組織図の作成方法 (無料テンプレート付き)

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2021年9月8日00
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概要

組織図は、会社の機能のあり方をリアルタイムで表す図です。この図では、組織における役職間の上下関係や役割分担が見える化されます。この記事では、組織図の種類について解説し、ニーズに合わせてカスタマイズできる無料テンプレートも提供します。

あなたの家族が一家で夕食を取っている最中に、おばあさんが家系図を取り出したと想像しましょう。おばあさんは、くしゃくしゃの紙切れを広げ、自分の名前を探して指で線をたどっていますが、ある名前に到達すると指を止めます。そして「ほら!いたじゃないか。おまえのいとこの創太のすぐ隣に!」と言いながらあなたのまたいとこにあたる親戚の名前を指差し、その名前が有名な歌手の名前と一致することを証明します。

家系図と同様に、組織図も、チームメンバーが互いにどう関係し合っているのかを見える化する効果があります。組織図は、チーム体制を表し、チームの各職務の間の上下関係も示します。

このガイドでは、組織図の作成方法と種類について解説し、ニーズに合わせてカスタマイズできる無料テンプレートも提供します。

組織図の作成方法

組織図は、会社の組織体制を見える化するための一手段です。組織図を作成する際には、チームメンバーに関する情報を収集し、どのような方法で図を構築するかを決定する必要があります。

組織における上下関係を検討する際は、組織図を上から下へと計画します。

組織図の例

1. スコープを定義する

新しいプロジェクトの際に行うのと同じように、組織図を作成する際にも、スコープ (対象範囲) を定義しましょう。組織図のスコープをしっかり定義すれば、チーム体制を明確に表すための土台となります。組織図の全体的な目的は、スコープの定義により決まります。

まず以下の質問の答えを考えることから始めましょう。

  • この組織図は、社内の主要なメンバーの基本情報をチームメンバーに知らせる情報源としての役割を担いますか?

  • この組織図は、社外の関係者やパートナーと共有しますか?

  • 社内のさまざまな階層に対応するために、複数の組織図を用意する必要がありますか?

上記の質問について最初に考えておけば、次のステップで適切な情報を収集し、組織図を綿密に計画するのに役立ちます。

2. 情報を収集する

正しい情報がなければ、その先に進むことはできないので、情報収集は、組織図を作成する上で最も重要なステップです。情報は、個々のチームメンバーにメールで質問したり、人事部門と協力したりすることで収集できます。

社内のメンバーに関しては、役職名を含む最新情報が必要になります。また、会社全体を通じた上下関係を把握する必要があります。より顔が見える組織にするために、チームメンバーの顔写真を収集することも検討しましょう。

3. 組織図の作成方法を決定する

組織図の作成プロセスを簡単にするツールは各種あるので、どの作成方法を選ぶかは重要な決定事項となります。組織図を手書きで描き出すことは、時間的に効率がよい方法ではないので、この作成プロセスではツールの力を借りることを検討しましょう。

編集可能な PDF 文書を使えば、テンプレートにプレースホルダーが予め設けられているので、時間を節約できます。そして、会社の他のメンバーとも簡単に PDF を共有できます。

4. 更新を計画する

組織図を作成したら、チーム用のカレンダーを使ってその定期的な更新を計画しましょう。会社の組織体制やチームのグループダイナミクスの頻繁な変化を組織図に反映することは不可欠です。

人事異動によって上下関係も変わってくる場合があります。デジタルの組織図を使えば、組織体制の更新とチームメンバーへの再配布を簡単に行えます。

組織図のテンプレート

テンプレートを使えば、より簡単に組織図を作成できます。ほとんどの会社の組織構造は、トップダウン組織、マトリクス組織など、一定のパターンに分類できます。

以下の組織図テンプレートは、出発点として使用できます。自分の組織用にカスタマイズされたテンプレートを作成するには、まず以下のテンプレートの中から、あなたの組織の構造に最も似通っているものをダウンロードしましょう。続いて、あなたのチームの独自のニーズに合わせて各欄への入力を行いましょう。

会社用テンプレートをダウンロードチーム用テンプレートをダウンロード

組織図のタイプ

一般的な組織図のタイプは 4 種類あり、それらはいずれも会社の機能の異なるあり方を表します。組織図は、会社の内部構造を見える化したものであるため、自分の組織の上下関係と意思決定の手順を反映できるタイプの図を使用する必要があります。

組織図のタイプ

1. 機能別トップダウン型

機能別トップダウン型の組織図は、最も一般的な組織図であり、ヒエラルキー (上下関係に基づく階層) として機能する会社に用いられます。その組織構造の一番上には、社長もしくは最高経営責任者 (CEO) の肩書きを持つチームメンバー 1 名が置かれます。

そのチームメンバーから枝分かれした線上に、取締役や副社長など、経営トップを補佐する経営幹部が置かれます。その階層構造は、そこからさらに部門、部署、課、そしてさらにチームへと枝分かれしていきます。

2. マトリクス型

マトリクス組織の構造は、従来のトップダウン組織よりも複雑です。この組織構造を用いる会社では、個々のチームメンバーが複数名の上司のもとで働きます。

たとえば、従業員は自分の部署の部長に直属することが多いですが、プロジェクトマネージャーにも直属する場合があります。2 人目の上司であるプロジェクトマネージャー自身にも直属の上司である部長がいるため、マトリクス組織図は、ツリー形よりも長方形に近い図となります。

3. 事業部門型

事業部門型の組織構造は、従来のヒエラルキー構造が高度化されたものです。事業部門型の構造は、互いに機能が独立した部門を有する会社にとって合理的な体制です。

たとえば、別個の製品ラインを各種取り扱っている会社では、製品ライン別に IT 部門、マーケティング部門、営業部門が置かれているため、事業部門型の組織体制をとっている場合があります。

4. フラット型

フラット型組織図の特徴は、管理職の階層を最小限に減らしたか完全になくした組織体制を表す図であることです。この種の組織構造は、小規模な会社、または実験的な試みとして指揮命令系統をなくした会社に存在する場合があります。

この種の組織体制では、チームメンバーたち自身による自己管理と意思決定を広く浸透させることに、会社は注力します。

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組織図の活用方法

組織図を使用すれば、社内のさまざまな部門、部署、役職の実務的な役割を見える化できます。それにより、チームメンバーは、どうすれば互いにコラボレーションを行えるのかを理解でき、自分の役割や責任も自信を持って担えます。

上下関係を見える化する

マネージャーは、職責や上下関係を新しいチームメンバーに紹介するために、組織図を使えます。新入社員のオンボーディングの際に組織図を提供すれば、仲間であるチームメイトについて知り、それぞれの業務を理解する情報源となります。また、社内の主要メンバーの基本情報を覚えるのにも役立ちます。

成長と変化に対応する

経営陣も、組織図を使えば、情報の流れを整理された状態に保ち、社内の成長や変化に対応できます。たとえば、あるチームの規模が社内の他のチームと比べて膨らんだことに部長が気づいた場合、人事異動や新規メンバーの採用により、バランスを維持できます。

各自の位置づけを見える化する

組織図を使えば、組織構造における各自の位置づけを社内全員に対し見える化することで、明確性を実現できます。組織図を見れば、たとえば「自分のチームにはメンバーが 5 名いる」、「自分の下にはアシスタントが 2 名いる」、「自分の上にはプロジェクトマネージャーが 1 名いる」といった現状を一目で把握できます。また、「プロジェクトマネージャーの直属の上司は部長」などといった情報も確認できます。

コミュニケーションを向上する

組織体制を確立すれば上下関係が明確になるので、社内のコミュニケーションの向上につながります。組織図を提供しない場合、チームメンバーは、質問が生じたときに尋ねるべき担当者が不明で誰にも聞けない状態に置かれるかもしれません。逆に組織図があれば、誰が何を統率しているのかが明確になるので、積極的に質問して疑問点を解消したり、コラボレーションに取り組んだりすることができます。

「視覚的な会社名簿」を作成する

組織図は、いわば、会社名簿を視覚化したものともいえます。チームメンバーの昇進や退社の際には、組織図を更新しましょう。この「視覚的な会社名簿」を最新の状態に保てば、社内で働いている人とそれぞれの職務について、全員が常に正しい情報を把握できます。

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組織図の効果の限界

組織図を使えばチーム間のコミュニケーションを促進できますが、組織図を使うだけでは解決できないこともあります。組織図の効果の限界を認識し、潜在的な問題に対する解決策を未然に検討しましょう。

情報がすぐに古くなる可能性がある

組織図の情報は、会社の組織再編や人事異動に伴い、あっという間に古くなる場合があります。その点に留意し、常に最新の組織体制と従業員名を反映した状態に組織図を保つ必要があります。

解決策: 組織図を定期的に更新し、再配布する担当者を指名することにより、この貴重な情報源を最新の状態に保ちましょう。

正式に定められた関係のみが見える化される

組織図は表層的な文書であるため、そこに記載されている上下関係以上の情報はあまり得られません。会社の基本的な組織体制を見える化するという意味では大事な役割を果たすものの、そこに可視化されるのは正式に定められた関係のみです。しかし、従来の組織図に記載されない非公式な関係の存在があってこそ正常に機能し、発展している会社は多くあります。

解決策: 出発点として組織図を参考にしつつも、組織図には反映されていない業務上の関係が存在する可能性にも留意しましょう。

マネジメントスタイルを見える化する文書ではない

組織図には、マネージャーやその直属のチームメンバーが見える化されますが、個々のマネージャーがどんなリーダーであるのかを伝える情報は、そこには含まれません。たとえば、あるマネージャーが 3 名のチームを統率しているのに対し、別のマネージャーは 5 名のチームを担当していることが、組織図から見て取れるとしましょう。部下がより多い後者のマネージャーの方がリーダーとしての能力が高いのだろうという結論に走る人もいるかもしれません。その組織図には、部下が少ない前者のマネージャーが、チームにより深く関与するマネジメントスタイル (「ハンズオン」と呼ばれるスタイル) を効果的に実践している事実が可視化されていないからです。 

解決策: 出発点として組織図を参考にしつつも、社内の上下関係を理解するには直接接触するのが一番であるということに留意しましょう。

組織図を使って組織体制を合理化する

組織図の効果には限界はあるものの、会社の組織体制を理解するために、組織図は有効な手段を提供します。また、組織図を使えば、役割と責任を明確化することにより、経営上層部とのコミュニケーションを向上できます。無料の編集可能テンプレートを使用し、適宜カスタマイズすれば、組織のニーズに合った組織図を構築できます。

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