Szablon SIPOC

Jeśli pracujesz w swojej firmie od dłuższego czasu, Twoje procesy biznesowe prawdopodobnie przebiegają niemal automatycznie. Jednak nawet jeśli znasz je doskonale, może to nie dotyczyć wszystkich interesariuszy. Udokumentowanie procesów może pomóc w zmniejszeniu zamieszania, pokazując interesariuszom dokładnie, jak pracujesz.

Do tego właśnie służy szablon SIPOC – narzędzie, które pozwala zwizualizować i zoptymalizować kluczowe procesy operacyjne.

Czym jest diagram SIPOC?

Diagram SIPOC zapewnia ogólny przegląd elementów procesu zorientowanych na klienta: dostawców, wejść, procesów, wyjść oraz klientów. Jego celem jest przedstawienie interesariuszom ogólnego obrazu Twojego procesu bez wchodzenia w szczegóły. Diagramy SIPOC są często używane na etapie definiowania w metodologii Six Sigma i innych metodykach zwinnego zarządzania projektami, które usprawniają procesy w celu wyeliminowania błędów lub niespójności w produkcie końcowym. 

SIPOC to skrót pochodzący od angielskich słów:

• Suppliers (dostawcy): wejścia, od których rozpoczyna się proces.

• Inputs (wejścia): zasoby potrzebne do ukończenia procesu.

• Process (proces): przegląd procesu.

• Outputs (wyjścia): wyniki i rezultaty procesu.

• Customers (klienci): osoby, które otrzymują rezultaty lub korzyści.

Diagram SIPOC jest narzędziem wizualnym. Działa on jak schemat blokowy lub mapa procesu, umożliwiając przejście z jednego etapu procesu do drugiego i pokazując tylko istotne elementy i najważniejsze kroki w każdym z nich.

Korzyści z szablonu SIPOC

Jeśli regularnie używasz diagramów SIPOC, warto utworzyć szablon zamiast za każdym razem tworzyć nowy. Nie tylko oszczędzi on Twój czas i energię – jest również zgodny z metodologią Lean Six Sigma, której podstawą jest minimalizacja błędów w wynikach procesu. Używanie szablonu diagramu SIPOC znacznie zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego i zapewnia spójność diagramów tworzonych przez różne osoby.

Jak używać szablonu SIPOC?

Szablon SIPOC to narzędzie wspierające zarządzanie procesami biznesowymi, umożliwiając ich analizę i optymalizację. Używając szablonów SIPOC w ramach zarządzania procesami biznesowymi, możesz upewnić się, że procesy opisane w diagramach SIPOC są spójne i spełniają standardy Twojej firmy. Po utworzeniu szablonu członkowie zespołu mogą następnie używać go do tworzenia nowych diagramów w celu udokumentowania każdego procesu SIPOC.

Dodanie szablonu SIPOC do przepływu pracy procesu biznesowego upraszcza i usprawnia tworzenie diagramów SIPOC. Utworzenie szablonu w oprogramowaniu do zarządzania pracą pozwala łatwo powielać go za jednym kliknięciem, udostępniać go interesariuszom i koordynować procesy w zespołach. Możesz nawet przypisać poszczególne kroki do konkretnych członków zespołu, aby wszyscy wiedzieli, z kim się skontaktować w przypadku każdego elementu procesu SIPOC.

Przykład zastosowania szablonu SIPOC: producent samochodów

Po utworzeniu szablonu SIPOC możesz powielić go za każdym razem, gdy tworzysz nowy proces biznesowy, który Twoim zdaniem wymaga udokumentowania. Posłużmy się przykładem producenta samochodów. Możesz użyć swojego szablonu do stworzenia diagramu SIPOC przedstawiającego ogólny przegląd kluczowych etapów produkcji samochodu, od otrzymania zamówienia od klienta po wyniki tego procesu.

• Dostawcy: w naszym przykładzie prawdopodobnie będą to klienci, producenci lub inne firmy, od których pochodzą materiały.

• Wejścia: uwzględnij wszystkie elementy potrzebne do produkcji samochodu. Weź pod uwagę nie tylko materiały fizyczne, ale także wymagania klienta, ceny itp.

• Proces: kroki w procesie od surowców do gotowego samochodu.  

• Wyjścia: w uproszczeniu, wyjściem w procesie produkcji samochodu jest jego produkt końcowy. W naszym przykładzie klient otrzymuje samochód, a producent otrzymuje zapłatę.

• Klienci: czyli kto odnosi korzyści z tego procesu. W naszym przykładzie będzie to klient, który kupuje samochód, salon samochodowy i Twoja firma.

Zintegrowane funkcje

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Raportowanie. Funkcja raportowania w Asanie przekłada dane projektu na przystępne i łatwe do zrozumienia wykresy i diagramy. Tworząc raporty tam, gdzie wykonywana jest praca, możesz uniknąć powielania pracy i ograniczyć niepotrzebne przełączanie się między różnymi aplikacjami. A ponieważ cała praca Twojego zespołu znajduje się już w Asanie, możesz pobrać informacje z dowolnego projektu lub zespołu, aby uzyskać dokładny obraz tego, co się dzieje w jednym miejscu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Często zadawane pytania