工作紀錄範本

人們很容易忘卻時間的流逝。前一分鐘,您才進入生產力的高峰,而下一分鐘,您的工作日就結束了。若沒有妥善地追蹤時間,您可能很難瞭解時間都花在了什麼地方。這就是工作紀錄範本派上用場之處。

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我們都有過這樣的經驗:在一天的工作結束前盯著時鐘,想知道時間都去哪裡了、我們完成了什麼?我們很容易在會議、臨時請求和虛耗時間的工作之間忘卻時間的流逝。瞭解您的時間花在何處、時間的利用是否明智,是建立高效工作流程的第一步。

隆重向您推薦工作紀錄範本。

什麼是工作紀錄?

忘卻時間的流逝是一個問題,它會導致錯過期限和工作過勞。而且,如果您不知道是什麼原因導致您浪費時間,便很難找到解決的辦法。這就是工作紀錄派上用場的地方。

工作紀錄用以記錄所有您已完成的任務,包括您完成這些任務所用的時間。工作紀錄是按時間段依先後順序排列,可讓您快速可視化花費在會議和專注時間等待辦事項上的時間。透過讓您瞭解您時間的去向,工作紀錄可幫助您取回對一天時間的掌控,以便以更有效的方式進行工作。 

什麼是工作紀錄範本?

工作紀錄範本 (又稱為時間紀錄範本) 可讓您以範本形式追蹤您花費在工作上的時數。您可以預先使用自訂標籤加入工作描述、任務是需付費或非付費、任務優先順序、任務狀態等,藉此事先建立好工作紀錄範本。 

最棒的是,工作紀錄範本是可複製的,意即您可以在建立好第一份範本後重複使用之。只需登入即可開始工作。 

數位工作紀錄的優勢

當然,您可以使用工作表、可列印的時間表或 Excel 試算表來追蹤時間。這是傳統的作法,但效果並不好。可列印的時間紀錄受限於預建的格式,且通常無法說明您工作的情形。Excel 範本的功能稍加強大,但缺乏彈性且比較無法自訂。再說,您的生活中真的需要再多一份 Excel 試算表嗎? 

相較之下,數位工作紀錄可供自訂、是動態且可複製的。它可以透過便利的功能 (例如自訂時間段和以顏色編碼的優先狀態欄位) 讓您一眼查看您時間的利用情形。請不要因為選擇不適用的工作紀錄而浪費更多時間。在專案管理工具中使用數位工作紀錄可讓您做到:

  • 追蹤每天的時間利用情形 

  • 識別浪費時間的領域,並找到改進的方法

  • 減少工作附帶事務

  • 提高生產力和效率

  • 排除浪費時間和低價值的任務

  • 明確辨識花費過多時間的領域

  • 依據工作時數開立準確的帳單 

  • 提高專案效率

  • 調整工作流程 

建立您的範本

如何建立您的數位工作紀錄範本

您已經瞭解了數位工作紀錄範本是什麼,以及為什麼您應該使用之。現在,讓我們一起深入瞭解如何設定工作紀錄範本,幫助您將生產力最大化。

1. 若要開始,請在工作紀錄頂端新增您當天的所有任務。

請先建立一個區段,納入您當天計劃完成的所有事項,例如即將召開的會議、要排除的小任務以及必須完成的大任務。為了更有效地安排工作的優先順序,請添加優先層級、計費類型、狀態和投入量的標籤。 

[產品 UI] Asana 中的未完成工作紀錄範本 (清單檢視)

2. 針對當天建立具有時間區段的「已完成任務」區段。

當您進行和完成待辦事項時,您可以在「已完成的任務」區段中追蹤這些事項。此區段一開始會是空白的,然後隨著當天工作的進行逐漸填滿。請在此區段中添加時間段,也就是您完成任務和工作所用的時段。我們建議將一天的時間拆分為一小時或半小時的時間段,並隨時加以調整。

3. 在您完成任務時記錄相應活動及任務。

當您完成每日待辦事項區段中的任務時,請在工作紀錄的「已完成的任務」區段中記錄該任務,包括所花費的時間。例如,如果您當天的第一項工作是在早上 8 點到 9 點之間查看電子郵件,請在已完成的任務區段中選擇上午 8 點到 9 點的時間段,並記下「查看電子郵件」。如果您花費的時間和所設定的時間段不完全吻合,請不要擔心,您可以隨時進行調整。

4. 追蹤您的個人時間段。

別忘了記錄每日工作任務以外的活動,例如午餐、較長的咖啡小憩或個人約會。在經過長時間的專注後進行紓壓並沒有錯,而記錄這些休息時間會讓您更準確地瞭解自己一整天的時間利用情形。

5. 檢閱您已完成 (或未完成) 的任務。

在一天結束前,請查看已經完成的工作,以及任何進度落後的事項。若您的每日待辦事項區段中有尚未完成的任務,請記下您為何沒有時間完成這些任務。是否有進行計劃外的任務或會議?是否有某項工作花費比預期更長的時間?(若有的話,是什麼原因導致這樣的落差?) 在檢視工作紀錄時,回答這些問題可以幫助您更清楚地掌握全局。

[產品 UI] Asana 中的已完成工作紀錄範本、試算表式檢視 (清單檢視)

6. 分析您的績效並透過腦力激盪來找改善方法。

最後,請設定一個週期來查看已完成的工作紀錄,例如在每週或每月結束時查看。找出您利用時間的模式和浪費時間的地方。例如,您是否在冗長的會議上浪費時間?您是否每天花費數小時查看和回覆電子郵件?您會拖延某些任務嗎?請利用您的發現來探討改進方法,例如:

  • 去除或以自動化的方式執行不重要的任務

  • 委派浪費時間的工作

  • 使用時間管理技術專注於最重要的工作並且完成之

數位工作紀錄範本應包含什麼內容

時間記錄不僅是單純追蹤您的任務花費了多少時間。工作紀錄範本可以幫助您瞭解浪費時間的地方和原因,並深入探究您如何能以更好的方式管理工作。若要建立高效的工作紀錄範本,請新增自訂區段,為您的工作添加情境資訊,並提供您時間利用情形的快速概覽,包括以下內容:

  • 您的活動與每日任務

  • 時間段 

  • 任務計費類型

  • 任務優先順序

  • 每項任務所花費的時間 

整合功能

  • 工作負荷。工作負荷可讓您在同一處位置輕鬆查看團隊成員跨專案的工作內容,從而為您提供團隊工作量的可視化快照。藉助這些一目了然的資訊,您可以重新指派或安排任務的排程,以便識別衝突、解決風險並使專案保持進度正常。請定期檢查工作負荷,以避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況。若有這些情況發生,您可以輕鬆地重新指派或安排低優先級任務的排程,以排除對高優先級計劃的阻礙。

  • 儀表板。儀表板是專案層次的標籤頁,其中包含圖表和可視化內容,可讓您縮小查看每日工作,以便快速瞭解專案進度。您可以對儀表板圖表進行自訂,以快速識別團隊工作中的潛在障礙,並推進專案的後續進展。使用儀表板標籤頁作為參考點來查找資料,以快速掌握專案的進展情況。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 清單檢視。清單檢視是一種網格式的檢視方法,可讓您快速查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼任務,藉此毫不費力地實現協作。

推薦的應用程式 

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Box。使用 Box 檔案選擇工具直接將檔案附加至Asana 任務,該工具內建於 Asana 的任務窗格中。

常見問題

為什麼我需要數位工作紀錄範本?

如果您曾經在結束一整天的工作時對於時間的去向感到疑惑,那麼數位工作紀錄便很適合您使用。數位工作紀錄可以針對您每天的時間利用情形提供完整、即時的資訊,從而幫助您進行更好的時間管理並提高生產力。此外,可重複使用的數位工作紀錄範本可以簡化您的時間追蹤流程。如果您是經理,時程表範本也很適合您用來追蹤員工的時間,讓您輕鬆找出改進工作流程的方法。

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