20 pytań i odpowiedzi na rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko kierownika projektu

Gratulacje! Masz rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko kierownika projektu. Ale zaraz po wpisaniu daty do Kalendarza, zaczynasz się denerwować. W głowie zaczynają Ci się pojawiać pytania: jakie pytania Ci zadadzą? Jak się przygotować i sprawić, aby rozmówca dostrzegł Twoją pewność siebie? Czy masz umiejętności zarządzania projektami potrzebne do odniesienia sukcesu?

Weź głęboki oddech – jesteśmy tu, aby Ci pomóc. Jeśli zbliża się rozmowa kwalifikacyjna na stanowisko kierownika projektu, ten artykuł jest dla Ciebie.

Czym zajmuje się kierownik projektu?

Zanim przejdziemy do typowych pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko kierownika projektu, przyjrzyjmy się, czym właściwie zajmuje się kierownik projektu. 

Rola kierownika projektu znacznie się zmieniła na przestrzeni lat. Początkowo stanowiska kierownika projektu były wysoce wyspecjalizowanymi stanowiskami technicznymi, a sami kierownicy projektów posiadali certyfikaty w zakresie skomplikowanych, złożonych narzędzi do zarządzania projektami. Na szczęście nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami sprawiły, że zarządzanie projektami jest dostępne dla szerszego grona osób. Obecnie kierownik projektu rzadko skupia się na kwestiach technicznych, a częściej na koordynacji interesariuszy, zapewnianiu przejrzystości i osiąganiu celów projektu. 

Definicja zarządzania projektami różni się w zależności od firmy, działu i stanowiska. Na przykład w Asanie uważamy, że jeśli zarządzasz projektami, jesteś kierownikiem projektu, niezależnie od nazwy stanowiska. 

Aby dowiedzieć się, czego oczekuje od Ciebie osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną jako od kierownika projektu, dokładnie przestudiuj opis stanowiska, aby zrozumieć główne obowiązki na stanowisku, o które się ubiegasz. Możesz skorzystać z szablonu karty wyników rozmowy kwalifikacyjnej lub szablonu przewodnika po rozmowie kwalifikacyjnej, aby skoordynować swoje przygotowania z dokładnymi umiejętnościami i cechami, które zespół rekrutacyjny będzie oceniał.

Jeśli wiesz dokładnie, na czym będzie polegała praca tego kierownika projektu, możesz wykorzystać te informacje, aby lepiej się do rozmowy kwalifikacyjnej. Pomoże Ci to również określić, które z poniższych pytań i odpowiedzi są najbardziej pomocne w przygotowaniu się do rozmowy kwalifikacyjnej.

20 pytań i odpowiedzi na rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko kierownika projektu

1. Opowiedz mi coś o sobie.

Chociaż technicznie nie jest to pytanie, najczęściej będzie to pierwsza rzecz, o której osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną będzie chciała z Tobą porozmawiać. Potraktuj swoją odpowiedź jako krótkie przedstawienie – to Twoja szansa, aby pokrótce podsumować, kim jesteś, dlaczego tu jesteś i co sprawia, że jesteś najlepszym kandydatem.

Co kryje się za tym pytaniem: dla osoby prowadzącej rozmowę kwalifikacyjną to świetny sposób na rozpoczęcie konwersacji, umożliwienie kandydatowi odprężenia się i zrobienie pierwszego wrażenia. Osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się, kim jesteś jako osoba i dlaczego aplikujesz. 

Jak odpowiedzieć: krótko opisz swój ostatni projekt lub bieżące stanowisko. Następnie wymień kilka umiejętności planowania projektów, które zdobyłeś(-aś) w poprzedniej pracy, i powiedz, jak przygotowały Cię one na to stanowisko. Zachowaj pozytywne nastawienie, mów prawdę i pokaż swoją pasję. 

Czego nie mówić: nie powtarzaj po prostu informacji z CV. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną ma je przed sobą. Powiedz mu coś, czego nie wie i czego nie może się dowiedzieć z Twojego CV. Zachowaj profesjonalizm i dostosuj się do sytuacji – nie każdy rekruter jest zainteresowany Twoim nowym szczeniakiem (niestety).

2. Czy masz doświadczenie w pracy zdalnej i zarządzaniu zdalnym zespołem?

Praca zdalna stała się normą w wielu firmach, więc możliwe, że teraz lub w przyszłości będziesz musiał(a) zarządzać zespołem pracującym w pełni zdalnie. Kierownicy projektów często zarządzają zespołami lub projektami, więc osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną może chcieć dowiedzieć się więcej o Twoim doświadczeniu w tym obszarze.

Co oznacza to pytanie: menedżerowie wirtualni mają więcej wyzwań niż menedżerowie, którzy dzielą tę samą przestrzeń biurową z członkami zespołu. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się, czy masz wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu zespołami zdalnymi.  

Jak odpowiedzieć: jeśli masz doświadczenie w zarządzaniu zespołem zdalnym, to świetnie! Opowiedz o niektórych wyzwaniach, z którymi musiałeś(-aś) się zmierzyć, nie będąc na miejscu, i o tym, jak udało Ci się je pokonać. Jeśli nie masz zbyt dużego doświadczenia w tej dziedzinie, opowiedz o tym, jak wykorzystujesz narzędzia do zarządzania projektami i ćwiczenia integracyjne, aby budować więzi, komunikować się i współpracować ze zdalnymi zespołami.

Czego nie mówić: nie bagatelizuj wyzwania, jakim jest utrzymanie motywacji i zaangażowania członków zespołu wirtualnego. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną musi wiedzieć, że poważnie podchodzisz do morale zespołu i rozumiesz, co jest potrzebne, aby nawiązać kontakt z zespołem w świecie pracy zdalnej.

3. Jak utrzymujesz motywację zespołu?

Jeśli Twój zespół projektowy nie jest zmotywowany, będzie miał trudności z ukończeniem ważnych zadań. Może to spowodować opóźnienia w realizacji projektu i obniżenie jakości produktów końcowych. Jednym z obowiązków kierownika projektu jest wiedza, jak utrzymać motywację zespołu i dążyć do osiągnięcia celu projektu.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się, jakie są Twoje taktyki utrzymywania zaangażowania i motywacji zespołu. 

Jak odpowiedzieć: możesz zacząć od opisania środowiska pracy, które chcesz stworzyć dla swojego zespołu. Ważne jest, aby członkowie zespołu czuli się doceniani, dostrzegani i rozumiani, ale równie istotne jest wyznaczanie przejrzystych celów i oczekiwań. Wyjaśnij, w jaki sposób wyznaczanie realistycznych kamieni milowych nie tylko utrzymuje projekt na właściwym torze, ale także sprzyja efektywnej pracy zespołowej.

Czego nie mówić: nie wspominaj o nagrodach pieniężnych, takich jak podwyżki lub awans. Zespoły, które wykonują swoją pracę wyłącznie z motywacji zewnętrznej, nie będą czuły się tak spełnione jak zespoły, które mają wewnętrzną motywację do osiągania dobrych wyników.

4. Jaki jest Twój styl przywództwa?

Istnieje kilka różnych stylów przywództwa i choć niektóre mogą być bardziej popularne niż inne, nie ma dobrego ani złego stylu przywództwa. W rzeczywistości członkowie zespołu mogą czerpać korzyści z różnych stylów przywództwa w zależności od ich osobowości, projektów, nad którymi obecnie pracują, oraz wyzwań, przed którymi stoją. 

Co oznacza to pytanie: chociaż terminy przywództwo i zarządzanie są często używane zamiennie, nie każdy menedżer jest liderem i nie każdy lider jest menedżerem. Jeśli osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną zadaje to pytanie, prawdopodobnie szuka kogoś, kto może być jednym i drugim, więc ważne jest, aby wiedzieć, jaki jest Twój styl przywództwa. 

Jak odpowiedzieć: upewnij się, że wiesz, na czym polegają różne style przywództwa. Poznaj ryzyko i korzyści związane z Twoim stylem przywództwa, aby móc śmiało odpowiedzieć na dodatkowe pytania dotyczące konkretnych umiejętności przywódczych, takie jak:

• Jako demokratyczny lider, w jaki sposób zapewniasz, że Twój zespół nadal Ci ufa, gdy podejmujesz decyzję bez ich udziału?

• Jak rozwiązujesz konflikty jako lider afiliacyjny?

• Jako lider transformacyjny, jak radzisz sobie z presją, którą Twój zespół może odczuwać z powodu Twojego ciągłego zaangażowania?

• Jaki jest Twój styl komunikacji jako lidera transakcyjnego?

• Jako lider stosujący podejście laissez-faire lub delegujący, jak utrzymujesz swój zespół na właściwym torze?

Czego nie mówić: nie unikaj pytania, mówiąc, że Twój styl przywództwa zależy od sytuacji. Jeśli to prawda i Twój styl przywództwa jest w rzeczywistości sytuacyjny, opowiedz więcej o tym, jak dostosowujesz swój styl i podaj przykłady sytuacji, w których zastosowałbyś styl wspierający, coachingowy, delegujący lub kierujący.

5. Jak przekazujesz zespołowi złe wiadomości?

Częścią opisu stanowiska kierownika projektu będzie przekazywanie zespołowi wiadomości – zarówno dobrych, jak i złych. Niezależnie od tego, czy zarządzasz ludźmi, czy projektami, w pewnym momencie prawdopodobnie będziesz musiał przekazać swojemu zespołowi złe wieści.

Sposób, w jaki radzisz sobie z trudnymi sytuacjami, takimi jak informowanie, że nie osiągasz celów projektu lub tracisz finansowanie ekscytującej inicjatywy, będzie odzwierciedleniem tego, jak bardzo kwalifikujesz się na stanowisko menedżera.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę prawdopodobnie chce dowiedzieć się, czy masz zarówno uczciwość, jak i umiejętności komunikacyjne, aby przekazywać zespołowi złe wiadomości bez powodowania nieporozumień lub problemów.

Jak odpowiedzieć: Przyznaj, że wyzwanie związane z przekazywaniem złych wiadomości polega na konieczności zachowania równowagi między reprezentowaniem i rozumieniem zarówno emocjonalnej reakcji zespołu, jak i decyzji kadry kierowniczej wyższego szczebla. Wyjaśnij, że najlepszym sposobem na skuteczne przekazywanie złych wiadomości jest odpowiednie przygotowanie się. 

Po przygotowaniu i przećwiczeniu sposobu przekazania wiadomości, dołożysz wszelkich starań, aby podczas komunikowania wiadomości używać bezpośredniego języka, aby uniknąć nieporozumień. Ważne jest również, aby zarezerwować czas na pytania zespołu i ustalić kolejne kroki, aby członkowie zespołu byli przygotowani na to, co ma nadejść.

Czego nie mówić: nie próbuj odpowiadać na to pytanie w pozytywnym tonie. Złe wieści to złe wieści i nie ma powodu, aby przedstawiać je w innym świetle. Zamiast tego bądź realistą i pokaż rekruterowi, że rozumiesz potencjalne ryzyko i powagę takiego scenariusza.

6. Jak ustalasz priorytety zadań?

Twój dzień pracy jako kierownika projektu może zmienić się w jednej chwili. Nowe zadania, wnioski o zmianę lub zdezorientowany interesariusz, który potrzebuje natychmiastowego wyjaśnienia, mogą wywrócić cały harmonogram do góry nogami. Ważne jest, aby wiedzieć, jak ustalać priorytety pracy, jeśli chcesz osiągać sukcesy na tym stanowisku.

Co oznacza to pytanie: osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną oczekuje bardzo bezpośredniej i szczegółowej odpowiedzi na temat tego, jak ustalasz priorytety w realizacji zadań. 

Jak odpowiedzieć: opisz swoją metodę zarządzania czasem. Być może używasz macierzy Eisenhowera, aby dowiedzieć się, które zadania należy wykonać od razu, a które można zaplanować na później, delegować na kogoś innego lub całkowicie usunąć. 

A może wolisz zjeść tę żabę i najpierw wykonać największe i najbardziej złożone zadanie. Niezależnie od tego, jaka jest Twoja preferowana metoda priorytetyzacji zadań, szybko wyjaśnij, na czym ona polega, i podaj konkretny przykład tego, jak ją zastosujesz – a jeszcze lepiej, jak ją zastosowałeś w przeszłości.

Czego nie mówić: nie mów, że po prostu płyniesz z prądem. Wykwalifikowany menedżer korzysta z narzędzi i technik, aby priorytetyzować zadania według ich ważności i pilności, więc pamiętaj, aby podzielić się swoim podejściem z osobą przeprowadzającą rozmowę kwalifikacyjną.

7. Jak definiujesz idealny projekt?

Odpowiedź na to pytanie nie brzmi: „taki, który przebiega zgodnie z planem”. To pytanie ma na celu dowiedzieć się więcej o tym, nad jakimi projektami wolisz pracować.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce wiedzieć, nad jakimi projektami najlepiej i najpewniej się czujesz. Nie oznacza to, że na pewno będziesz pracować nad takimi projektami, ale dzięki temu osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną lepiej zrozumie zakres Twoich umiejętności.

Jak odpowiedzieć: najlepiej odpowiedzieć na to pytanie szczerze. Powiedz rekruterowi, jakie projekty najbardziej Cię ekscytują. Być może wolisz projekty, które są bardzo innowacyjne i wymagają współpracy. A może najlepiej pracujesz, gdy projekt jest usprawniony i nie ma zbyt wielu zmiennych elementów. A może świetnie radzisz sobie z zarządzaniem wieloma małymi projektami realizowanymi jednocześnie. Powiedz rekruterowi, co najbardziej Cię pasjonuje. Jeśli możesz, podaj przykład konkretnego projektu, który zrealizowałeś w przeszłości i który był dla Ciebie naprawdę satysfakcjonujący.

Czego nie mówić: nie kłam, że potrafisz zająć się każdym rodzajem projektu. Nawet jeśli to prawda, skup się na tym, co najbardziej Cię ekscytuje, aby Twoja odpowiedź była bardziej autentyczna.

8. Jak radzisz sobie ze zmianami w projekcie?

Projekty rzadko idą zgodnie z planem, dlatego Twoje stanowisko jest tak ważne. Kierownik projektu odpowiada za dostosowanie harmonogramu, informowanie o zmianach i ich odpowiednie wdrażanie. 

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce wiedzieć, jakie strategie rozwiązywania problemów znasz. W zależności od poziomu zajmowanego stanowiska, może również chcieć wiedzieć, jak dobrze znasz procesy zarządzania zmianami.

Jak odpowiedzieć: odpowiadając na to pytanie, pokaż swoją zdolność do adaptacji w nieoczekiwanych lub niewygodnych sytuacjach. Przekonaj rekrutera, że szybko reagujesz i że już wcześniej z powodzeniem radziłeś sobie ze zmianami w projektach.

Czego nie mówić: nie udzielaj niejasnych odpowiedzi. Jeśli masz trudności z wyjaśnieniem, jak radzisz sobie ze zmianami w projekcie, podaj przykład z życia wzięty. Dzięki temu osoba prowadząca rozmowę przekona się, że udało Ci się już wcześniej poradzić sobie z taką sytuacją.

9. Jakich metod zarządzania projektami używałeś(-aś) w przeszłości?

Istnieje wiele różnych metodologii zarządzania projektami i są szanse, że zdarzyło Ci się używać lub doświadczyć więcej niż jednej z nich. Niezależnie od tego, czy znasz środowiska Agile, model kaskadowy, czy zarządzanie zespołem w Scrumie, to dobry moment, aby pochwalić się swoją wiedzą.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się, czy metody zarządzania projektami, których używasz, pasują do stylu organizacji.

Jak odpowiedzieć: opowiedz o metodologii zarządzania projektami, którą znasz najlepiej, i podaj przykład jej wykorzystania. Możesz na przykład opowiedzieć o swoich doświadczeniach z zespołami Scrum lub o projektach, którymi zarządzałeś(-aś) przy użyciu tablic Kanban. Wyjaśnij, dlaczego użyłeś danej metodologii i jak sprawdziła się ona w Twoim zespole i projekcie.

Czego nie mówić: nie rzucaj się modnymi słowami. Jeśli zamierzasz mówić o stosowaniu metodologii Agile, upewnij się, że wiesz, co ona oznacza. Osoby prowadzące rozmowy kwalifikacyjne zauważają, czy rozumiesz daną metodologię, więc najlepiej przygotować się na dodatkowe pytania.

10. Jakich narzędzi do zarządzania projektami używasz?

Dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami i są szanse, że zdążyłeś już skorzystać z kilku z nich. Nie ma dobrej ani złej odpowiedzi na to pytanie, ale możesz zdobyć kilka dodatkowych punktów, jeśli spersonalizujesz swoją odpowiedź.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się, ile i jakie narzędzia do zarządzania projektami znasz.

Jak odpowiedzieć: Odpowiedz zgodnie z prawdą, z jakich narzędzi i oprogramowania do zarządzania projektami korzystałeś w przeszłości. Jeśli to możliwe, dowiedz się, z jakich narzędzi korzysta firma, w której aplikujesz. Możesz znaleźć informacje na jej stronie internetowej, na stronie z recenzjami lub uzyskać tego rodzaju statystyki od pracownika za pośrednictwem LinkedIn. Mając te informacje pod ręką, możesz dostosować swoją odpowiedź do narzędzia używanego przez firmę i poinformować rekrutera, że używałeś go lub podobnego w przeszłości.

Czego nie mówić: nie oceniaj żadnych narzędzi do zarządzania projektami. Możesz mieć swoje ulubione (Asana, prawda?) lub takie, które przyprawiają Cię o ból głowy na samą myśl o nim, ale teraz nie jest czas na ocenianie. Po prostu wymień narzędzia, z którymi masz doświadczenie, i opisz swój poziom umiejętności, jeśli dotyczy.

11. Czy masz doświadczenie w zarządzaniu kosztami lub budżetem?

Chociaż nie każde stanowisko związane z zarządzaniem projektami wymaga wiedzy na temat zarządzania kosztami, jest to bardzo częste pytanie podczas rozmów kwalifikacyjnych na stanowiska związane z zasobami ludzkimi, księgowością lub zarządzaniem finansami. Przyjrzyjmy się więc najlepszym sposobom udzielenia na nie odpowiedzi. 

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną jest ciekawa, czy zdarzyło Ci się wcześniej zarządzać kosztami i prawdopodobnie chce usłyszeć przykład.

Jak odpowiedzieć: jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu budżetami, powiedz o tym szczerze i wyjaśnij, w jaki sposób planujesz rozwijać tę umiejętność. Jeśli masz doświadczenie w zarządzaniu budżetem lub kosztami, opowiedz o budżecie, którym zarządzałeś, o tym, za co byłeś odpowiedzialny, i o tym, jak w razie potrzeby przydzielałeś dodatkowe zasoby.

Czego nie mówić: nie wymyślaj budżetów, którymi nigdy nie zarządzałeś, ani nie mów o tym, jak zarządzasz swoim budżetem osobistym, jeśli nie masz doświadczenia zawodowego. Odpowiedzialność za finanse to nie to samo, co umiejętność zarządzania budżetem projektu. Dlatego szczerze powiedz o swoim doświadczeniu i poziomie umiejętności.

12. Co motywuje Cię do tego, aby dać z siebie wszystko podczas realizacji projektu?

To doskonała okazja, aby opowiedzieć o projekcie, który naprawdę dobrze się udał i wyjaśnić, dlaczego był to jeden z Twoich najlepszych projektów do tej pory. Są szanse, że Twoja pasja, inspirowanie zespołu i prowadzenie projektu do sukcesu były możliwe dzięki silnej motywacji. 

Co oznacza to pytanie: motywacja wygląda inaczej dla każdego. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się, co Cię motywuje, aby lepiej zrozumieć Twoją osobowość.

Jak odpowiedzieć: zastanów się, co Cię motywuje podczas pracy. Czy jest to świetny zespół, który uwielbia współpracować? Czy lubisz przychodzić do pracy, aby rozwiązywać problemy? Czy lubisz się uczyć nowych rzeczy i poszerzać swoje umiejętności? Podziel się z rekruterem wszystkim, co sprawia, że czujesz satysfakcję i entuzjazm, aby dać z siebie wszystko podczas realizacji projektu. Jeśli możesz, podaj przykład.

Czego nie mówić: nie mów „pieniądze”. To oczywiste, że pieniądze są jednym z czynników, które motywują Cię do codziennego przychodzenia do pracy, ale osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną zadaje to pytanie, aby dowiedzieć się, jakie inne czynniki Cię napędzają.

13. Opowiedz o wyzwaniu, przed którym stanąłeś i jak sobie z nim poradziłeś.

Kierownik projektu będzie miał do czynienia z wieloma trudnymi projektami. Podziel się z rekruterem wyzwaniem, które zakończyło się udanym projektem lub świetnym doświadczeniem edukacyjnym, aby udowodnić, że potrafisz radzić sobie z przeszkodami lub niepowodzeniami.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się więcej na temat Twoich umiejętności rozwiązywania problemów i Twojego podejścia do wyzwań. Chce usłyszeć konkretny przykład.

Jak odpowiedzieć: najlepszym sposobem na udzielenie odpowiedzi na to pytanie jest zastosowanie metody STAR. Ta metoda pozwala podzielić sytuację na cztery kategorie: 

• Sytuacja: zacznij od sytuacji, w której się znalazłeś. Możesz na przykład opisać sytuację, w której Twój zespół projektowy nagle stracił dwie osoby, które były na zwolnieniu lekarskim przez dłuższy czas.

• Zadanie: wyjaśnij, jak chcesz rozwiązać sytuację. Na przykład Twoim celem było zapewnienie, że nadal możesz zrealizować projekt na czas.

• Działanie: opisz działania, które podjąłeś, aby osiągnąć swój cel. Na przykład najpierw próbowałeś uzyskać pomoc od innego zespołu. Kiedy to nie zadziałało, musiałeś zlecić niektóre z prostszych zadań freelancerowi, aby zapewnić zespołowi możliwość pracy.

• Rezultat: zakończ opisanie sytuacji jej wynikiem. Na przykład zatrudnienie freelancera pozwoliło Twojemu zespołowi skupić się na ważnych zadaniach i ukończyć projekt bez opóźnień. Co więcej, zatrudniłeś tego freelancera do kolejnego projektu, ponieważ wykonał świetną robotę, wspierając Twój zespół.

Czego nie mówić: nie mów o wyzwaniach osobistych. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce wiedzieć, jak radzisz sobie z takimi wyzwaniami jak brak zasobów, negatywne opinie lub opóźnienia w projektach. Niezależnie od tego, czy masz wcześniejsze doświadczenie jako kierownik projektu, czy nie, wszyscy mieliśmy trudne chwile w pracy, więc opowiedz o sytuacji, w której pokazałeś, jak dobrze radzisz sobie z wyzwaniem.

14. Dlaczego chcesz odejść z bieżącego stanowiska?

Oczywiście istnieje powód, dla którego bierzesz udział w tej rozmowie kwalifikacyjnej. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną jest ciekawa, co masz nadzieję znaleźć tutaj, czego brakuje Ci w bieżącej pracy.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce dowiedzieć się jednej z dwóch rzeczy (lub obu): jak mówisz o swoim byłym/bieżącym pracodawcy i co zmotywowało Cię do ubiegania się o to stanowisko?

Jak odpowiedzieć: zamiast wspominać poprzedniego lub bieżącego pracodawcę, opowiedz o tym, co najbardziej ekscytuje Cię w tej nowej możliwości. Czy jesteś podekscytowany możliwością przeprowadzki? Czy nie możesz się doczekać zdobycia nowych umiejętności lub podjęcia się większej odpowiedzialności? Być może chcesz poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i uważasz, że ta nowa firma jest do tego idealnym miejscem. Pokaż swoje podekscytowanie nową rolą – to wyróżni Cię na tle innych kandydatów.

Czego nie mówić: nie krytykuj swojego byłego pracodawcy. Bez względu na to, jak okropna jest lub była Twoja bieżąca lub poprzednia praca, ważne jest, aby patrzeć w przyszłość i zachować pozytywne nastawienie podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

15. Wymień trzy taktyki, których używasz do rozwijania i utrzymywania świetnych relacji z klientami.

W zależności od dziedziny, w której pracujesz, możesz mieć do czynienia z klientami na co dzień. Jeśli potrafisz nawiązywać i utrzymywać solidne relacje, będziesz świetnym atutem dla swojej firmy.

Co kryje się za tym pytaniem: zadowoleni klienci są ważni – osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce wiedzieć, czy masz więcej niż jedną kartę w rękawie, jeśli chodzi o budowanie wartościowych relacji zawodowych.

Jak odpowiedzieć: pomyśl o swoich wcześniejszych relacjach z klientami i o tym, co było dla nich ważne. Czy docenili Twoją szybką i pozytywną komunikację? Czy sprawiałeś(-aś), że czuli się jak jedyni klienci? Czy konsekwentnie przekraczałeś(-aś) ich oczekiwania? Czy udało Ci się zrozumieć ich cele i porozumieć się z nimi w ich języku? Wszystkie te taktyki sprawdzają się w budowaniu i utrzymywaniu silnych relacji business. 

Czego nie mówić: nie chwal się, jak świetnie radzisz sobie z klientami. Pokora to jedna z wielu taktyk, które pomagają utrzymywać pozytywne relacje zawodowe, więc zadbaj o to, aby podczas rozmowy kwalifikacyjnej zachować pokorę, aby udowodnić, że jesteś do tego zdolny.  

16. Jak inspirujesz członków zespołu, którzy osiągają słabsze wyniki?

Kierownik projektu, który odnosi sukcesy, musi być w stanie motywować swój zespół, a to pytanie sprawdza zarówno Twoje umiejętności komunikacyjne, jak i styl zarządzania.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce poznać statystyki dotyczące Twoich umiejętności przywódczych, a w szczególności tego, jak identyfikujesz, rozwiązujesz i odwracasz przypadki słabych wyników w zespole. Interesuje się Twoją zdolnością do inspirowania i motywowania, a nie tylko zarządzania.

Jak odpowiedzieć: Zacznij od podkreślenia znaczenia zrozumienia mocnych i słabych stron każdego członka zespołu oraz jego osobistych motywatorów. Podziel się wcześniejszym doświadczeniem, w którym udało Ci się zidentyfikować pierwotną przyczynę słabych wyników członka zespołu, taką jak brak przejrzystości, niewystarczające przeszkolenie lub problemy osobiste. Wyjaśnij kroki, które podjąłeś, aby rozwiązać problem, które mogą obejmować ustalenie jaśniejszych celów, zapewnienie dodatkowego wsparcia lub zasobów lub dostosowanie ról w projekcie, aby lepiej dopasować je do mocnych stron członków zespołu.

Podkreśl pozytywne rezultaty swoich działań, takie jak poprawa wydajności, wzrost morale zespołu lub pomyślne ukończenie projektu. Ważne jest, aby okazywać empatię, zdolność do adaptacji i zaangażowanie w rozwój potencjału swojego zespołu.

Czego nie mówić: unikaj sugerowania, że słabe wyniki są wyłącznie winą członka zespołu lub że stosujesz strategię opartą na karaniu.

17. Jak radzisz sobie ze zmianami w zakresie projektu, zwłaszcza w trakcie jego realizacji?

To pytanie dotyczy zdolności adaptacyjnych kierownika projektu, jego umiejętności planowania strategicznego i procesu podejmowania decyzji – wszystkie te elementy mają kluczowe znaczenie dla zarządzania nieuniknionymi zmianami, które pojawiają się w cyklu życia projektu.

Co kryje się za pytaniem: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce zrozumieć, w jaki sposób radzisz sobie z pełzaniem zakresu i czy potrafisz utrzymać cele projektu, harmonogramy i budżety w obliczu zmian. Interesują go Twoje umiejętności zarządzania interesariuszami, proces podejmowania decyzji i sposób komunikowania zmian.

Jak odpowiedzieć: zacznij od stwierdzenia, że zmiany w zakresie projektu są powszechne i czasami mogą prowadzić do lepszych wyników projektu. Opisz swój pierwszy krok polegający na ocenie wpływu żądanej zmiany na harmonogram, budżet i zasoby projektu. Podkreśl znaczenie dobrej komunikacji z interesariuszami, aby zrozumieć przyczyny zmiany i ustalić realistyczne oczekiwania.

Podziel się wcześniejszym doświadczeniem, w którym udało Ci się pomyślnie zarządzać zmianą zakresu, przeprowadzając dokładną analizę wpływu, uzyskując niezbędne zatwierdzenia i odpowiednio dostosowując plany projektu. Podkreśl, w jaki sposób informowałeś(-aś) i motywowałeś(-aś) zespół, zarządzałeś(-aś) oczekiwaniami interesariuszy i zapewniałeś(-aś), że projekt pozostaje na właściwym torze. Podkreśl znaczenie elastyczności, ale także solidnych procesów zarządzania zmianami, aby skutecznie oceniać i integrować zmiany.

Czego nie mówić: unikaj sugerowania, że sprzeciwiasz się wszelkim zmianom w zakresie projektu lub że akceptujesz zmiany bez oceny ich wpływu i uzyskania niezbędnych zatwierdzeń.

18. Czy możesz opisać swoje doświadczenia związane z zarządzaniem projektami w metodologii Agile?

To pytanie dotyczy znajomości i biegłości kierownika projektu w zakresie metodologii Agile, które są niezbędne do zarządzania projektami w dynamicznych i szybko zmieniających się środowiskach.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną sprawdza Twoje zrozumienie zasad, praktyk i struktur Agile (takich jak Scrum, Kanban itp.) oraz sposób, w jaki zastosowałeś(-aś) je w rzeczywistych projektach. Interesuje się Twoją zdolnością do adaptacji, współpracy oraz szybkiego i wydajnego dostarczania wartości.

Jak odpowiedzieć: krótko wyjaśnij, jak rozumiesz zwinne zarządzanie projektami i jakie ma znaczenie dla współpracy, elastyczności i zadowolenia klientów. Następnie podziel się wcześniejszymi doświadczeniami, w których udało Ci się zarządzać projektami, stosując praktyki Agile. Omów, w jaki sposób ułatwiałeś(-aś) planowanie sprintów, prowadziłeś(-aś) codzienne stand-upy i przeprowadzałeś(-aś) przeglądy, aby zapewnić ciągłe doskonalenie i zaangażowanie interesariuszy. Wymień wszelkie napotkane wyzwania, takie jak opór wobec zmian lub problemy z uzgodnieniem działań w zespole, i wyjaśnij, jak udało Ci się je pokonać.

Warto również wspomnieć o wszelkich certyfikatach lub szkoleniach, które zostały przez Ciebie ukończone w zakresie zarządzania projektami Agile. Świadczy to o Twoim zaangażowaniu w rozwój zawodowy i proaktywnym podejściu do zarządzania projektami.

Czego nie mówić: unikaj sprawiania wrażenia, że nie znasz metodologii Agile lub że wolisz ich nie używać, zwłaszcza jeśli organizacja, w której przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną, stosuje praktyki Agile.

19. Czy możesz krótko opowiedzieć nam o ostatnim projekcie, nad którym pracowałeś(-aś)?

To pytanie daje wgląd w Twoje ostatnie doświadczenia w zarządzaniu projektami, prezentując Twoje umiejętności planowania projektów, wyzwania, które udało Ci się pokonać, oraz zdolność do osiągania wyników.

Co kryje się za pytaniem: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce uzyskać obraz Twojego stylu zarządzania projektami, w tym tego, jak radzisz sobie z harmonogramami projektów, zależnościami i wskaźnikami, aby zapewnić sukces. Interesuje się Twoją zdolnością do przewodzenia, dostosowywania się i wykorzystywania zdobytego doświadczenia w przyszłych projektach.

Jak odpowiedzieć: zacznij od briefu projektu, w tym jego celów, zakresu i dynamiki zespołu. Podkreśl swoje konkretne obowiązki, takie jak planowanie, realizacja, zarządzanie interesariuszami oraz wszelkie konkretne metodologie lub narzędzia, których używasz (np. Agile, Waterfall, wykresy Gantta itp.). Omów kluczowe wyzwanie, przed którym stanąłeś, i sposób, w jaki je rozwiązałeś, demonstrując swoje umiejętności rozwiązywania problemów i odporność.

Zakończ opisem wyniku projektu, podkreślając wszelkie sukcesy lub osiągnięcia, i zastanów się nad cenną lekcją, którą udało Ci się wyciągnąć, lub nad tym, jak to doświadczenie przygotowało Cię do przyszłych projektów. Takie podejście pokazuje Twoje kompetencje, przywództwo oraz zdolność do refleksji i rozwoju na podstawie własnych doświadczeń.

Czego nie mówić: unikaj udzielania niejasnych lub zbyt ogólnych odpowiedzi, które nie dostarczają statystyk na temat Twoich możliwości ani szczegółów projektu. Nie obwiniaj też innych za trudności napotkane podczas projektu.

20. Jakie masz doświadczenie w zarządzaniu interesariuszami i jak równoważysz sprzeczne priorytety i wymagania?

Kierownik projektu, który odnosi sukcesy, musi być w stanie komunikować się z interesariuszami, równoważąc sprzeczne priorytety. To pytanie na rozmowie kwalifikacyjnej na stanowisko kierownika projektu mierzy Twoją pojemność do rozwiązywania konfliktów i skutecznego ustalania priorytetów.

Co oznacza to pytanie: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce uzyskać statystyki dotyczące Twojej zdolności do współpracy z różnymi interesariuszami, z których każdy ma własne interesy i oczekiwania, oraz tego, jak radzisz sobie ze złożonością konkurujących ze sobą wymagań i priorytetów, które są rzeczywistością w większości projektów. Chce się dowiedzieć, czy potrafisz utrzymać perspektywę strategiczną, jednocześnie zapewniając satysfakcję interesariuszy i zgodność projektu z celami biznesowymi.

Jak odpowiedzieć: Zacznij od podsumowania swojego podejścia do zarządzania interesariuszami, kładąc nacisk na dobrą komunikację, przejrzystość i budowanie relacji. Podaj konkretne przykłady tego, w jaki sposób identyfikowałeś(-aś) i angażowałeś(-aś) interesariuszy w poprzednich projektach. Następnie przejdź do omawiania swoich metod ustalania priorytetów, takich jak korzystanie ze struktury decyzyjnej, wykorzystywanie narzędzi do zarządzania projektami lub stosowanie umiejętności negocjacyjnych i rozwiązywania konfliktów.

Wyróżnij wcześniejsze doświadczenie, w którym udało Ci się zrównoważyć sprzeczne priorytety, podając szczegóły dotyczące wyniku i tego, czego się nauczyłeś(-aś) z tego doświadczenia. Ważne jest, aby pokazać, że Twoje podejście jest systematyczne, elastyczne i dostosowane do unikalnych potrzeb każdego projektu. 

Czego nie mówić: unikaj sugerowania, że priorytetyzujesz zadania wyłącznie na podstawie intuicji lub bez jasnej, spójnej metodologii.

Wskazówki, jak odpowiedzieć na pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko kierownika projektu

Wiedza o tym, co powiedzieć, jest ważna, ale rozmowa kwalifikacyjna to znacznie więcej niż tylko wypowiadanie właściwych rzeczy. Chcesz wywrzeć dobre wrażenie i sprawić, aby Twoja osobowość wyróżniała się na tle innych kandydatów (zwłaszcza podczas rozmowy osobistej lub przez Zoom). Oto nasze ulubione wskazówki, które pomogą Ci zrobić świetne wrażenie na menedżerach ds. rekrutacji i rekruterach.

Zapoznaj się z terminologią zarządzania projektami. Zapoznaj się z powszechnymi terminami z dziedziny zarządzania projektami. Dzięki temu, gdy pojawią się podczas rozmowy kwalifikacyjnej, nie będziesz musiał najpierw pytać, co oznaczają, potencjalnie ryzykując utratę szansy na zdobycie pracy.

Ćwicz przejrzystość i pewność siebie. Poza ćwiczeniem odpowiedzi na typowe pytania zadawane podczas rozmowy kwalifikacyjnej, pracuj nad tym, aby udzielać odpowiedzi z pewnością siebie i przejrzystością. Obejmuje to ćwiczenie mowy ciała, aby upewnić się, że wyraża pewność siebie.

W razie potrzeby poproś o wyjaśnienie. Jeśli pytanie jest niejasne lub nie masz pewności, o co chodzi, poproś o wyjaśnienie. Lepiej uzyskać więcej informacji, niż udzielić nieprawidłowej odpowiedzi z powodu nieporozumienia. To również pokazuje Twoje umiejętności komunikacyjne i dbałość o szczegóły.

Przygotuj się, korzystając z przykładów z życia codziennego. Przygotuj przykłady z przeszłości, które pokazują Twoje umiejętności i osiągnięcia w zarządzaniu projektami. Dostosuj te historie do opisu stanowiska i wymaganych umiejętności, pokazując, jak Twoje doświadczenie sprawia, że idealnie pasujesz na to stanowisko.

Zdobądź stanowisko kierownika projektu!

Teraz, gdy już wiesz, co powiedzieć (i czego nie mówić) podczas rozmowy kwalifikacyjnej, jesteśmy pewni, że uda Ci się ją zaliczyć. 

A jeśli dostaniesz pracę, upewnij się, że korzystasz z narzędzi, które ułatwiają życie, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami Asana, które zostało zaprojektowane tak, aby zminimalizować przełączanie się między aplikacjami. Dzięki temu Ty i Twój nowy zespół będziecie mogli przechowywać wszystko, od wiadomości po osie czasu, w jednym miejscu i skupić się na tym, co naprawdę ważne.