La réception des demandes de travail ne fonctionne pas. Découvrez pourquoi et comment y remédier

En théorie, un processus de réception des demandes de travail fluide ne devrait pas être compliqué : définissez des directives claires, standardisez les demandes et utilisez-les pour hiérarchiser efficacement les projets. Mais en pratique, la situation peut rapidement se compliquer, avec des obstacles tels que des processus incohérents, des tâches manuelles chronophages et des difficultés d’allocation des ressources, qui rendent difficile la collecte efficace d’informations et le lancement de projets. 

Quelles sont les raisons de ces difficultés récurrentes et, surtout, comment les surmonter efficacement ? Découvrons les pièges courants du processus de réception des demandes et leurs solutions.

Standardisez la réception des demandes de travail

Obtenez toutes les informations dont vous avez besoin pour terminer les demandes de travail, dès le départ. Ne passez plus votre temps à rechercher des informations et concentrez plutôt vos efforts sur les tâches qui comptent vraiment.

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1. Vos processus de réception des demandes ne sont pas cohérents 

Les entreprises ont besoin de processus standardisés pour gérer les nouvelles demandes de travail. Sans un système solide, les équipes finissent par jongler avec des demandes provenant de toutes parts (e-mails, messages directs ou conversations informelles impromptues), faisant de la réception et de la hiérarchisation des tâches une question de hasard plutôt que de stratégie. 

Cette incohérence dans les processus de réception des demandes ralentit non seulement les processus, mais engendre également de la confusion. Les membres de l’équipe se demandent alors quelles tâches doivent être prioritaires, qui est responsable de quoi et quelles sont les prochaines étapes à suivre. Sans processus de réception standardisé, chaque demande est une surprise et les équipes passent plus de temps à réfléchir à la marche à suivre qu’à travailler réellement.

La solution

• Établissez des directives claires pour la réception des demandes. Simplifiez la réception des demandes en créant des directives simples qui décrivent comment les nouvelles tâches doivent être introduites et traitées. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde quant aux informations nécessaires, aux personnes à impliquer et aux étapes à suivre. Par exemple, créez un processus de réception standardisé sur lequel les équipes peuvent s’appuyer pour lancer de nouveaux projets, afin de réduire les erreurs et de relancer le travail.

• Tirez parti de formulaires de réception des demandes standardisés. Simplifiez le lancement de nouveaux projets en utilisant des formulaires de réception standardisés qui demandent toutes les informations nécessaires dès le départ. Cette approche garantit que vos équipes disposent de toutes les informations dont elles ont besoin (type de projet, échéances importantes, besoins en ressources spécifiques, etc.) avant même de commencer à travailler. 

2. Vous avez du mal à recueillir les détails du projet et à hiérarchiser les demandes

Sans processus clair pour recueillir les informations relatives aux projets, les équipes se retrouvent souvent à fouiller dans un tas d’e-mails, de notes et de demandes juste pour commencer à travailler. Les informations essentielles peuvent passer entre les mailles du filet et la hiérarchisation des demandes devient un défi, surtout lorsque toutes les tâches semblent urgentes. 

Ce manque de clarté n’est pas seulement frustrant, c’est un frein important. Il entrave la prise de décision et met les projets sur la mauvaise voie avant même qu’ils ne démarrent. Cette difficulté est d’autant plus grande lorsque les équipes tentent d’aligner le travail sur les objectifs généraux de l’entreprise. Sans les bonnes informations, ou lorsque des informations sont manquantes, les projets peuvent démarrer sur des bases fragiles, les équipes ne sachant pas si leurs efforts sont dirigés vers le travail le plus important.

La solution

• Organisez régulièrement des réunions de lancement. Assurez le bon déroulement de votre pipeline de projets en organisant des réunions de réception des demandes régulières. Profitez de ces moments pour parler des nouveaux projets, clarifier les détails et discuter des priorités. Ces réunions permettent aux parties prenantes de rester sur la même longueur d’onde tout au long du processus de réception des demandes, afin que chacun comprenne ce qui se prépare et ce qui est important. Votre équipe peut ainsi prendre des décisions éclairées sur les points à privilégier et modifier rapidement les priorités à mesure que de nouvelles opportunités ou difficultés se présentent.

• Ajoutez des détails sur les priorités à votre formulaire de réception. Appuyez-vous sur le formulaire de réception des demandes standardisé que vous avez créé pour simplifier vos processus de réception en recueillant des informations supplémentaires comme la priorité du projet, l’effort estimé et les objectifs stratégiques auxquels le projet répond. Ces critères prédéfinis facilitent la hiérarchisation, l’organisation et l’enchaînement des projets, et aident votre équipe à se concentrer sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée. 

3. Votre équipe perd du temps sur des tâches manuelles

Les opérations quotidiennes sont nombreuses et il n’est donc pas étonnant que les équipes se retrouvent souvent submergées par des tâches manuelles chronophages. Qu’il s’agisse de l’attribution des tâches, du suivi des demandes ou de la mise à jour du statut des projets, ces tâches répétitives prennent beaucoup de temps sans apporter de réelle valeur ajoutée.

Le défi ici ne concerne pas seulement le temps perdu, mais aussi les opportunités manquées de travail stratégique. Lorsque les équipes sont bloquées dans le cycle du travail répétitif et manuel, elles ont du mal à trouver le temps et la concentration nécessaires pour mener à bien des projets plus importants, ce qui signifie que l’organisation dans son ensemble n’atteint pas son plein potentiel.

La solution

• Réalisez un audit des processus. Commencez à réduire les tâches manuelles en analysant en profondeur vos processus actuels grâce à un audit des processus. Il s’agit d’examiner la façon dont votre équipe accomplit son travail, d’identifier les tâches qui prennent inutilement du temps et de déterminer où vous pouvez réduire les efforts manuels. En identifiant les points sur lesquels votre équipe perd du temps, vous pouvez élaborer un plan pour rationaliser et automatiser les processus, afin de permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. 

• Tirez parti des outils d’automatisation pour gérer les tâches manuelles. Souvent, les tâches qui prennent le plus de temps sont aussi les plus banales. Éliminez la monotonie du quotidien de votre équipe et augmentez sa productivité en tirant parti de technologies telles que l’intelligence artificielle. Utilisez cette technologie pour automatiser les tâches fastidieuses telles que l’attribution du travail, le passage des tâches à l’étape suivante du processus et la mise à jour du statut des projets. Si vous utilisez une plateforme de gestion du travail, vous pouvez aller plus loin en intégrant des règles à vos processus. Cela vous permet d’automatiser des actions (comme l’envoi d’un message de rappel) en fonction de déclencheurs prédéfinis (comme l’approche de l’échéance d’une tâche). Ces deux stratégies permettent à votre équipe de consacrer moins de temps aux tâches à faible valeur ajoutée et davantage aux initiatives stratégiques. 

• Intégrez d’autres outils à votre logiciel. Adaptez votre arsenal technologique à vos besoins en intégrant les applications que vous utilisez déjà au sein d’une plateforme de gestion du travail. En connectant les outils que votre équipe utilise au quotidien en un seul endroit, vous lui permettez d’accéder facilement aux informations et aux détails du projet, quel que soit l’outil utilisé. Les équipes n’ont ainsi plus besoin de jongler entre les applications et de mettre à jour les informations sur plusieurs plateformes, et tout le monde reste informé en temps réel, sans effort supplémentaire. 

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4. Vous avez du mal à allouer efficacement les ressources

L’allocation des ressources peut sembler être un défi sans fin, les équipes ayant constamment du mal à trouver le juste milieu entre trop et trop peu de travail. La cause de ce problème réside souvent dans le fait que vous n’avez pas une vision claire de la charge de travail de votre équipe ou de ce qui se prépare. Ce manque de visibilité découle d’une approche disjointe du suivi et de la gestion des tâches, et entraîne une surcharge des ressources, des échéances manquées et une baisse du moral de l’équipe. Et le fait est que l’allocation des ressources ne consiste pas seulement à remplir des créneaux dans un planning, mais aussi à faire correspondre les tâches aux talents pour assurer la réussite des projets et offrir des opportunités de croissance.

La solution

• Bénéficiez d’une vue claire sur la charge de travail de votre équipe. Assurez-vous d’avoir une vue précise de la charge de travail de votre équipe, y compris des tâches en cours et à venir. Créez un système de gestion des capacités ou utilisez une plateforme de gestion du travail pour suivre la charge de travail en un coup d’œil. Cette visibilité vous permet de répartir le travail de manière uniforme et de vous assurer que personne n’est surchargé ou sous-utilisé, ce qui permet de maintenir une productivité élevée et de réduire le burnout. 

• Suivez la durée du travail. Éliminez les incertitudes liées à la planification de projet en utilisant un outil de suivi du temps pour mesurer la durée d’un travail spécifique, comme la conception d’un guide ou l’élaboration d’une étude de cas client. En sachant combien de temps prend réellement le travail, et pas seulement combien de temps vous pensez qu’il prend, vous pouvez tirer parti de données réelles pour planifier les chronologies et fixer des échéances, en veillant à ce que les ressources soient allouées de manière à répondre aux besoins du projet sans surcharger votre équipe. De plus, vous pouvez enregistrer ces indicateurs et les réutiliser pour la planification future, ce qui rendra l’allocation des ressources pour chaque projet plus efficace que le précédent.

• Optimisez l’allocation des ressources en fonction des compétences. Ne vous contentez pas d’attribuer les tâches en fonction des disponibilités. Adoptez une approche stratégique pour déterminer qui fait quoi (et pourquoi) en alignant le travail sur les compétences et les intérêts des membres de votre équipe. Tout le monde y gagne : en faisant correspondre les besoins du projet aux forces et à l’expertise de chacun, vous améliorez la qualité du projet tout en maintenant l’engagement des membres de l’équipe.

5. Le lancement des projets est constamment retardé

Lancer un projet ne devrait pas être une lutte constante, mais c’est souvent le cas. La précipitation initiale pour tout mettre en place, de la définition des détails nécessaires à la mise au diapason de tous, peut rapidement devenir un frein. Et ce n’est pas un inconvénient mineur ; cela peut perturber l’ensemble du calendrier du projet et créer un effet d’entraînement qui a un impact sur la dynamique et la réussite du projet.

Qu’est-ce qui retarde le projet ? Plusieurs facteurs entrent souvent en jeu : les obstacles logistiques liés à l’organisation et à la mise en place d’un nouveau projet, des objectifs peu clairs qui conduisent à des remises en question et la nécessité d’obtenir des approbations des parties prenantes à un stade avancé. En résumé, sans un processus simplifié d’approbation et de configuration du projet, les équipes se retrouvent dans une impasse, en attente de clarté ou du feu vert pour se mettre au travail.

La solution

• Impliquez les parties prenantes dès le début. Mettez tout le monde sur le même tableau dès le départ. En impliquant les parties prenantes dès le début, vous vous assurez que les préoccupations de chacun sont prises en compte avant qu’elles ne deviennent des obstacles, et mettez en place les conditions nécessaires à la mise en place et au lancement du travail. Cette coordination précoce permet d’obtenir l’adhésion des parties prenantes et de clarifier les objectifs dès le départ, réduisant ainsi les retards et établissant une base solide pour le lancement du projet. 

• Automatisez les processus de lancement de projet. Ne partez pas de zéro pour chaque projet. Tirez parti d’un logiciel de gestion du travail pour automatiser les processus de lancement de projet. Automatiser votre processus de lancement de projet signifie que toutes les étapes nécessaires, de la création des chronologies de projet à l’allocation des ressources, sont mises en place automatiquement dès qu’un projet est validé. De la configuration des espaces de projet à l’attribution des tâches initiales, l’automatisation facilite le lancement de nouveaux projets, afin que vous puissiez accélérer les choses et maintenir la cohérence du processus dans toutes les initiatives.  

• Utilisez des modèles de projet préétablis. Démarrez chaque projet du bon pied en définissant les étapes et exigences clés dès le départ. Tout comme l’automatisation, les modèles sont une autre arme secrète pour lancer rapidement vos projets. Avec les modèles de projet préétablis, vous avez la certitude que chaque projet commencera avec une structure claire et définie, et que les composants nécessaires du projet seront en place, comme les tâches, les jalons et les livrables. Cette approche garantit la cohérence de la planification des projets, réduit le besoin de travail initial et permet de ne négliger aucun détail important dans la précipitation à se lancer. 

6. Votre équipe manque de clarté 

En matière de gestion de la réception des projets, la clarté n’est pas seulement un atout, c’est une nécessité. Pourtant, avec autant d’informations essentielles dispersées entre e-mails, disques partagés et applications de messagerie, il n’est pas étonnant que les équipes aient l’impression de jouer au téléphone arabe.

Cette approche fragmentée de la collecte et du traitement des informations relatives aux projets ne se contente pas de ralentir le travail, elle laisse les membres de l’équipe dans l’incertitude quant à ce qui est important et aux échéances à respecter. Résultat ? Des opportunités manquées, des tâches redondantes et une équipe qui passe plus de temps à essayer de comprendre ce qu’elle doit faire qu’à le faire réellement.

La solution

• Centralisez les informations de votre projet. Plus besoin de fouiller dans vos e-mails pour obtenir des mises à jour de statut ou de contacter les membres de l’équipe pour connaître l’avancement du projet. En créant une plateforme centrale regroupant toutes les informations clés, votre équipe peut accéder aux détails importants du projet en un seul et même endroit, des documents aux échéances. Allez plus loin en centralisant toutes les demandes, mises à jour et communications liées aux projets sur une plateforme de gestion du travail. Ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d’onde et les parties prenantes du projet ont accès aux informations les plus récentes. 

• Utilisez des chronologies de projet visuelles. Transformez le planning de votre projet : passez d’une liste complexe de tâches à un support visuel facile à comprendre qui montre ce qui est terminé, ce qui est en cours et ce qui reste à faire. En visualisant votre projet dans une chronologie globale, votre équipe peut rapidement voir comment le travail s’articule et repérer les obstacles avant qu’ils ne deviennent de gros problèmes. De plus, si vous créez la chronologie de votre projet sur une plateforme de gestion du travail, vous pouvez tirer parti de fonctionnalités telles que la possibilité de modifier les calendriers en un seul clic, ce qui facilite l’ajustement des échéances à la volée.  

• Partagez des mises à jour de statut régulières. Tenez votre équipe informée grâce à des mises à jour de statut régulières. Qu’il s’agisse d’un point rapide quotidien ou d’un résumé hebdomadaire de la progression, ces mises à jour donnent un aperçu de l’avancement du projet et permettent à chacun, des collaborateurs individuels aux parties prenantes de haut niveau, de connaître le statut du projet ou les prochaines étapes. Améliorez vos mises à jour grâce à une technologie qui vous permet de tirer parti des données en temps réel, d’envoyer des rappels concernant les mises à jour à venir et de standardiser votre formatage pour une communication cohérente.

Simplifiez votre processus de réception des demandes de travail avec une plateforme de gestion du travail

La mise en place d’un processus de réception des demandes standardisé n’a pas à être compliquée. Découvrez comment Asana peut aider vos équipes à rationaliser leurs processus afin qu’elles disposent de toutes les informations nécessaires pour lancer des projets réussis, dès le départ. 

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