優先度マトリクスのテンプレート

どのようにタスクに取り掛かるべきかを見極めることは、容易なことではありません。どこから始めればいいのか？最優先すべきタスクにまず取り掛かるには、どうすればいいのか？タスクが複数ある場合は、こういった疑問が出てくることでしょう。どこから・何からはじめればいいのかしっかりわかっていないと、貴重な時間を無駄に浪費してしまうかもしれません。 

このような状況で正しい意思決定を行うために役に立つのが、優先度マトリクスのテンプレートです。Asana の優先度マトリクステンプレートを活用すれば、工数とインパクトを基にタスクを簡単に整理し、適切に優先順位を付けた行動計画を立てることができます。

優先度マトリクスとは？

優先度マトリクス (優先度マトリックス、優先順位マトリクス) とは、インパクトと工数によってタスクを分類し、整理するのに使うタスク管理ツールです。このマトリクスを使用すれば、各タスクのインパクトと工数が把握できるので、何をまず優先的にこなすべきなのかを見極めることができます。

優先度マトリクスは、タスクの数に応じてシンプルなものからより複雑なものまで、さまざまな形を成します。基本的な優先度マトリクスは、次のようなカテゴリーに作業を分類します。

• インパクトが高く、工数が少ない:「今やる」

• インパクトが高く、工数が多い:「次にやる」

• インパクトが低く、工数が少ない:「後でやる」

• インパクトが低く、工数が多い:「やらない」 

優先度マトリクスを用いることで、各タスクをマッピングし、どのタスクをどのタイミングで行うかを決定することができます。そうすれば、タスクの優先順位を明確にし、効率的に仕事に取り組めるようになります。

優先度マトリクスのテンプレートとは？

優先度マトリクスのテンプレートは、素早く優先順位付けされたタスクリストを作るのに役立つ、再利用可能なリソースです。複製可能なので、毎回ゼロからリストを作る手間が省け、時間の節約につながります。一日のはじめや一週間のはじめ、もしくは月のはじめにタスクリストを作成するなら、優先度マトリクステンプレートを複製してタスクを追加し、優先順位を付けるだけですぐに仕事に取り掛かれます。

デジタル版の優先度マトリクステンプレートを使用するメリットは？

優先度マトリクステンプレートは、インパクト・工数に基づいて仕事を分類するときに役立つツールですが、デジタルのものにはさまざまなメリットがあります。カスタムタグによる色分け機能や、好きな表示ビューを選択できる機能などと組み合わせた優先度マトリクステンプレートは、業務の効率化に効果的です。

たとえば、デジタルの優先度マトリクステンプレートを使用することで、以下のようなことがらが可能となります。

• チーム・組織にとって最もインパクトの大きいタスクを特定する

• マトリクスにタスクを落とし込むのが簡単で、もし優先順位が変わったときも、ドラッグアンドドロップですぐにセクションを移動できる 

• リソースを正しく割り当て、ビジネス上最も利益をもたらす仕事に焦点を当てることができる 

• テンプレートを活用することで、毎日・毎週ゼロから作り直す手間が省ける 

• プロジェクト利害関係者とマトリクスを共有し、仕事の優先順位付けがどのように行われているかを全員が理解できるようにする

• 優先度を下げたタスクに開始日を設定する 

• 優先順位付けしたタスクにチームメンバーを割り当てる 

• 他のチームもくり返し使用できるフレームワークとすれば、組織全体で最もインパクトのある仕事に優先順位を付けることができる

優先度マトリクステンプレートの使い方

シンプルに作成された優先度マトリクスのテンプレートは、アクションプランを立てるのに役立ちます。

まずは、各タスクを完了するのに必要な工数と、完了することでビジネスに与えるインパクトの大小を示すカスタムタグを 2 つ設定しましょう。

• インパクトが高く、工数が少ない

• インパクトが高く、工数が多い

• インパクトが低く、工数が少ない

• インパクトが低く、工数が多い 

次に、工数とインパクトに基づき、各タスクに対するアクションをどのように行うかを分類していきます。たとえば、以下のようなセクションに分けることができるでしょう。

• 【今やる】: このセクションには、工数が少ないにもかかわらず、ビジネスに大きな影響を及ぼすタスク、つまり大きな利益をもたらす可能性のあるタスクを配置します。たとえば、「新しい雇用者の書類にサインする」などです。

• 【次にやる】: このセクションは、工数は多いものの高いインパクトを与え得るタスクを配置するセクションです。たとえば、「顧客戦略提案書の作成」などが該当します。

• 【後でやる】: ここには、工数とインパクト共に低いタスクを配置します。組織・チームにとってそれほど影響を及ばせないものの、工数が少ない分、やる価値がある仕事です。たとえば、「顧客の連絡先リストを整理する」などが当てはまります。

• 【やらない】: このセクションには、インパクトが低いうえに工数も多い仕事を配置します。ビジネスに影響をほぼ与えず、しかも多くの時間を要する仕事が含まれます。たとえば、「クリエイティブ部門で既に承認された戦略的メッセージ文書を再度校正する」などが該当します。  

上記のようなカスタムタグとセクションを設定して優先度マトリクスのテンプレートを作成したら、以下の手順に従ってタスクを整理していきます。

1. 基本となる優先度マトリクスのテンプレートをコピーする

2. テンプレートに名前を付ける (例: 1月 9日の週の優先度マトリクス)

3. 当てはまるタスクをすべてテンプレートに追加する 

4. 各タスクに工数とインパクトを示すカスタムタグを割り当てる 

5. それぞれのタスクを適切なセクションへ移動させる

6. 必要に応じて各タスクに開始日と担当メンバーを追加する 

Asana に組み込まれている機能とおすすめアプリ 

Asana は既存のビジネスツールと簡単に統合できるため、チーム間のコラボレーションがスムーズに実行できます。また、カスタムフィールドや複数プロジェクト表示などの統合機能を活用して、優先度マトリクスのテンプレートを特定のニーズに合わせて自由にカスタマイズすることも可能です。

組み込まれている機能

1. ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

2. カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

3. 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間についてのより明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。 

4. 複数プロジェクトへのタスクの追加: 仕事を実行するには、他部門との協力が欠かせません。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし各部門が独自のファイルシステムを使っている場合、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使えば、複数のプロジェクトを横断するタスクを、簡単に追跡、管理できます。そうすることで仕事の重複が減り、チーム間の可視性が高まるだけでなく、タスクの背景情報や、誰が何に取り組んでいるのか確認できるようになり、チームメンバー同士のつながりも、タスク同士のつながりも深まります。

おすすめアプリ

1. Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。 

2. Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

3. Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

4. Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

よくある質問