L’administrateur de projet en 4 fonctions clés

Pas d’équipe, pas de projet. En effet, pour qu’un projet puisse aboutir et atteindre les objectifs fixés en temps et en heure, il vous faudra collaborer à chaque étape avec les divers membres de l’équipe, dont l’administrateur de projet.

Comme vous le savez déjà sûrement, le chef de projet est la personne qui dirige le projet et qui en suit l’avancement. Son équipe réalise le projet, alors que l’administrateur remplit quant à lui un rôle intermédiaire.

Les administrateurs travaillent en étroite collaboration avec les chefs de projet tout au long du cycle de vie du projet. Au fur et à mesure qu’ils gagnent en expérience, ils peuvent même se muer en chefs de projet grâce à leurs connaissances. Dans cet article, nous examinerons les fonctions et les responsabilités d’un administrateur de projet et la manière d’en percer tous les secrets.

Qu’est-ce qu’un administrateur de projet ?

Un administrateur de projet est responsable de diverses tâches administratives liées à celui-ci. Il peut s’agir de documenter le projet, d’organiser les réunions, de gérer le budget ou encore d’aider l’équipe à respecter les délais grâce à des compétences en matière de gestion du temps.

En tant qu’administrateur de projet, vous serez le second du chef de projet. Lui faciliter la tâche sera votre objectif principal. Par ailleurs, contribuer à l’avancement du projet vous permettra de gagner de l’expérience en gestion de projet et d’ainsi évoluer professionnellement.

Quel est le rôle d’un administrateur de projet ?

Il est difficile de prévoir l’ensemble des tâches qui incombera à un administrateur de projet, mais ce qui est sûr, c’est que certaines d’entre elles restent les mêmes quelle que soit la nature du projet. Si ce poste vous intéresse, assurez-vous que vous disposez des compétences nécessaires pour les mener à bien.

Suivi des tâches

En tant qu’administrateur, un des points essentiels est de suivre le plan du projet. Alors que le chef de projet s’assure que chaque membre de l’équipe contribue à l’avancement du projet, l’administrateur est quant à lui chargé du suivi des tâches individuelles.

Les administrateurs gardent toujours un œil sur le calendrier du projet et sont informés par chacun des membres de l’équipe de l’avancement de leurs tâches. S’ils doutent de la bonne réalisation d’une tâche selon l’échéance prévue, ils en informent le chef de projet.

Certains projets comportent des centaines de tâches, c’est pourquoi leur suivi nécessite un effort commun de la part de l’équipe et une communication ouverte entre le chef de projet et l’administrateur. Pour favoriser la communication, il est tout aussi important de disposer d’une source de référence pour centraliser l’ensemble des informations relatives au projet, par exemple sous la forme d’un outil de gestion de projet. Ainsi, toute l’équipe peut travailler à partir de la même source et savoir exactement quelles tâches sont attribuées à qui et pour quand.

Documentation de processus

La gestion de projet implique beaucoup de paperasse et un manager ne dispose pas toujours du temps nécessaire pour s’en occuper lui-même. En tant qu’administrateur de projet, vous devrez posséder les compétences spécialisées nécessaires pour rédiger des documents liés aux processus, remplir des formulaires, communiquer avec les clients et prendre des notes. Cela peut sembler fastidieux, mais la documentation dont vous avez la charge est essentielle à la réussite du projet.

En tant qu’administrateur de projet, votre travail ne s’arrête pas à la rédaction des documents, vous devrez également les ordonner, les classer, les partager, les conserver et les maintenir à jour. Vous devrez faire preuve d’un excellent sens de l’organisation pour accomplir ces tâches et contribuer efficacement à la réussite des projets.

Gestion du budget et des ressources

Les administrateurs de projet sont souvent chargés de suivre les dépenses d’un projet donné et de superviser le plan de gestion des ressources de l’équipe. Alors que le chef de projet se concentre sur l’allocation des ressources et facilite les transactions pour les besoins du projet, l’administrateur agit dans l’ombre et s’assure que le budget est bien respecté.

Par exemple, si l’administrateur de projet constate que le budget a été dépassé alors qu’un projet est en cours, il peut en informer le chef de projet qui pourra prendre les mesures adéquates, ajuster le plan du projet en conséquence et réduire les dépenses.

Organisation de réunions

Les réunions sont essentielles au bon déroulement d’un projet. Des réunions régulières peuvent favoriser la collaboration au sein de l’équipe et garantir une communication ouverte entre des membres aux fonctions et rôles différents. Les managers définissent la structure des réunions, tandis que les administrateurs sont généralement chargés de les planifier.

En plus de planifier les réunions, l’administrateur de projet peut être chargé de prendre des notes. C’est à lui que revient la tâche de diffuser les notes de réunion accompagnées des actions à suivre, et donc de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont bien sur la même longueur d’onde après chaque réunion.

Devenir administrateur de projet

En sachant quelles sont les compétences recherchées pour devenir administrateur de projet et comment exceller dans ce rôle, vous serez en mesure de contribuer au bon déroulement du projet. Que vous cherchiez un poste d’administrateur de projet à temps plein ou souhaitiez gagner en expérience et gravir les échelons en interne, voici quelques éléments à garder en tête pour la rédaction de votre CV :

• Expérience professionnelle dans un rôle similaire : jouir d’une expérience professionnelle antérieure est l’une des conditions les plus importantes si vous souhaitez devenir administrateur de projet au sein d’une équipe. La plupart des postes d’administrateur de projet ne sont pas ouverts aux débutants, vous devrez donc probablement prouver que vous avez déjà occupé un poste similaire, par exemple celui de coordinateur de projet ou encore d’assistant de projet.

• Connaissance des logiciels de gestion de projet : la plupart des administrateurs de projet s’appuient sur un logiciel de gestion de projet pour gérer leurs tâches administratives. Savoir utiliser ces logiciels vous aidera à accomplir vos tâches, à collaborer avec votre équipe et votre chef de projet, mais surtout à faire partie des meilleurs en poste.

• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps : si l’automatisation des logiciels peut vous aider à accomplir diverses tâches, vous devrez néanmoins faire preuve de compétences solides en matière d’organisation et de gestion du temps pour être efficace. Votre sens de l’organisation vous aidera à hiérarchiser les tâches, à gérer la paperasse et à soulager le chef de projet. Savoir organiser votre temps correctement vous aidera à accomplir les tâches de manière efficace et sans vous épuiser.

• La certification PMP/PRINCE2 est un plus : pour certains administrateurs de projet, ces certifications sont un moyen de faire évoluer leur carrière professionnelle. Les certifications PMP (Project Management Professional) et PRINCE2 (PRoject IN Controlled Environments) sont toutes deux reconnues dans le domaine de la gestion de projet. Bien qu’elles ne soient pas obligatoires pour devenir administrateur, ces certifications peuvent vous aider à gravir les échelons.

Un master en administration des affaires (MBA) peut également s’avérer utile si vous souhaitez être autonome et acquérir des connaissances supplémentaires dans votre domaine. Bien qu’une simple licence puisse suffire pour devenir administrateur de projet, un MBA peut vous ouvrir davantage de portes, mais aussi vous permettre d’accéder à une certaine diversité en matière d’emploi dans des domaines connexes. 

5 clés pour exceller au poste d’administrateur de projet

Pour devenir un bon administrateur de projet, le plus important est d’apprendre à gérer votre temps, à communiquer et à être efficace. Suivez ces conseils pour améliorer vos compétences : quelle que soit la tâche administrative dont vous aurez la charge, vous pourrez la mener à bien sans difficulté.

Budgétiser son temps

Rien de plus banal que d’établir un budget pour ses finances, pour ainsi supprimer ou réduire certaines dépenses et éviter de se retrouver sur la paille. Pourquoi ne pas en faire de même avec votre temps ? Un administrateur de projet a souvent du pain sur la planche, votre temps est donc précieux. Puisque vous ne pouvez pas tout faire à la fois, établissez des priorités et essayez de ne pas vous éparpiller.

Des outils de gestion des tâches, comme la matrice d’Eisenhower, vous aideront à améliorer votre productivité. Ces outils constituent des méthodes efficaces pour trier vos tâches, supprimer des éléments si besoin et donner la priorité à ce qui compte vraiment.

Déléguer efficacement

Pour gérer efficacement son temps, il est essentiel de savoir dans quel contexte déléguer des tâches. Si vous déléguez de manière efficace, vous gagnerez du temps et pourrez vous occuper des tâches prioritaires. Bien entendu, il est indispensable d’avoir confiance en la personne concernée. Voici quelques conseils pour déléguer efficacement :

• Pariez sur les points forts de votre équipe

• Fournissez les bonnes ressources

• Communiquez avec clarté

• Faites preuve de patience

• Donnez votre avis

Savoir déléguer fait partie des qualités d’un bon leader, cette compétence est même essentielle lorsque vous souhaitez diriger par l’exemple. Retenez que non seulement, déléguer des tâches vous soulage dans votre travail, mais que les membres de votre équipe en bénéficient eux aussi, puisqu’ils engrangent de l’expérience dans de nouveaux domaines. Rien de grave si cette approche n’est pas innée chez vous. En effet, comme beaucoup de compétences complémentaires, il vous sera possible de la développer avec la pratique.

Communiquer et collaborer

En tant qu’administrateur de projet, vous devrez régulièrement communiquer et collaborer avec votre chef de projet et les membres de l’équipe. Votre rôle est d’aider l’équipe projet à rester organisée et à mener correctement le projet de A à Z.

Voici quelques conseils pour favoriser la communication au sein de votre équipe :

• Communiquez un rapport d’avancement chaque semaine

• Programmez un rappel pour faire le point avec les parties prenantes

• Organisez des appels hebdomadaires pour faire le point avec votre équipe

Un logiciel de gestion de projet sera idéal pour vous tenir au courant en temps réel des avancées réalisées, communiquer efficacement et suivre l’évolution du plan de projet. Cependant, les appels vidéo, les tchats en ligne et les réunions en face à face sont tout aussi importants pour favoriser la collaboration et garder le moral de l’équipe au beau fixe.

Tirer parti de l’automatisation des projets

Les logiciels de gestion de projet peuvent faciliter votre travail d’administrateur de manière exponentielle. Vous pouvez utiliser un logiciel pour partager des informations avec les membres de l’équipe, planifier des réunions, fixer des échéances et des calendriers pour les projets ou encore gérer les tâches. De plus, les logiciels peuvent être utilisés pour la documentation et l’administration du budget ainsi que pour partager ces informations avec les parties prenantes si besoin.

En tant qu’administrateur de projet, un logiciel de gestion de projet vous permettra de gagner en efficacité et de réduire les risques d’erreur. Les principales fonctionnalités de gestion de projet qui vous aideront à coordonner le travail sont les suivantes :

• L’automatisation : automatisez vos processus pour supprimer le travail manuel

• Les rapports d’avancement : partager l’état d’avancement d’un projet avec les membres de l’équipe et les parties prenantes

• Les vues de projet : visualisez plus facilement votre projet et sa progression

• La centralisation de toutes vos informations : conservez toutes les données relatives à votre projet dans un endroit partagé, accessible à tous les membres de l’équipe

• La définition et le suivi des objectifs : visualisez votre travail dans son contexte. Fixez des objectifs et suivez votre projet en fonction de ces derniers.

Jouer collectif

Chaque projet nécessite de travailler en équipe. Si vous n’avez pas l’esprit d’équipe, vous aurez du mal à mener le projet à son terme. Si chacun se fixe ses propres objectifs professionnels, l’esprit d’équipe reste le meilleur moyen d’atteindre rapidement des objectifs aussi bien personnels que collectifs.

Votre équipe et vous-même devez poursuivre une vision commune du projet. Lorsque la communication est ouverte et que vous travaillez en équipe, les conditions sont réunies pour atteindre jusqu’au dernier de vos objectifs et célébrer ensemble ce succès.

Simplifiez l’administration des projets grâce à un logiciel de gestion de projet

Devenir administrateur de projet peut nécessiter des années d’expérience et un bon niveau d’études. Mais une fois le poste décroché, la meilleure façon d’exceller est de vous familiariser avec les logiciels de gestion de projet.

Vous verrez, dès lors que les logiciels de gestion de projet n’auront plus de secret pour vous, il vous sera possible de simplifier vos tâches d’administrateur de projet et de renforcer vos compétences en la matière.