組織図の作り方 (無料組織図テンプレート付き)

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2022年5月12日
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概要

組織図は、会社の機能のあり方をリアルタイムで表す図です。この図では、組織における役職間の上下関係や役割分担が見える化されます。この記事では、組織図の作成方法や種類について解説し、ニーズに合わせてカスタマイズできる組織図のテンプレートを無料で提供します。

組織図は言わば、会社という「家」の家系図です。チームメンバーが互いにどう関係し合っているのかを見える化する効果があります。それぞれの役割を示すプロジェクト体制図とは異なり、組織図はチーム体制そのものを表し、チームの各職務の間の上下関係も明確にします。

このガイドでは、組織図の作り方や組織図をタイプ別に分けて解説します。それぞれのニーズに合わせてカスタマイズできる組織図のテンプレートも用意したので、無料ダウンロードして活用してみてください。

組織図の作り方

組織図はテンプレートを使えば容易に作成することができますが、その前に、作成プロセスのステップを確認しましょう。

組織における上下関係を検討する際は、組織図を上から下へと計画します

組織図の例

ここでは組織図の作り方を 4 つのステップに分けて紹介します。考慮すべきポイントなどまとめたので、チェックしてください。

1. スコープを定義する

新しいプロジェクトの際に行うのと同じように、組織図を作成する際にも、スコープ (対象範囲) を定義しましょう。組織図のスコープをしっかり定義すれば、チーム体制を明確に表すための土台となります。組織図の全体的な目的は、スコープの定義により決まります。良質な組織図テンプレートを有効活用するためにも、このステップでスコープをしっかり固めましょう。

スコープを定義するときは、まず以下の質問に答えてみてください。

  • この組織図を作成する目的は何ですか?社内の主要メンバーの基本情報をチームメンバーと共有することですか?

  • この組織図は、社外の関係者やパートナーと共有しますか?

  • 社内のさまざまな階層に対応するために、複数の組織図を用意する必要がありますか?

上記の質問について最初に考えておけば、次のステップで適切な情報を収集し、組織図を綿密に計画することができます。

2. 情報を収集する

いくら優れた組織図テンプレートがあっても、正しいデータがなければ有効な組織図はできません。その点で、情報収集は最も重要なステップです。情報は個々のチームメンバーにメールで質問したり、人事部門と協力したりすることで収集できます。

社内メンバーに関しては、役職名を含む最新情報が必要になります。また、会社全体を通じた上下関係を把握する必要もあります。より顔が見える組織にするために、チームメンバーの顔写真を収集することも検討しましょう。

3. 組織図の作成方法を決定する

このステップでは、どのように組織図を作るかを決めます。たとえばエクセルでの組織図作成など、その方法は各種あるので、どの方法を選ぶかは重要な決定事項です。組織図を手書きで描き出すことは時間的に効率がよいやり方ではないので、この作成プロセスではワードや PDF などのツールやソフトの力を借りることを検討しましょう。

作成方法を決めたら、あとは前のステップで集めた情報を組織図テンプレートに入れていくだけです。

4. 更新を計画する

テンプレートで組織図を作成したら、チーム用のカレンダーで定期的な更新計画を立てます。会社の組織体制や頻繁に変化するチームのグループダイナミクスを組織図に反映することは不可欠です。

人事異動によって上下関係も変わってくる場合があります。デジタルの組織図を使えば、組織体制の更新とチームメンバーへの再配布を簡単に行えます。また組織図の更新は、Asana のようなワークマネジメントツールを使って管理するとスムーズです

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組織図のテンプレート

組織図は、テンプレートを使えばより簡単に作成できます。ほとんどの場合、会社の組織構造はトップダウン組織、マトリックス組織など、一定のパターンに分類できるので、該当する組織図テンプレートを活用しましょう。

PDF の組織図テンプレート

編集可能な PDF 文書では、組織図テンプレートにプレースホルダーが予め設定されているので、時間を節約できます。レイアウトやデザインなど、カスタマイズもしやすいのでおすすめです。完成した組織図はワンクリックで送信して、会社の他のメンバーと簡単に共有しましょう。

Excel (エクセル) の組織図テンプレート

エクセルにも組織図テンプレートがあります。シートの「挿入」タブから「図」に進むと使える SmartArt 機能を活用しましょう。複数のグラフィックが用意されていますが、その中から組織図用テンプレートグラフィックを選択してください。エクセルの組織図テンプレートはシンプルな構造なので、応用して活用してみましょう。

組織図テンプレートを無料ダウンロード

以下の組織図テンプレートは、作図の出発点として使用できます。自分の組織用にカスタマイズされたテンプレートを作成するには、まず以下の組織図テンプレートの中から、あなたの組織構造に最も似通っているものをダウンロードしましょう。続いて、あなたのチーム独自のニーズに合わせて各欄への入力を行ってください

会社用テンプレートをダウンロード無料のチームの組織図用テンプレート

組織図のタイプ

組織図テンプレートを活用して独自の組織図を作る前に、作成したい組織図のタイプを見直しましょう。一般的な組織図のタイプは 4 種類あり、いずれも会社の機能の異なるあり方を表します。組織図は、会社の内部構造を見える化したものであるため、自分の組織の上下関係と意思決定の手順を反映できるタイプの図を使用する必要があります

組織図のタイプ

1. 機能別トップダウン型

画像左上の組織図テンプレートが、この機能別トップダウン型組織図です。このタイプは、最も一般的な組織図であり、ヒエラルキー (上下関係に基づく階層) として機能する会社に用いられます。組織構造の一番上には、社長もしくは最高経営責任者 (CEO) の肩書きを持つチームメンバー 1 名が置かれます。

そのチームメンバーから枝分かれした線上に、取締役や副社長など、経営トップを補佐する経営幹部が置かれます。その階層構造は、そこからさらに部門、部署、課、そしてチームへと枝分かれしていきます。

2. マトリックス型

マトリックス組織の構造は、従来のトップダウン組織よりも複雑です。この組織構造を用いる会社では、個々のチームメンバーが複数のリーダーのもとで働きます。上の画像左下の組織図テンプレートがこのタイプのものです。

たとえば、従業員は自分の部署の部長に直属することが多いですが、プロジェクトマネージャーにも直属する場合があります。2 人目の上司であるプロジェクトマネージャー自身にも直属の上司である部長がいるため、マトリクス組織図は、ツリー形よりも長方形に近い図となります。

3. 事業部門型

前の画像右上の組織図テンプレートを見てみましょう。これが事業部門型組織構造で、従来のヒエラルキー構造が高度化されたものです。事業部門型の構造は、互いに機能が独立した部門を有する会社にとって合理的な体制です。

たとえば、別個の製品ラインを各種取り扱っている会社では、製品ライン別に IT 部門、マーケティング部門、営業部門が置かれているため、この事業部門型の組織体制をとっている場合があります。

4. フラット型

最後に紹介するのが、前の画像右下にある組織図テンプレートで、フラット型組織図と呼ばれます。特徴は、管理職の階層を最小限に減らしたか完全になくした組織体制を表す図であることです。この種の組織構造は、小規模な会社、または実験的な試みとして指揮命令系統をなくした会社に存在する場合があります。

この種の組織体制では、チームメンバーたち自身による自己管理と意思決定を広く浸透させることに、会社は注力します

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組織図の活用方法

組織図を使用すれば、プロジェクト体制図と同様、社内のさまざまな部門、部署、役職の実務的な役割を見える化できます。それにより、チームメンバーは、どうすれば互いにコラボレーションを行えるのかを理解でき、自分の役割や責任も自信を持って担えます。組織図テンプレートを活用して、以下に紹介する組織図のメリットを最大限活かしましょう。

上下関係を見える化する

職責や上下関係を新しいチームメンバーに紹介するために、組織図は有効です。新入社員のオンボーディングの際に組織図を提供すれば、仲間であるチームメイトについて知り、それぞれの業務を理解する情報源となります。また、社内の主要メンバーの基本情報を覚えるのにも役立ちます。

採用している組織体制が複雑であればあるほど、この見える化はとても重要になります。優れた組織図テンプレートを活用して、明確化しましょう。

成長と変化に対応する

経営陣も、組織図を使えば情報の流れを整理された状態に保ち、社内の成長や変化に対応できます。たとえば、あるチームの規模が社内の他のチームと比べて膨らんだことに部長が気づいた場合、人事異動や新規メンバーの採用により、バランスを維持できます。

各自の位置づけを見える化する

プロジェクト体制図同様、組織図を使えば、組織構造における各自の位置づけを社内全員に対し見える化することで、明確性を実現できます。組織図を見れば、たとえば「自分のチームにはメンバーが 5 名いる」、「自分の下にはアシスタントが 2 名いる」、「自分の上にはプロジェクトマネージャーが 1 名いる」といった現状を一目で把握できます。また、「プロジェクトマネージャーの直属の上司は部長」などといった情報も確認できます。

コミュニケーションを向上する

組織体制を確立すれば上下関係が明確になるので、社内のコミュニケーションの向上につながります。組織図を提供しない場合、チームメンバーは、質問が生じたときに尋ねるべき担当者が不明で誰にも聞けない状況に置かれるかもしれません。逆に組織図があれば、誰が何を統率しているのかが明確になるので、積極的に質問して疑問点を解消したり、コラボレーションに取り組んだりすることができます。

「視覚的な会社名簿」を作成する

組織図は、いわば会社名簿を視覚化したものともいえます。チームメンバーの昇進や退社の際には、組織図を更新しましょう。この「視覚的な会社名簿」を最新の状態に保てば、社内で働いている人とそれぞれの職務について、全員が常に正しい情報を把握できます

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組織図の効果の限界

組織図を使えばチーム間のコミュニケーションを促進できますが、組織図を使うだけでは解決できないこともあります。組織図の効果の限界を認識し、潜在的な問題に対する解決策を未然に検討しましょう。

情報がすぐに古くなる可能性がある

組織図の情報は、会社の組織再編や人事異動に伴い、あっという間に古くなる場合があります。その点に留意し、常に最新の組織体制と従業員名を反映した状態に組織図を保つ必要があります。同様のことはプロジェクト体制図に関しても言えるので、注意しましょう。

解決策: 組織図を定期的に更新し、再配布する担当者を指名することにより、この貴重な情報源を最新の状態に保ちましょう。

正式に定められた関係のみが見える化される

組織図は表層的な文書であるため、そこに記載されている上下関係以上の情報はあまり得られません。会社の基本的な組織体制を見える化するという意味では大事な役割を果たすものの、そこに可視化されるのは正式に定められた関係のみです。しかし、従来の組織図に記載されない非公式な関係の存在があってこそ正常に機能し、発展している会社は多くあります。

解決策: 出発点として組織図を使用しながらも、組織図には反映されていない業務上の関係が存在する可能性にも留意しましょう。

マネジメントスタイルを見える化する文書ではない

組織図には、マネージャーやその直属のチームメンバーが見える化されますが、個々のマネージャーがどんなリーダーであるのかを伝える情報は、そこには含まれません。たとえば、あるマネージャーが 3 名のチームを統率しているのに対し、別のマネージャーは 5 名のチームを担当していることが、組織図から見て取れるとしましょう。部下がより多い後者のマネージャーの方がリーダーとしての能力が高いのだろうという結論に走る人もいるかもしれません。その組織図には、部下が少ない前者のマネージャーが、チームにより深く関与するマネジメントスタイル (「ハンズオン」と呼ばれるスタイル) を効果的に実践している事実が可視化されていないからです。 

解決策: 出発点として組織図を参考にしつつも、社内の上下関係を理解するには直接接触するのが一番であるということに留意しましょう

組織図を使って組織体制を合理化する

組織図の作り方と無料ダウンロードができる組織図テンプレート、その活用方法や限界点などをまとめました。組織図はその効果に限界はあるものの、会社の組織体制を理解するために非常に有効な手段です。また、組織図を使えば役割と責任を明確化できるので、経営上層部とのコミュニケーションも向上できます。無料の編集可能組織図テンプレートを使用して適宜カスタマイズすれば、組織のニーズに合った組織図を構築できます。

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