Wo ist Asana einzuordnen?

Ihr Unternehmen nutzt wahrscheinlich ein paar Tools zur Zusammenarbeit, zum Beispiel Dateifreigabe, E-Mail und Chat. Und wenn diese Tools auch wirklich toll sind (auch wir verwenden sie für bestimmte Dinge!), können Sie Ihnen nicht wirklich mitteilen, wer was bis wann erledigt. Wenn Sie Arbeit mithilfe von Asana überwachen, dann heißt das, dass wichtige Diskussionen und Dokumente an einem Ort gesammelt werden und Sie in einem echten Flow arbeiten können und nicht immer hin und her wechseln müssen, um verstreute Informationen zu finden, die möglicherweise nicht von Anfang an klar waren.

Sehen Sie sich „Wie funktioniert Asana“ an

Bevorzugen Sie ein Video? Lassen Sie sich von [Einführung in Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) alles im Detail erklären.

E-Mail

• E-Mail ist nicht umsetzbar, hilft Teams nicht bei der Definition der nächsten Schritte und fragmentiert die Informationen, die Sie benötigen – ganz abgesehen von dem Aufwand, der notwendig ist, um Ihren Posteingang sauber und organisiert zu halten.
• In Asana wird Ihr Team automatisch benachrichtigt, wenn Sie Aufgaben erledigen, kommentieren oder ihren Status ändern, somit benötigen Sie weniger Zeit für das Schreiben von E-Mails und haben mehr Zeit, um Arbeit zu erledigen.
• Wenn Sie Gmail oder Outlook nutzen, probieren Sie das Add-on „Asana for Gmail“ oder die Outlook-App, um E-Mails in ausführbare, verfolgbare Aufgaben in Asana umzuwandeln – ohne den Posteingang zu verlassen.
• Leiten Sie E-Mails an x@mail.asana.com weiter, um sie in eine Aufgabe zu verwandeln. In Asana wird die Arbeit verfolgbar, teilbar und mit eindeutiger Verantwortlichkeit zugewiesen.
• Da die Arbeit automatisch in Teams, Projekten und Aufgaben organisiert ist, ist sie problemlos zu finden. Außerdem können Sie mithilfe von spezifischen Kriterien in der erweiterten Suche nach allem suchen.

Dateifreigabetools

• Dateifreigabetools eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit, aber manchmal sind Dokumente schlecht organisiert oder schwer zu finden, und da Sie nicht direkt mit der Arbeit zusammenhängen, erfahren Sie dadurch immer noch nicht, wer was bis wann erledigt.
• Wir empfehlen, Dateien direkt zu Ihren Aufgaben in Asana hinzuzufügen, damit Sie die neueste Version problemlos finden und die Zusammenarbeit vereinfacht wird.
• Asana lässt sich nahtlos mit [Google Drive] (/apps/google-drive), OneDrive, Dropbox und Box integrieren, so dass das Sie Anhänge aus Ihrem bestehenden Dateifreigabetool ganz einfach zu Asana hinzufügen können.

Chat

• Chat ist wichtig für eine schnelle Echtzeit-Diskussion über etwas zeitkritisches, kann aber auch ablenkend, schwer zu durchsuchen und schwierig zu überblicken sein.
• In Asana können Sie Nachrichten verwenden, um mit Ihren Teamkollegen über Aufgaben oder Projekte zu kommunizieren. Auf den Verlauf der Nachricht kann später zugegriffen werden, Sie können ihn durchsuchen, und Fälligkeitsdaten und Verantwortliche sind klar erkennbar.
• Wenn Ihre Organisation Slack verwendet, können Sie eine Integration nutzen, um Informationen zwischen der Chat-Plattform und Asana zu kommunizieren.

Gemeinsame Kalender

• Kalender werden getrennt von Ihrer Arbeit erstellt, wenn sich also etwas ändert, müssen Sie es an zwei Stellen aktualisieren oder riskieren, dass eine der beiden veraltet oder nicht dokumentiert ist. Doppeleingabe ist Zeitvergeudung!
• In Asana werden Kalender automatisch aus jedem beliebigem Aufgaben- oder Projektsatz erstellt. Wenn sich Fälligkeitsdaten ändern, spiegelt sich dies in der Aufgabe selbst, der Projektliste und im Kalender wider. Aufgaben können auch direkt im Kalender bearbeitet oder verschoben werden, um Zeitpläne zu aktualisieren.
• Synchronisieren Sie einen Asana-Kalender mit einem Arbeitskalendertool Ihrer Wahl, zum Beispiel mit Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender. Wenn der Kalender synchronisiert ist, können Sie im Kalender direkt zur Aufgabe in Asana klicken.

Individuelle Todo-Listen und Aufgaben-Managementtools

• Todo-Listen eignen sich hervorragend für Notizen über Ihre Arbeit, das bedeutet aber nicht immer, dass sie auch für alle sichtbar sind, oder dass Sie die Todo-Listen anderer einsehen können.
• In Asana sehen Sie immer alle sichtbaren Aufgaben Ihrer Teamkollegen, wenn Sie auf deren Avatar klicken. Da die Arbeit in Projekten organisiert ist, die durchsucht werden können und verbunden sind, sehen Sie, wie sich eine einzelne Aufgabe auf das gesamte Projekt auswirkt.

Soziale Netzwerke des Unternehmens

• Bei sozialen Netzwerken eines Unternehmens (ESNs) drehen sich Diskussionen nicht immer nur um die Arbeit oder um Projekte. Aufgrund der vermischten Diskussionen kann es schwierig werden, das Benötigte zu finden, und die nächsten Schritte sind nicht immer klar.
• In Asana finden Diskussionen mit der Arbeit, direkt in Aufgaben und Projekten statt. Da die Aufgaben-Follower über die Inbox informiert werden, ist es kein Problem, alle auf dem Laufenden zu halten.

Teamspezifisches Projektmanagement oder Produktivitätstools

• Wenn jedes Team in Ihrem Unternehmen ein anderes Werkzeug benutzt, wird eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit schwierig, da Sie die Arbeit der anderen Teams nicht einsehen können.
• Alle in Ihrem Unternehmen können Asana nutzen und davon profitieren, was zu besserer Zusammenarbeit und Produktivitätssteigerung innerhalb der Teams führt. Je mehr Menschen Asana nutzen, desto effektiver wird es. Im Laufe der Zeit können Sie Ihre gesamte Geschäftstätigkeit in Asana abwickeln und auf Fragmentierung zwischen Tools und Teams, die unterschiedliche Tools verwenden, getrost verzichten.

Wikis oder Referenzdokumente

• Wenn Wikis oder Dokumente verwendet werden, um Unternehmensinformationen zu speichern, werden sie oft zu selten genutzt und nur unregelmäßig aktualisiert. Darüber hinaus werden sie getrennt von der Arbeit gespeichert.
• Asana speichert den Verlauf jedes sichtbaren Projekts, somit ist alles immer auf dem aktuellsten Stand und leicht zugänglich sowie im Kontext mit der Arbeit. Mithilfe von @Erwähnen können Sie auch eine Vebindung zwischen der Arbeit und dem Referenzmaterial herstellen.

Apps für Notizen

• Notizen in einem Texteditor, Dokument, Notebook oder auf einem Post-it sind für Ihre Teamkollegen nicht sichtbar, später schwer zu finden und nicht umsetzbar.
• In Asana können Sie Notizen in einer Aufgabe machen oder Ideen in einem Projekt speichern, damit alle in Ihrem Team informiert bleiben und später darauf zurück kommen können.
• Wenn Sie Ihre Notizen vertraulich halten müssen, können Sie immer eine private Aufgabe erstellen, die nur für Sie sichtbar ist, und auf die Sie zusammen mit Ihrer Arbeit in Asana rasch zugreifen können.

Die Verlagerung Ihrer täglichen Arbeitsabläufe aus anderen Tools in Asana ist ein gewaltiger Schritt in Richtung des Ziels, alles an einem Ort zu überwachen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Verlagerung Ihrer teamspezifischen Workflows in Asana zu erfahren.