Gagner du temps avec Asana

Asana a été conçu pour vous permettre d’être plus productif au lieu de perdre du temps à organiser votre travail. Pour travailler rapidement, testez ces fonctionnalités développées pour vous aider à gagner du temps.

Importer des plans de projet depuis des feuilles de calcul

Dans l’idéal, votre équipe utilise de moins en moins les feuilles de calcul et planifie directement sur Asana, mais, si toutefois vous travaillez avec d’autres équipes qui ont encore recours à des feuilles de calcul, vous pouvez importer ces dernières en tant que projets Asana grâce à notre importateur CSV. L’importateur récupère vos lignes et vos colonnes et les organise en toute transparence dans un projet Asana comportant des tâches, des responsables, des échéances et plus encore. Vous pouvez ajouter des informations du fichier CSV dans un projet vide ou existant.

Importez vos feuilles de calcul sur Asana grâce à notre importateur CSV pour rapidement créer un projet

Créez tout d’abord un nouveau projet ou sélectionnez un projet existant. Pour lancer l’importation, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet, puis sur Ajouter des tâches via et sélectionnez CSV. Vous commencerez alors à transférer le contenu des colonnes de votre feuille de calcul sur Asana à l’aide de notre outil d’importation.

Vous souhaitez vous assurer que les informations d’autres colonnes intègrent votre projet ? Créez des champs personnalisés pour ce projet avant d’importer votre fichier.

Vous pouvez alors commencer à associer le contenu de vos colonnes aux champs Asana et le tour est joué ! Réaliser le suivi de votre travail exactement comme vous en avez besoin devient un jeu d’enfant.

Édition en bloc avec la sélection multiple

Vous avez probablement déjà utilisé la sélection multiple dans d’autres programmes. Elle est tout aussi utile sur Asana. Pour sélectionner plusieurs tâches, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur la flèche haut ou bas.

Vous pouvez également cliquer sur la première tâche et faire glisser le curseur jusqu’à la dernière tâche. Vous pouvez aussi cliquer sur la première tâche et maintenir la touche Maj enfoncée, puis cliquer de nouveau sur la dernière tâche. Si les tâches ne sont pas l’une à la suite de l’autre, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur chaque tâche que vous voulez sélectionner.

Lorsque vous sélectionnez plusieurs tâches à la fois, vous pouvez leur appliquer des actions communes :

  • Les attribuer à la même personne.
  • Leur fixer la même échéance.
  • Les faire glisser et les déposer ailleurs.
  • Étiqueter toutes les tâches.
  • Associer un autre projet à toutes les tâches.
  • Marquer toutes les tâches comme terminées ou non.
  • Supprimer ou fusionner toutes les tâches.
  • Ajouter un abonné à toutes les tâches, vous abonner ou vous désabonner vous-même de toutes les tâches.

Utiliser les raccourcis clavier

L’une des clés pour gagner du temps sur Asana est l’apprentissage des raccourcis clavier. Vous pouvez voir tous les raccourcis clavier ici ou bien taper Cmd+/ or Ctrl/ sur Asana (il s’agit d’un raccourci clavier pour accéder aux raccourcis clavier !)

La plupart des raccourcis clavier dans Asana impliquent d’utiliser Tab + (une lettre). Certaines lettres correspondent à la fonctionnalité vers laquelle elles renvoient (en anglais). Par exemple, Tab+F ajoute un abonné (follower).

Consultez nos raccourcis favoris :

  • Tab+Q : ajouter rapidement une tâche.

  • Tab+M : s’attribuer une tâche.

  • Tab+Y : marquer comme Aujourd’hui.

  • Tab+X : mode zéro distraction (pour ne voir que la tâche).

  • Tab+S : ajouter une sous-tâche.

  • Deux-points (:) à la fin du nom d’une tâche : transformer une tâche en titre de section.

  • Tab+
 : accéder à la liste des tâches/au panneau principal.

  • H dans la boîte de réception : masquer les éléments lus.

En savoir plus : raccourcis

Attribuer des copies d’une tâche

Vous pouvez attribuer des copies de tâches à plusieurs collègues, ou même à une équipe entière, à l’aide de quelques clics dans le champ correspondant au responsable de la tâche. Cliquez sur le champ indiquant le responsable de n’importe quelle tâche, puis sélectionnez l’icône d’attribution de copies. Ensuite, saisissez le nom des collègues ou des équipes à qui vous souhaitez attribuer les copies des tâches.

Attribuer des copies de tâches sans dupliquer le travail

Les copies de tâches contiennent toutes les informations de la tâche originale. Si vous avez oublié quelque chose et que vous devez modifier toutes les tâches, utilisez la sélection multiple !

Quand attribuer des copies d’une tâche ?

  • Lorsque vous souhaitez obtenir des retours sur votre travail, attribuez des copies d’une tâche de révision à toutes les parties prenantes afin qu’elles puissent formuler leurs commentaires ou exprimer leur approbation.

  • Lorsqu’un travail de routine doit être effectué, comme l’inscription au régime d’avantages sociaux, attribuez des copies de tâches pour vous assurer que chaque collègue le fasse avant l’échéance et dispose de toutes les informations nécessaires.

  • Attribuez des copies à chaque membre de l’équipe pour ajouter des éléments de l’ordre du jour au projet de réunion hebdomadaire de votre équipe avant votre prochaine réunion.

Vous pouvez faire de nombreuses copies de n’importe quelle tâche, mais chaque tâche aura toujours un seul responsable.

Utiliser des réponses rapides

Pour accepter l’attribution d’une nouvelle tâche, vous pouvez utiliser les réponses rapides préremplies. Cliquez simplement sur la réponse souhaitée et publiez-la en tant que commentaire. Ainsi, la personne qui attribue les tâches sait immédiatement si vous faites partie du projet, si vous avez des questions et à qui vous pouvez les poser.

Utilisez ces réponses rapides pour accepter des tâches, poser des questions ou suggérer un autre collègue plus facilement

Suivre le travail sur Asana doit être facile et rapide, pour que vous puissiez consacrer votre temps à travailler. Utiliser ces raccourcis permet de gagner du temps et de simplifier votre utilisation d’Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Travaillez plus rapidement à l’aide de ces fonctionnalités.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de