プロセスフローの定義と可視化する方法

作業プロセスを改善する方法をお探しの方、必要なのはプロセスプロ―を見直すことかもしれません。

プロセスフローは、チームが目標を達成するために踏んでいく一連のステップです。プロセスフローを可視化すると、余分な作業や反復的なタスク、ボトルネックを発見できます。

プロセスフローは、タイムラインやワークフローダイアグラムを使って可視化することができます。この記事では、プロセスフローの起源、プロセスフローダイアグラムの定義、またそれを使ってチームの作業効率を改善する方法について詳しく見ていきます。

プロセスフローとは？

プロセスフローとは、目標の達成を目指すチームが踏んで行く後続の各ステップを可視化する手段のことです。そうしたステップをダイアグラムやフローチャートとして可視化すると、誰でもタスクを完了させる順序を簡単に把握できます。

インパクトの大きな仕事をよりすばやく完了させるには、プロセスを改善することが欠かせません。現在、ナレッジワーカーは、毎週 25% 以上の仕事の期日を逃しており、プロセスが明確でないことがその一番の要因となっています。誰が何をいつ行うのかを明確にすると、チームは仕事の文脈を理解し、より効果的にタスクを実行できるようになります。

プロセスフローの例

職務内容を問わず、休暇を申請することは、誰にでも馴染みのある単純なプロセスフローではないでしょうか。このプロセスはとても直線的なものであるため、後続タスクをこなしていく順序を可視化する方法を示す最適な例であるといえます。

• ステップ 1: 有給休暇 (PTO) を申請する。

• ステップ 2: マネージャーが申請内容を確認する。

• ステップ 3: マネージャーが申請を承認するかどうかを決定する。

• ステップ 4: マネージャーの決定に関するメールを受信する。

• ステップ 5: 申請が承認される、もしくは却下される。

上述したようなプロセスフローは、誰でもアクセスできるようにしておくことが理想的です。そうすることで、チームは、ワークフローの種類は何であれ、どこを探せばそのプロセスフローが見つかるのかがわかり、新しい、または馴染みのないプロセスに取り組む際は、その情報を参照することができます。

プロセスフローの用途とは？

プロセスフローは、単なる便利なチャートではありません。新しいプロセスや日々のプロセスの分析、最適化、標準化に使用できる、非常に便利なプロジェクト管理のツールです。

プロセスフローは、以下の 4 つの側面からビジネスの運営によい影響を与えます。

プロセスを計画し、文書化する

プロセスが明確でないと、チームメンバーはやる気を失い、士気も下がり、タスクの見落としも発生します。そうならないように、プロセスを綿密に計画すると、チームは、ビジネスプロセスの流れをより深く理解できます。チームメンバーが確認を取るべき担当者やプロジェクトの次のステップについてわからないことがあれば、信頼できる唯一の情報源を参照できます。

• 例: チームに異なる場所で作業の進捗を追跡させるのではなく、プロセスを 1 か所で綿密に計画します。ワークマネジメントソフトウェアを使用すると、チームのタスクと進捗を合理化できます。

プロセスを標準化する

プロセスフローチャートは、プロセスを標準化または合理化するのに非常に便利なツールです。チームは、新規プロジェクトを始めるたびに一からやり直したり、新しいプロセスフローの作成に時間を浪費したりせずに、標準化されたプロセスフローを参照して、毎回それを使うことができます。そうすることで、チームがタスクを見落としたり、不要なリスクを背負ったりすることを避けられます。

• 例: 先ほどの有給休暇を申請するときの例のように、標準化されたプロセスを説明するダイアグラムやフローチャートを作成すると、チームは現状を楽々と把握できるようになります。全体像が見えると、チームは高く評価されていると感じられるようになり、プロセスに関してもストレスをあまり感じなくなるでしょう。

プロセスを分析して最適化を図る

プロセスフローを計画するときには、省くことのできる余分なタスクや反復的なタスクがあることに気付くかもしれません。また、チームに伝えておけるようなプロセスのリスクを発見する場合もあります。そうすると、プロセスの効率と効果の両方が改善されます。

• 例: 新しいプロセスフローをレビューした結果、関係者の一人がコミュニケーションプロセスのステップを 1 つ飛ばせることに気付いたとしましょう。このステップを省き、プロセスフローを最適化すれば、タイムラインから貴重な時間をカットできるかもしれません。

チームの説明責任を向上させる

チームメンバー全員がそれぞれのタスクと期日を正確に把握していると、プロセスは問題なくスムーズに進んでいきます。効果的なプロセスフローダイアグラムがあると、チームメンバーはプロジェクトの重要な依存関係やリソースの制約、守る必要のある期日を明確に把握できます。

• 例: プロセスフローを用意せずにブログの記事を作成していると、問題に直面してしまうかもしれません。ひょっとしたら、予定どおりに仕事を処理できなかったり、ミスコミュニケーションが多発してしまったりする可能性もあります。プロセスを明確に定義し、可視化すると、メンバー全員が自分の仕事に着手するタイミングや、アセットが不足している場合に問い合わせる担当者を把握しておけます。

プロセスフローチャートは、一般的にシンプルなプロセスの計画を立てる際に使用されます。

プロセスフローダイアグラム (PFD) とは？

プロセスフローダイアグラムは、プロセスフローを可視化する方法の 1 つです。描写するプロセスフローの種類によっては、トップダウンフローチャート、スキマティックフローダイアグラム、またはプロセスフローチャートとも呼ばれます。

プロセスフローダイアグラムはどのようにして生まれたのか？

プロセスフローダイアグラム (PFD) は、産業技術者であり効率化の専門家である Frank Gilbreth, Sr. 氏によって紹介され、そのコンセプトは、1920 年代にアメリカ機械学会 (ASME) により採用されました。

プロセスフローは、今日も化学工学とプロセス工学で使用されていますが、製造やビジネスの分野でも、ビジネスプロセスフローや BPF と呼ばれ、よく使用されています。

プロセスフローを可視化する際には、各タスクを定義し、その詳細を示す一連のシンボルや注釈を使用します。最も一般的な PFD シンボルは、国際標準化機構 (ISO) により作成されました。独自のシンボルを使う企業も存在しますが、標準化されたシンボルを使用すれば、細かい指示を付け加えなくてもメンバー全員が簡単にプロセスフローチャートを理解できます。

チャートは手書きで描くこともできますが、Lucidchart のようなソフトウェアとの連携を活用すれば、ダイアグラムを簡単にチームメンバーや関係者と共有できます。

フローチャートとシンボルの種類についてもっと知りたいという方は、Asana の記事「フローチャートとは？フローチャートの記号、種類、読み方について」をお読みください。。

ビジネスプロセスフローを 5 つのステップで文書化する方法

ビジネスプロセスフローチャートやワークフローダイアグラムは 5 つのシンプルなステップで作成できます。

• ステップ 1: ダイアグラムの種類を選択する。プロセスの複雑さに合わせて、シンプルなプロセスフローダイアグラムを作成することも、スイムレーンダイアグラムのように細かく可視化することもできます。

• ステップ 2: 出発点と到達点を決める。 どのようなアクションがプロセスを開始させ、終了させるのかを示し、そうしたステージを効果的にチームメイトや関係者に伝えられるようにします。

• ステップ 3: 必要な情報を集める。 チームや関係者と連携して、ダイアグラムの作成に必要な詳細情報や承認を集めます。各ステップに関連付けられている成果物の種類を確認し、チームがタスクを完了させるのにどれだけの時間が必要になるかを見積もります。

• ステップ 4: 効率の悪い点を省く。 ダイアグラムを分析し、チームの作業を遅らせたり、ボトルネックの原因となったりし得る余分なタスクや反復的なタスクを発見します。

• ステップ 5: ダイアグラムをデザインする。ここでやっとビジネスプロセスやワークフローのダイアグラムをデザインできます。ステップ 1 で選択した種類のダイアグラムでプロセスやワークフローを示し、チームや関係者と一緒にレビューを行って、すべての情報が正確に描写されていることを確認します。

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