6 tecniche per una stima accurata del progetto

Quando prepari la cena per la tua famiglia, hai un piccolo gruppo di persone affamate che si chiedono quando è il momento di mangiare. Sai che devi preparare le verdure, preriscaldare il forno e apparecchiare la tavola. Quando lo dici alla tua famiglia, come fai a dire con precisione il giusto tempo di attesa?

Stimare il tempo necessario per completare le attività è una parte essenziale sia della preparazione della cena che della gestione dei progetti. Entrambi richiedono informazioni accurate e comunicazione con gli stakeholder: più accurata è la stima, più felici saranno gli stakeholder.

Cos'è una stima del progetto?

Una stima del progetto è una previsione informata dei tempi, costi e risorse necessari per portarlo a termine. La maggior parte delle stime di progetto utilizza informazioni pregresse per fare una previsione informata. Ad esempio, queste informazioni possono includere cronologie e budget di progetti simili, esperienze passate di stima dei progetti e requisiti precedenti degli stakeholder.

La gestione degli stakeholder e la raccolta dei requisiti sono parti incredibilmente importanti della stima del progetto, poiché è necessario sapere esattamente quali requisiti sono necessari per completare un progetto. Ad esempio, gli stakeholder hanno bisogno del risultato finale entro una data specifica? Ci sono vincoli o requisiti necessari per garantire che il progetto abbia successo? Tutte queste informazioni possono aiutarti a creare una stima accurata del progetto. 

La stima del progetto è importante per i project manager perché aiuta a stabilire l’ambito del progetto. L’ambito del progetto aiuta quindi i membri del team a capire quali risultati finali completare, chi sta lavorando a quali attività e quali sono le scadenze richieste. 

Come elaborare una stima accurata di un progetto

Il processo di stima inizia con lo stesso strumento: il triangolo di gestione del progetto. Il triangolo di gestione del progetto è composto da tre variabili principali:

• costo

• ambito

• Tempo

L'idea è che ogni progetto richiede un perfetto equilibrio di tutte e tre le variabili. Se devi aumentare una parte del triangolo, qualcos'altro deve cambiare affinché il progetto rimanga equilibrato. Ad esempio, se l'ambito del progetto aumenta, spesso anche il costo o il tempo devono aumentare. Se il tempo di un progetto diminuisce, l’ambito o il costo devono aumentare per bilanciarlo.

Il triangolo di gestione del progetto è una parte importante del processo di stima del progetto. Grazie alla relazione tra le tre variabili, è possibile stimare con precisione la terza se si dispone di informazioni sufficienti sulle altre due. 

Sei metodi comuni di stima del progetto

Se non riesci a stimare un progetto con il triangolo di gestione del progetto, prova queste sei tecniche di stima aggiuntive. Queste tecniche ti aiuteranno a scoprire informazioni sufficienti per fare una stima accurata. 

1. Stima dall’alto verso il basso

La strategia di stima top-down stima un tempo complessivo per un progetto, quindi suddivide il progetto in fasi e attività più piccole in base al tempo finale stimato. Questa tecnica di stima è comunemente associata alla strategia di gestione del progetto della struttura di scomposizione del lavoro (WBS). La strategia WBS aiuta a suddividere i risultati finali più grandi in sottoattività più piccole. 

Stima top-down in azione

Se pensi a un progetto come a una pizza, la stima dall'alto verso il basso è come dividere quella pizza in fette più piccole.

Se il tuo team ha una scadenza per completare un progetto entro un anno solare, prenderai la cronologia di un anno e dividerai il progetto in diverse parti con traguardi chiave intermedi. Per esempio, un team di sviluppo del prodotto è impostato per lanciare un nuovo prodotto entro un anno di calendario. Il project manager stabilirà i traguardi chiave, come il completamento del wireframe del prodotto, la build alfa, il test del prodotto e la data di lancio finale entro quell’anno solare. 

Usando l'analogia della pizza, ogni sezione del progetto è una "fetta" e l'intero progetto dall'inizio alla fine è l'intera pizza.

2. Stima bottom-up

La stima dal basso verso l’alto è l’opposto della stima dall’alto verso il basso. Invece di conoscere la durata del progetto e quindi suddividerlo in attività più piccole, la stima bottom-up esamina la durata di ciascuna attività più piccola e le somma per stimare la scadenza finale del progetto. 

Questa tecnica è simile al metodo del percorso critico. Tuttavia, la differenza principale tra i due è che la stima dal basso verso l’alto tiene conto di ogni singola attività richiesta da un progetto, mentre il metodo del percorso critico considera solo le attività essenziali che devono essere completate.

Stima bottom-up in azione

Tornando alla precedente analogia della pizza, la stima bottom-up consiste nel prendere tutte le fette dell’intera pizza per capire quanto è grande la pizza finale. 

Hai l’attività di sviluppare un sito web di marketing per l’e-commerce e il cliente vuole sapere approssimativamente quanto tempo ci vorrà. In qualità di project manager, elenchi tutte le attività necessarie per completare il progetto, quindi aggiungi il tempo stimato di ciascuna attività per ottenere la tempistica finale stimata per il cliente.

3. Stima in tre punti

La stima in tre punti può rendere più accurata una stima bottom-up. Questa tecnica prende la media di tre diverse variazioni di una stima bottom-up: la tempistica più ottimistica, la tempistica più pessimistica e la tempistica più probabile per arrivare alla stima finale del tempo per il progetto. Puoi trovare queste tre stime utilizzando un grafico PERT.

Ad esempio, un team può avere tre stime per il proprio progetto: 10 giorni per la tempistica più ottimistica, 14 giorni per il risultato probabile e 30 giorni per il risultato più pessimistico. Quando trovi la media di queste tempistiche, finisce per arrivare a circa 21 giorni. 

4. Stima per analogia

Le stime analoghe esaminano i progetti passati e identificano dettagli specifici simili al progetto corrente. Le informazioni dei progetti precedenti vengono quindi applicate al progetto corrente. Quindi, in base alle somiglianze e alle differenze, il project manager stima il costo, l'ambito e il tempo del progetto attuale. 

Per esempio, un team di sviluppo di siti web potrebbe essere incaricato di aggiornare il sito web per il suo nuovo prodotto. Può guardare indietro all’ultima volta che ha aggiornato il sito web con un prodotto e utilizzarlo per stimare la tempistica per questo progetto.

5. Stima parametrica

La stima parametrica utilizza i dati storici dei progetti precedenti per stimare qualsiasi parte di un progetto, inclusi risorse, budget, attrezzature e cronologia. La stima parametrica viene spesso utilizzata in combinazione con la stima per analogia per ottenere una stima più accurata. Questo perché prende in considerazione sia i dati storici che l’esperienza per creare una stima più accurata. 

Per esempio, immagina di essere un project manager IT e che la tua attività sia installare un software specifico su 150 dispositivi diversi. Poiché sai che il processo di installazione richiede circa 10 minuti su un dispositivo, utilizzeresti questa stima e la moltiplicheresti per 150 per ottenere una stima del tempo necessario per completare il processo. 

6. Stima basata sull’esperienza

Questo metodo di stima si basa interamente sull’esperienza del project manager. I project manager molto esperti possono sapere quanto tempo richiederà un determinato tipo di progetto perché hanno completato un progetto simile molte volte. Se stai pensando di utilizzare una stima basata sull’esperienza, è meglio discuterne con qualcuno che è un esperto nel suo campo. In caso contrario, è meglio utilizzare questa tecnica in combinazione con altri metodi di stima.

Ad esempio, uno sviluppatore web potrebbe aver iniziato a creare siti web nei primi anni 2000. Con oltre 20 anni di esperienza, questo sviluppatore web saprebbe esattamente quanto tempo ci vorrebbe per costruire un semplice sito web, in base a tutti i siti che ha completato in precedenza. 

Perché la stima è importante per la gestione dei progetti

Le stime sono una parte necessaria del processo di pianificazione del progetto. Quasi ogni tipo di progetto, dai progetti Agile a quelli più lineari in cascata, può trarre vantaggio dalla stima del progetto. Ecco perché.

Le stime mantengono il tuo team nei tempi previsti

Un modo comune in cui i project manager fanno in modo che i progetti procedano senza intoppi è assicurarsi che i loro team rispettino le stime il più fedelmente possibile. Poiché sanno esattamente quanto tempo, budget e risorse hanno a disposizione per una determinata fase di un progetto, sono in grado di aiutare il team a rispettare tali limiti.

Quando i project manager, i membri del team e gli stakeholder sono tutti a conoscenza delle stime del progetto, tutti possono ritenersi reciprocamente responsabili. Per far sì che ciò accada, assicurati di condividere la stima del tuo progetto in un unico posto, come un software di gestione dei progetti digitale. 

Richiede un piano di progetto prima dell’avvio del progetto

Per fare una stima accurata del progetto, un project manager deve prima identificare le attività chiave che devono essere completate prima che il progetto abbia effettivamente inizio. Ciò significa che i project manager identificheranno chiaramente il percorso critico e le principali dipendenze prima dell’avvio del progetto. Stabilire il percorso critico offre anche una panoramica di alto livello delle attività da completare e delle risorse necessarie per completarle.

Avere tutte queste informazioni prima dell'inizio di un progetto può aiutare a prevenire qualsiasi confusione. Se un membro del progetto ha domande o non è sicuro di cosa succederà dopo, può fare riferimento al piano di progetto stabilito durante la fase di stima. 

Aiuta a mitigare i rischi

Le stime possono aiutare i project manager a mitigare i rischi durante l’avanzamento del progetto. Stabilire una cronologia chiara prima dell’avvio del progetto è un buon modo per il tuo team di fare riferimento alla cronologia e al budget del progetto. Per mitigare il rischio, aggiungi un po' di tempo, budget e risorse extra al tuo piano di progetto, per evitare di superare la scadenza o le restrizioni di budget.

Se il tuo team dovesse riscontrare dei problemi, annota rapidamente i problemi e le risoluzioni in un registro dei problemi e aiuta il team a tornare al piano creato durante il processo di stima. La stima del progetto e il percorso critico possono essere utilizzati insieme come punto di riferimento, in modo che il team di progetto capisca a che punto si trova nel processo del progetto.