危機管理計画テンプレート

あなたのチームは、大きな緊急事態が発生したときのアクションプランを用意できていますか?危機管理計画テンプレートを作って、不意を突かれるという事がないようにしましょう。

テンプレートを作成する

INTEGRATED FEATURES

dependency icon依存関係proof icon校正message-group iconメッセージングapps iconアプリ

Recommended apps

Microsoft Teams のアイコン
Microsoft Teams
Slack のロゴ
Slack
Google Workspace のロゴ
Google Workspace
Vimeo のアイコン
Vimeo

共有
facebooktwitterlinkedin

緊急時の対応を計画するときは、そうした状況が発生しないことを願うのではなく、絶対に起こるものと想定することが重要になります。このように先を見越した姿勢で緊急事態に備えてこそ、チームを守ることができます。そうした緊急事態に備える最適な方法として、危機管理計画テンプレートを作成します。

危機管理計画テンプレートとは?

危機管理計画テンプレートとは、危機管理チームが、事業の運営に影響しうる自然災害や深刻な状況といった想定外の緊急事態に備えて完全な対応計画を立てるのに使用する、再利用可能なフレームワークです。危機が発生すると、興奮したり、強いストレスを感じたりすることがあるでしょう。危機管理計画テンプレートを使用すると、計画に重要な詳細を確実に含めておけます。すべての情報が一か所にまとめられていれば、メンバー全員が危機発生時の対処法を把握できます。

危機管理計画にテンプレートを使用することには、危機の種類を問わず、特定のチームのニーズや状況に合わせてカスタマイズできるというメリットがあります。危機の内容はそれぞれ異なるため、目の前の緊急事態に合わせて計画をカスタマイズすることが重要です。危機管理計画を立てる方法としては、ほとんどの状況に使い回し可能な危機管理計画テンプレートを一つ作成するか、ベーシックなテンプレートを使って、特定の状況に合わせて数多くの具体的な計画を立てるという 2 種類があります。

インシデント管理と危機管理の違いとは?

インシデント管理と危機管理は両方ともリスク軽減に使用されますが、若干異なる点があります。インシデント管理は具体的に短期間の緊急事態に使用される一方で、危機管理は長期間にわたって企業に影響しうる比較的大規模な危機状況に使用されます。たとえば、チームがサイバー攻撃を解決する場合にはインシデント管理を使用します。勤務時間中に予期せぬ地震が発生した場合には危機管理計画を使用します。

インシデント対応計画テンプレートを作成

危機管理計画を立てる方法

危機管理計画を立てる最適な方法は、危機管理計画テンプレートを作成することです。基本的な枠組みができたら、危機管理の 4P を使って危機管理戦略をまとめます。

危機管理の 4P は以下の頭文字を取ったものです。

  • Prevent (回避): 危機が発生するのを回避するために実行できるアクション。

  • Plan (計画): チームメンバー全員が危機状況を安全かつ効率よく処理できるよう、あなたがチームのために作成する、詳細なステップバイステップのアクションプランです。

  • Practice (練習): 作成した計画のリハーサルを安全な環境で行います。計画を練習しておくと、チームは安全な環境で問題を発見して解決しておくことができます。危機発生時になってから計画の穴に気づくということを防げます。

  • Perform (実行): これが計画全体を実行する状況となります。想定外の危機が発生せず計画の実行が必要ないのが一番理想的なシナリオですが、こうしたツールをすべて揃えておけば、緊急事態が発生したときにチームは安全な戦略を利用できます。

危機管理計画テンプレートに含めるべき情報

危機管理計画は、すべての詳細を一つひとつ記載するものではなく、むしろ必要に応じて更新できる青写真として使用します。以下に、管理する危機の種類を問わず、危機管理計画テンプレートに記載すべき情報を紹介します。

  • アクティベーションプロトコル: これは、チームが危機管理計画を実行する決断をする前に起こる必要のある一連の要因のことです。危機管理計画を開始する前に起こる必要のある一連の依存関係として考えてください。

  • リスク分析: これは、企業が直面しうる潜在的なリスクをまとめるリサーチのことです。危機計画の対象とする潜在的な危機にもよりますが、リスク分析を行えば、危機が発生する可能性を判断しやすくなります。リスク管理計画リスク登録簿などがこの分析調査の典型的な例です。

  • 緊急時連絡先リスト: これには、組織内の危機管理チームのメンバーと、消防署、毒物取扱業者、その他の重要な政府機関など地域の緊急対応者の連絡先情報が含まれます。

  • 対応手順: これは、アクティベーションプロトコルの条件が満たされた後、危機の発生中にチームが実行する各ステップです。

  • コミュニケーション戦略: これは、緊急時のやり取りの仕方をはっきりさせるためにチームが立てるコミュニケーション計画です。社内でのコミュニケーションと外部の関係者とのコミュニケーションの両方が含まれます。

組み込まれている機能

  • 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

  • 校正: 校正機能を使うと、具体的でアクションにつなげやすいフィードバックを画像に簡単に記入できます。画像や PDF に直接注釈を入れて、仕事を完了させるために必要な作業をチームに明確に伝えましょう。さらにサブタスクでフィードバックを追跡すれば、アクションアイテムの見落としもありません。校正機能を使用することで、クリエイティブのフィードバックをよりスムーズにやり取りできるので、ストレスが軽減されます。

  • メッセージ: 具体的なアクションにつながらない情報を共有する必要がある場合は、Asana のメッセージ機能をおすすめします。メッセージを使用すると、アクションが不要な仕事について、Asana 内でコミュニケーションをとることができます。個人、チーム、プロジェクトを自由に組み合わせてメッセージを送れるので、メンバー全員で共通認識を持てます。また、Asana のタスク、プロジェクト、目標にリンクすることで、メッセージの受信者が簡単に背景情報を把握し、詳細を把握できるようになります。

  • モバイル: Asana は iOS と Android でも利用可能なため、外出先でも簡単に To-Do をチェックできます。受信トレイの新しい通知を確認したり、メッセージを送信したり、プロジェクトタスクにアクセスしたりできるため、常にプロジェクトの最新情報を把握できます。

おすすめのアプリ

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

  • Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

  • Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

  • Vimeo: 文章で言いたいことを伝えることはできますが、文字だけでは話し方や感情、表情を伝えることはできません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージング機能なら、会議を開かなくてもチームに必要なコンテキストを伝えられます。自分の姿や操作画面を録画した短い動画を、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。Asana によって録画した動画の文字起こしが自動で作成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバック、質問、タスクの割り当てまで、すべてを Asana 上で進められます。

FAQ

危機管理計画はどのように書けば良いか?

危機管理計画を書き始める最適な方法は、テンプレートを使うことです。テンプレートは危機管理計画の基本的な概要となるため、テンプレートにチームの戦略を少し記入するだけで潜在的な危機に備えることができます。これは、協働ワークマネジメントツールを使って行えば、危機に対応するタイガーチームのメンバー全員がリアルタイムにコラボレーションを行えるようになります。

危機管理計画テンプレートにはどのような情報を含めるべきですか?

危機管理計画テンプレートには、リスク分析、アクティベーションプロトコル、緊急時連絡先、対応手順、コミュニケーション戦略を記載します。危機管理計画テンプレートを使用することは、このすべての情報を確実に危機計画に含める最適な手段です。

危機管理モデルの 4P とは?

危機管理モデルの 4P の P とは、Prevent (回避)、Plan (計画)、Practice (練習)、Perform (実行) の頭文字を指しています。

Asana で危機管理計画テンプレートを作成する

チームが危機管理計画テンプレートを使って危機に備える方法をご覧ください。

テンプレートを作成する