr Team aktuell am wichtigsten ist.

• Wandeln Sie unstrukturierte Notizen, Diskussionen oder Rückmeldungen mit Asana AI in klare nächste Schritte und Aufgaben um.

Damit wird Asana zu Ihrem zentralen AI Workflow Tool: Es bildet nicht nur ab, was passiert, sondern unterstützt Ihr Team aktiv dabei, Arbeit zu priorisieren, Routineaufgaben zu reduzieren und KI-gestützte Abläufe im Alltag zu verankern.

7. Monitoring, Reporting und Skalierung

Nutzen Sie Dashboard-Berichte, um Fortschritt, Durchlaufzeiten oder Workload im Blick zu behalten. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn neue, KI-gestützte Prozesse eingeführt werden.

Erfolgreiche KI-Workflows können Sie anschließend als neue Vorlage speichern oder über Bundles standardisieren, um sie in weiteren Teams und Anwendungsfällen wiederzuverwenden. So wird aus einem einzelnen Projekt ein skalierbares System für KI-Workflows im gesamten Unternehmen.

Typische Anwendungsfälle für KI-Workflows

Die Vorlage für KI-Workflows eignet sich überall dort, wo Teams mit Asana AI wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Zusammenfassungen erstellen oder Entscheidungsprozesse beschleunigen möchten. Sie zeigt, wie sich KI direkt in bestehende Workflows integrieren lässt, ganz ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Systeme.

Typische Einsatzbereiche sind zum Beispiel:

• Marketing & Content: Nutzen Sie Asana AI, um Briefings automatisch zusammenzufassen, Aufgaben zu priorisieren und Status-Updates schneller zu erstellen. So laufen Content-Produktionen, etwa für Social-Media-Kampagnen, strukturierter, ohne den kreativen Prozess zu bremsen.

• Kundensupport: Erstellen Sie Aufgaben direkt aus eingehenden Nachrichten, lassen Sie Asana AI Anfragen zusammenfassen und priorisieren Sie diese für das Support-Team. Das reduziert manuelle Sortierung und verbessert langfristig die Kundenzufriedenheit.

• Produkt & Entwicklung: Halten Sie Produktideen, Tests oder Bugs zentral fest und lassen Sie Asana AI automatisch nächste Schritte oder Verantwortlichkeiten vorschlagen. So bleiben Teams besser synchronisiert, auch bei komplexen Projekten.

• Business Operations & Management: Erstellen Sie automatisierte Workflows, in denen Asana AI Berichte generiert, Meeting-Notizen zusammenfasst oder Entscheidungen dokumentiert. Das spart Zeit und sorgt für mehr Transparenz.

In all diesen Fällen sorgt die Vorlage dafür, dass KI-gestützte Prozesse nicht isoliert stattfinden, sondern strukturiert Teil Ihrer täglichen Arbeit werden.

Enthaltene Funktionen

Projektansichten. Visualisieren Sie Ihre KI-Workflows als Liste, Zeitleiste, Kalender oder Kanban-Board. So erkennen Sie, wo sich Aufgaben im Prozess befinden, welche Phasen blockiert sind und wo KI-gestützte Automatisierungen besonders viel Mehrwert bringen.

Benutzerdefinierte Felder. Kennzeichnen Sie Aufgaben mit Feldern wie „KI-Typ“, „Modell-Status“ oder „Risiko-Level“. Diese Struktur hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu sortieren, zu filtern und gezielte Dashboard-Berichte zu erstellen, insbesondere bei umfangreichen KI-Projekten mit vielen Beteiligten.

Regeln. Automatisieren Sie wiederkehrende Schritte in Ihrem KI-Workflow. Regeln verschieben Aufgaben zwischen Abschnitten, setzen Felder oder erstellen Folgeaufgaben, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So bleibt Ihr Workflow stabil, auch wenn sich Anforderungen ändern.

Dashboard-Berichte. Mit Dashboard-Berichten sehen Sie in Echtzeit, wie weit Ihre KI-Projekte fortgeschritten sind, welche Teams besonders ausgelastet sind und wo Engpässe entstehen. Kombiniert mit Asana AI können Sie schneller entscheiden, wo Anpassungen nötig sind.

Empfohlene Apps

Slack. Verknüpfen Sie Diskussionen direkt mit Aufgaben in Asana. So werden aus Nachrichten in Slack konkrete Arbeitsschritte im Workflow, ohne dass Informationen verloren gehen.

Microsoft Teams. Binden Sie Asana in Ihre Teams-Channels ein, um Besprechungsnotizen, Entscheidungen und Follow-ups zu Aufgaben zu machen. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Fachbereiche an einem KI-Projekt beteiligt sind.

Power BI. Nutzen Sie Power BI, um Asana-Daten mit anderen Systemen zu verknüpfen und Ihre KI-Workflows noch detaillierter auszuwerten. So lassen sich z. B. Durchlaufzeiten, Erfolg von Automatisierungen oder Auswirkung von KI-gestützten Änderungen analysieren.

Google Drive. Speichern Sie Datendokumentationen, Modellbeschreibungen oder Compliance-Unterlagen zentral in Google Drive und verknüpfen Sie sie mit Aufgaben in Asana. So sind alle relevanten Dateien direkt im Kontext Ihres KI-Workflows verfügbar.

FAQs