ビジネスプロセス分析 (BPA) の説明

私たちの多くは、仕事で同じことを繰り返すことがあります。 プロジェクトマネジメントでは、新しいプロジェクトリクエストごとに一連のステップを設定することがあります。 アイテムを委任したり、割り当てたりする一連の手順も同様です。 これらは、反復するワークフローを構成する、特定の順序で並んだタスクのグループであるプロセスです。 Business プロセスは、会社と従業員自身の両方にメリットをもたらす方法で業務を遂行し、物事を作り上げる方法を従業員に示す指針として機能します。

しかし、一度設定すれば後は忘れてしまってもよいツールではありません。 時間の経過とともに、プロセスは崩壊したり、時代遅れになったりする可能性があります。 定期的に見直し、分析して、まだ効果があるかどうかを判断する必要があります。 効果的でない場合は、改善の機会を探す必要があります。 このようなレビューや Business Process Analysis (BPA) は、会社にとって非常に有益です。 Business Process Analysis (BPA) を成功させることで、収益を増やし、成長を促進し、業務を効率化できます。 

Business Process Analysis (BPA) とは

Business Process Analysis (BPA) は、プロセスの見直しに役立つ手法です。 プロセスとは、特定の結果を生み出すために繰り返される一連のタスクやステップのことです。 たとえば、新入社員のオンボーディングプロセスや、四半期目標のレビュープロセスなどが考えられます。 また、計画セッションで使用される意思決定プロセスなど、より広範な Business プロセスもあります。 

BPA は、ビジネスプロセスの分析、維持、改善を含むビジネスプロセス管理 (BPM)の一部です。 Business Process Analysis (BPA) では、ビジネスアナリストが既存のプロセスを見直し、現在も有効であるか、それとも更新が必要かどうかを判断します。

Business Process Analysis と Business Analysis の違い

BPA と Business Analysis (ビジネス分析) の主な違いは、BPA はプロセスのみに焦点を当てるのに対し、Business Analysis はビジネス全体を対象とすることです。 

たとえば、財務状況の追跡プロセスを更新する場合は、BPA が必要です。 Business アナリストは、チームが予算、購買、収益を追跡するために実行するステップとアクションを確認します。 一方、ビジネスの収益性を判断することに関心がある場合は、完全なビジネス分析を使用して財務状況を確認します。

Business Process Analysis を行うべき理由

Business Process Analysis (BPA) は、ビジネスに大きな影響を与えます。 しっかりとした分析を行うことで、インプットとアウトプットを超えてプロセスのコアバリューを決定し、改善の機会がある箇所を明らかにできます。 

Business Process Analysis (BPA) には多くのメリットがありますが、特に以下の点で役立ちます。

• ギャップの特定: BPA は、最も重要な業務における欠けているリンクを示してくれます。 多くの場合、これらは収益に直接影響します。採用、請求、取引の成約といったプロセスを分析する際は特にそうです。

• 利用可能なリソースをすべて明確にする:新しいプロジェクトに「ノー」と言うべきかどうかわからない場合、BPA が役に立ちます。 キャパシティ計画と同様に、必要な各プロセスで利用可能なすべてのリソースをまとめてくれます。 そうすることで、追加の仕事に対するキャパシティと可用性を把握できます。

• 現在の文化や環境に合わせた新しいプロセスを作成する:文化や環境の変化が、ビジネスプロセスに大きな影響を与えることがあります。 たとえば、新型コロナウイルスのパンデミックを例に挙げます。 最初に、チームはリモートチームの管理方法を決定しなければなりませんでした。その後、安全にオフィスに戻る方法を決定しなければなりませんでした。その間には多くのやり取りがありました。 BPA は、現在の環境に合わせて、まったく新しいプロセスを作成する際に役立ちます。

• 重複作業、非効率、ボトルネックを削減する: Asana の調査によると、2021 年、平均的なナレッジワーカーは重複した作業に 129 時間を費やしています。 これは無駄な時間の使い方です。 BPA は、プロセスを改善して、重複作業を減らしたり、排除したりするのに役立ちます。 再利用可能なテンプレートを追加したり、オートメーションを活用したりすることで、仕事のための仕事を減らすことができます。

• 従業員の導入率を向上させる:プロセスの質が高ければ高いほど、多くの人がそれを使用します。 プロセスを定期的に分析することで、従業員の働き方を重視していることを示し、ワークフローの効率を高めるという 2 つの効果が得られます。

• より良いプロセスフローを作成できる:仕事の内容に合わせてプロセスを変えていく必要があります。 BPA は、プロセスのより良いプロセスモデルを作成します。つまり、日常的な変更や更新をリアルタイムで簡単に行えるようになるのです。

Business Process Analysis (BPA) の 5 つのステップ

チームに Business Process Analysis (BPA) サイクルを導入するには、いくつかの調整が必要です。 ビジネスアナリストでない限り、ほとんどの BPA は直接管理するものではありません。 この業務は、外部委託するか、ニーズに応じて社内に専任の役割を設けて管理することになるでしょう。 社内で BPA をどのように導入する場合でも、以下の 5 つのステップに従うことで、BPA を定着させ、成長させるための強固な基盤を築くことができます。

1. プロセスが全体像の中でどのような役割を果たすのかを確認する

すべてのプロセスは、より大きなイニシアチブやBusiness の目標につながるべきです。 プロセスはビジネスの「方法」であり、目標を達成するための手段です。 しかし、それらは「なぜ」という問いにつながっている必要があります。 たとえば、世界中の誰もが簡単に医療サービスを受けられるようにすることが会社のビジョンステートメントである場合、作成するすべてのプロセスはそれを支えるものであるべきです。 

BPA の最初のステップは、既存のプロセスを見直し、それらがワークフロー、部署、そして最終的には会社のミッションを支える長期目標にどのように適合するかを確認することです。

2. 現状に関する情報を収集する

これはデータ収集の段階です。 プロセスを分析する前に、その仕組みを正確に理解しておく必要があります。 そのためには、そのプロセスを最もよく使用する人々と話すのが一番です。 主要な関係者にインタビューを行い、アンケートを作成し、関連するKPIや指標を確認します。 このステップは他のステップよりも少し時間がかかりますが、変更を加える前にプロセスを完全に理解するために必要なことです。 

たとえば、製品チームが製品バックログをどのように評価し、トリアージしているかを分析する場合は、その担当開発者にインタビューするとよいでしょう。 また、アジャイルスプリントの完了後にバックログに残っているアイテムの数など、現在のプロセスの重要業績評価指標も確認する必要があります。 

3. データを分析してマッピングする

いよいよ分析の段階です。 ここでは、次のようなデータをすべてまとめます。

• すべてのプロセスステップ

• 関連するプロセスダイアグラム

• 関連するチームメンバー

• 現在の成功指標と KPI

ビジネスプロセスマッピングを使用して、プロセスやワークフローのレイアウトを視覚化することで、それらを確認しやすくなります。 プロセスマッピングは、現在のシーケンスやステップのフローチャートやその他の視覚的なマップを作成するのに役立ち、プロセスをより明確に可視化できます。 このレイアウトでは、プロセスフローのパターンやギャップを特定しやすくなります。 

4. 改善の機会を特定する

分析ステップでは、冗長性とギャップを特定します。 これらは改善すべき点の主要な領域です。 たとえば、分析の結果、開発者がスプリントバックログの計画に 3 日を費やしていることがわかったとします。 関係者へのインタビューと会議スケジュールの分析に基づいて、タイムゾーンの違いが遅延の原因であることがわかりました。 この場合、非同期コミュニケーションを促進する新しいテクノロジーを導入することで、チームのコミュニケーションが容易になり、コミュニケーションに費やす時間を短縮できます。  

5. 変更を加える

Business Process Improvement (BPI) とは、学んだことをすべて実行に移すことです。 BPA の後は、BPI を使用して、収益性の向上を重視しながら、プロセスを調整し、変更を加えます。 BPA は、ビジネスプロセスの詳細を示すディスカバリーガイドです。 最後のステップは、これらすべての情報を使用して、プロセスを改善する変更を実装したり、新しいプロセスを作成したりすることです。  

Business Process Analysis (BPA) の実施方法

BPA の実施を依頼するビジネスアナリストは、それぞれ独自の手法や好みの Business Process Analysis (BPA) ツールを持っていると思いますが、ここでは一般的なものをいくつかご紹介します。

• 根本原因分析:この分析を使用して、プロセスの基盤を特定し、会社のより大きな目標につながることを確認します。

• SWOT 分析: SWOT とは、「強み (Strengths)」「弱み (Weakness)」「機会 (Opportunities)」「脅威 (Threats)」を表す略語です。 この分析は、プロセスの成功度や改善点に関するインサイトを得られるため、有効です。

• ギャップ分析:会社の大きな目標と比較した場合に、プロセスに欠けているものを示します。

Business Process Analysis に使用すべきツール

BPA を実施するには、すべてのデータを信頼できる唯一の情報源にまとめられる、効果的な Business Process Analysis (BPA) ツールが必要です。 タスクの自動化、レポートの生成、ステータス更新の即時送信が可能なプロジェクト管理ツールが最適です。 これにより、すべての関係者が BPA の進捗をリアルタイムで確認でき、すべてのビジネスプロセスのオートメーションと連携して機能します。 

Business Process Analysis を使うべき場面

多くの Business プロセスは継続的な改善によって恩恵を受けますが、BPA が特に役立つ状況もあります。 

Business Process Analysis (BPA) は、以下のような場合に最適です。

• 古く、時代遅れの可能性があるプロセスの場合。

• 特定の領域で生産性の低下や高い離職率に気づいたとき。

• 新製品やチーム構造を導入する際に、長期的に実行可能かどうかを判断する場合。

Business の舞台裏のヒーロー

Business Process Analysis (BPA) は、事業運営の舞台裏をのぞき込むものです。 あなた自身、チーム、そして Business の仕組みを明らかにします。 この情報は可能性を秘めた宝の山です。BPA の結果を活用して、生産性を高め、ワークフローを改善しましょう。 また、次の大きな成長戦略が既存のプロセスの中にあるかもしれません。