Le modèle de gestion de programme informatique d'Asana est un outil efficace pour les équipes travaillant sur des projets informatiques complexes. Il fournit une structure claire pour la planification, l'organisation et le suivi des tâches, permettant une exécution réussie et efficiente.
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La gestion de programme informatique est un élément clé pour la réussite de tout projet informatique d'envergure. Les professionnels de l'informatique ont besoin de méthodologies et d'outils efficaces pour planifier, exécuter et suivre les projets informatiques complexes.
Les modèles de gestion de programme informatique sont des outils essentiels pour cela, offrant une structure et une méthodologie éprouvées pour gérer toutes les phases d'un projet informatique, de la conception à la mise en œuvre.
Dans cet article, nous allons vous présenter non pas un, mais plusieurs modèles gratuits de gestion de programme informatique, qui peuvent aider votre entreprise à gérer efficacement ses projets informatiques les plus complexes. Nous vous donnerons des conseils pratiques pour utiliser ces modèles dans votre entreprise, ainsi que des recommandations pour personnaliser chacun des modèles en fonction de vos besoins spécifiques.
Avec ces modèles de gestion de programme informatique, vous pourrez mieux gérer votre projet, économiser du temps et des ressources, et améliorer les résultats de votre projet.
Un modèle de gestion de programme informatique est une méthodologie structurée qui permet de planifier, de suivre et de contrôler les différentes phases d'un projet informatique. Il s'agit d'un ensemble de principes et de pratiques qui servent de guide pour les chefs de projet afin de mener à bien un projet dans les délais impartis et avec un budget prédéfini.
Les modèles de gestion de programme informatique fournissent une structure pour organiser les activités liées à un projet, et permettent de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun des membres de l'équipe. Ils offrent également des outils pour évaluer les risques potentiels et mettre en place des mesures d'atténuation pour minimiser les impacts négatifs sur le projet.
En résumé, un modèle de gestion de programme informatique est un cadre méthodologique qui permet aux professionnels de l'informatique de planifier, de suivre et de contrôler efficacement les différentes phases d'un projet informatique pour garantir son succès.
La gestion de programme informatique est un processus évolutif. Vous devez trier et attribuer les demandes, communiquer avec les parties prenantes, éliminer les obstacles et résoudre les incidents en temps réel. Lorsque les projets et demandes sont en constante évolution, les feuilles de calcul Excel ou Google Sheets deviennent rapidement obsolètes. Avec un outil de gestion de projet informatique comme Asana, visualisez et gérez le travail en temps réel.
Avec un modèle de gestion de programme informatique, vous pouvez :
Créer un système d’enregistrement unique pour tous les projets informatiques.
Afficher rapidement le statut de chaque projet et éliminer les éventuels points de blocage.
Automatiser les processus informatiques, afin que votre équipe passe moins de temps à gérer les tâches et puisse se concentrer sur le travail à fort impact.
Intégrer d’autres outils à vos processus Asana, tels que ServiceNow et Jira, afin de pouvoir suivre l’ensemble des informations au même endroit.
Partager les rapports d’état avec les parties prenantes en quelques clics.
Basculer entre les vues de projet pour visualiser les processus informatiques et feuilles de route de différentes manières : listes de tâches, diagrammes de Gantt, calendriers ou encore tableaux Kanban.
Mettre facilement à jour les calendriers, statuts et responsables des projets lorsque les circonstances changent.
Joindre les captures d’écran, documents ou feuilles de calcul pertinents.
La gestion de programme informatique englobe tous les projets informatiques en cours. Il est donc difficile de créer un modèle unique qui s’adaptera à tous les projets. Jetez un coup d’œil à certains cas d’utilisation spécifiques que nous utilisons chez Asana et découvrez comment les mettre efficacement en œuvre.
En l’absence d’un système de réception contrôlé, les besoins risquent de perdre en clarté et les informations essentielles de passer à travers les mailles du filet. Pour offrir une meilleure expérience client et améliorer la qualité des données collectées, nous utilisons les Formulaires Asana.”
La planification annuelle informatique implique de nombreuses parties prenantes. Les chefs d’entreprise définissent les budgets et objectifs de l’entreprise, tandis que les équipes individuelles demandent de nouveaux outils ainsi qu’une assistance informatique. Votre planification doit donc inclure l’ensemble de ces éléments. Un modèle de planification annuelle crée un processus prédéfini pour vous aider à mieux vous y retrouver. Il indique les personnes à contacter à chaque étape, les décisions à prendre et la manière dont l’équipe doit progresser.
Chez Asana, nous utilisons un formulaire de réception de planification annuelle standardisé pour gérer les nouvelles demandes de projet concernant notre équipe informatique. Une fois le formulaire des parties prenantes envoyé, leurs demandes sont automatiquement ajoutées à un projet de planification annuelle et les membres d’équipe concernés par cette demande sont informés et impliqués dans le processus.
Voici quelques champs clés à inclure dans votre formulaire :
Nom de l’auteur de la demande
Service demandeur
Nom du projet
Description du projet
Livrables
Chronologie du projet
Points de blocage ou problèmes que ce projet permettra de résoudre
Les solutions que vous utilisez actuellement pour résoudre ces problèmes
Une fois votre formulaire créé, configurez des automatisations pour ajouter instantanément les nouvelles demandes à votre projet de planification annuelle et attribuer les tâches de suivi aux bonnes parties prenantes. Attribuez par exemple des tâches de suivi pour une évaluation initiale, une analyse coût-avantage, ou encore des approbations.
Auparavant stressante et incertaine, la gestion des incidents est désormais contrôlée, facile à gérer et efficace grâce aux règles et processus personnalisés que nous avons créés.”
Lorsque des incidents informatiques se produisent, la pression est à son comble. Les processus standardisés donnent à votre équipe un parcours clair à suivre et vous permettent ainsi de prendre rapidement les mesures qui s’imposent.
Chez Asana, nous avons rationalisé notre processus de gestion des incidents grâce à des automatisations. Cela signifie que lorsqu’un certain déclencheur est activé, une série d’actions est exécutée automatiquement. Nous avons par exemple mis en place des automatisations pour :
Enregistrer automatiquement les incidents lorsqu’ils se produisent
Transmettre les incidents à la bonne personne de la bonne équipe
Alerter les managers et responsables de l’assistance selon le secteur touché
Suivre la gestion des accords de niveau de service (« SLA »)
Créer des tâches de suivi pour les réunions post-mortem
Découvrez comment créer un modèle de gestion des incidents, puis utiliser des automatisations pour aider votre équipe à réagir le plus rapidement et le plus efficacement possible.
Disposer d’un processus clairement défini sur Asana nous permet de coordonner efficacement les parties prenantes, de notifier les utilisateurs, de garantir la fin de la responsabilité financière, d’archiver ou de protéger les données critiques de l’entreprise et de veiller à ce que toutes les données Asana sur la plateforme aient été supprimées en toute sécurité.”
Il appartient aux équipes informatiques de déterminer quand les applications ne sont plus utiles à l’entreprise, puis de les retirer de la circulation si nécessaire. La mise en place d’un processus prédéfini d’abandon d’outil peut aider votre équipe à régler les derniers détails et organiser une transition en douceur pour l’ensemble de l’entreprise.
Chez Asana, nous utilisons plusieurs stratégies pour contrôler l’utilisation des outils et éliminer progressivement les applications inutiles :
Création groupée de tâches : lorsque l’on envisage d’abandonner un outil, il est important de savoir qui l’utilise. Chez Asana, l’équipe informatique attribue des tâches à tous les utilisateurs de l’application pour confirmer leur utilisation de l’outil et comprendre la manière dont ils s’en servent. Cela permet en effet de clairement cerner l’utilisation de l’outil en cours d’évaluation.
Automatisations : nous utilisons ensuite des automatisations pour déclencher des actions sur chaque tâche en fonction de la réponse des utilisateurs. Si nous constatons que l’outil n’est plus nécessaire, nous lançons le processus d’abandon.
Formulaires : l’abandon d’un outil implique de nombreuses parties prenantes, du service juridique aux opérations informatiques. C’est avec un formulaire Asana que nous lançons le processus. Sur la base des réponses au formulaire, nous pouvons attribuer automatiquement des tâches de suivi aux personnes concernées.
Dépendances : au cours du processus d’abandon, nous utilisons des dépendances pour avertir automatiquement les parties prenantes dès qu’elles peuvent se mettre au travail. Cela permet d’accélérer le processus en réduisant les ambiguïtés et vérifications fastidieuses.
Lorsque vous élaborez vos modèles de gestion de programme informatique, personnalisez les processus de votre équipe avec ces fonctionnalités et intégrations d’applications.
Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.
Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. Les formulaires vous aident à réduire
Générateur de processus : visualisez votre processus et simplifiez la collaboration entre les différentes équipes. Cet outil, qui ne nécessite aucune connaissance technique, vous permet en quelques clics de visualiser et de créer de puissants processus automatisés. Créez sans effort des processus efficaces qui relient les équipes à tous les niveaux de votre structure. Rationalisez par ailleurs les tâches et faites en sorte que vos collègues soient toujours sur la même longueur d’onde en intégrant vos applications professionnelles préférées (ex. : Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, etc.) directement au sein de vos processus.
Portefeuilles : cette fonctionnalité facilite l’organisation du travail et vous permet de suivre tous les projets de votre équipe au même endroit. Affichez une vue d’ensemble de la progression de tous vos projets, puis accédez aux détails pour résoudre les risques éventuels. Les portefeuilles permettent également de partager des mises à jour sur différents outils et de tenir les parties prenantes informées sans avoir à planifier de réunions.
ServiceNow : réduisez le travail manuel de vos équipes informatiques utilisant ServiceNow grâce à la création automatique de tâches sur Asana et à la visibilité interplateformes (accès en temps réel au statut, au contexte, etc.). Les équipes de service interne qui utilisent ServiceNow pour suivre et gérer les tickets des employés reçoivent souvent des demandes associées à des actions en dehors de ServiceNow (demandes de matériel ou réponse à une question à propos de la paie, par exemple). Cette intégration permet de créer des processus interconnectés entre ServiceNow et Asana (actions, mises à jour, etc.).
Zendesk : grâce à l’intégration de Zendesk à Asana, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis des tickets Zendesk, en seulement quelques clics. Ajoutez des éléments de contexte, joignez des fichiers et associez des tâches existantes de façon à suivre le travail à effectuer pour chaque ticket. L’intégration offre également une visibilité continue sur les deux plateformes, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, peu importe l’outil utilisé.
Jira : créez des processus interactifs et connectés entre les équipes techniques et commerciales pour une visibilité en temps réel sur les différentes étapes du développement de produit, sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Créez rapidement des tickets Jira depuis Asana pour faire passer le travail des équipes commerciales aux équipes techniques en toute simplicité, au moment souhaité.
Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.
Avec Asana, créez et personnalisez des modèles que vous pourrez adapter à tous les cas d’utilisation informatiques. Jetez un coup d’œil à certains des meilleurs modèles informatiques :
Découvrez dès aujourd’hui comment créer un modèle personnalisable sur Asana.