39 terminów z zakresu zarządzania projektami, które warto znać

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz przygodę z zarządzaniem projektami, czy chcesz przypomnieć sobie kluczowe terminy, przygotowaliśmy listę najczęściej spotykanych pojęć, które możesz napotkać podczas zarządzania projektem.

Gdy zapoznasz się z tymi terminami, przekonasz się, że posługiwanie się wspólnym językiem z członkami zespołu może ułatwić realizację projektu. Twój zespół będzie lepiej zorganizowany, będzie miał lepsze poczucie tego, co należy zrobić, i będzie miał jaśniejszy plan działania, jak osiągnąć swoje cele.

Podstawowe terminy z zakresu zarządzania projektami

Zarządzanie projektami może obejmować szeroki zakres tematów, ale oto kilka terminów, które są wspólne dla zarządzania projektami niezależnie od branży: 

1. Oprogramowanie do zarządzania projektami 

Oprogramowanie do zarządzania projektami to konkretny rodzaj oprogramowania, którego używasz do zarządzania projektem. Niektórzy kierownicy projektów używają do zarządzania projektami specjalnego oprogramowania, takiego jak Asana, podczas gdy inni używają bardziej ogólnego oprogramowania do planowania, takiego jak Excel. Chociaż korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami nie jest wymagane, może ono pomóc w zwiększeniu wydajności zespołu, oszczędzając czas, organizując zasoby i śledząc kamienie milowe w miarę postępu projektu.

2. Kierownik projektu

Kierownik projektu to osoba, która dba o to, aby projekt przebiegał sprawnie od początku do końca. Projekt może mieć dedykowanego kierownika projektu, chociaż w niektórych przypadkach osoba pełniąca rolę kierownika projektu może mieć zupełnie inne stanowisko. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za każdy etap projektu – od pomysłu do realizacji – a także za kluczowe przepływy pracy w całym procesie.

3. Interesariusze

Interesariusze projektu to osoby, na które projekt ma bezpośredni wpływ. Może to być zespół bezpośrednio pracujący nad projektem, zespoły trzeciego stopnia, które muszą nauczyć się nowego procesu, lub dyrektor generalny firmy, który musi zapewnić, że business działa bez zakłóceń.

4. Produkty końcowe projektu

Produkty końcowe projektu to produkty, które chcesz otrzymać na koniec projektu. Mogą to być różne zasoby, zarówno wewnętrzne, skierowane do członków zespołu, jak i zewnętrzne, skierowane do klientów. Niektóre przykłady produktów końcowych obejmują zupełnie nowy produkt, prezentację sprzedażową, wzrost ruchu lub aktualizację funkcji. 

5. Oś czasu projektu 

Oś czasu projektu to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zwizualizować, jak poszczególne elementy planu łączą się w całość. Oś czasu projektu może pomóc w określeniu konkretnych zależności podczas procesu planowania projektu.

6. Zależności

Zależności to zadania, które są uzależnione od ukończenia innych. Dobrym przykładem jest tu analiza prawna. Niektóre zadania, takie jak prezentacja sprzedażowa, nie mogą być kontynuowane, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez zespół prawny. Oznacza to, że zadanie „Prezentacja sprzedażowa” jest zależne od zatwierdzenia przez zespół prawny. 

7. Wykres Gantta

Wykres Gantta to narzędzie do wizualnego zarządzania projektami, które przedstawia projekt w formie osi czasu. To łatwy sposób na śledzenie cyklu życia projektu i szacowanie dat zakończenia niektórych działań w ramach projektu.

Wykresy Gantta umożliwiają kierownikom projektów łatwe sprawdzenie, jakie zadania należy wykonać, kto je wykonuje i na kiedy. Zadania są reprezentowane przez poziomy pasek, który pokazuje, jak długo powinna trwać dana inicjatywa.

8. Zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami to proces planowania zasobów, które muszą zostać wykorzystane w danym projekcie. Różni się ono od alokacji zasobów, ponieważ aktywnie planujesz, gdzie i kiedy wykorzystać zasoby przewidziane w budżecie projektu.

Terminy dotyczące planowania zarządzania projektami

Podczas procesu planowania projektu natkniesz się na różne terminy. Oto najważniejsze z nich:

9. Budżet projektu

Budżet projektu to określona ilość zasobów, które możesz wykorzystać w danym projekcie. Budżet projektu można ustalić w godzinach, jak w przypadku agencji, lub w kwocie pieniężnej. 

10. Plan projektu

Plan projektu (lub plan zarządzania projektem) to szczegółowa mapa wszystkich elementów, które Twój zespół musi osiągnąć, aby zrealizować cele projektu. Plany projektów są ważne, ponieważ stanowią podstawę całego projektu. Plan zarządzania projektem zawiera wskazówki dla każdej osoby pracującej w zespole, aby pomóc w zachowaniu odpowiedzialności. Plan projektu jest głównym źródłem informacji dla każdego zaangażowanego członka zespołu. W razie jakichkolwiek pytań, plan projektu jest głównym źródłem informacji.

11. Cele projektu 

Cel projektu to wszystko, co chcesz osiągnąć w momencie jego zakończenia. Jest to główny powód, dla którego projekt jest realizowany. Celem projektu może być konkretny, gotowy zasób, taki jak nowy produkt, lub konkretny cel, który chcesz osiągnąć, na przykład zwiększenie liczby obserwujących w mediach społecznościowych o 300%. 

12. Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI)

Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI) to wskaźniki, które pokazują, jak Twój zespół postępuje w kierunku określonego celu lub celów projektu. 

KPI to łatwy sposób na śledzenie wydajności projektu. Na przykład, jeśli celem zespołu ds. marketingu e-mailowego jest zwiększenie wskaźnika otwarć wiadomości e-mail, Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI), które będzie śledzić, to średni procent otwarć wszystkich wiadomości marketingowych wysłanych w danym kwartale. 

13. Zakres projektu 

Zakres projektu jasno określa cele, terminy i produkty końcowe, które projekt ma zostać ukończone w określonym czasie. Ustalenie zakresu projektu z wyprzedzeniem może pomóc członkom zespołu w indywidualnym zarządzaniu czasem, a interesariusze będą wiedzieć, kiedy spodziewać się zmian w miarę postępu projektu. 

14. Pełzanie zakresu

Pełzanie zakresu ma miejsce wtedy, gdy zadania i produkty końcowe projektu wykraczają poza jego zakres określony przez kierownika projektu. Chociaż pełzanie zakresu nie jest samo w sobie złe, może drastycznie zmienić czas potrzebny na ukończenie projektu, jeśli nie jest dokładnie monitorowane i zarządzane. 

15. Uzasadnienie biznesowe

Uzasadnienie biznesowe to rodzaj dokumentu, który podkreśla korzyści, jakie uzyska firma w przypadku realizacji określonej inicjatywy biznesowej. Możesz na przykład stworzyć uzasadnienie biznesowe dla zwiększenia liczby pracowników w zespole lub dla wyboru nowego oprogramowania do zarządzania pracą.

16. Karta projektu 

Karta projektu to dokument, który podkreśla kluczowe cele, zakres i główne obowiązki w ramach projektu. Dzięki niej kluczowi interesariusze mogą uzyskać ogólny przegląd pracy, która zostanie wykonana przed zatwierdzeniem projektu. Karty projektów są często wykorzystywane do przekonywania kluczowych interesariuszy do zatwierdzenia projektu.

17. Spotkanie inaugurujące projekt

Spotkanie inaugurujące projekt to okazja, aby spotkać się ze wszystkimi interesariuszami konkretnego projektu i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco z planem projektu. Umożliwia ono członkom zespołu zadawanie pytań i zapewnia, że każdy, kto jest zaangażowany w projekt, ma możliwość wyrażenia swojej opinii. 

18. Alokacja zasobów

Alokacja zasobów to proces określania dokładnej ilości zasobów, które można wykorzystać w danym projekcie. Zasobami mogą być:

• Czas

• Budżet

• członkowie zespołu,

• Sprzęt

• Oprogramowanie

19. Plan awaryjny

Plan awaryjny to plan, który zostaje wdrożony, gdy pierwotny plan nie działa zgodnie z oczekiwaniami. Plan awaryjny to wstępnie ustalony plan B w zarządzaniu projektami. Plany awaryjne są często wykorzystywane w przypadku większych, bardziej złożonych projektów i inicjatyw, aby zapewnić, że wszystko pójdzie gładko, nawet jeśli w procesie realizacji wystąpią drobne problemy. 

Terminy dotyczące metodologii zarządzania projektami

Proces zarządzania projektami może się różnić w zależności od branży, w której działasz, lub wielkości zespołu. Każdy projekt jest inny, dlatego istnieją różne rodzaje procesów zarządzania projektami. Najczęściej spotykane metodyki zarządzania projektami to:

20. Metodologia Agile

Metodologia Agile to iteracyjna forma zarządzania projektami. Zespoły programistyczne często stosują Agile, ponieważ potrzeby ich projektów mogą się bardzo szybko zmieniać. Zamiast wykonywać jedną dużą część pracy, Agile skupia się na mniejszych etapach, dzięki czemu w razie potrzeby można szybko przejść na inną strategię. Dzięki temu zmiany wprowadzane w produkcie są ukierunkowane na to, co jest najlepsze dla użytkownika końcowego.

21. Model kaskadowy

Zarządzanie projektem w modelu kaskadowym to liniowa forma zarządzania projektem, w której każdy etap projektu jest zależny od poprzedniego. Model kaskadowy często wymaga dużego nakładu pracy związanej z planowaniem przed rozpoczęciem realizacji, aby zapewnić uwzględnienie wszystkich zależności. Model kaskadowy często przedstawiany jest w formie wykresu Gantta.

22. Kanban 

Kanban to forma wizualnego zarządzania projektami, często reprezentowana przez tablice Kanban. Na tablicy Kanban praca jest wizualizowana w postaci tablicy projektu, zorganizowanej według kolumn, przy czym każde zadanie jest „kartą” w odpowiedniej kolumnie. Kolumny często reprezentują etap pracy, a karty są „wyciągane” z backlogu w miarę przechodzenia przez kolejne etapy procesu. 

23. Scrum

Scrum to podzbiór metodologii Agile, w którym zespoły analizują wcześniejsze doświadczenia, aby wpłynąć na kolejne etapy projektu. W zespole Scrumowym jest jedna osoba, znana jako Scrum Master, która pomaga zespołom przejść przez każdy z etapów Scruma. 

W metodologii Scrum wyróżnia się cztery typowe etapy:

• Planowanie

• Realizacja

• Przegląd

• Retrospekcja

24. Proces iteracyjny

Proces iteracyjny w zarządzaniu projektami to proces, który zmienia się w miarę postępu projektu. Procesy iteracyjne, często organizowane według określonych okresów lub sprintów, obejmują okresy refleksji, aby spojrzeć wstecz na to, co zostało zrobione i zobaczyć, co można zmienić w następnej iteracji.

25. Zarządzanie portfolio projektów (PPM)

Zarządzanie portfolio projektów (PPM) to proces tworzenia scentralizowanego portfolio wielu różnych projektów. Pozwala to uzyskać więcej statystyk dotyczących kilku różnych projektów, dzięki czemu można zobaczyć, w jaki sposób codzienna praca zespołu łączy się z celami biznesowymi.

26. Zarządzanie wartością uzyskaną

Zarządzanie wartością uzyskaną to sposób, w jaki kierownicy projektów śledzą pracę ukończone w odniesieniu do planu projektu. Możesz obliczyć wartość uzyskaną, mnożąc procent ukończonego projektu przez całkowity koszt budżetu projektu. Ten proces może pomóc Ci śledzić budżet i harmonogram projektu.

27. Projekty w kontrolowanych środowiskach (PRINCE2)

PRINCE2 to oparta na procesach metodologia zarządzania projektami, która koncentruje się na strukturze zespołu zarządzającego projektem i uzasadnieniu biznesowym projektu. 

Proces PRINCE2 składa się z siedmiu głównych etapów:

1. Rozpoczęcie projektu

2. Rozpoczęcie projektu

3. Kierowanie projektem

4. Kontrola etapów

5. Zarządzanie dostarczaniem produktów

6. Zarządzanie granicami etapów

7. Zamknięcie projektu

Powszechne akronimy z zakresu zarządzania projektami

Zanurzając się w zarządzaniu projektami, napotkasz szereg akronimów, w tym: 

28. Specjalista ds. zarządzania projektami (PMP)

Specjalista ds. zarządzania projektami (PMP) to każdy, kto pracuje w zawodzie zarządzania projektami. Nie musisz mieć tytułu kierownika projektu, aby być uznanym za specjalistę ds. zarządzania projektami.

29. Project Management Institute (PMI)

Project Management Institute to organizacja zawodowa zajmująca się wyłącznie zarządzaniem projektami. Oferuje certyfikaty i kursy dla osób zainteresowanych karierą w zarządzaniu projektami. 

30. Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK®)

Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami to zbiór standardowej terminologii i wytycznych opracowanych przez Project Management Institute. Przewodnik PMBOK® obejmuje metody zarządzania projektami, takie jak Metoda ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method – CPM) i struktura podziału pracy (ang. Work Breakdown Structure – WBS). 

31. Certyfikowany współpracownik w zarządzaniu projektami (CAPM)

Tytuł CAPM to certyfikat, który można uzyskać w Project Management Institute. Jest to certyfikat na poziomie podstawowym przeznaczony dla osób z mniejszym doświadczeniem zawodowym.

32. Określenie zakresu pracy (SOW)

Określenie zakresu pracy to oficjalny dokument, który opisuje konkretne wymagania projektu. Jasno określa działania, produkty końcowe i harmonogram projektu. Często jest używany, gdy agencja lub wykonawca wykonuje pracę dla klienta, aby upewnić się, że wszyscy mają te same informacje na temat tego, co należy zrobić.

33. Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)

Zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management, BPM) polega na wykorzystywaniu różnych metod w celu ulepszania, optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Termin ten obejmuje szeroki zakres różnych strategii, ale jest najczęściej używany w odniesieniu do usprawniania lub automatyzacji przepływów pracy. 

34. Metoda ścieżki krytycznej (CPM)

Metoda ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method, CPM) to narzędzie do modelowania zarządzania projektami. Kierownik projektu wymienia wszystkie zadania, które należy wykonać, szacowany czas i zależności każdego z tych zadań. Następnie mierzy się projekt od początku do końca, aby zobaczyć cały proces na jednej dużej osi czasu. 

35. Probabilistyczna metoda planowania i kontroli projektu (PERT)

Technika PERT służy do identyfikacji i obliczania czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania lub działania. Wykres PERT to schemat blokowy przedstawiający kroki, które należy ukończone w odpowiedniej kolejności, w połączeniu z wymaganiami czasowymi. Jeśli wykres PERT nie jest dostępny, używany jest wykres Gantta. 

36. Struktura podziału pracy (WBS)

Struktura podziału pracy (WBS) to skrócony plan projektu uporządkowany w wizualnej hierarchii. Oznacza to, że zawiera kluczowe elementy planu projektu, takie jak cele, produkty końcowe, osie czasu i kluczowi interesariusze. Kierownicy projektów wykorzystują struktury podziału pracy do wizualizacji projektów i produktów końcowych związanych z zależnościami. 

37. Analiza SWOT

Analiza SWOT to narzędzie do podejmowania decyzji, które może pomóc w identyfikacji kluczowych aspektów projektu. SWOT to skrót pochodzący od angielskich słów:

• Mocne strony

• Weaknesses (Słabe strony)

• Szanse

• Zagrożenia

38. RACI

Macierz RACI to narzędzie służące do określania ról w zespołach projektowych oraz odpowiedzialności za każde każde zadanie, kamień milowy lub produkt końcowy projektu. Macierz RACI jest również powszechnie znana jako macierz odpowiedzialności. RACI oznacza:

• Responsible (Osoba odpowiedzialna)

• Accountable (Osoba nadzorująca)

• Consulted (Kontrybutor)

• Informed (Osoba informowana)

39. Cele SMART

SMART to skrót, który pomaga wyznaczać jasne i osiągalne cele. SMART oznacza:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Mierzalny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określony w czasie (Time-bound)

Rozwiń swoje umiejętności zarządzania projektami

Chcesz odświeżyć swoje umiejętności zarządzania projektami? Od śledzenia projektów po zarządzanie ryzykiem – dowiedz się więcej na temat zarządzania projektami z biblioteki zasobów na temat zarządzania projektami Asany.