專案啟動文件範本

在專案開始前建立集中的事實來源,是維持團隊步調一致的最佳方式。使用專案啟動文件範本,有助於輕鬆完成這一事項。

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專案啟動階段是為成功專案打下基礎的重要時機。儘早列明所有關鍵資訊,可確保整個團隊都能在工作開始前實現資訊同步。做到這一點的最佳方式是什麼?就是建立一份專案啟動文件範本。

什麼是專案啟動文件 (PTD)?

專案啟動文件 (PID) 是由專案經理在專案開始前建立的一種文件類型。這類文件需將重要專案資訊編纂成冊,例如專案範疇、目標、成功標準、商業價值及潛在專案風險。這類文件也可以稱作專案章程專案簡介。 

PID 的主要目的在於提供專案的高階概觀,以便專案關係人能夠快速理解主要專案目標及專案方法。像是專案的五個 W (Who 誰、What 是什麼、When 何時、Where 何處、Why 為什麼) 等重要資訊都會清楚列明,這樣團隊成員就能一眼看到。藉此,所有專案關係人都能快速掌握專案目標、專案計劃以及重要專案交付項目。 

什麼是專案啟動文件 (PID) 範本?

專案啟動文件 (PID) 範本是一種可以重複使用的專案啟動文件大綱。最適合用於建立新專案時,這樣您就能快速複製範本,然後填入相關專案資訊。此舉可為專案經理節省時間,這樣他們就無需在每次開始新專案時從頭建立新的 PID。

為什麼應使用 PID 範本?

使用專案啟動文件範本,可為您的團隊提供多種好處。以下是範本能為您帶來的好處:

  • 跨所有專案建立一致性:運用 PID 範本,有助於簡化專案建立流程,這樣專案經理就能在每次有新專案開始時輕鬆遵循相同步驟。

  • 為特定團隊提供可自訂性:PID 有助於將專案建立流程標準化,但其主要好處之一是您仍然可以進行自訂,使其滿足其他專案需求。範本可為專案啟動文件提供主要架構,但您可以根據特定專案需求,新增和移除不同區段。

  • 快速為專案關係人提供情境:當專案關係人需要一次管理數個不同專案時,盡可能多地快速取得資訊對他們而言非常重要。使用專案啟動文件範本,他們就能輕鬆找到所需資訊,而無需到處尋找或進行非必要的狀態查核會議。

專案啟動文件範本中應納入哪些內容?

一份出色的專案啟動文件範本應包含專案關係人一眼掌握所需的全部重要專案資訊。範本應納入:

  • 專案目標或目的這部分清楚說明專案計劃實現的內容以及與之關聯的更大型業務目標。 

  • 成功指標:即您的團隊加以追蹤以監控專案是否成功的特定指標。 

  • 專案範疇在這種情況中,專案範疇包括工作範圍、分配的預算以及預估時間軸。 

  • 溝通計劃即您的團隊在專案進行期間所使用溝通方式的詳細資訊。

  • 資源調配策略即重要資源資訊,例如資源調配計劃或資源管理策略計劃。

  • 重要專案關係人即從個別僱員到更高階的管理人員等需要納入專案中的重要個人。RACI 圖表也需納入這一部分。

  • 專案風險關於專案風險的資訊,例如 RAID 紀錄或風險分析都需要納入到這一部分。

整合功能

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

  • 專案簡報。專案簡報是一種向較大專案團隊傳達重要詳細資料和日期的方式。請將它存放在一處集中的來源事實 (如 Asana),確保您的團隊能輕易存取專案簡報。

  • 工作負荷。工作負荷可讓您在同一處位置輕鬆查看團隊成員跨專案的工作內容,從而為您提供團隊產能的可視化快照。藉助這些一目了然的資訊,您可以重新指派或安排任務的排程,以便識別衝突、解決風險並使專案保持進度正常。請定期檢查工作負荷,以避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況。若有這些情況發生,您可以輕鬆地重新指派或安排低優先級任務的排程,以排除對高優先級計劃的阻礙。

  • 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結,團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下,我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結,團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要,他們可以確定支持公司策略的專案,並優先安排可提供可衡量結果的工作。

推薦的應用程式

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

常見問題

如何建立專案啟動文件?

著手建立專案啟動文件的最佳方式是使用專案啟動文件 (PID) 範本。範本可為您提供準確建立文件所需的一切基礎架構,您需要做的就是填入與特定專案相關的資訊。

專案啟動文件範本 (PID) 中應納入哪些內容?

專案啟動文件範本通常包含專案目標、成功指標、專案範疇、溝通策略、資源調配策略、重要專案關係人以及專案風險。這類範本可幫助執行專案者和重要專案關係人快速掌握專案特定內容,而無需花時間搜尋資訊。

什麼是專案啟動階段?

專案管理中的專案啟動階段即開始建立專案。您的團隊會建立專案目標、嘗試解決的問題、定義範圍並列明重要參考材料,例如資源調配策略和溝通策略。此時是您運用專案啟動範本建立文件的階段。

專案啟動的 4 個步驟是什麼?

專案啟動的 4 個步驟為:建立專案章程或商業企劃案、確定重要專案關係人並進行專案簡報、進行可行性研究,以及召集團隊和整合工具。

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