Ein tiefer Einblick in Reifegradmodelle für das Projektmanagement

Denken Sie an sich selbst zurück, als Sie noch in der Grundschule waren. Hatten Sie eine reife Sicht auf die Welt? Und als Sie in der High School waren? Wie sehen Ihre Meinungen und Ansichten jetzt aus, wo Sie erwachsen sind und mehr Lebenserfahrung gesammelt haben? 

Dieses Konzept der Reife kann auf viele Dinge angewendet werden, einschließlich Business und Projektmanagement. Wenn ein Unternehmen zum ersten Mal beginnt, Arbeitsvorgänge zu entwickeln, gibt es möglicherweise nur wenige oder gar keine Standardprozesse für das Projektmanagement. Wenn das Business wächst, reift auch der Projektmanagementstil. Dies ist das grundlegende Konzept hinter dem Reifegradmodell für das Projektmanagement.

Wenn Sie die Komponenten des Reifegradmodells für das Projektmanagement verstehen, können Sie analysieren, wo Ihr Unternehmen derzeit steht und wie ausgereift Ihre Prozesse sind. Dieses Wissen können Sie dann nutzen, um Ihre Projektmanagementprozesse weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Was ist ein Reifegradmodell für das Projektmanagement (PMMM)?

Ein Reifegradmodell für das Projektmanagement (Project Management Maturity Model, kurz PMMM) ist eine Matrix, die zeigt, wie sich der Projektmanagementprozess eines Unternehmens im Laufe der Zeit entwickelt. So wie sich ein Unternehmen im Zuge seiner Expansion verändert, ist es notwendig, dass sich auch Ihr Projektmanagementstil anpasst. Die Idee dahinter ist, dass ein Unternehmen nicht zufällig wächst – wenn ein Unternehmen wächst, wächst es mit einem bestimmten Zweck.

Der Zweck des Reifegradmodells für das Projektmanagement ist es, der Führungsebene eine Anleitung für Schritte zu geben, die sie zur Verbesserung unternehmen kann. Visuell dargestellt sieht das PMMM wie eine Matrix mit fünf Spalten aus, die die Reifegrade angeben, und 10 Zeilen, die die Wissensbereiche angeben.

Das PMMM wurde auf der Grundlage bereits bestehender Business-Modelle wie dem Capability Maturity Model (CMM) entwickelt. Dieses wurde vom Software Engineering Institute der Carnegie-Mellon University entwickelt und basiert auf dem Excellence Model der European Foundation for Quality Management (EFQM). Es greift auch Aspekte des Risk Maturity Model auf, das beschreibt, welche Aspekte und Aktivitäten ein nachhaltiges und wiederholbares Risikomanagementprogramm schaffen können.

5 Reifegrade des PMMM

Diese fünf Stufen des Projektmanagement-Reifegrads stellen alle den Reifegrad dar, in dem sich ein Unternehmen befinden kann. Es ist möglich, dass sich ein Unternehmen in verschiedenen Wissensbereichen auf unterschiedlichen Reifegraden befindet. Dies ähnelt einer Bewertungsrubrik oder einer Leistungsbeurteilung von Angestellten. 

Ebene 1: Anfänglicher Prozess

Auf dieser Ebene verfügt ein Unternehmen über sehr wenige Projektmanagementprozesse. Höchstwahrscheinlich werden Aufgaben nach dem Zufallsprinzip erledigt, und es ist schwierig, den zukünftigen Erfolg vorherzusagen, da alles ad hoc erledigt wird. 

Verschiedene Teams verwenden möglicherweise unterschiedliche Projektmanagementprozesse, was zu einem Mangel an Verantwortlichkeit und Zusammenhalt zwischen den Teams führt. Es gibt nur sehr wenig (wenn überhaupt) Dokumentation, und Metriken werden nur nach Bedarf erfasst. Da Projektteams keine Metriken messen, gibt es keine Möglichkeit, den Projekterfolg zu bewerten. 

Der anfängliche Prozess ist nicht unbedingt eine schlechte Phase – alle Teams müssen irgendwo anfangen! Die wichtigste Erkenntnis in dieser Phase ist, dass Sie sich des Mangels an Prozessen und Dokumentation bewusst sind, damit Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten können, um diese zu entwickeln.

Stufe 2: Strukturierte Prozesse und Standards

Auf dieser Ebene implementiert ein Unternehmen grundlegendes Projektmanagement, aber nur für einzelne Projekte. Dies bedeutet, dass es im gesamten Unternehmen unterschiedliche Projektmanagementmethoden geben kann. Beispielsweise kann das Marketingteam seine Projekte anders organisieren als das Vertriebsteam. Wenn Vertrieb und Marketing zusammenarbeiten müssen, verursacht diese Trennung Reibung. 

Da es keine umfassenderen organisatorischen Projektmanagement-Praktiken gibt, hängt der Erfolg aller Projekte von einzelnen Projektmanagern und den Teams ab, die an diesen Projekten arbeiten. Kennzahlen werden nur auf die einfachste Weise verfolgt, um den Erfolg des aktuellen Projekts sicherzustellen. 

Wenn Ihr Team auf diesem Niveau ist, sind Sie auf dem richtigen Weg! Sie standardisieren Ihre Projektmanagement-Prozesse auf Teamebene. Jetzt können Sie sich darauf konzentrieren, unternehmensweite Standardpraktiken zu schaffen, um eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Ebene 3: Unternehmensstandards und institutionalisierte Prozesse

Auf dieser Reifeebene sollte ein Unternehmen über ein gut definiertes Projektmanagementsystem verfügen, das im gesamten Unternehmen Standard ist und manchmal als Project Management Office (PMO) bezeichnet wird. Das Management ist regelmäßig an der Implementierung neuer Prozesse beteiligt, einschließlich der Implementierung von Change Management, wenn dies erforderlich ist, um unternehmensweite Projektmanagementprozesse zu aktualisieren oder zu ändern. Sie messen Metriken, aber nur, um eine Ausgangsbasis zu schaffen, nicht für die strategische Planung.

Die Dokumentation ist in dieser Phase wichtig, und es gibt festgelegte Prozesse und Informationen, die klar festlegen, wie Standard-Business-Prozesse aussehen. Wenn ein geschäftskritischer Notfall eintritt, gibt es klare Notfallpläne, um zu verhindern, dass das Business vollständig ausfällt.

Stufe 4: Gesteuerte Prozesse

In dieser Phase weist Ihr Unternehmen alle Merkmale von Stufe drei auf und geht noch einen Schritt weiter. Ein Unternehmen auf der Ebene der verwalteten Prozesse verfügt über klare Projektmanagementprozesse und -dokumentationen. Projektleiter integrieren regelmäßig Standard-Projektmanagementprozesse in alle Unternehmenssysteme. In dieser Phase beginnt das Management regelmäßig, Kennzahlen zu überwachen und die vergangene Leistung zu analysieren, um Entscheidungen für zukünftige Projekte zu treffen.

Auf Stufe vier hat das Management ein klares Verständnis dafür, wie der Projekterfolg erreicht werden kann. Basierend auf früheren Erfahrungen, Dokumentationen und aktuellen Kennzahlen kann es fundierte Entscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass zukünftige Projekte auf Erfolgskurs sind.

Stufe 5: Optimierung von Prozessen

Sobald ein Unternehmen diese Stufe des Projektmanagement-Reifegrads erreicht hat, kann es damit beginnen, seine Prozesse vollständig zu optimieren, um sie optimal an seine Bedürfnisse anzupassen. Eines der wichtigsten Merkmale dieser Phase ist die kontinuierliche Verbesserung. Kontinuierliche Verbesserung ist der Prozess der Anpassung Ihrer Prozesse, um Effizienz und Produktivität aufrechtzuerhalten. Reife Unternehmen integrieren kontinuierliche Verbesserungstechniken in ihre Projektmanagementprozesse.

Ihr Team berichtet nicht nur regelmäßig über Kennzahlen, sondern verwendet diese Kennzahlen auch, um einen strategischen Plan für die Zukunft zu erstellen. Während Unternehmen der vierten Stufe der PMMM Metriken überprüfen, um wichtige Business-Entscheidungen zu treffen, verbessern Unternehmen der fünften Stufe auch aktiv ihre Geschäftsprozesse.

10 Wissensbereiche des Projektmanagements

Wenn die fünf Reifegrade des PMMM die Spalten in der Matrix sind, sind die 10 Wissensbereiche die Zeilen. Diese verschiedenen Wissensbereiche werden durch den Leitfaden des Project Management Institute (PMI), den Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®), identifiziert. Dies ist der Industriestandard, um zu identifizieren, welche Wissensbereiche für das Projektmanagement unerlässlich sind. 

• Projektintegrationsmanagement: Die Koordination der verschiedenen beweglichen Teile von Projekten. Dazu gehören einzelne Aufgaben, Ressourcen, Stakeholder, Ergebnisse und Portfoliomanagement. Dieser Wissensbereich identifiziert, wie all diese beweglichen Teile an andere Teammitglieder kommuniziert werden.

• Scope-Management: Die Art und Weise, wie das Team sicherstellt, dass ein Projekt dem Projektumfang entspricht, unabhängig davon, ob es sich um Zeit, Budget oder Ressourcen handelt.

• Zeitmanagement: Ähnlich wie beim Projektumfangsmanagement geht es hier darum, wie ein Projektmanagementteam die Zeit während eines Projekts nutzt.

• Kostenmanagement: Ein Teilbereich des Scope-Managements, bei dem es darum geht, wie ein Team die Kosten eines Projekts verwaltet und ob es das Budget effizient nutzt.

• Qualitätsmanagement: Wie Teams ihre Prozesse nutzen, um qualitativ hochwertige Produkte zu produzieren.

• Ressourcenmanagement: Wie Teams Teammitglieder während eines Projekts organisieren, verwalten und führen.

• Kommunikationsmanagement: Die Art und Weise, wie Teams Projekte sowohl intern mit anderen Angestellten als auch extern mit zukünftigen und aktuellen Kunden kommunizieren. Dies kann sowohl Echtzeit- als auch asynchrone Kommunikation umfassen, die alle in einem Kommunikationsplan dokumentiert werden sollten.

• Risikomanagement: Wie ein Team proaktiv Projektrisiken minimiert. Dazu gehören alle Notfallpläne, die ein Team als Reaktion auf potenzielle Risiken erstellt. 

• Beschaffungsmanagement: Wie ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von externen Anbietern bezieht. Dies kann entweder auf Projektebene oder auf Unternehmensebene erfolgen. 

• Stakeholder-Management: Die Art und Weise, wie Ihr Team die Erwartungen der verschiedenen Stakeholder verwaltet und wie Sie Status-Updates mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren.

So bewegen Sie sich von einer Ebene zur nächsten

Wenn Sie die Projektmanagementprozesse Ihres Teams von der aktuellen Ebene auf die nächste Ebene heben möchten, ist es wichtig zu verstehen, dass das Reifegradmodell für das Projektmanagement keine festen Regeln enthält. Es handelt sich vielmehr um Richtlinien und Merkmale dafür, wie ein guter Projektmanagementprozess aussieht. 

Leider gibt es keine Standardmethode, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen von einer Ebene zur nächsten wechseln kann. Es gibt viele verschiedene Faktoren, die die Fähigkeit Ihres Unternehmens beeinflussen, Ebenen zu wechseln, einschließlich der Branche, in der Sie tätig sind, der Unternehmenskultur und der Wachstumsziele.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Team Schwierigkeiten hat, von einer Ebene zur nächsten zu gelangen, werfen Sie einen Blick auf die 10 Wissensbereiche, um zu sehen, wie Ihr Team vorankommt. Stellen Sie sich für jeden Wissensbereich die folgenden Fragen:

• Haben Sie Best Practices für das Projektmanagement etabliert? Wenn nicht, befinden Sie sich möglicherweise auf Stufe eins für diesen Wissensbereich.

• Haben Sie eine Dokumentation darüber, wie Ihr Unternehmen die einzelnen Wissensbereiche koordiniert? Wenn nicht, kann dieser Wissensbereich auf Stufe zwei stecken bleiben.

• Haben Sie die Arbeitsabläufe in allen Teams in Ihrem Unternehmen standardisiert? Wenn nicht, befinden Sie sich wahrscheinlich auf Stufe drei für diesen Wissensbereich.

• Überwachen Sie Kennzahlen und bewerten den Projekterfolg auf der Grundlage standardisierter Praktiken? Wenn nicht, befindet sich dieser Wissensbereich möglicherweise auf Stufe vier.

• Überprüfen Sie kontinuierlich, wie gut Ihr Team die einzelnen Wissensbereiche beherrscht? Wenn nicht, kann die Konzentration auf kontinuierliche Verbesserungen Ihnen helfen, Stufe fünf für diesen Wissensbereich zu erreichen.

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie genau feststellen, auf welche Prozesse Sie sich konzentrieren müssen, um die Projektmanagement-Reife Ihres Unternehmens zu erhöhen. Wenn Sie sich beispielsweise derzeit auf Stufe eins befinden, wissen Sie, dass die Erstellung eines Projektmanagementprozesses ausreicht, um Sie auf die nächste Stufe zu bringen.

Vorteile der Verwendung des Reifegradmodells für das Projektmanagement

Wenn Sie die Leistung Ihres Business verbessern möchten, ist die Optimierung Ihrer Projektmanagement-Prozesse ein guter Schritt. Hier sind einige Gründe, warum dies für Ihr Unternehmen von Vorteil ist.

Fördert die Skalierbarkeit

Einer der größten Vorteile der Verwendung des Reifegradmodells für das Projektmanagement zur Analyse Ihrer aktuellen Projektmanagementprozesse besteht darin, eine solide Grundlage für Wachstum zu schaffen. Die Etablierung klarer Projektmanagementprozesse hilft Ihrem Team, das Framework zu erhalten, das Sie benötigen, um die Projektleistung und den Projekterfolg klar zu messen. 

Wenn Ihr Team zu wachsen beginnt, verwenden Sie das PMMM, um neu zu bewerten, ob der Projektmanagementstil Ihres Unternehmens für die Größe Ihres Teams geeignet ist oder nicht. Aus diesem Grund ist kontinuierliche Verbesserung ein wichtiger Aspekt von Level 5 – sie gibt Ihrem Team die Möglichkeit, herauszufinden, was für es am besten funktioniert, wenn sich das Team verändert und wächst. 

Minimiert Missverständnisse

Wenn Ihr Unternehmen eine Standardform des Projektmanagements einführt, verfügt jedes Mitglied Ihres Teams über alle gemeinsamen Tools und die Sprache, die für eine effektive Kommunikation erforderlich sind. Wenn Ihr Team beispielsweise eine Vielzahl von Anwendungen wie Slack, Dropbox, Google Drive und E-Mail verwendet, kann es schwierig sein, zu wissen, wo die tatsächliche Informationsquelle ist. Aber wenn Sie ein Work Management Tool wie Asana als Teil Ihres Projektmanagementprozesses verwenden, können Sie eine zentrale Informationsquelle etablieren und Missverständnisse minimieren. Asana hilft Ihnen, Pläne, Projekte und Prozesse an einem zentralen Ort zu koordinieren. Außerdem können Sie Vorlagen erstellen, um Prozesse im gesamten Unternehmen zu standardisieren.

Wenn alles standardisiert ist und alle die gleichen Prozesse verwenden, muss sich Ihr Team nicht so viele Gedanken über fehlende Dateien und Dokumente machen. Jedes Teammitglied weiß genau, wo es die benötigten Informationen finden kann.

Steigerung der Business-Leistung

Wenn Ihr Team über eine standardisierte Struktur für die Verwaltung seiner Arbeit verfügt, muss es sich keine Gedanken über die Kommunikation machen. Sie können sich nur auf das konzentrieren, was wichtig ist – die Arbeit. Das spart Zeit und mentale Bandbreite. Ihr Team kann sich auf die sinnvolle Arbeit konzentrieren, die Ihrem Unternehmen hilft, zu wachsen, anstatt sich mit Arbeit rund um die Arbeit zu beschäftigen, wie dem Entschlüsseln von E-Mail-Threads und dem Einholen von Genehmigungen. 

Verbessern Sie Ihr Projektmanagement mit Asana

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Projektmanagement-Prozesse Ihres Teams zu verbessern, besteht darin, eine zentrale Informationsquelle zu schaffen. Ein Work Management Tool wie Asana kann Ihnen dabei helfen, Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe zu heben.