オペレーションリーダーが組織のテックスタックを最適化するための 6 つのヒント

組織は、圧倒的な数のツール (平均 323 個の SaaS アプリケーション) に対応しなければならず、その結果、勤務時間が細切れになり、生産性が低下しています。 

この問題は、ここ数年で顕在化しました。対面でのやり取りが減ったことを補うために、企業がコラボレーションツールに過剰に投資したことが原因です。 しかし、これはメリットよりもデメリットをもたらしました。 ある研究によると、Fortune 500 に選出された企業の従業員は、1 日に約 1,200 回アプリやツールの切り替えを行っていることがわかっています。

現在、組織には、特にオペレーション部門のリーダーが、どのような新しいツールが必要かについて明確な姿勢を示すことが求められています。 そうでなければ、重複するツールで溢れたテックスタックが、従業員の効率と財務健全性を大きく損なうことになります。 オペレーションリーダーが積極的なアプローチをとることで、組織がこのような事態を回避できるようになります。

以下の 6 つのステップに従うことで、オペレーションリーダーはアプリケーションの合理化に取り組むことができます。これは、組織のどのアプリケーションを維持し、置き換え、廃止、統合すべきかを戦略的に特定するプロセスです。 その結果、ビジネスに最適なテックスタックが形成されます。 以下がセットアップ手順です。

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1. ツール監査を行う

ツールの重複は、組織にとって大きな負担となります。 オペレーションリーダーの優先事項は、作業データをできるだけ少ないプラットフォームに集約することです。 しかし、テックスタックには何百ものツールが含まれている可能性があるため、各ツールの機能を把握することはほぼ不可能です。 

オペレーションチームと協力して徹底的な「ツール監査」を行い、組織内のすべてのソフトウェアとアプリケーションをリストアップしましょう。 各ツールについて、主な目的と具体的なユースケースを明確に定義します。  ツールの目的を明確に説明できない場合は、そのツールは廃止の候補となります。  

この情報を、簡単にアクセスできる文書または社内ウェブページにまとめます。 次に、会社全体で共有し、すべてのチームや部署がこれらのツールの使い方について足並みを揃えられるようにします。 この監査を毎年または半年に 1 回実施することで、ツールの一覧を最新かつ関連性の高いものに保ちましょう。

2. 部門横断型の仕事を促進するツールを特定する

部門横断コラボレーションがイノベーションの原動力となることが多い現代において、こうした連携を促進する適切なツールを選ぶことは不可欠です。 最適なツールは、複数の個人、プロジェクト、目標に役立つものであり、チーム内や部署間のサイロ化を解消します。 

オペレーションチームや他の部署に、部門横断的なコラボレーションをより効果的に行うために必要なツールについて尋ねましょう。 この情報を活用して、オペレーション部門と組織全体をよりよくつなぐツールに投資しましょう。 

プロセス、情報、ツールを 1 つの中心的な仕事の場に統合できるコラボレーションツールを選ぶことを目指しましょう。 従業員がアプリを切り替える時間を減らせば減らすほど、意義のある仕事に集中できる時間が長くなります。

3. 連携機能を優先してテックスタックを合理化する

テックスタックが多すぎると、コスト面でもユーザーにとっても問題が発生します。 従業員が必要なものすべてにアクセスするためにツールを切り替えさせるのではなく、オペレーションリーダーは、連携を活用してテックスタック全体を 1 つのプラットフォームでつなぐことのできるツールを推奨すべきです。 

まずは主要なビジネスツールを特定し、次に強力な連携機能を提供する補完的なアプリを探しましょう。 これらの連携機能を使用するオペレーションチームや組織全体の部署に相談し、チームのニーズを満たしていることを確認します。 

組織全体に変更を導入する前に、小規模なパイロットプログラムを実施して、これらの新しい連携の効率性をテストし、目標に対する効果を測定しましょう。 テストがうまくいったら、新しいプロセスを文書化し、チームにトレーニングを行いましょう。

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4. 組織の AI への準備状況を評価する

AI テクノロジーは進化を続けており、すべての部署にタスクを自動化し、インサイトを生成する前例のない機会をもたらしています。 しかし、ツールが連携していないと、データも連携せず、AI の基盤が不十分なものになってしまいます。 

AI 対応度診断を実施し、組織がテックスタックに AI を組み込むにあたり、より戦略的なアプローチを取れるようにしましょう。  データ品質、連携、従業員のスキルにおけるギャップを特定します。 

準備状況を評価したら、組織の戦略目標に沿ったAI 駆動型ツールのパイロット運用を開始します。 節約された時間、タスクの自動化率、データ分析の改善など、具体的な KPI を用いてその効果を測定します。 パイロット導入がうまくいったら、適切なトレーニングとチェンジマネジメントのプロセスを整備したうえで、関連する部署全体に AI ツールを導入します。

5. ツール疲れを軽減する

組織のテックスタックの評価は、オペレーションチームが主導し、データに基づいてビジネスをデトックスするような取り組みであるべきです。 従業員フィードバックを活用することで、オペレーションリーダーはツールがチームに与える影響をより適切に評価できます。  

これを行うには、組織向けのアンケートを作成し、各部署やチームに使用しているツールについて、またそれらが疲労の原因となっているかどうかを尋ねます。 特定のツールを使用する際の従業員の感想について質問します。 どのツールが仕事に活力を与え、どのツールが精神的なキャパシティを消耗させているのかを特定するようにしましょう。 その情報をもとに、重複しているツールや不要なツール、またツールによってサイロ化が生まれ、効果的なワークフローの妨げとなっている箇所を特定します。

6. 従業員の意見を聞く

オペレーションリーダーが組織で使用するツールを決定することは重要ですが、従業員のことを考慮して行う必要があります。 リーダーが従業員から、何がうまくいっていて、何を改善すべきかに関する意見を受け取れるようなフィードバックループを作りましょう。 これにより、従業員はテックスタックの決定に積極的に関与できるようになります。

まず、会社のメッセージングツールに新しいチャンネルを導入し、従業員がテクノロジーに関する懸念を報告できる場を設けることから始めましょう。 これを年次計画サイクルの一環として確認し、年間を通じてフィードバックを収集および分析して、繰り返し発生する問題や改善点を特定します。 従業員はより主体的に感じ、オペレーションリーダー自身もテックスタックに関する意思決定においてより多くの情報に基づいた判断ができるようになります。

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オペレーションリーダーは、今テクノロジーやコラボレーションに関して下す選択が会社の将来を左右するという、重要な岐路に立たされています。 テックスタックを最大限に活用するには、ツールをたくさん選ぶのではなく、適切なツールを選ぶことが重要です。部門横断コラボレーションを強化し、コラボレーティブワークマネジメントプラットフォームのように信頼できる唯一の情報源として機能するツールを選ぶことです。

このアプローチでテックスタックを統合することで、サイロ化を解消し、従業員エクスペリエンスを向上させ、組織全体で明確さを確立できます。

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