Como realizar uma análise preliminar do projeto

Ao inventar a lâmpada, Thomas Edison disse a famosa frase: “Não falhei, apenas encontrei 10.000 maneiras que não funcionam”. Cada vez que criava uma lâmpada que não funcionava, Edison aprendia coisas novas sobre o que não funcionava e o que deveria tentar em seguida. 

Entender o que não funciona e tentar algo novo é uma ótima maneira de iterar e melhorar os seus processos. É exatamente isso que uma análise preliminar de projeto faz. Antes de iniciar o projeto, faça uma análise prospectiva com a equipe para imaginar o que pode dar errado. Então, ao passar para a execução do projeto, você estará mais bem preparado com o conhecimento do que não funcionará e do que funcionará. 

O que é uma análise preliminar de projeto?

Durante uma análise prospectiva (antes mesmo de iniciar um projeto), a equipe do projeto olha para o futuro e imagina que ele falhou. Ao trabalhar de trás para frente a partir do ponto de falha, a equipe pode entender melhor os riscos do projeto e como evitá-los à medida que o projeto avança. 

As análises prospectivas são conduzidas pelo gestor do projeto ou mestre de Scrum, mas toda a equipe do projeto participa do processo. Quanto mais diversas forem as perspectivas durante a análise preliminar, maior será a probabilidade de identificar um possível risco futuro e evitar que ele se concretize.

Se você nunca ouviu falar de uma análise prospectiva, não é o único. Muitas equipes de projeto planejam retrospectivas ao final de um projeto, para fazer um balanço com a equipe ou entender o que deu errado, mas muitas vezes uma retrospectiva é insuficiente e tardia. Em vez disso, uma análise pre-mortem identifica proativamente os riscos do projeto e os aborda antes que eles aconteçam. 

Análises pré-mortem vs. análises pós-mortem

Como o próprio nome sugere, as análises pré-mortem e pós-mortem acontecem em diferentes estágios do cronograma do projeto. Uma análise preliminar ocorre antes do início do projeto. Essas sessões de análise servem como avaliações proativas de riscos de possíveis falhas no projeto. 

Uma retrospectiva, por outro lado, é uma análise de um projeto após o seu término. Você também pode ter ouvido falar de análises pós-mortem chamadas de retrospectivas, especialmente por equipes que executam o Scrum. Ao contrário de uma análise preliminar, uma retrospectiva nem sempre se refere ao fracasso do projeto. Essas sessões são mais comumente realizadas após um projeto dar errado, mas você também pode executar uma retrospectiva de projeto para extrair quaisquer aprendizados que a equipe do projeto queira compartilhar. 

Análise prospectiva vs. gestão de riscos do projeto

Uma análise preliminar serve a um propósito semelhante ao de um processo de gestão de riscos do projeto. Ambos os processos ajudam a identificar e prevenir os riscos do projeto de maneira proativa. A principal diferença entre os dois é a forma como se aborda a identificação de riscos. 

Durante o processo de gestão de riscos do projeto, a equipe identifica e monitora os possíveis riscos do projeto por meio de um registro de riscos. Se um risco identificado se concretizar, a equipe já terá um plano para abordá-lo de forma eficiente e eficaz. 

Por outro lado, durante uma análise prospectiva, a equipe imagina que o projeto já falhou. Uma análise preliminar tem menos a ver com a identificação e gestão de riscos e mais com a visualização de um risco que realmente está acontecendo. Esta é uma estrutura mental útil para alguns membros da equipe. É libertador parar de falar em “e se”. O líder do projeto então usa essas informações para reduzir o risco ou, em alguns casos, criar um plano de gestão de riscos do projeto.

Os benefícios das análises prospectivas

Uma análise prospectiva, como qualquer plano de gestão de riscos, ajuda você e a sua equipe a evitar o fracasso do projeto. Mas a estrutura específica de uma análise preliminar — em que a equipe imagina que uma falha já aconteceu e trabalha de trás para frente a partir daí — tem alguns benefícios distintos. 

Com uma análise preliminar de projeto, você:

• Obter uma retrospectiva prospectiva. A retrospectiva prospectiva é quando você imagina que algo já aconteceu. Segundo pesquisas, a retrospectiva prospectiva aumenta em 30 % a capacidade de identificar corretamente as razões para resultados futuros. 

• Reduzir o excesso de confiança. Às vezes, queremos tanto que um projeto que estamos planejando seja bem-sucedido que inconscientemente permitimos que os nossos vieses assumam o controle e ignoramos os riscos. Isso pode acontecer com qualquer pessoa, mesmo que você faça uma análise de risco do projeto. Uma análise prospectiva imagina que o projeto já falhou, permitindo que você faça um brainstorm sem que o excesso de confiança ofusque a verdade. 

• Envolver equipes interdisciplinares. Como uma análise post-mortem envolve uma variedade de partes interessadas, não apenas a equipe principal do projeto, ela traz novas perspectivas e fornece informações valiosas sobre possíveis riscos do projeto que você não identificaria de outra forma. 

• Alinhar-se aos riscos do projeto. Como a maioria dos planos de gestão de riscos, um pre-mortem sinaliza os possíveis riscos do projeto. Assim, ao trabalhar no projeto, você e a equipe estarão mais cientes dos obstáculos e poderão identificar esses riscos mais rapidamente se eles vierem a acontecer.

Seis etapas para usar uma análise preliminar

Para usar a técnica de análise prospectiva, comece do ponto de falha e trabalhe de trás para frente para identificar os riscos potenciais do seu plano de projeto. Depois de identificar os riscos, faça um brainstorming sobre a probabilidade e a gravidade deles. A última etapa é evitar que riscos prováveis ou graves aconteçam.

1. Crie um plano de projeto

Antes de imaginar o que deu errado, é preciso ter uma noção geral do que vai acontecer. É aqui que o plano do projeto entra em cena. O planejamento do projeto é um roteiro dos principais elementos que a equipe realizará durante o projeto. 

Há sete partes em um planejamento de projeto:

1. Metas

2. Métricas de sucesso

3. Participantes e funções

4. Escopo e orçamento

5. Marcos e entregáveis

6. Cronograma e agendamento

7. Plano de comunicação

Crie e compartilhe o seu plano de projeto antes de fazer uma análise prospectiva. A sua equipe precisa entender exatamente qual é o plano do projeto para pensar em como ele pode dar errado. Dependendo da complexidade da iniciativa, você também pode compartilhar um roteiro de projeto, um termo de abertura de projeto ou um caso de negócios.

Por exemplo, veja a seguir um plano de projeto para uma campanha de marketing na Asana:

2. Convide as partes interessadas

Ao planejar a sua análise prospectiva, convide qualquer pessoa que tenha uma ideia de por que o projeto pode falhar. Isso inclui a equipe principal do projeto, bem como quaisquer parceiros de trabalho interdisciplinares. É menos importante convidar patrocinadores do projeto ou participantes de nível executivo, pois eles não estão tão sintonizados com o trabalho diário do projeto. Para ajudar a identificar quem convidar, crie um gráfico RACI. 

Para continuar com o nosso exemplo de plano de campanha de marketing, as partes interessadas relevantes incluem:

• Daniela, líder da campanha de marketing e gerente de marketing por e-mail

• Kabir, o redator da campanha

• Avery, líder de design da campanha

• Bruno, o gerente de mídias sociais que apoia a campanha

• Kat, a gerente de vídeos.

3. Identifique possíveis falhas no projeto

Depois de compartilhar o plano do projeto e identificar os participantes, é hora de executar o pre-mortem. A primeira etapa da reunião de análise prospectiva é a sessão de brainstorming, que é dividida em duas partes. 

Para começar, cada membro da equipe deve debater os possíveis riscos do projeto por conta própria. Você pode fazer isso ao vivo se a sua equipe gosta de debater na mesma sala, ou tentar fazer um brainstorming assíncrono nos dias que antecedem a reunião. Certifique-se de que os membros da equipe façam isso sozinhos, para que não sejam influenciados pelas ideias dos outros. A equipe terá tempo para comparar e compartilhar ideias mais tarde.

Como líder do projeto, certifique-se de que a equipe se sinta à vontade para compartilhar todas as suas ideias. Alguns riscos do projeto são mais pessoais do que outros, mas ignorá-los pode afetar negativamente o sucesso do projeto. Considere estabelecer normas de grupo antes que todos comecem a compartilhar suas ideias, para que todos se sintam à vontade para compartilhar todos os seus pensamentos.

Por exemplo, a equipe de campanha de marketing identifica os seguintes motivos pelos quais a campanha pode falhar: 

• Os entregáveis do projeto não saem no prazo.

• Os entregáveis do projeto são enviados no prazo, mas com erros ortográficos e gráficos.

• O projeto ultrapassa o orçamento.

• Há feedback negativo dos clientes sobre a mensagem da campanha, o que leva a uma má publicidade.

• As páginas de destino da campanha associada falham e não estão disponíveis na semana de lançamento.

• O estilo de design da campanha da marca é copiado pelos concorrentes.

• Os cortes no orçamento de marketing afetam os entregáveis e o cronograma da campanha da marca.

• A estratégia criativa não ressoa com os clientes, levando a uma perda de mercado e a uma redução na percepção e no valor da marca.

• As partes interessadas não estão alinhadas quanto aos entregáveis, o que leva à frustração durante o processo do projeto. 

4. Compartilhe os riscos

Depois que os membros da equipe escreverem as suas ideias individualmente, é hora de compartilhar com o grupo. Certifique-se de que você ou outro facilitador da equipe esteja documentando todas as ideias em um núcleo de referência. O ideal é que esse processo seja visual, para que os membros da equipe possam discutir as possíveis falhas e desenvolvê-las, se aplicável. Experimente usar um quadro branco ou uma ferramenta de brainstorming colaborativo para registrar as ideias de todos.

Quando todos estiverem prontos para compartilhar, peça a cada membro da equipe que apresente uma ideia por vez. Em vez de deixar um membro da equipe ler todas as falhas do projeto, incentive-o a compartilhar uma de suas ideias e, em seguida, passar para a próxima pessoa, e assim por diante. Dessa forma, todos terão a oportunidade de falar. Incentive os membros da equipe a evitar repetir os motivos, a menos que tenham algo significativo a acrescentar. 

5. Identifique os riscos de alta probabilidade ou gravidade 

Nem todas as falhas de projeto que a sua equipe lista durante a sessão de levantamento de ideias da análise preliminar são prováveis de acontecer. Mesmo que aconteça, pode não ser grave o suficiente para afetar os objetivos do projeto. Algumas falhas no projeto são provavelmente muito improváveis, enquanto outras provavelmente não são grandes o suficiente para afetar o projeto e causar um fracasso total. Em equipe, analise a lista e identifique as falhas do projeto que são de alta probabilidade ou alta gravidade. 

O número de riscos que você terá depende do escopo e do impacto do seu projeto. Em geral, dez é um bom número, mas você pode ter menos ou mais, dependendo da sua situação específica. 

Por exemplo, durante a análise prospectiva da campanha de marketing, a equipe identifica cinco riscos a serem abordados:

• Alta probabilidade: os entregáveis do projeto não são entregues no prazo.

• Alta probabilidade: o projeto ultrapassa o orçamento.

• Alta gravidade: as páginas de destino da campanha associada falham e não estão disponíveis na semana de lançamento.

• Alta gravidade: a estratégia criativa não ressoa com os clientes, levando a uma perda de mercado e a uma redução na percepção e no valor da marca.

• Fácil de resolver: as partes interessadas não estão alinhadas quanto aos entregáveis, o que leva à frustração durante a fase de execução do projeto.

6. Revise e analise o plano do projeto

Após a reunião de análise prospectiva, pegue o que a equipe debateu e aplique ao plano do projeto. Procure pontos fracos no plano do projeto que você possa fortalecer para evitar alguns dos cenários de falha identificados pelos membros da equipe. Esta é a sua oportunidade de reduzir o risco e melhorar os resultados futuros, antes mesmo de o projeto começar. 

Se você estiver trabalhando em uma grande iniciativa, traduza alguns dos itens de ação de maior probabilidade ou gravidade em um registro de riscos. Então, se você fez alterações substanciais ou introduziu novas ferramentas para mitigar os riscos, apresente as mudanças no plano do projeto à sua equipe, aos colaboradores interdisciplinares e aos principais interessados ou patrocinadores do projeto.

Por exemplo, após a análise prospectiva da campanha de marketing, veja como abordar cada risco:

• Há uma grande probabilidade de que os entregáveis do projeto não sejam concluídos a tempo. Para evitar esse risco, visualize o seu trabalho em uma ferramenta semelhante a um diagrama de Gantt para visualizar as tarefas em um cronograma e ter uma noção clara de quaisquer entregas ou obstáculos. Para manter os principais interessados informados, envie relatórios semanais de status do projeto para que todos estejam em sintonia sobre o progresso do projeto. 

• Há uma grande probabilidade de o projeto ultrapassar o orçamento. Para evitar esse risco, inclua atualizações de orçamento nos relatórios mensais de status do projeto e certifique-se de que o patrocinador do projeto esteja a par de todas as atualizações de orçamento. Antes de iniciar o projeto, redefina o orçamento para garantir que você tenha algum sobrando, caso surjam imprevistos.

• A falha das páginas de destino da campanha afeta gravemente o sucesso da campanha da marca. Para evitar esse risco, publique as páginas em um ambiente de teste na semana anterior para garantir que funcionem bem antes de compartilhá-las com o público. 

• A estratégia criativa que não ressoa com os clientes afeta gravemente o sucesso da campanha da marca porque leva a uma perda de mercado e a uma redução na percepção e no valor da marca. Para evitar esse risco, inclua a pesquisa de personas da equipe de marketing de produto no plano e no brief do projeto para que todos estejam em sintonia. 

• As partes interessadas podem ficar frustradas durante o projeto se não estiverem alinhadas com os entregáveis. Esse risco é facilmente resolvido com um plano de comunicação e um núcleo de referência para todas as informações do projeto, como uma ferramenta de gestão do trabalho. 

Após a análise preliminar: o que acontece em seguida? 

Uma análise preliminar ajuda a entender por que um projeto pode falhar e a evitar que esses riscos se concretizem. Depois de terminar a análise prospectiva, só falta executar o projeto. Para obter ajuda para começar, bem como as boas práticas de gestão de projetos, confira o nosso centro de recursos de gestão de projetos.