Gagner du temps avec Asana

Asana a été conçu pour plus de productivité et moins de temps perdu à organiser votre travail. Testez ces fonctionnalités développées pour vous aider à gagner du temps.

Importer des plans de projet depuis des feuilles de calcul

Dans l’idéal, votre équipe devrait faire de moins en moins appel aux feuilles de calcul et planifier directement sur Asana, mais vous pouvez importer ces dernières sur Asana grâce à notre importateur CSV. L’importateur récupère tout simplement vos lignes et vos colonnes et les organise dans un projet Asana comportant des tâches, des responsables, des échéances et plus encore. Les informations du fichier CSV peuvent être ajoutées à un projet vide ou existant.

Vous souhaitez vous assurer que les informations d’autres colonnes seront intégrées à votre projet ? Créez des champs personnalisés pour ce projet avant d’importer votre fichier.

Modifier des groupes de tâches avec la sélection multiple

Vous avez probablement déjà utilisé la sélection multiple dans d’autres programmes. Elle est tout aussi utile sur Asana. Pour sélectionner plusieurs tâches, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur la flèche haut ou bas. Utilisez la touche Commande/Contrôle pour sélectionner les tâches individuellement.

Lorsque vous sélectionnez plusieurs tâches à la fois, vous pouvez leur appliquer des actions communes :

• Les attribuer à la même personne.
• Leur fixer la même échéance.
• Les faire glisser et les déposer ailleurs.
• Étiqueter toutes les tâches.
• Associer un autre projet à toutes les tâches.
• Marquer toutes les tâches comme terminées ou non.
• Supprimer ou fusionner toutes les tâches.
• Ajouter un collaborateur

Utiliser les raccourcis clavier

L’une des clés pour gagner du temps sur Asana est l’apprentissage des raccourcis clavier. Vous pouvez voir tous les raccourcis clavier ici ou appuyer sur Cmd + / ou Ctrl + / sur Asana (il s’agit du raccourci clavier pour accéder aux raccourcis clavier !)

La plupart des raccourcis clavier dans Asana impliquent d’utiliser Tab + (une lettre). Certaines lettres correspondent à la fonctionnalité vers laquelle elles renvoient (en anglais). Par exemple, Tab + F ajoute un abonné (follower).

Consultez nos raccourcis favoris :

• Tab + Q : ajouter rapidement une tâche.

• Tab + M : s’attribuer une tâche.

• Tab + Y : marquer pour Aujourd’hui

• Tab + X : mode plein écran (pour ne voir que la tâche en cours).

• Tab + S : ajouter une sous-tâche.

• Tab + N : créer une section

• Tab + ↵ : accéder à la liste des tâches/au volet principal.

Attribuer des copies d’une tâche

Vous pouvez attribuer des copies de tâches à plusieurs collègues, ou même à une équipe entière, à l’aide de quelques clics dans le champ correspondant au responsable de la tâche. Cliquez sur le champ du responsable de la tâche, puis sélectionnez l’icône d’attribution des copies. Ensuite, saisissez le nom des collègues ou équipes à qui vous souhaitez attribuer des copies de cette tâche.

Les copies de tâches contiennent toutes les informations de la tâche originale. Si vous avez oublié quelque chose et que vous devez modifier toutes les tâches, utilisez la sélection multiple !

Quand attribuer des copies d’une tâche ?

• Lorsque vous souhaitez obtenir des retours sur votre travail, attribuez des copies d’une tâche de révision à toutes les parties prenantes afin qu’elles puissent formuler leurs commentaires ou donner leur approbation.
• Lorsqu’un travail de routine doit être effectué, comme l’inscription au régime d’avantages sociaux de l’entreprise, attribuez des copies de tâches pour veiller à ce que chaque collègue respecte l’échéance fixée et dispose de toutes les informations nécessaires.
• Attribuez des copies à chaque membre de l’équipe pour qu’ils ajoutent des points au projet d’ordre du jour de votre réunion hebdomadaire.

Vous pouvez créer de nombreuses copies de n’importe quelle tâche, mais chaque tâche aura toujours un seul responsable.

Automatiser vos actions avec les Règles

Vous souhaitez réduire le nombre de tâches manuelles et répétitives ? Ajoutez des règles à vos projets. Elles vous aideront à attribuer les tâches, mettre à jour les champs personnalisés, et bien plus encore. Il vous est même possible d’en ajouter aux modèles pour que votre équipe parte toujours sur de bonnes bases et suive des processus bien ficelés.

Comme vous le savez sûrement déjà, vous pouvez essayer gratuitement Asana pendant 30 jours. Essayer gratuitement