實施計劃範本

將業務目標從「尚未開始」推進至「已達成」的過程可能會讓人感到不勝負荷。好在,實施計劃範本可將您的目標拆解為可管理、可實現的步驟。瞭解如何建立之。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

field-add icon自訂欄位timeline icon時間軸milestone icon里程碑dependency icon相依性

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假設您想整修您的浴室,您會怎麼做?您可能不會在沒有妥善計劃的情況下立即動工,因為這可能會導致地板淹水和昂貴的維修工作。相反地,您可能會在開始之前先全盤考慮翻新舊浴室所需的所有行動。

業務目標和這個例子非常相似。若要實現業務目標,您必須詳細地瞭解從頭到尾的每個步驟。根據您的目標,規劃出所有步驟可能會是一項艱鉅的任務。而這就是實施計劃範本派上用場之處。

什麼是實施計劃?

實施計劃是一份逐步指南,用以說明您和您的團隊為了實現業務目標 (即帶有可實現的結果或成效的想法) 所需採取的所有步驟或行動。這些計劃可幫助您確定目標的內容和執行方式,以便將其分解為可操作、可實現的步驟。此外,實施計劃將標明任務的負責人及完成期限,故您可以確保團隊中的每個人皆保持同步,並為其工作負起責任。 

您應該在規劃階段建立您的專案實施計劃,接著再啟動您的計劃 (即為了實現特定目標而制定的專案或行動計劃)。如欲深入瞭解如何建構實施計劃,請閱讀我們有關建立實施計劃的文章。

什麼是實施計劃範本?

實施計劃範本是一種可重複使用的資源,您可將其用作起始點,來確定實現目標所需進行的步驟。數位實施計劃範本可幫助您檢視及追蹤實現目標所需進行的步驟,且由於範本是可重複使用的,您可以使用它來規劃類似目標的實行流程。這也表示它可以減少工作附帶事務,這對我們而言總是一件好事。

如何使用實施計劃範本

建立好實施計劃的基準範本後,使用起來便會非常容易。您可以在開始每項計劃時複製範本,然後填入完成此特定目標所需的資訊。

為了幫助您入門,讓我們一起來看看您的實施計劃基準範本應包含哪些內容。

實施計劃範本應包含哪些內容

您的實施計劃基準範本將在日後作為類似目標的藍圖。關鍵在於其可重複使用的性質,故請考量該如何建構您的基準範本,使您能夠輕鬆地為不同的計劃複製範本。一般而言,您會需要在基準範本中納入可重複、可跨計劃擴展的步驟或階段。 

最簡單的方式是將範本分為不同階段 (例如研究、規劃及執行)。確定好專案階段後,您便可以新增更多詳細資料來追蹤多個特定目標的進度。 

以下是一些可納入計劃基準範本的基本資訊:

  • 每項任務的所有者或行動項目

  • 行動之開始日期和期限

  • 行動的持續時間

  • 行動狀態

  • 行動優先順序

  • 行動進度 

接著,啟動特定的計劃後,您可以複製範本並新增特定於目標的資訊。此外,您可以將依存項新增至任何必須互相依賴才能完成的任務,並設定里程碑來標明目標時間軸中的特定時間點 (例如完成目標階段的時間點)。有了實施計劃範本在手,您便能迅速實現您的目標。

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。 

  • 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案的整個過程中設定里程碑,可以讓團隊成員和專案關係人瞭解您達成目標的進展情形。在您努力實現重大的專案目標的同時,不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Miro。連結 Miro 與 Asana,從而精簡工作流程,並且在同一位置掌握每個專案的整體狀況。將 Miro 看板內嵌至 Asana 專案簡介,以利團隊成員互動、檢視、評論,或直接從 Asana 加以編輯。或者,也可將現有或新的 Miro 看板附加至任何 Asana 任務,即可自動邀請任務協作者一起來檢視、評論或編輯看板。

實施計劃範本的優勢 

靜態的實施計劃範本 (例如在 Excel 中建立的範本) 可幫助您以宏觀的角度查看時間軸和任務,但它們缺乏真正實現目標所需的功能。相較之下,在專案管理工具中建立的數位實施計劃範本可讓您在同一處追蹤及管理從溝通到目標進度和任何潛在阻礙的所有內容。

以下是一些使用數位實施計劃範本可帶來的好處:

  • 在計劃開始時將您的高階目標分解為可操作、可實現的步驟,從而提高目標成功率。

  • 透過不同的檢視方式追蹤目標進度,包括工作流程看板甘特圖

  • 輕鬆監控及管理專案的每個階段。

  • 查看團隊成員負責的事項及完成期限。 

  • 快速檢視任何將至或到期的里程碑,以便相應地調整時間軸及進行工作。 

  • 監控每一個行動項目或交付項目的進度及狀態。

  • 輕鬆與您的專案團隊及內部或外部的專案關係人進行協作與溝通。 

常見問題

為什麼要使用實施計劃範本?

實施計劃範本可將完成特定計劃所需進行的每個步驟列舉出來,藉此幫助您實現您的業務目標。由專案管理工具所建立的數位範本還可作為基準範本,供類似的計劃重複使用,從而為您節省時間,並幫助您建立一套用於達成目標的精簡流程。

實施計劃範本應該包含哪些內容?

由於您的範本將作為未來目標的指南,故基準範本應包含您想要複製並在類似任務中納入的任何資訊。這些資訊可能包括目標階段、行動項目的狀態、持續時間和優先層級,以及每個行動項目的進度和所位處的階段。

應在何時為目標建立實施計劃範本?

您應該在目標流程開始時制定實施計劃,此時您正在定義業務目標、進行風險評估和分配責任。如欲深入瞭解有關如何為特定目標建立實施計劃的更多資訊,請查看我們有關從頭開始制定實施計劃的文章。

實施計劃和策略規劃有什麼區別?

策略計劃和實施計劃是相輔相成的。策略計劃是從宏觀角度說明您將採取哪些策略來實現業務目標。實施計劃則是一套循序漸進的行動計劃,其中包含您為了實現目標而將採取的確切行動。您可以這樣想:策略計劃包含您將進行的事項以及原因 (通常由您公司的願景和使命宣言所概述)。實施計劃則說明您將如何實現這些目標、您計劃何時採取必要的步驟,以及將幫助您實現這些目標。 

使用 Asana 建立實施計劃範本

瞭解實施計劃範本如何能幫助您實現業務目標。

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