Modello di stima del progetto

"Quanto ci verrà a costare?"

Se ti è capitato di proporre o gestire un progetto, probabilmente questa domanda l'hai già sentita, insieme a tante altre sulle risorse necessarie e sulla durata. In caso di preparazione insufficiente, rispondere è quasi come un salto nel buio, specialmente durante la fase di pianificazione iniziale. 

Anche se definire la stima di un progetto potrebbe sembrare quasi come tirare a indovinare, non deve per forza essere così. Alla fin fine, delle stime accurate sono alla base del successo del progetto (oltre a consentire di gestire al meglio le aspettative degli stakeholder). Ed è qui che entra in gioco il modello di stima del progetto.

Cos'è una stima del progetto?

La stima del progetto è il processo di valutazione dei tempi, costi e risorse necessari per portarlo a termine. Un processo di stima del processo ottimizzato è parte integrante di tutte le buone strategie di gestione delle risorse, e di solito viene eseguito durante la fase di pianificazione iniziale.

Le stime di progetto accurate ti aiutano, e aiutano i tuoi stakeholder, a comprendere i requisiti di progetto ancor prima che venga avviato. In questo modo, avrai la certezza di disporre di tutto il necessario per gestire e portare a termine con successo il progetto, dalle risorse adeguate a un budget di progetto corretto. E inoltre, delle stime accurate aiutano a definire le aspettative di tutte le parti in causa, riducendo i problemi di comunicazione e le incomprensioni. 

Cos'è un modello di stima del progetto?

Un modello di stima del progetto è una risorsa riutilizzabile che puoi usare per effettuare stime accurate all'inizio del processo di pianificazione del progetto. I modelli di stima del progetto fungono da guida per elaborare stime precise. Tutto quello che dovrai fare è copiare il modello e inserire le informazioni rilevanti per il tuo specifico progetto. 

Dato che è possibile duplicare i modelli di stima del progetto e riutilizzarli, possono aiutarti a standardizzare il processo di stima. Con un modello, avrai la certezza di utilizzare sempre le stesse variabili, indipendentemente dal progetto. 

Analizziamo ora perché questo tipo di modello è destinato a diventare la tua parte preferita del processo di pianificazione del progetto, e come utilizzarlo. 

Perché dovresti utilizzare un modello di stima del progetto?

I progetti non sono mai statici. Sono delle entità dotate di vita propria, in grado di modificarsi ed evolversi col tempo. Anche se nessun progetto è inciso nella pietra, riuscire a fornire una stima delle risorse, dei costi e dei tempi richiesti dal progetto durante la fase di pianificazione iniziale può aiutare sia te che il tuo team a rimanere nei tempi previsti, gestire le aspettative degli stakeholder e a mitigare i rischi.

I modelli di stima statici, come quelli creati in Excel o su Fogli Google, offrono le funzionalità essenziali. Ovviamente, riuscirai a inserire una stima dei costi e delle ore richieste per creare una versione di base della stima del progetto, ma questo è quanto. Inoltre, con questo tipo di strumenti è facile sovrascrivere per sbaglio le versioni precedenti, con il rischio di lavorare su una versione non corretta. 

Per creare accuratamente (e facilmente) le tue stime del progetto, hai bisogno di uno strumento che funzioni nel tuo stesso ambiente di lavoro. Creando un modello di stima del progetto in uno strumento di project management digitale, sarai in grado di ridurre il tempo impiegato a passare da una piattaforma all'altra, con la certezza che il tuo team avrà a disposizione tutti i necessari dettagli del progetto, proprio lì dove si svolge il lavoro. 

Di seguito elenchiamo alcuni altri vantaggi legati all'utilizzo di un modello di stima del progetto in formato digitale.

• Visualizzazione di tutte le risorse necessarie al completamento del progetto, inclusi i membri del team richiesti, una stima dei costi previsti e l'ambito del progetto o le ore richieste complessivamente. 

• Collaborazione e comunicazione direttamente nello strumento; indica i membri del team responsabili dell'approvazione, allega la documentazione rilevante o assegna attività ai membri del team direttamente dallo strumento utilizzato per la definizione della stima. 

• Ottenere in anticipo il consenso dagli stakeholder interni ed esterni, e inoltre definizione delle aspettative di progetto in modo che tutti siano allineati quando il progetto viene avviato.

• Utilizzo del modello di stima del progetto come una cronologia approssimativa per determinare la durata del progetto durante la fase di pianificazione. 

• Duplicare facilmente il modello per progetti simili in futuro, al fine di ridurre il lavoro iniziale e creare un processo standardizzato per la stima delle risorse del progetto.

• Definizione delle risorse necessarie se si tratta di un progetto interno, o utilizzo del modello per chiarire e analizzare i costi in caso di esternalizzazione. 

• Utilizzo del modello come punto di partenza per la fase post mortem del progetto, al fine di confrontare la stima del budget con i costi effettivamente sostenuti.

Cosa includere in un modello di stima del progetto 

Per le stime di progetto, non esiste una soluzione che funzioni per tutti: in altre parole devono essere adattate in base al progetto, ed è ovvio che sia così. Il modello base di stima del progetto servirà come schema di riferimento per progetti simili, quindi la cosa più importante è concentrarsi sulle informazioni di base comuni a tutti i progetti. 

Fondamentalmente, il tuo modello di stima del progetto dovrebbe includere quanto segue.

• Informazioni sulle risorse del progetto necessarie, per esempio una descrizione dettagliata delle risorse di cui avrai bisogno. 

• Costo totale delle risorse, tenendo presenti variabili come il costo del lavoro, le tariffe orarie e il numero stimato di ore.

• Le date di inizio e fine stimate e collegate a ciascuna risorsa, come ad esempio la durata prevista per la creazione dei risultati finali.

• Il costo totale del progetto, tenendo conto di tutte le spese.

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

Come usare un modello di stima del progetto

Una volta definito il modello base di stima del progetto, puoi facilmente duplicarlo e utilizzarlo come schema di riferimento per la stima di nuovi progetti. Vediamo insieme come fare.

1. Prepara un elenco generale di tutti i costi relativi al progetto. Durante la fase di pianificazione iniziale, incontra i membri del tuo team e gli stakeholder interni ed esterni per analizzare le risorse necessarie alla riuscita del progetto. 

2. Aggiungi tutte le risorse necessarie per il tuo modello di stima del progetto, suddividendole per categoria (per esempio per fasi di progetto), se appropriato. 

3. Inserisci nel modello tutte le informazioni aggiuntive per ciascuna voce, come il numero di ore richieste, il tipo di risorsa e il costo totale delle risorse. 

4. Calcola il costo totale del progetto, oltre alla durata dello stesso e alle risorse necessarie, utilizzando le informazioni di cui sopra.

5. Incontra di nuovo il tuo team e gli stakeholder per esaminare insieme il progetto e il costo. 

6. Procedi con il progetto o apporta le eventuali modifiche. 

Domande frequenti