OKR vs. KPI: Welche Zielsetzungsmethode ist die geeignetere?

OKRs und KPIs muten auf den ersten Blick vielleicht nur wie eine Buchstabensuppe an. Und doch verbergen sich hinter diesen Abkürzungen sehr wertvolle Instrumente, um Ziele zu definieren und umzusetzen. Als Projektmanager ist es wichtig, ehrgeizige Ziele zu setzen, damit alle Beteiligten sich gefordert und entsprechend motiviert fühlen. Genau zu wissen, ob und wie weit man diese Ziele bereits erreicht hat, hilft enorm dabei, Probleme zu erkennen und auch Erfolge zu feiern.

In diesem Artikel erläutern wir die Unterschiede zwischen Objectives and Key Results (OKRs) und Key Performance Indicators (KPIs). Sobald Sie diese beiden Methoden einmal richtig kennengelernt haben, können Sie deren Nutzen für die Planung und Nachverfolgung Ihrer Unternehmensziele miteinander kombinieren.

Was ist ein OKR?

Bei den Objectives and Key Results (OKRs) werden Unternehmensziele mit messbaren Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele verknüpft. OKRs können für nahezu jedes beliebige Ziel genutzt werden, egal ob es sich dabei um ein langfristiges Karriereziel, ein vierteljährliches Teamziel oder ein persönliches Ziel handelt. 

Ergänzen Sie den folgenden Satz, wenn es um die Definition von OKRs geht:

Ich werde [Ziel] und meinen Fortschritt mit [Schlüsselergebnis] messen.

Zu den Zielen gehört alles, was Sie erreichen wollen, egal ob es sich um leicht erreichbare oder eher ehrgeizige Ziele handelt. Eine Zielsetzung (Objective) kann dabei so etwas beinhalten wie: 

• Verbesserung der Kundenbindung

• Erhöhung der Conversion Rate unserer Website

• Generierung qualifizierter Leads

Schlüsselergebnisse (Key Results) sind messbare Faktoren, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen wollen. Dabei können Sie für jedes Ziel mehr als ein Schlüsselergebnis definieren. Anders als die KPIs müssen die Schlüsselergebnisse nicht notwendigerweise quantitativer Natur sein. Ein Schlüsselergebnis kann Dinge beinhalten wie:

• Einführung eines Treueprämienprogramms

• Ergänzung unserer Website mit hochwertigen Inhalten

• Upgrade unserer CRM-Software

Der Rahmen für OKRs ist durchaus flexibel. Die OKRs des Unternehmens sind allerdings effektiver, wenn sie mit den OKRs anderer Abteilungen und Teammitglieder abgestimmt sind. 34 % der Teammitglieder gaben an, sich bei der Arbeit motivierter zu fühlen, wenn sie den Zusammenhang zwischen ihren eigenen Aufgaben und der Mission des Unternehmens besser nachvollziehen könnten. Und derart motivierte Teammitglieder arbeiten effizienter und erreichen ihre Ziele dadurch auch schneller. 

Was ist ein KPI?

Key Performance Indicators (KPIs) sind quantitative Erfolgskennzahlen, mit denen sich Unternehmensziele oder Projekte nachverfolgen lassen. Anhand von KPIs können Sie Projekte, Programme oder jede andere Unternehmensinitiative nachverfolgbar machen.

Auch wenn es eine Reihe von Einsatzmöglichkeiten für KPIs gibt, sollten die Kennzahlen, die Sie für die einzelnen KPIs auswählen, spezifisch auf das von Ihnen angestrebte Ziel abgestimmt sein. So sollten Sie beispielsweise nicht denselben KPI für die Messung der Fortschritte einer Social-Media-Kampagne und eines IT-Projekts verwenden. Achten Sie stattdessen darauf, dass Sie für jede Initiative geeignete Kennzahlen ermitteln. So ist sichergestellt, dass damit relevante Ziele gemessen werden und eine Verbindung zu den übergeordneten Unternehmenszielen besteht. 

Legen Sie KPIs fest, die folgende Kriterien erfüllen:

• Verknüpfung mit Ihren strategischen Zielen

• Messbarkeit anhand von Benchmarks

• Ressourcenplanung wird informiert

• Erfassung von Daten, die Sie auch kontrollieren und beeinflussen können

Nachdem Sie Ihre KPIs festgelegt haben, überwachen Sie diese während der gesamten Dauer Ihrer Initiative. So können Sie unmittelbar feststellen, ob Sie auf einem guten Kurs sind oder Gefahr laufen, Ihre Ziele womöglich zu verfehlen. Nutzen Sie dazu eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre KPIs nachverfolgen und mit den Projektbeteiligten teilen. Durch die Bereitstellung von Statusaktualisierungen in Echtzeit können alle Beteiligten den Fortschritt der Initiative genau mitverfolgen ohne weitere Meetings dazu notwendig werden zu lassen.  

Der Unterschied zwischen OKRs und KPIs

OKRs und KPIs sind Methoden des Leistungsmanagements. Beide helfen Ihnen aber auf unterschiedliche Weise bei der Erreichung Ihrer Ziele. OKRs sind ein Rahmen für die Zielsetzung, während KPIs die Zielerfüllung überwachen.

Mit OKRs kann jedes beliebige Ziel festgelegt werden, doch verwenden die meisten Unternehmen OKRs eher für ehrgeizige, offensivere Ziele. OKRs repräsentieren zwar große Ziele, doch sollten sie weniger ehrgeizig sein als „Big Hairy Audacious Goals“ (BHAG). Manche OKRs erstrecken sich über mehrere Jahre hinweg. Bei den meisten OKRs sollten Sie sich jedoch an ein maximales Zeitfenster von einem Jahr halten, da sie sonst nach einiger Zeit zu umfangreich und unübersichtlich werden könnten.

KPIs werden von Unternehmen eher für quantifizierbare Ziele genutzt. Diese Kennzahlen können bei Folgendem sehr nützlich sein:

• Überwachung des Zustands Ihres Unternehmens im Allgemeinen

• Analyse der Wachstumsentwicklung in einem definierten Zeitverlauf

• Erfolgskontrolle von Marketingkampagnen

• Ansprechen von Problemen bei leistungsschwachen Projekten

• Ermittlung von Optimierungspotenzialen

• Änderungen für überholte Initiativen einleiten 

• Konsequente Umsetzung künftiger Ziele

In der Regel beginnen Sie Ihren Zielsetzungsprozess mit einem Brainstorming Ihrer Ziele und der Definition des „O“ in OKR. In diesem Fall ein Unternehmensziel. Anschließend legen Sie die umsetzbaren Schritte fest, die zur Erreichung dieses Ziels erforderlich sind. Diese Schritte stellen Ihre wichtigsten Ergebnisse dar. Sobald Sie gute OKRs festgelegt haben, ordnen Sie den einzelnen OKRs ihre zugehörigen KPIs zu. So können Sie den Fortschritt bei der Erreichung Ihres Ziels messbar machen.

OKRs und KPIs können Hand in Hand gehen oder auch für sich alleine stehen. Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, dann könnten Ihre wichtigsten Ergebnisse beispielsweise die Einstellung von mehr Kundendienstmitarbeitern und die Dokumentation von Kundenrezensionen sein. Diese OKRs sind nicht quantifizierbar und erfordern keine Ergänzung durch KPIs. 

Beispiele für OKRs

Legt Ihr Unternehmen ein übergeordnetes OKR fest, können Sie dieses Ziel leichter erreichen, indem Sie es in abteilungs- und personenbezogene OKRs aufteilen. Durch diese OKR-Struktur wird auch gewährleistet, dass die OKRs aller Beteiligten letztlich zum Hauptziel beitragen. 

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel SaaS (Software as a Service) anbietet, dann könnte Ihr OKR darin bestehen, Marktführer der Branche zu werden. Gemeinsam mit der Unternehmensleitung würden Sie dann eine Reihe von umsetzbaren Maßnahmen erarbeiten, um dieses Ziel entsprechend der jeweiligen Abteilung umzusetzen. In diesem Beispiel könnten zwei OKRs zur Unterstützung des zentralen OKR des Unternehmens, Marktführer in der Branche zu werden, darin bestehen, die aktuelle Website zu überarbeiten (Produktteam) und mehr Kunden zu gewinnen (Marketingteam). Die Marketing- und die Produktabteilung unterstützen den OKR des Unternehmens dann gesondert mit ihren eigenen OKRs. Hierzu gehören der Aufbau der neuen Website und eine Kampagne zur Online-Kundengewinnung. 

Unternehmensziel: Marktführer in der SaaS-Branche werden

• Schlüsselergebnis 1: Die 2.0-Version der Website launchen

• Schlüsselergebnis 2: 1000 neue Kunden im 3. Quartal hinzugewinnen

Ziel des Marketing-Teams: Ausweitung der Reichweite für die Zielgruppe auf allen digitalen Plattformen

• Schlüsselergebnis 1: Bezahlte Werbekampagnen auf Facebook, LinkedIn und Instagram einrichten

• Schlüsselergebnis 2: Hochwertige SEO-Inhalte für die Website und soziale Medien erstellen

Ziel für das Produkt-Team: Eine leistungsstarke Website erstellen

• Schlüsselergebnis 1: Debuggen der aktuellen Website mit Hilfe eines Product Backlog

• Schlüsselergebnis 2: Mit Designern das Layout der Website überarbeiten

Innerhalb der jeweiligen Abteilungen kann jedes Teammitglied individuelle OKRs erstellen, welche wiederum die OKRs der entsprechenden Abteilung unterstützen. Diese kleineren Ziele können sich auf Aufgaben wie die Programmierung von Websites oder die Entwicklung von Inhalten beziehen.

Beispiele für KPIs

Damit ein KPI effektiv ist, sind vier Komponenten erforderlich. Dazu gehören ein messbares Ziel, ein Zeitrahmen für die Zielerreichung, eine Datengrundlage für die Überwachung und eine vorgegebene Kontrollfrequenz.

Oft werden KPIs nur als Zielkennzahl aufgeführt, wie beispielsweise die Kapazitätsauslastungsrate oder neue Inbound-Leads. Doch ohne den Kontext aller vier Komponenten lässt sich nicht nachvollziehen, warum die betreffende Kennzahl überwacht oder wie sie überhaupt gemessen werden soll. 

Im Folgenden finden Sie eine Beispielliste von KPIs, die nach Abteilungen gegliedert sind. Jedes dieser Beispiele beinhaltet die vier oben genannten Komponenten. 

Beispiel für KPIs im Vertrieb:

• Gewinnung 20 neuer Inbound-Leads bis zum Ende des vierten Quartals. Nutzung einer CRM-Software (Customer Relationship Management) zur wöchentlichen Fortschrittskontrolle. 

• Verbesserung der Antwortzeit von Leads um durchschnittlich zwei Tage im vierten Quartal. Nutzung einer Software zur Berichterstattung, um die Lead-Reaktionszeit täglich nachzuverfolgen. 

Beispiel für KPIs im Marketing:

• Senkung der Kosten pro Lead um 0,50 € im vierten Quartal. Berechnung der Kosten pro Lead bei der Planung eines jeden Projekts.

• Gewinnung von 100 neuen Kunden im vierten Quartal. Nutzung einer Projektmanagement-Software zur kontinuierlichen Erfassung des Kundenstamms.

Beispiel für KPIs im Projektmanagement:

• Beibehaltung der Kapazitätsauslastung bei über 85 % im vierten Quartal. Nutzung von Asana Workload zur wöchentlichen Überwachung des Auslastungsgrads. 

• Erlangen von mindestens 10 % Kapitalrendite (ROI) für jedes Projekt im vierten Quartal. Nutzung von Asana zur Überwachung des geschätzten Projektbudgets in Bezug auf die tatsächlichen Projektkosten und anschließende Berechnung des ROI.

Was ist besser, OKRs oder KPIs?

Bei der Wahl zwischen OKRs und KPIs gibt es weder eine richtige noch eine falsche Wahl. Um festzustellen, welcher Ansatz sich besser für Sie eignet, ist es wichtig, sich über Ihre Absichten klar zu werden. Wenn Sie ein aktuelles Projekt oder eine vergangene Initiative verbessern wollen, dann sind KPIs dafür am besten geeignet. Diese Kennzahlen können Sie an Ihre Anforderungen anpassen und Ihre Fortschritte in Echtzeit verfolgen. 

Falls Ihr Unternehmen umfangreichere Ziele verfolgt, bieten sich die OKRs an. So können Sie diese Ziele in umsetzbare Elemente aufgliedern, die von allen Beteiligten im Unternehmen mitgetragen werden können. Außerdem helfen OKRs Ihrem Team, auf dem Weg zum Ziel motiviert zu bleiben.

Vergessen Sie nicht, dass Sie sich nicht zwischen OKRs und KPIs entscheiden müssen. Wenn Sie diese beiden Methoden zur Festlegung und Messung von Zielen miteinander kombinieren, können Sie so die Leistung Ihres Unternehmens noch weiter optimieren.

Nutzen Sie OKRs und KPIs, um Ihr Unternehmen neu auszurichten

OKRs und KPIs helfen Ihnen dabei, Erfolge messbar zu machen und Begeisterung für weiteres Wachstum zu wecken. Diese Methoden des Leistungsmanagements können auch Ihre Teams motivieren und dafür sorgen, dass sich alle voll und ganz auf das konzentrieren, was gerade ansteht. 

Indem Sie Ihre Initiativen und Leistungskennzahlen in Ihre Work-Management-Software eingeben, erhalten die Teammitglieder eine klare Vorstellung davon, wie ihre Arbeit mit dem größeren Gesamtbild zusammenhängt. So können letztlich interne Konflikte abgebaut und die Teams innerhalb Ihres Unternehmens aufeinander eingestimmt werden.