Матрица Эйзенхауэра

Иногда вы не можете сделать всё, и это нормально. Успех — это скорее умение расставлять приоритеты, чем выполнение всех задач из списка дел. С помощью правильных методов расстановки приоритетов можно сначала выполнить самые важные задачи, запланировать другие на более поздний срок, а затем делегировать и удалить остальные. Это беспроигрышный вариант: важные дела всё равно будут выполнены, но вы не будете выгорать в процессе.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра упрощает управление временем. Вы можете использовать его каждый день, каждую неделю или всякий раз, когда ваш список задач выходит из-под контроля. 

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для расстановки приоритетов, который помогает упорядочить задачи по срочности и важности. В ней описываются конкретные действия, которые необходимо предпринять в зависимости от того, в какой квадрант матрицы приоритетов попадает задача: 

• Срочно и важно: выполнить

• Срочно, но не важно: делегировать

• Не срочно, но важно: запланировать

• Не срочно и не важно: удалить

Когда список задач кажется непосильным, матрица Эйзенхауэра показывает, над какими задачами нужно работать в первую очередь, а также как разделить и покорить всё остальное. 

Что такое шаблон матрицы Эйзенхауэра? 

Шаблон матрицы Эйзенхауэра — это многоразовое руководство, позволяющее быстро создавать матрицу Эйзенхауэра всякий раз, когда вам нужно расставить приоритеты в списке задач. Если вы хотите создавать матрицу каждое утро или в начале каждой недели, просто скопируйте шаблон, добавьте свои задачи и начните расставлять приоритеты. Наличие готового шаблона означает, что вам не нужно тратить время на настройку матрицы Эйзенхауэра снова и снова. Вместо этого можно просто заполнить пробелы и следовать заранее определённому рабочему процессу, чтобы расставить приоритеты для каждой задачи. 

Преимущества цифрового шаблона матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра призвана упростить управление задачами, а не создавать дополнительную работу. К счастью, создание матрицы в цифровой форме означает, что вам не нужно возиться с электронными таблицами или каждый раз вручную копировать список задач. Вместо этого можно просто добавить задачи в матрицу, выбрать их срочность и важность и перетащить их в нужный раздел. А если приоритеты изменятся, вы сможете легко обновить матрицу в реальном времени, а не копировать её заново. 

Возможности, которые даёт цифровой шаблон матрицы Эйзенхауэра: 

• Упростить принятие решений, следуя заранее определённому процессу приоритизации задач.  

• Быстро добавлять задачи в шаблон матрицы Эйзенхауэра, не копируя их снова и снова. 

• Получать единый источник достоверной информации по каждой задаче: задачи в матрице не дублируются, а одновременно находятся и в списке задач, и в матрице. 

• Добавлять к каждой задаче контекстную информацию, документы, изображения или видео. 

• Делиться своей матрицей с заинтересованными сторонами проекта, чтобы показать, как вы расставляете приоритеты в работе.

• Устанавливать даты сдачи задач, которые вы делегируете или планируете на более поздний срок. 

• Перетаскивать задачи в разные разделы матрицы.

• Легко обновлять матрицу, если приоритеты изменятся. 

Как создать цифровой шаблон матрицы Эйзенхауэра

В самом простом варианте в шаблоне матрицы Эйзенхауэра должно быть место для отслеживания следующей информации о каждой задаче: 

• Срочность: срочно или не срочно

• Важность: важно или не важно

• Рекомендуемое действие: выполнить, делегировать, запланировать, удалить

Лучший способ сделать это — добавить в шаблон два настраиваемых тега: один для срочности, а другой для важности. Это позволит вам быстро выбирать и видеть срочность и важность каждой задачи. Затем создайте в шаблоне разделы для каждого рекомендуемого действия: выполнить, делегировать, запланировать или удалить. Выбрав срочность и важность каждой задачи, можно перетащить её в нужный раздел. 

Интегрированные функции

• Добавление задач в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система регистрации, работа останавливается и разобщается. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, отслеживать, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

• Настраиваемые нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы назначать задачи, отслеживать их выполнение и управлять работой, чтобы согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участникам команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

Как пользоваться шаблоном матрицы Эйзенхауэра

Создать шаблон несложно. Вот как это делается: 

1. Сделайте копию шаблона матрицы Эйзенхауэра.

2. Добавьте в шаблон все задачи из своего списка дел.

3. Определите срочность и важность каждой задачи. Если вы не знаете, как отличить срочные задачи от важных, ознакомьтесь с нашей статьёй о матрице Эйзенхауэра. 

4. Перетащите каждое задание в соответствующий раздел: «Сделать», «Делегировать», «Запланировать» или удалить». 

5. Обновите дату сдачи и исполнителя каждой задачи в соответствии с выбранным вами действием. 

Вопросы и ответы