アドバイス: 4 人のチームリーダーがリソース管理計画のベストプラクティスを語る

次のプロジェクトのリソースの割り当て方に悪戦苦闘していますか?チームに過度の仕事を与えず、それぞれの能力を十分に活かすことは、多くのリーダーにとっての課題です。プロジェクト管理において、リソースを計画するときには暗闇の中を手探りで進んでいるように感じるかもしれませんが、そう感じる必要はないのです。リソース管理計画を作成すれば、チームと、それぞれのメンバーのワークロードに対する可視性を常に得ることができます。すべてのリソースのバランスを効果的に整え、チームがどのように目標を達成するかという全体像を確認できます。

リソース管理計画とは何か?

リソース管理計画は、プロジェクトに必要なあらゆる種類のリソースを管理し、割り当てるために使用します。効果的な計画は、プロジェクトやイニシアチブを進める際に必要な特定のリソース (人材、財務、技術、物理的リソースなど) やアクティビティをまとめます。リソース管理計画は、複数チームのワークロードを総括して確認し、すべてを 1 か所に保つことに役立ちます。すべてのリソースの管理、スケジュールの調整、割り当てが簡単になり、生産性を最大限に引き出せます。プロジェクト管理でリソースを割り当てる方法を習得すれば、あなたやチームは自信を持って効果的にプロジェクトを実行できるでしょう。

4 人のチームリーダーによるリソース管理についてのアドバイス

プロジェクト管理でリソースを割り当てる方法についてのガイドを読むのもいいですが、それぞれ異なる背景や課題を持つ 4 人のチームリーダーの話を参考にしてみてはいかがでしょうか?毎日実践に没頭している Jenny、Ariel、Reigan、Eric がどのようにリソース管理計画に取り組んでいるか、実際の例をご覧ください。

Jenny Thai、マーケティング部門、コンテンツ部長

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理と割り当てで私が直面する大きな課題は、チームのワークロードを俯瞰して確認することです。新しいプロジェクトが始まるたびに、すべてを正確に確認する必要があります。

これに対処するために、まず、近日の製品リリースとキャンペーンのロードマップに目をやり、次に、それぞれの成果物単位ではなく、プロジェクトレベルでどんな人材が必要かを特定します。私はすべての仕事を[ワークマネジメントツール]で管理していて、そこには各四半期にチームが取り組むすべてのプロジェクトを含むポートフォリオがあります。チームメンバーがコピーのサポートをリクエストできるように、コピープロジェクトやその場の仕事などより小さな作業のためのプロセスも同じワークマネジメントツール内で設定しています。そうすることで新しいリクエストが入ってきたときの管理や、ニーズ、期日、優先順位の特定を簡単に行えます。

プロジェクトへの人材配置やリソースの割り当てに関しては、理論と実践の両方が必要です。メンバーの空き状況と割り当てる仕事の範囲を一致させるだけでなく、それぞれのメンバーのスキルやキャリア目標に適ったプロジェクトを割り当てるよう心がけています。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. 今後どのようなプロジェクトが始まるのか、積極的に情報を集めましょう。私のチームのプロジェクトはほとんどが他のチームによりキックオフされるものなので、他部門のパートナーに連絡し、どんな仕事が入って来るかを全体的に把握することは私にとって重要です。
  2. それぞれのチームメンバーに少なくとも 1 つの大きなプロジェクト (例: マーケティングキャンペーン) を担当してもらい、残りの時間で週単位や日単位の小規模な作業を割り当てることで、ワークロードを完成させましょう。そうすれば仕事に多様性が生まれるとともに、注意の切り替えコストを最小限に抑えることができます。
  3. チームと頻繁に確認を取り合ってそれぞれのメンバーの余力を理解し、必要に応じて調整しましょう。予期せぬことが起こったときのために、いつでも連絡を受けられる状態を保ち、リソース計画を順調に進めてください。

Ariel Ross、デザイン部門、統合ブランドプロデューサー

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する最大の問題は、チームがどんな仕事に携わり、メンバーにはどのくらいの余力があり、プロジェクトのステータスはどういう状況かを正確に把握することです。メンバーによって仕事のペースや長所が違うので、さじ加減が重要になります。そのため、それぞれのプロジェクトに誰を割り当てれば最適かを明確にする必要があります。

チームメンバーとのコミュニケーションを常に向上させることが重要です。私は定期的な確認ミーティング、スタンドアップミーティング、対面式の面談を行ってチーム全員の足並みを揃えています。また、より優れた方法で会話ができるよう、メンバー全員のタスクを俯瞰して把握することに努めています。チームの生産プロセスのタイムラインを作成することで、誰が責任者で、次の手順は何かを明確に把握しています。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. 期日から逆算して作成したスケジュールについて部門間の関係者の意見を聞きましょう。そうすればチームの足並みを揃え、あらかじめ理にかなった作業内容や期間を設定できます。
  2. ワークマネジメントツール、特にタイムラインを使って進捗を確認しましょう。どの仕事がチームメンバーに割り当てられているかを確認し、タイムラインを使って障害物を確認したらサポートを提供してください。
  3. チームがどのようにワークマネジメントツールを使用しているかを理解しましょう。全体像を確認するチームメンバーもいれば、1 つのタスクを確認するメンバーもいます。チームによるツールの運営方法に、自分の仕事方法を適応させましょう。

Eric Pelz、製品部門、エンジニアリングマネージャー

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

1 つの課題は、チームが並行に仕事をすることです。「エンジニアリングチームの価値を最大化するにはどうすればいいか?」と自分に問いかける必要があります。チームの目標と仕事のリスクに基づきバランスを取ることに注力する必要があります。

チームミーティングを行い、その時間を利用して共同でメンバー全員の仕事をリストアップしています。このリストは次の数週間でチームが携わる仕事を確認し、その仕事に対するチームメンバーの感情を理解するのに役立ちます。次に、理解したことをワークマネジメントツールに適用します。すべて 1 か所に明確に記録することを優先しています。

不在情報を含むすべてのデータをワークマネジメントツールで追跡しています。どのリソース (人員) が利用可能かを常に確認できます。そうすることでタイミングを戦略的に計画する機会を得ます。週末の前や、複数のメンバーが欠勤している場合に大きなプロジェクトを始めることは避けています。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. リスクのあるプロジェクトやタスクがあれば、すぐにそれを書き留めます。このようなメモを保管することで自分の身を守り、最悪の事態やリスクを避けることができます。
  2. 柔軟性を持ちましょう。計画を、完了したらチェックリストから消える一度限りのタスクだと考えないでください。常に学び、再計画し、再調整し、プロジェクトの進捗に合わせてリソース管理計画を最適化しましょう。
  3. チーム思考を共同作業として行いましょう。それぞれのチームメンバーが自分の意見を共有し、提案を行い、余力がない場合は他のメンバーに伝えることを促進してください。リソース管理は 1 人だけの仕事ではありません。協力して行う仕事です。

Reigan Combs、マーケティング部門、ライフサイクルマーケティングおよびグローバルキャンペーン部長

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する大きな課題は、仕事のリクエストを明確に把握し、チームの現在の余力を考慮して誰がその仕事を担当するのに最適かを理解することです。多くの場合、「この特定のリクエストを引き受けるのに適切な能力と知識を備えたメンバーは誰だろう?」と自分に問いかけます。

チームメンバーには毎月優先順位が最も高い 5 つの仕事を書き出してもらっています。チームの余力を評価し、各メンバーにどのプロジェクトが最適かを明確にするためです。たとえば、既存のイニシアチブに関連するプロジェクトは新入社員に任せた方が適切かもしれません。その反対に、より複雑なプロジェクトは長期在職のメンバーに任せた方が理にかなっていると言えるでしょう。

最近、私は投稿カレンダービューを使用できるワークマネジメントツールでプロジェクトを作成しました。そのおかげでチームが取り組んでいるすべてのメールキャンペーンを確認し、それぞれのキャンペーンがいつ始まり、誰が担当するかをすばやく確認できるようになりました。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. 仕事のプロセスを合理化しましょう。一度に複数のリクエストを受け取るとその量に圧倒されてしまうかもしれません。デジタルフォームを使用してプロセスを簡素化しましょう。
  2. 週に 1 度のペースでチームとミーティングを行いましょう。現在の余力についてチームメンバーがどのように感じているかを理解し、どのくらいのワークロードが最適かを明確に理解しましょう。
  3. 優先事項を管理しましょう。チームの毎月の優先順位の上位 5 つを見て、それぞれのメンバーがどのような仕事に注力しているかを確認しましょう。チームの優先順位を毎週モニタリングして、変化したことはないか、優先順位を変更する必要がないかを確認してください。

リソース管理計画を作成する準備はできましたか?

リソース管理計画を作成するために、すべてを 1 か所に保管できる正しいツールを見つけることは成功への鍵です。ワークマネジメントツールを使えば、仕事の全体像を確認でき、必要に応じて調整を行えます。また、リソースの状況を完全に把握し、遅延を避けるのにも役立ちます。タイムラインを使用し、それぞれのタスクに責任者を割り当てましょう。そうすれば透明性を生み、従業員のバーンアウトを最小限に抑えるのに役立ちます。状況の変化に応じてプランを調整しても構いません。チームとのコミュニケーションを欠かさないようにしましょう。

リソース管理計画を作成し、リソースを割り当てたら、従業員の功績を認識し、祝福しましょう。チームの成功を祝福することで、従業員のやる気につながり、生産性が高まります。

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