行動項目範本

無論您的意圖是什麼,您需要的都不僅僅是完成待辦事項的動力。行動項目範本 (您用以決定每個任務相關的人、事、時) 可以幫助您組織工作流程並完成更多工作。

建立您的範本

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任務並未明確定義時,您就要花費時間和精力在一個個模糊不清、毫不相干的任務之間切換。這種情況使人疲乏不堪,而且事倍功半。不妨建立一個行動項目範本,定義每個任務中的人、事、時。每次建立新的清單時,您都可以複製範本,並且以更有條理、更有效的方式處理這些可據以和動的任務。

什麼是行動項目範本?

行動項目即附帶人 (獲指派的團隊成員)、事 (描述)、時 (期限) 資訊的任務。這些項目可在重複的工作流程中使用,或者用於連結任務、團隊和期限的端到端流程。行動項目範本是一種針對明確定義行動項目的清單儲存方式,可在進行週期性工作時複製使用。例如,若您的團隊需要管理公司部落格,您可以為季度發佈建立一個行動項目範本,以便追蹤需要撰寫的貼文以及負責撰寫的人員、發佈日期或完成日期。

行動項目清單相較於待辦清單

通常您可以製作一份清單來追蹤行動項目和待辦事項,但是這兩種範本之間有幾個關鍵區別:

  • 行動項目清單組織的是您為推進工作流程所需完成的工作內容。這不僅僅是所有任務,這類行動項目清單上的一切內容都是彼此相關的,而且是較大型專案計劃中的一部分。當這些行動項目同時完成,將有助於推進更大的目標和計劃。

  • 顧名思義,行動項目是可據以採取行動的,而待辦清單項目則指示模糊、定義未明。例如,假設您需要更新您的到職範本。待辦清單任務通常點到為止,而行動項目則會有定義的內容 (需要做些什麼來更新範本)、指派的團隊成員以及預計截止日期。

何時應使用行動項目清單範本

任何需要完成一系列任務的時機,行動項目清單範本都可以派上用場。行動項目清單範本是可自訂的,可使用工作流程看板甘特圖以可視化方式進行設定,也可以建立更為傳統的數位任務清單。或者,在 Asana 中運用這一切,您可以為您的行動項目範本建立一個專案,然後依據需要在多種檢視方式之間切換。建立範本後,您還可以納入能夠幫助您在大型團隊之間協調工作的依存項

由於這類範本用途廣泛,許多場景都可以使用行動項目清單範本。此處舉幾個例子:

  • 重複專案:若您需要為週期性計劃重複相同的行動,範本可以幫助您簡化這個流程。例如,您可以為每季度的產品更新建立一個範本,通常這類更新都會包含相同的可行動任務。 

  • 與他人協作:當團隊中有多位成員需要管理,各自需要存取不同的行動項目清單版本,這時候範本可以助一臂之力。這在專案管理軟體中使用的效果尤佳,因為每個人都能依憑同一個集中事實來源進行工作。

  • 傳送進度報告:當專案關係人需要即時更新時,他們可以檢閱團隊的行動項目清單範本,查看目前的專案進度。若他們有後續疑問,也能依據每一個項目的指派對象,知道應聯絡誰。

如何建立行動項目清單範本

一份有效的行動項目清單範本應不斷推進,從「待辦項目」或「待辦事項」開始,然後是「進行中」階段,以此類推貫穿整個專案生命週期,從一個階段到下一個階段,直到任務完成。

與其他專案管理範本類似,若使用動態平台作為行動項目追蹤工具,就能發揮最佳效果。您可以在其中新增詳細資料並即時更新。不妨考慮使用工作流程看板工具等可視化形式,以此更輕鬆地追蹤行動項目。

建立每一個行動項目時,可以新增以下一些元素:

  • 事項:任務的詳細描述。

  • 人員:每個行動項目都應有一位指派對象,以便所有人知道每個任務的負責人員。

  • 時間:為週期性任務附加標準化期限。例如您可以保留一個查核任務,用以提醒您審查每個月最後一天時的專案狀態。

  • 緊急程度:用以表示特定任務的優先等級,以便團隊成員知道要先處理何事。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 工作負荷。工作負荷可讓您在同一處位置輕鬆查看團隊成員跨專案的工作內容,從而為您提供團隊工作量的可視化快照。藉助這些一目了然的資訊,您可以重新指派或安排任務的排程,以便識別衝突、解決風險並使專案保持進度正常。請定期檢查工作負荷,以避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況。若有這些情況發生,您可以輕鬆地重新指派或安排低優先級任務的排程,以排除對高優先級計劃的阻礙。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Loom。Loom 影片可以為您的專案概觀賦予個人特色、情境和明晰度。您可以輕鬆地內嵌 Loom 影片來說明產品、設立期望以及強調關鍵里程碑。Loom 影片訊息增添了細緻度和情境資訊,從而使您的團隊全速衝刺、更快地推動專案。最棒的一點是,團隊不需要離開 Asana 就可觀看這些影片。

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

常見問題

什麼是行動項目?

行動項目即需要完成的任務,其中附帶明確定義的描述、期限和指派的團隊成員。行動項目通常會是一份清單,由大量與計劃、專案或工作流程相關的項目構成。

誰需要使用行動項目範本?

對於需要為週期性計劃重複進行相同任務系列的團隊而言,行動項目範本非常實用。若您的團隊每個月都需要建立一份狀態更新簡報,您可以建立一份相關的行動項目範本,確保順利完成簡報。

在行動項目中納入截止日期為何如此重要?

行動項目最適合用於可行動的特定任務。為此,這些項目需要明確定義 (描述需要完成的工作),包括能夠讓任務按時完成的截止日期,並指明由誰負責完成任務。

我應該設定幾個行動項目?

可以盡情設定您需要的數目!例如,在您的行動項目清單範本中,簡單的工作流程可以容納 5 個項目 (如傳送每週團隊電子郵件),若要完成需時更長、更複雜的工作流程,也可以依據需要設定大量項目。

待辦清單和行動項目清單有何不同?

待辦清單即需要完成的項目清單。這類清單可能會指示模糊、定義未明,甚至只是一些概念和想法。而行動項目清單則更為具體,不斷推進預先定義的工作流程,而且附帶團隊成員和期限資訊。

依您的待辦清單採取行動

使用此範本針對您的任務採取行動,確保絕不錯失任何期限。

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