Comment Asana utilise la gestion du travail pour simplifier la réception des projets
Résumé
Pour Jana Beiswenger, responsable de la gestion des programmes Business chez Asana, la réception des demandes est une activité hautement interfonctionnelle. Son équipe se concentre sur la transformation Business, en d’autres termes, faire d’Asana une organisation plus efficace. Pour ce faire, elle doit coordonner les équipes autour des programmes stratégiques pertinents et s’assurer qu’Asana dispose de suffisamment de ressources pour atteindre les objectifs commerciaux clés.
« Mon rôle consiste à définir les priorités de manière globale afin que nous puissions travailler en équipe. En effet, lorsque nous travaillons ensemble, nous obtenons de meilleurs résultats dans l’ensemble », explique Jana Beiswenger.
La réception des projets est un élément clé de la coordination des équipes. « Vous avez besoin d’un processus de réception des demandes, car votre réserve de ressources est limitée, qu’il s’agisse de temps, de budget ou de personnel », explique-t-elle. Les équipes ont besoin du soutien des autres pour atteindre leurs objectifs, mais vous ne pouvez pas simplement faire un tas de demandes et attendre une action immédiate. Cela peut détourner l’attention des objectifs plus importants. Un processus de réception des projets permet aux équipes de :
Laisser les décideurs déterminer ce qui est prioritaire ou non.
Définir le périmètre des nouvelles tâches et déterminer les ressources nécessaires.
Lancer les prochaines étapes, suivre la progression et itérer.
Réception des projets sur Asana
Asana propose deux principaux types de réception des projets :
La réception de demandes de haut niveau lors de la planification annuelle
La réception ponctuelle tout au long de l’année
Lors de la planification annuelle, la réception des demandes est un processus beaucoup plus collaboratif. Beiswenger coordonne avec les parties prenantes pour s’aligner sur un plan qui soutient les objectifs de l’entreprise, aide à établir des priorités afin que nous nous attaquions aux bonnes initiatives en fonction de l’impact attendu, et garantit que nous disposons des ressources nécessaires pour atteindre nos objectifs. « C’est un peu comme le Tetris », dit-elle.
Mais malgré les plans les mieux élaborés, des demandes ponctuelles surviennent toujours au cours de l’année. Pour celles-ci, les équipes Asana s’appuient sur des processus de réception plus formels et structurés. L’objectif de ces processus est d’évaluer l’impact des demandes sur l’entreprise et de déterminer comment (et si) nous pouvons réaffecter les ressources pour les intégrer et quels compromis, le cas échéant, doivent être faits pour modifier les priorités.
Travailler tous ensemble nous permet d’obtenir de meilleurs résultats.”
Voici comment les équipes des opérations et du PMO d’Asana rationalisent les processus de réception pour coordonner les parties prenantes et hiérarchiser les tâches critiques.
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1. Hiérarchisation et attribution des ressources
L’équipe de Beiswenger coordonne les nouvelles demandes de projet provenant de l’ensemble de l’entreprise. Il s’agit d’un exercice de jonglage minutieux qui les oblige d’abord à saisir et à comprendre les priorités de l’entreprise, puis à utiliser ces informations pour évaluer objectivement les demandes.
Par exemple, l’équipe Enterprise Technology d’Asana utilise un formulaire et un projet de réception structuré pour gérer les demandes ponctuelles tout au long de l’année. « Les formulaires permettent de transformer des données non structurées en données structurées », explique Beiswenger. Les équipes disposent ainsi des informations dont elles ont besoin dès le départ, afin d’évaluer les nouveaux projets en fonction de critères objectifs tels que :
La demande contribue-t-elle à un objectif de croissance ou de rétention ?
Améliorera-t-elle l’expérience client globale ?
Est-elle importante pour la gouvernance globale des données ?
Résout-elle un problème de sécurité ?
Quelle est la portée de la demande ?
De combien de temps, de budget et de personnel la demande a-t-elle besoin ?
Ces données standardisées aident les équipes à comparer les demandes et à les hiérarchiser par rapport aux priorités existantes de l’entreprise, qui sont déjà enregistrées sur Asana. Elles sont ainsi plus à même de prendre la meilleure décision pour le Business, car elles disposent de toutes les informations nécessaires au même endroit.
2. Gestion quotidienne des demandes
La gestion de la réception des projets nécessite beaucoup de maintenance quotidienne, comme l’attribution du travail, le suivi et le partage des mises à jour de statut. Cela peut prendre beaucoup de temps, mais les fonctionnalités d’automatisation d’Asana aident Beiswenger à rester autonome tout au long du processus. Elle peut ainsi se concentrer sur la coordination globale plutôt que sur les tâches manuelles et répétitives.
Par exemple, Beiswenger utilise des actions groupées pour créer, appliquer et mettre à jour les processus de réception dans toute l’organisation, le tout au même endroit. Une action groupée est un ensemble de fonctionnalités de processus que vous pouvez appliquer à de nombreux projets différents. Par exemple, une action groupée peut spécifier des sections de projet, des champs personnalisés à ajouter, des règles à appliquer et des modèles de tâches à utiliser.
Cette fonctionnalité permet à Beiswenger de standardiser les processus de réception entre les équipes, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde quant à la manière de trier et de hiérarchiser les projets. Par exemple, elle peut utiliser des actions groupées pour standardiser les prochaines étapes d’une demande P0 par rapport à une demande P1, indépendamment de la personne qui l’a envoyée ou de sa provenance. Et en spécifiant comment catégoriser et étiqueter le travail, les actions groupées aident également les équipes à utiliser les mêmes définitions dans tous les projets, comme la différence dans les besoins en ressources si une demande est petite, moyenne ou grande.
« Avec les actions groupées, je n’ai pas à me soucier de gérer le quotidien de tout le monde », explique-t-elle. En quelques clics seulement, elle peut facilement modifier les processus pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise, puis appliquer instantanément ces changements à tous les processus de réception pertinents.
3. Gagner en visibilité et coordonner les équipes
La visibilité est essentielle au travail de Beiswenger. Son équipe doit comprendre les priorités Business de haut niveau, les communiquer aux parties prenantes et aider les dirigeants à suivre le statut et la progression des demandes. Heureusement, ce n’est pas un problème. Les priorités de l’entreprise, les feuilles de route et les demandes de programme étant toutes consignées sur Asana, les équipes peuvent accéder aux informations dont elles ont besoin sans avoir à chercher.
Les portefeuilles Asana sont l’un des moyens utilisés par Beiswenger pour offrir cette visibilité. Les portefeuilles permettent à son équipe et aux parties prenantes de suivre les initiatives clés en un coup d’œil, puis d’accéder aux détails pour plus d’informations si nécessaire. Ils fournissent aux dirigeants l’aperçu général dont ils ont besoin, tandis que les tableaux de bord des portefeuilles résument automatiquement les données telles que le temps passé, les risques, le budget disponible, la progression et plus encore pour l’ensemble des projets. L’équipe de V. Beiswenger peut ainsi voir quels projets sont sur la bonne voie et lesquels n’atteignent pas les résultats escomptés, puis ajuster les ressources et corriger le tir en temps réel. Ainsi, elle peut maintenir les demandes sur la bonne voie et s’assurer que les ressources de l’entreprise sont dépensées efficacement.
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En regroupant l’ensemble du travail sur une seule plateforme, les équipes des opérations et PMO d’Asana peuvent suivre les demandes au même endroit. Les parties prenantes bénéficient ainsi de la visibilité dont elles ont besoin pour agir rapidement et donner la priorité aux projets les plus importants.
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