オペレーションリーダーが組織のテックスタックを最適化するための 6 つのヒント
まとめ
組織は膨大な数のツールに対応しなければなりません。平均して 323 個の SaaS アプリケーションを使用しており、仕事が断片化され、生産性が低下しています。
この問題は、対面でのやり取りができなくなったことを補うためにコラボレーションツールへの投資が急増したここ数年で始まりました。 しかし、それは良い結果をもたらすどころか、逆に悪影響をもたらしました。 ある調査によると、Fortune 500 に選出された企業の従業員は、1 日に約 1,200 回アプリやツールの切り替えを行っていることがわかっています。
現在、組織は、特にオペレーション部門において、どのような新しいツールが必要かを明確にするリーダーを必要としています。 そうでなければ、重複するツールが多数含まれるテックスタックが、従業員の効率と財務の健全性を著しく危険にさらすことになります。 オペレーションリーダーは、積極的なアプローチを取ることで、組織がこのような事態を回避できるようサポートできます。
以下の 6 つのステップに従うことで、オペレーションリーダーはアプリケーションの合理化に取り組めます。これは、組織のどのアプリケーションを維持、置き換え、廃止、統合すべきかを戦略的に特定するプロセスです。 その結果、Business に最適化されたテックスタックが形成されます。 手順は以下のとおりです。
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2024年は、組織のオペレーションを成功に導きましょう。非効率的な技術スタックの隠れたコストを明らかにし、独自の効率性を評価する方法をご紹介します。
1. ツール監査を行う
ツールの重複は、組織にとって大きな負担となります。 仕事のデータをできるだけ少ないプラットフォームに集約することは、オペレーションリーダーの優先事項であるべきです。 しかし、テックスタックに数百ものツールが含まれている可能性があるため、各ツールの機能を把握することはほぼ不可能です。
オペレーションチームと協力して、組織内のすべてのソフトウェアとアプリケーションをカタログ化するために、徹底的な「ツール監査」を実施しましょう。 各ツールについて、その主な目的と、対応する特定のユースケースを明確に定義します。 ツールの目的を明確にできない場合は、排除の対象として検討しましょう。
この情報を、簡単にアクセスできる文書または社内ウェブページにまとめます。 そして、会社全体で共有して、すべてのチームや部署がこれらのツールの使い方について共通認識を持てるようにします。 この監査を毎年または半年ごとに実施し、ツールのインベントリを現在の状態に保ち、関連性を維持しましょう。
2. 部門横断的な仕事を促進するツールを特定する
部門横断コラボレーションがイノベーションのきっかけとなることが多い現代において、こうしたやり取りを促進するための適切なツールを選択することは不可欠です。 最適なツールは、複数の個人、プロジェクト、目標に対応し、チーム内および部署間のサイロを解消します。
オペレーションチームやその他の部署に、部門横断的なコラボレーションを効果的に行うために必要なツールを尋ねてみましょう。 その情報をもとに、オペレーションチームと組織全体のつながりを強化するツールに投資しましょう。
プロセス、情報、ツールを 1 つの一元的な情報源に統合できるコラボレーションツールを選択することを目指しましょう。 従業員がアプリの切り替えに費やす時間が少なければ少ないほど、意義のある仕事に集中できる時間が増えます。
3. 連携を優先してテックスタックを合理化する
テックスタックが多すぎると、経費やユーザーの負担が増えてしまいます。 オペレーションリーダーは、従業員が必要なものを得るためにツールを切り替えることを強いるのではなく、連携を活用して、テックスタック全体を 1 つのプラットフォームでつなげることができるツールを提唱する必要があります。
まずはコアとなる Business ツールを特定し、次に強力な連携を提供する補完的なアプリを探します。 これらの連携を使用するオペレーションチームや部署と相談し、チームのニーズに合っていることを確認しましょう。
組織全体に変更を展開する前に、小規模なパイロットプログラムを実施して、これらの新しい連携の効率性をテストし、目標に対する影響を測定しましょう。 テストが成功したら、新しいプロセスを文書化し、チームをトレーニングしましょう。
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4. 組織の AI 導入準備状況を評価する
AI テクノロジーは進化し続けており、あらゆる部署にタスクを自動化し、インサイトを生成するための前例のない機会を提供しています。 しかし、ツールが連携していないとデータも連携しておらず、AI の基盤が不十分なものになってしまいます。
AI 導入の準備状況を評価することで、組織がより戦略的に AI をテックスタックに組み込むことができます。 データの品質、連携、従業員のスキルにおけるギャップを特定します。
準備状況を評価したら、組織の戦略目標に沿ったAI 搭載ツールの試験運用を開始します。 時間の短縮、タスクのオートメーション率、データ分析の改善など、特定の KPI を通じてその影響を測定します。 試験運用が成功したら、関連する部署に AI ツールを展開し、適切なトレーニングとチェンジマネジメントのプロセスを確実に導入します。
5. ツール疲れを軽減する
組織のテックスタックの評価���、オペレーションチームが主導し、データに基づいて行うべきです。 従業員のフィードバックをもとに、オペレーションリーダーはツールがチームに与える影響をより適切に評価できます。
そのためには、組織でアンケートを作成し、各部署やチームに使用しているツールについて質問し、ツールが疲労を引き起こしているかどうかを確認します。 特定のツールを使用する際の従業員の感想について質問します。 どのツールが仕事に活力を与え、どのツールが精神的なキャパシティを消耗させているのかを特定しましょう。 その情報をもとに、重複や不要なツール、効果的なワークフローを妨げるサイロを生み出している領域を特定します。
6. 従業員の意見を尊重する
オペレーションリーダーが組織で使用するツールを決めることは重要ですが、その際は従業員の意見を考慮する必要があります。 フィードバックループを作り、リーダーが従業員から意見を聞き、何がうまくいっているのか、何を変えるべきなのかを把握しておきましょう。 これにより、従業員はテックスタックの決定に積極的に関与できます。
まずは、会社のメッセージングツールに、従業員が技術的な問題について意見を述べられる新しいチャンネルを導入することから始めましょう。 年間計画サイクルの一環として、年間を通じてフィードバックを収集・分析し、繰り返し発生する問題や改善すべき点を特定します。 これにより、従業員は自分の発言力を高められたと感じ、リーダーはテックスタックに関する意思決定において、より多くの情報を得られたと感じることができるでしょう。
意図的なテックスタックでイノベーションを起こす
オペレーションリーダーは、テクノロジーとコラボレーションに関する今日の選択が会社の未来を形作る、重要な岐路に立っています。 テックスタックを最大限に活用するには、より多くのツールを選択するのではなく、適切なツールを選択することが重要です。つまり、部門横断コラボレーションを強化し、コラボレーティブワークマネジメントプラットフォームのように、信頼できる唯一の情報源として機能するツールを選択することが求められます。
その道を進み、テックスタックを統合することで、サイロを解消し、従業員のエクスペリエンスを向上させ、組織全体の明確さを高めることができます。
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2024年は、組織のオペレーションを成功に導きましょう。非効率的な技術スタックの隠れたコストを明らかにし、独自の効率性を評価する方法をご紹介します。
