Gagner du temps avec Asana

Asana a été conçu pour vous permettre d’être plus productif au lieu de perdre du temps à organiser votre travail. Pour travailler rapidement, testez ces fonctionnalités développées pour vous aider à gagner du temps.

Importer des plans de projet depuis des feuilles de calcul

Dans l’idéal, votre équipe utilise de moins en moins les feuilles de calcul et planifie directement sur Asana, mais, si toutefois vous travaillez avec d’autres équipes qui ont encore recours à des feuilles de calcul, vous pouvez importer ces dernières en tant que projets Asana grâce à notre importateur CSV. L’importateur récupère vos lignes et vos colonnes et les organise en toute transparence dans un projet Asana comportant des tâches, des responsables, des échéances et plus encore. Vous pouvez ajouter des informations du fichier CSV dans un projet vide ou existant.

GIF de l’importation d’une feuille de calcul, d’un fichier CSV ou de données à partir d’une autre plateforme de gestion du travail, et conversion en projet Asana

Vous souhaitez vous assurer que les informations d’autres colonnes intègrent votre projet ? Créez des champs personnalisés pour ce projet avant d’importer votre fichier.

Vous pouvez alors commencer à associer le contenu de vos colonnes aux champs Asana et le tour est joué ! Réaliser le suivi de votre travail exactement comme vous en avez besoin devient un jeu d’enfant.

Créer des formulaires pour les nouvelles demandes

Les va-et-vient pour obtenir les détails essentiels des requêtes ou l’absence d’un brief de projet clair ralentissent indéniablement le travail. Pour éviter cela, créez des formulaires qui recueillent en amont tous les détails nécessaires à vos briefs créatifs ou demandes ponctuelles. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demande pour que votre équipe commence à travailler avec toutes les informations en main.

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de demande de création créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Édition en bloc avec la sélection multiple

Vous avez probablement déjà utilisé la sélection multiple dans d’autres programmes. Elle est tout aussi utile sur Asana. Pour sélectionner plusieurs tâches, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur la flèche haut ou bas. Utilisez la touche Commande/Contrôle pour sélectionner les tâches individuellement.

Lorsque vous sélectionnez plusieurs tâches à la fois, vous pouvez leur appliquer des actions communes :

  • Les attribuer à la même personne.
  • Leur fixer la même échéance.
  • Les faire glisser et les déposer ailleurs.
  • Étiqueter toutes les tâches.
  • Associer un autre projet à toutes les tâches.
  • Marquer toutes les tâches comme terminées ou non.
  • Supprimer ou fusionner toutes les tâches.
  • Ajouter un abonné à toutes les tâches, vous abonner ou vous désabonner vous-même de toutes les tâches.

Utiliser les raccourcis clavier

L’une des clés pour gagner du temps sur Asana est l’apprentissage des raccourcis clavier. Vous pouvez voir tous les raccourcis clavier ici ou bien taper Cmd+/ or Ctrl/ sur Asana (il s’agit d’un raccourci clavier pour accéder aux raccourcis clavier !)

La plupart des raccourcis clavier dans Asana impliquent d’utiliser Tab + (une lettre). Certaines lettres correspondent à la fonctionnalité vers laquelle elles renvoient (en anglais). Par exemple, Tab+F ajoute un abonné (follower).

Consultez nos raccourcis favoris :

  • Tab+Q : ajouter rapidement une tâche.

  • Tab+M : s’attribuer une tâche.

  • Tab+Y : marquer pour Aujourd’hui

  • Tab+X : mode zéro distraction (pour ne voir que la tâche).

  • Tab+S : ajouter une sous-tâche.

  • Tab+N : Créer une section

  • Tab+↵ : accéder à la liste des tâches/au panneau principal.

En savoir plus : raccourcis

Attribuer des copies d’une tâche

Vous pouvez attribuer des copies de tâches à plusieurs collègues, ou même à une équipe entière, à l’aide de quelques clics dans le champ correspondant au responsable de la tâche. Cliquez sur le champ indiquant le responsable de n’importe quelle tâche, puis sélectionnez l’icône d’attribution de copies. Ensuite, saisissez le nom des collègues ou des équipes à qui vous souhaitez attribuer les copies des tâches.

Attribuer des copies de tâches sans dupliquer le travail

Les copies de tâches contiennent toutes les informations de la tâche originale. Si vous avez oublié quelque chose et que vous devez modifier toutes les tâches, utilisez la sélection multiple !

Quand attribuer des copies d’une tâche ?

  • Lorsque vous souhaitez obtenir des retours sur votre travail, attribuez des copies d’une tâche de révision à toutes les parties prenantes afin qu’elles puissent formuler leurs commentaires ou exprimer leur approbation.

  • Lorsqu’un travail de routine doit être effectué, comme l’inscription au régime d’avantages sociaux, attribuez des copies de tâches pour vous assurer que chaque collègue le fasse avant l’échéance et dispose de toutes les informations nécessaires.

  • Attribuez des copies à chaque membre de l’équipe pour ajouter des éléments de l’ordre du jour au projet de réunion hebdomadaire de votre équipe avant votre prochaine réunion.

Vous pouvez faire de nombreuses copies de n’importe quelle tâche, mais chaque tâche aura toujours un seul responsable.

Règles

Vous souhaitez réduire le nombre de tâches manuelles et répétitives ? Ajoutez des règles à vos projets. Elles vous aideront à attribuer les tâches, mettre à jour les champs personnalisés, et bien plus encore. Il vous est même possible d’en ajouter aux modèles pour que votre équipe parte toujours sur de bonnes bases et suive des processus bien ficelés.

Capture d’écran - Utilisation d’une règle sur Asana pour automatiser un processus

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.