Modèle de plan de gestion de crise

Lorsque vous élaborez des procédures d’urgence, partez toujours du principe que ces situations vont se produire. Malheureusement, personne n’est à l’abri des déconvenues. Cette attitude proactive contribuera à assurer la sécurité de votre équipe. Pour vous préparer au mieux aux situations d’urgence, commencez par créer un modèle de plan de gestion de crise.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de gestion de crise ?

Un modèle de plan de gestion de crise est une structure de travail réutilisable dont votre équipe peut tirer parti pour élaborer un plan d’action complet en cas de situations d’urgence imprévues, comme une catastrophe naturelle ou d’autres événements majeurs pouvant avoir un impact sur les activités de l’entreprise. Lors de situations de crise, les émotions sont à vif et le niveau de stress élevé. Dans ce cas, l’utilisation d’un modèle de plan de gestion de crise vous permet de veiller à ce que votre plan renferme tous les détails clés. Ainsi, cette centralisation des informations permettra à votre équipe de savoir comment réagir en cas de crise.

L’un des principaux avantages d’un modèle de plan de gestion de crise est que vous pouvez l’adapter aux besoins de votre équipe ou de votre situation spécifique, quel que soit le type de crise. Chaque situation de crise est différente, vous devez donc adapter votre plan à l’urgence en question. Deux façons d’élaborer votre plan de gestion de crise s’offrent à vous : vous pouvez créer un modèle adapté à la plupart des cas ou vous pouvez utiliser un modèle de base pour concevoir plusieurs plans spécifiques pour des situations uniques.

Gestion des incidents et gestion de crise : quelles différences ?

La gestion des incidents et la gestion de crise entrent toutes deux dans le processus d’atténuation des risques, mais ont tout de même leurs particularités. La gestion des incidents convient bien aux urgences à court terme, tandis que la gestion de crise est davantage adaptée aux scénarios de crise plus importants qui peuvent affecter une entreprise sur le long terme. Par exemple, votre équipe utiliserait la gestion des incidents pour résoudre une cyberattaque, tandis qu’elle se tournerait plutôt vers un plan de gestion de crise si un tremblement de terre survenait de façon inattendue pendant les heures de travail.

Comment élaborer un plan de gestion de crise ?

Pour élaborer efficacement un plan de gestion de crise, commencez par créer un modèle. Une fois que vous disposez de ce cadre de base, vous pouvez ensuite utiliser les 4 P pour définir votre stratégie de gestion de crise.

Les 4 P correspondent aux initiales des mots anglais suivants :

• « Prevent » (prévenir) : les mesures à prendre pour éviter qu’une crise ne survienne.

• « Plan » (planifier) : il s’agit du plan d’action détaillé que vous élaborerez pour vous assurer que tous les membres de votre équipe gèrent la situation de crise de manière sûre et efficace.

• « Practice » (répéter) : il s’agit de la mise en condition réelle du plan que vous élaborez dans un environnement sûr et sécurisé. En répétant le plan, votre équipe a la possibilité de régler les éventuels problèmes dans un cadre rassurant, plutôt que de les résoudre en pleine situation de crise.

• « Perform » (exécuter) : il s’agit de la situation dans laquelle vous devrez mettre votre plan à exécution. Dans le meilleur des cas, vous n’aurez jamais à utiliser ce plan, car vous ne connaîtrez aucun imprévu. Toutefois, en disposant de tous ces outils, votre équipe pourra se servir d’une stratégie efficace en cas d’urgence.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan de gestion de crise

Un plan de gestion de crise n’a pas vocation à couvrir tous les détails, mais doit servir de plan directeur que vous pourrez mettre à jour si nécessaire. Voici quelques éléments à inclure dans un modèle de plan de gestion de crise, quel que soit le type de crise que vous gérez.

• Protocole d’activation : il s’agit de l’ensemble des facteurs qui doivent se produire avant que l’équipe ne décide de lancer le plan d’intervention de crise. Considérez les protocoles d’activation comme un ensemble de dépendances qui, une fois terminées, déclenchent votre plan d’intervention.

• Analyse des risques : il s’agit de recherches qui vous permettront de décrire les risques potentiels que votre entreprise peut rencontrer. En fonction de la crise potentielle à laquelle vous vous préparez, une analyse des risques peut vous aider à déterminer la probabilité que survienne cet événement. Le plan de gestion des risques ou le registre des risques sont de bons exemples de ce type de recherche.

• Liste des contacts d’urgence : cette liste comprend les principales coordonnées des membres de l’équipe de gestion de crise au sein de votre organisation, mais aussi celles des services d’urgence locaux comme les pompiers, le centre antipoison ou d’autres autorités importantes.

• Procédures de réponse : ce sont les étapes que votre équipe doit suivre pendant une crise, après la mise en œuvre du protocole d’activation.

• Stratégie de communication : il s’agit du plan de communication élaboré par votre équipe pour établir la façon dont vous communiquerez pendant une urgence. Elle comprend tant la communication interne que les communications externes destinées aux parties prenantes extérieures.

Fonctionnalités intégrées

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Révision : la révision facilite l’ajout de commentaires précis et exploitables sur les images, pour un processus de feedback créatif simple et fluide. Laissez des annotations directement sur des fichiers image ou documents PDF ; de cette façon, votre équipe dispose de consignes claires pour terminer son travail. Ces retours sont ensuite automatiquement suivis dans des sous-tâches pour ne jamais rien oublier. À terme, la révision permet de rendre le processus de transmission et de réception de feedback plus fluide et moins frustrant.

• Messages : vous avez besoin de partager des informations qui ne constituent pas une tâche proprement dite ? Envoyez des messages sur Asana. La fonctionnalité Messages vous permet de communiquer et d’échanger des informations contextuelles sur Asana. Vous pouvez envoyer des messages aux destinataires de votre choix : utilisateurs individuels, membres d’une équipe ou d’un projet… toutes les combinaisons sont possibles. Assurez-vous ainsi que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Insérez facilement des liens vers des tâches, projets et objectifs Asana afin de permettre à vos destinataires d’accéder facilement au contexte ainsi qu’à l’ensemble des informations pertinentes.

• Version mobile : Asana est disponible sur iOS et Android. Vos tâches sont donc à portée de main, même en déplacement. Consultez les nouvelles notifications de votre boîte de réception, envoyez des messages et accédez aux tâches pour rester au courant des dernières mises à jour de vos projets.

Applications recommandées

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams sans même avoir à ouvrir votre navigateur !

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Vimeo : l’écrit permet de faire passer un message, mais jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

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