Przewodnik po zarządzaniu integracją projektu (7-etapowy proces)

Wszystkie projekty różnią się produktami końcowymi, budżetem i osiami czasu. Wiele firm stosuje standardowo zarządzanie integracją projektu, aby zapewnić spełnienie wymagań i realizację celów przez wszystkie projekty.

Zarządzanie integracją projektu obejmuje koordynację wszystkich elementów projektu, od przydzielania zadań i zarządzania zasobami po komunikację z interesariuszami. Przyjęcie holistycznego podejścia do zarządzania projektami i łączącymi je zależnościami umożliwia realizowanie projektów z zachowaniem szerszej perspektywy.

Przeczytaj dalszą część artykułu, aby pomyślnie zarządzać zintegrowanym projektem i uzyskać szczegółowe informacje wraz z kluczowymi etapami oraz potrzebnymi umiejętnościami. 

Czym jest zarządzanie integracją projektu?

Zarządzanie integracją projektu obejmuje koordynację wszystkich elementów projektu, w tym zadań, zasobów, interesariuszy i produktów końcowych. Celem zarządzania integracją projektu jest zapewnienie płynnej realizacji procesów i osiągnięcie uprzednio zdefiniowanych celów.

Zarządzanie integracją projektu jest potrzebne, gdy występują interakcje między różnymi procesami i zespołami. Gdy projekty mają konkurencyjne cele lub konflikty harmonogramu, zarządzanie integracją projektu ułatwia osiągnięcie kompromisów w obszarach kosztów lub harmonogramu, aby umożliwić zespołowi realizację projektu i spełnienie oczekiwań interesariuszy.

Przykład zarządzania integracją projektu: przyjmijmy, że do przygotowania raportu dla interesariuszy zespół ds. marketingu potrzebuje danych od zespołu ds. sprzedaży. Zarządzanie integracją projektu zapewni prawidłowe przekazanie danych między zespołem ds. sprzedaży a zespołem ds. marketingu oraz dostosowanie tych informacji do odpowiednich wymagań.  

Zarządzanie integracją projektu obejmuje także nadzorowanie pięciu etapów zarządzania projektami występującymi w cyklu życia projektu.

W skład tych pięciu etapów wchodzi:

1. Inicjacja projektu: celem tego etapu jest nakreślenie wizji i celów projektu oraz uzyskanie ich akceptacji przez interesariuszy. Etap ten obejmuje utworzenie karty projektu oferującej przegląd projektu, czytelnego harmonogramu oraz rejestru interesariuszy określającego zaangażowanych w projekt interesariuszy.

2. Planowanie projektu: proces planowania to moment przygotowania projektu, infrastruktury potrzebnej do osiągnięcia jego celów na czas, budżetu i określenia ograniczeń zasobów. Na tym etapie przygotujesz szczegółową dokumentację projektu, która ułatwi zespołowi zrozumienie wizji projektu i elementów potrzebnych do jego realizacji. 

3. Realizacja projektu: jest to moment wprowadzenia planu projektu w życie i rozpoczęcia pracy nad projektem. Większość budżetu zostanie spożytkowana na tym etapie w celu wytworzenia produktów końcowych projektu. Obejmuje on także działania, takie jak komunikacja z interesariuszami i ich zaangażowanie, kontrola jakości oraz rozwój zespołu. 

4. Wydajność projektu: etap ten obejmuje nadzorowanie postępów projektu oraz porównywanie ich z początkowym planem. Oznacza to także reagowanie na pojawiające się blokady i opóźnienia. 

5. Zamknięcie projektu: jest to moment oficjalnego zamknięcia projektu po uzyskaniu aprobaty klienta lub interesariusza. Na tym etapie należy udokumentować informacje projektu i zdobytą wiedzę do użytku w przyszłości. 

Według Przewodnika PMBOK® (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge; Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami) instytutu PMI jednym z kluczowych obszarów wiedzy jest ćwiczenie tej praktyki umożliwiające kierownikom projektu ulepszanie ich procesów.

7 etapów zarządzania integracją projektu

Zarządzanie integracją projektu oferuje holistyczne podejście do planowania i prowadzenia projektu. W praktyce obejmuje siedem procesów efektywnego koordynowania działaniami w projekcie. Przyjrzymy się im bardziej szczegółowo. 

1. Utwórz kartę projektu

Projekty zazwyczaj zaczynają się od utworzenia karty projektu, krótkiego dokumentu oferującego przegląd projektu oraz określającego kierownika projektu i jego kluczowych interesariuszy.

Karta projektu zawiera poniższe informacje:

• Zakres

• Cele i produkty końcowe

• Członkowie zespołu projektowego 

• Ryzyka projektu 

• Korzyści lub zwrot z inwestycji

• Budżet 

• Uzasadnienie biznesowe

Karta projektu jest fundamentem, na którym można zbudować plan projektu. Ułatwia także uzyskanie akceptacji interesariuszy, co umożliwia szybsze i bardziej niezależne działanie w zakresie projektu. 

2. Opracuj plan zarządzania projektem

Następny krok obejmuje opracowanie bardziej szczegółowego planu projektu, który opisuje zakres projektu i jego produkty końcowe, oś czasu, kamienie milowe oraz wskaźniki oceny sukcesu. 

Plan projektu jest używany do kierowania realizacją projektu dla spełnienia ogólnych wymagań i celów. 

Poniżej znajdują się kroki do utworzenia metodologii zarządzania projektem:

1. Spotkaj się z interesariuszami, aby wyznaczyć wymagania, produkty końcowe i cele projektu.

2. Określ zakres projektu.

3. Utwórz strukturę podziału pracy, aby przydzielić zadania i zasoby.

4. Utwórz harmonogram projektu.

5. Przeprowadź ocenę ryzyka i opracuj plany awaryjne.

6. Opracuj podstawową skalę oceny wydajności służącą do oceny wydajności projektu.

7. Opracuj dodatkowe plany w wybranych obszarach: zarządzanie zakresem, zarządzanie kosztami, zarządzanie zasobami, zarządzanie zmianą, zarządzanie interesariuszami i zarządzanie ryzykiem.

Aby ułatwić sobie ten proces, możesz zacząć tworzenie planu od skorzystania z szablonu planowania projektu. 

3. Kieruj i zarządzaj pracą nad projektem

Następnym etapem jest realizacja projektu, podczas której kierownik projektu zarządza codzienną pracą do wykonania, jak:

• Kierowanie zespołem projektowym

• Prowadzenie spotkań z interesariuszami

• Śledzenie postępu projektu

Celem tego etapu jest zapewnienie wydajnej realizacji zadań na podstawie planu i opisu zakresu projektu. 

4. Zarządzaj wiedzą w projekcie

Zarządzanie wiedzą w projekcie odnosi się do procesu wykorzystania dostępnych informacji lub zdobycia dodatkowej wiedzy dla osiągnięcia celów projektu. Celem tego etapu jest zapewnienie członkom zespołu wszystkich informacji potrzebnych do wytworzenia wymaganych produktów końcowych.

Cała wiedza i doświadczenie zdobyte na tym etapie rozszerzają ogólną wiedzę firmy, która będzie przydatna w przyszłych, strategicznych przedsięwzięciach.  

5. Monitoruj i kontroluj pracę nad projektem

Ponieważ procesy zarządzania integracją projektu są połączone, powinny być dokładnie przestrzegane, aby uniknąć odstępstw od planu zarządzania projektem. 

Celem tego etapu jest upewnienie się, że projekt znajduje się na właściwym torze, więc należy identyfikować i korygować odstępstwa od planu projektu. 

Można do tego podejść na trzy sposoby:

1. Działanie prewencyjne: to działanie podjęte, aby zmniejszyć negatywny wpływ zagrożeń projektu.

2. Działanie naprawcze: to działanie podjęte w celu dostosowania przyszłej wydajności projektu do założeń planu projektu.

3. Naprawa wady: to działanie mające na celu naprawienie lub zastąpienie udokumentowanej wady projektu.

Typową techniką pomiaru wydajności jest przeprowadzenie analizy wypracowanej wartości, której celem jest oszacowanie bieżącego stanu budżetu i harmonogramu projektu. W przypadku wprowadzenia i zatwierdzenia koniecznych zmian w projekcie należy także uaktualnić dokumentację projektu, taką jak raport wydajności pracy.

Monitorowanie projektu umożliwia utrzymanie go na drodze do realizacji celów. 

6. Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian

Nieprawidłowe wdrożone zmiany w projektach potrafią być stresujące, ale nie musi tak być, za sprawą procesu kontroli zmian. 

Dlatego wnioski o zmianę należy ocenić pod kątem nieprzekraczania zakresu lub prowadzenia do pełzania zakresu, które oznacza zwiększenie wymagań w cyklu życia projektu. Niektóre firmy mają nawet wyznaczone rady kontroli zmian, które oceniają wnioski o zmianę, na przykład pod kątem budżetu, osi czasu i zasobów. 

Przykładem zmiany w projekcie jest klient proszący o dodatkowe materiały. W takim momencie należy oszacować wpływ prośby na projekt. 

Użyj dziennika kontroli zmian do dokumentowania wszystkich wniosków o zmiany wraz z informacjami o przyjętych wnioskach, związanych z nimi kosztami i zasobami oraz ich wpływie na oś czasu projektu. Płynna integracja wniosków o zmiany w bieżących działaniach projektu jest niezbędna dla sukcesu całego projektu. 

7. Zamknij projekt

Po wykonaniu całej pracy w projekcie oraz dostarczeniu i zatwierdzeniu produktów końcowych przez klienta nadchodzi pora zamknięcia projektu. 

Zamknięcie projektu obejmuje procesy, takie jak:

• Prowadzenie końcowego spotkania z interesariuszami 

• Przeprowadzenie oficjalnej oceny projektu

• Zakończenie umowy

• Zorganizowanie i zarchiwizowanie materiałów projektu do użytku w przyszłości

Zamknięcie projektu stanowi punkt odniesienia dla przyszłych przedsięwzięć i zapewnia informacje na temat metod ulepszenia systemu zarządzania integracją projektu. 

Jak wdrożyć zarządzanie integracją projektu

Do zarządzania integracją projektu potrzebne jest połączenie umiejętności technicznych i przywódczych. Oto kilka wskazówek ułatwiających rozpoczęcie zarządzania integracją projektu. 

Wyznaczenie kierownika projektu nadzorującego zintegrowane zarządzanie projektem

Projekty mają wiele zmiennych części wymagających nadzoru, a kierownik projektu odgrywa ważną rolę w rozwiązywaniu konfliktów. Kierownik projektu nadzoruje:

• Harmonogram projektu

• Koszty

• Produkty końcowe projektu

• Zagrożenia 

• Cele projektu

• Zasoby

Kierownicy projektu muszą dogłębnie rozumieć, jak poszczególne czynniki wpływają na siebie i na cały projekt. Zintegrowane zarządzanie projektem obejmuje zwłaszcza procesy, etapy i wyniki, które monitoruje kierownik projektu.

Jeśli na przykład w projekcie wystąpi zmiana zakresu, może doprowadzić to do braku zasobów, przekroczenia budżetu i opóźnień. Zarządzanie integracją projektu umożliwia reorganizację zespołów i redystrybucję zasobów zgodnie z wymaganiami, aby zmniejszyć wpływ na projekt i działalność.

Zarządzanie integracją projektu może być zwłaszcza pomocne w zarządzaniu zespołami międzyfunkcyjnymi i organizowaniu zależności między ich projektami. 

Staranne mierzenie czasu

Wdrożenie oprogramowania do mierzenia czasu, o ile nie jest jeszcze używane, może być korzystne nie tylko dla celów rozliczeniowych, ale również podczas tworzenia harmonogramów przyszłych projektów. O ile kalendarze zespołu zapewniają ogólny przegląd przydziału czasu, mierzenie liczby godzin spędzonych na zadaniach oferuje dokładniejsze wskaźniki. 

Dysponowanie tymi danymi będzie przydatne podczas tworzenia harmonogramów przyszłych projektów, ponieważ umożliwi dokładniejsze zaplanowanie czasu wykonania określonych zadań.  

Utworzenie zrównoważonych zespołów projektowych

Dobrze dobrany zespół projektowy może znacznie zwiększyć wydajność projektu. Twoim zadaniem jest utworzenie zrównoważonego zespołu projektowego i przypisanie zadań pasujących do umiejętności i doświadczenia członków zespołu. Sprawdź, czy wszyscy członkowie mają potrzebne zasoby i koordynuj komunikację między zespołami.   

Oszczędź czas, korzystając z szablonów projektów

Tworzenie planów projektów i materiałów może być czasochłonne, zwłaszcza biorąc pod uwagę ile potrzeba ich w pojedynczym projekcie. Zamiast tworzyć je od podstaw, skorzystaj z gotowych lub utworzonych na podstawie zeszłych projektów szablonów projektów. 

Na przykład szablony planu projektu i szablony agendy spotkania mają różne przeznaczenie. Szablony zapewniają podstawę, którą możesz dostosować do swoich potrzeb.  

Współpracuj z zespołem za pomocą narzędzia do komunikacji

Każdy dział ma swój własny styl komunikacji i narzędzia, a projekty często wymagają współpracy między różnymi działami. 

Aby uniknąć braku lub błędów komunikacji między zespołami, skorzystaj z planu komunikacji, aby wyznaczyć kanały, których zespoły będą używać do dzielenia się wiedzą, zasobami i aktualizacjami statusu projektu. Dzięki temu zespoły będą mogły komunikować się bezpośrednio i zwolni Cię to z roli pośrednika. 

Na przykład narzędzia do komunikacji zespołowej umożliwiają utworzenie centralnego punktu dla projektów oraz komunikację w czasie rzeczywistym i dzielenie się informacjami zwrotnymi. Narzędzia do komunikacji zespołowej mogą także uzupełniać działanie używanych już narzędzi, ponieważ mogą oferować integrację z popularnymi narzędziami do pracy zdalnej, takimi jak Dysk Google czy Slack. 

Waga zarządzania integracją projektu

Projekty są często dynamiczne i złożone, obejmują wiele zespołów oraz procesów organizacyjnych. Dla zapewnienia, że wszystkie elementy pracują na rzecz wspólnego celu, potrzebne jest zarządzanie integracją projektu. Poniżej przedstawiamy niektóre korzyści jego stosowania.

Zapewnia koordynację i organizację w całym projekcie

Zarządzanie integracją projektu jest jak instrukcja obsługi, z której możesz skorzystać, aby kierować projekt w odpowiednim kierunku i upewnić się, że wszystkie procesy są realizowane synchronicznie. Gdy zmieniają się etapy projektu, metoda ta zapewnia przygotowanie wszystkich wyników i dokumentów dla płynnej realizacji następnego etapu.

Zapewnia, że wszyscy znają swoje obowiązki

Dzięki zarządzaniu integracją projektu wszyscy interesariusze i członkowie zespołu znają swoje role i obowiązki. Staranne monitorowanie projektu ułatwi udzielenie odpowiedzi na pytania członków zespołu lub interesariuszy po pojawieniu się niejasności lub problemów. 

Utrzymuje projekt na właściwym torze

Zarządzenie integracją projektu umożliwia utrzymanie budżetu i czasu realizacji projektów na właściwym torze. Zapewnia także zgodność projektu z planem zarządzania projektem dla uzyskania obiecanych wyników lub zwrotu. Zarządzanie integracją projektu ułatwia rozwiązywanie konfliktów i wprowadzanie zmian, zmniejszając jednocześnie ich wpływ na cały projekt. 

Zapewnia bezproblemową komunikację z interesariuszami

Zintegrowane zarządzanie projektem zapewnia, że interesariusze mają bieżące informacje na temat postępu projektu. Umożliwia utworzenie systemu komunikowania interesariuszom zmian w projekcie bez względu na to, czy zostały one zatwierdzone. Podkreśla także wagę końcowego spotkania po ukończeniu projektu dla jego zamknięcia. 

Sprawia, że decyzje są bardziej czytelne

Każdy etap zarządzania integracją projektu ma określone cele i wyniki. Wykonując kolejno wszystkie kroki, zdobędziesz głębszą wiedzę na temat najlepszego kierunku działania na każdym etapie projektu. Utworzenie szczegółowej dokumentacji projektu ułatwi także jasne wyjaśnienie logiki stojącej za planami.

Ogólnie zarządzanie integracją projektu oferuje korzyści wszystkim osobom zaangażowanym w projekt – zespołowi projektowemu, kierownikowi projektu i interesariuszom. 

Dostarczaj rezultaty z zarządzaniem integracją projektu

Zarządzanie integracją projektu skupia wszystkie procesy i zadania projektu. Dzięki Asanie, oprogramowaniu do zarządzania projektami, dysponujesz jednym źródłem informacji podczas planowania i organizowania projektów – od ich początku do samego końca.    

Aby zwiększyć współczynnik sukcesu, znajdź oprogramowanie do zarządzania projektami odpowiednie dla Twojego zespołu.