Gestion de projet informatique : un guide pour les managers et leurs équipes

Les chefs de projet informatique sont des dirigeants adaptables et pleins de ressources. Si le fait de mener à bien des projets complexes n’est pas une tâche facile, un bon dirigeant devrait y parvenir systématiquement.

En tant que chef de projet informatique, votre rôle est de créer des technologies simples à prendre en main et qui s’adaptent aux consommateurs tout en suivant les avancements des membres de votre équipe. Mais comment faire ? Vous avez accès à une arme secrète : le logiciel de gestion de projet.

En effet, la clé de votre réussite sur un projet pourrait bien tenir à l’utilisation du bon logiciel de gestion informatique. Ce guide vous explique en quoi consiste la gestion de projet informatique et vous prodigue des conseils dans ce domaine.

Qu’est-ce que la gestion de projet informatique ?

La gestion de projet informatique est le processus de gestion, planification et développement des projets dans le domaine des technologies de l’information. Les projets informatiques existent dans de nombreux secteurs, notamment les logiciels, la sécurité de l’information, les systèmes d’information, les communications, le matériel informatique, les réseaux, les bases de données et les applications mobiles.

Les développeurs de projets informatiques fournissent un produit ou un service, tandis que les chefs de projet se chargent de gérer des projets informatiques. Ces derniers ont pour mission de communiquer les attentes et de veiller à ce que les projets respectent le calendrier et le budget afin de garantir son bon déroulement.

Les phases de la gestion de projet informatique

En tant que chef de projet informatique, vous devez tenir compte des cinq phases de la gestion de projet informatique si vous voulez accomplir des tâches complexes plus efficacement. Ces phases représentent le cycle de vie d’un projet dans divers secteurs professionnels.

La phase de lancement

Au cours de la phase de lancement, vous devez déterminer les besoins associés au projet et élaborer une proposition. Le projet doit également être réalisable par l’équipe et l’entreprise dans son ensemble. Pendant cette phase, pensez aussi à vérifier que la durée et les ressources allouées sont cohérents pour ce projet avant de le mettre en œuvre.

La phase de planification

La phase de planification nécessite les efforts conjoints du chef de projet informatique (vous) et de son équipe. Lors de la planification du projet, vous établissez les budgets, identifiez les risques et fixez des objectifs clairs concernant son déroulement. pour planifier vos objectifs, vous pouvez vous aider d’un modèle de feuille de route, auquel vous pourrez ensuite vous référer tout au long du cycle de vie du projet.

La phase d’exécution

La phase d’exécution désigne le moment où l’équipe définit les différents livrables du projet. Les chefs de projet informatique jouent un rôle crucial en déléguant les tâches et en facilitant la communication entre tous les membres de l’équipe. Utilisez un logiciel de collaboration d’équipe pour que tout le monde s’entende sur les tâches à faire par chacun et leurs échéances. Les projets évoluant souvent pendant leur mise en œuvre, vous devrez peut-être revoir le plan du projet en cours d’exécution.

La phase de suivi et contrôle

Pendant la phase d’exécution, utilisez un logiciel de gestion de projet informatique pour suivre la progression de votre équipe en temps réel : surveillez le temps, les coûts, la portée, la qualité et les risques associés au projet. À l’aide de votre feuille de route, vous pouvez évaluer si le projet est conforme à votre proposition et à vos objectifs, et rectifier le tir si nécessaire.

La phase de clôture

Une fois le projet achevé, la phase de clôture commence. Ici, vous devez vous assurer que l’ensemble du travail a été terminé, approuvé et transmis à l’équipe concernée. Autre point important, vous devez aussi examiner les leçons apprises au cours du projet et faire le bilan des réussites et des échecs. La phase de clôture est cruciale, car elle permet à votre équipe de revoir et d’améliorer la méthodologie future.

Quel est le rôle du chef de projet informatique ?

En tant que chef de projet informatique, vous devez savoir comment communiquer avec tous les membres de votre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres du service informatique, mais vous pourrez également avoir à échanger avec d’autres services au sujet du travail de votre équipe.

Assurer le bon fonctionnement du produit

L’objectif de tout projet informatique est de livrer un produit fonctionnel qui répond aux besoins du client. Les chefs de projet informatique sont les premiers points de contact en cas de problème, c’est pourquoi vous devez avant tout miser sur la fonctionnalité produit.

Attribuer les tâches aux membres de l’équipe

Le chef de projet est la personne de référence de l’équipe lorsqu’il s’agit de déterminer les rôles et responsabilités de chacun dans le cadre d’un projet. En tant que chef de projet informatique, vous devez prendre le temps d’identifier les points forts de chaque membre de votre équipe afin d’attribuer les tâches en conséquence.

Suivre la progression et les performances

Une fois le projet lancé, les chefs de projet doivent suivre les performances de l’équipe, le calendrier du projet et le budget, mais aussi évaluer dans quelle mesure le projet atteint ses objectifs. Pour ce faire, ils peuvent s’aider d’un logiciel de gestion de projet, grâce auquel ils pourront suivre toutes les variables et contribuer au développement professionnel de leurs collègues.

Diriger les réunions agile avec les parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes susceptibles d’être affectées par le résultat du projet, par exemple l’équipe de direction, un client ou un testeur de produits. En tant que chef de projet informatique, vous devrez communiquer avec les parties prenantes et leur fournir régulièrement des rapports d’avancement de projet. Pour ce faire, vous pouvez là aussi passer par un logiciel de gestion de projet informatique.

Les défis rencontrés par les chefs de projet informatique

Vous serez confronté à un certain nombre de défis dans votre rôle de chef de projet informatique, mais avec les bons outils de gestion, vous pouvez avoir confiance dans votre capacité à résoudre rapidement les problèmes.

Temps et budget

Le temps et le budget figurent parmi les plus grands défis rencontrés en gestion de projet informatique. Si vous ne fixez pas des délais réalistes pour réaliser votre projet, le produit ou service ainsi obtenu pourrait être de moins bonne qualité que prévu.

En outre, le manque de ces ressources nécessaires pour mener à bien le projet peut également pénaliser aussi bien vos équipes que vos clients. Pour éviter de rencontrer des problèmes de délais et de budget, accordez-y une attention toute particulière lors de la phase de planification.

Scénario : la direction générale demande à votre équipe d’organiser une migration logicielle pour le compte de toute l’entreprise dans un délai d’un mois. Malheureusement, vos effectifs sont limités et vous manquez encore trop d’expérience pour réaliser la migration dans le délai imparti, et vous auriez besoin d’un mois de plus.

Solution : faites appel à un logiciel de gestion de projet informatique pour tenir la direction informée des disponibilités et de l’expérience de votre équipe. La direction pourra ainsi préparer un planning plus réaliste lors de l’attribution des projets informatiques.

Dérive des objectifs

On parle de dérive des objectifs lorsque les objectifs initiaux du projet sont éclipsés par la réception de nouvelles demandes et nouveaux livrables par les parties prenantes. Cette situation est assez stressante, dans la mesure où le projet est alors détourné de ses objectifs initiaux et où vous devez sans cesse tout réajuster.

Pour réduire la fréquence des dérives, fixez dès le début des objectifs de projet solides, mettez en place un processus de contrôle du changement et faites de votre mieux pour communiquer avec les parties prenantes à chaque étape du projet.

Scénario : dans le cadre de ce projet, vous aviez pour objectif initial d’améliorer le Wi-Fi extérieur au siège de votre entreprise afin que les employés et les visiteurs puissent travailler où ils le souhaitent. Au cours de l’exécution du projet, les parties prenantes vous demandent d’étendre la portée du Wi-Fi extérieur au centre d’opérations situé de l’autre côté de la rue, ainsi que d’offrir aux utilisateurs la possibilité d’effectuer des téléchargements.

Solution : la gestion de projet informatique peut vous donner des objectifs clairs dès le début du projet, afin que vos parties prenantes sachent ce qui peut être accompli pendant ce projet. Par exemple, ils comprendront qu’une demande d’extension de la portée du Wi-Fi extérieur est envisageable, mais pas les options de téléchargement.

Problèmes de communication

Les chefs de projet informatique jouent le rôle d’intermédiaires entre les membres de l’équipe, les services et les parties prenantes. En conséquence et si aucun processus organisé n’est mis en place pour tenir tout le monde informé, vous pourriez rencontrer des problèmes de communication. Pour remettre cette dernière sur le devant de la scène et donner à votre équipe toutes les clés pour réussir, vous pouvez vous appuyer sur différents outils de gestion de projet informatique.

Scénario : votre entreprise accepte de travailler avec une école locale et d’améliorer ses espaces d’apprentissage en proposant à tous un meilleur accès à la technologie. Le projet implique l’installation du Wi-Fi et le don de 100 ordinateurs à l’école, mais pour votre directeur général, ce nombre se limite à 10 ordinateurs.

Solution : si vous voulez à tout prix éviter les conflits, vous devez miser sur la communication dès le début du projet. Partagez régulièrement des mises à jour au sujet de l’état d’avancement du projet à l’aide d’outils de gestion informatique de façon à ce que tout le monde soit en phase tout au long du cycle de vie du projet.

Gestion des risques

La phase de lancement d’un projet informatique englobe également une étape cruciale : la gestion des risques. À ce stade, vous devez élaborer les plans de secours à appliquer au cas où vos objectifs initiaux ne seraient pas atteints. Sans cette gestion des risques en amont, vous aurez bien du mal à vous rattraper aux branches en cas de problème avéré.

Scénario : votre équipe travaille pour un hôpital, pour lequel elle crée un portail en ligne destiné à gérer les rendez-vous des patients. Tout semblait pourtant bien parti, mais vous avez la mauvaise surprise de constater qu’en raison d’un bug dans le système, les patients qui consultent pour des problèmes cardiaques sont orientés vers des gynécologues, et ceux qui consultent pour des problèmes neurologiques vers des urologues.

Solution : si vous aviez bien géré vos risques, vous auriez pu détecter ce bug dans le système ayant entraîné de graves désagréments pour les patients et les médecins. L’analyse des risques fait partie intégrante de la gestion de projet informatique et ne saurait en aucun cas être négligée. Nous vous conseillons donc d’utiliser un registre des risques pour commencer à identifier les risques.

Évolution de la technologie

La mise en œuvre de projets informatiques complexes peut prendre des mois, voire des années. L’un des défis de la gestion de projet informatique consiste à suivre l’évolution des technologies au fil de l’avancement du projet. La portée de votre projet informatique initial doit donc être flexible au cas où les besoins de votre client évolueraient en cours de projet.

Scénario : votre équipe entreprend un projet à long terme qui a pour objectif d’améliorer les systèmes GPS des voitures. Des applications GPS permettant aux conducteurs de connaître le trafic en temps réel sont développées pendant que vous travaillez sur ce projet. Votre système GPS ne gère pas la surveillance du trafic, mais l’inclusion de cette fonctionnalité rallongerait considérablement la durée du projet.

Solution : face à des technologies sans cesse en évolution, vos projet informatiques doivent être flexibles. Dans le cas présent, votre équipe aurait à décider si oui ou non il était pertinent commercialement de redéfinir la portée du projet pour concurrencer la technologie avancée des GPS sur téléphone.

Les types d’outils de gestion de projet informatique

Les outils de gestion de projet informatique peuvent permettre à votre équipe de rester organisée et informée tout au long du projet. Ils permettent de visualiser le rôle de chaque membre de l’équipe dans le projet et de montrer sa progression en temps réel.

La matrice RACI

L’acronyme RACI correspond aux quatre rôles suivants : responsable, approbateur, consulté et informé. À l’aide de la matrice RACI, vous pouvez clarifier les rôles et responsabilités des membres de votre équipe dans le cadre de vos projets.

Pour chaque tâche ou livrable, désignez les membres de l’équipe ou parties prenantes responsables et approbatrices, ainsi que celles qui sont à consulter et à informer. Ces matrices sont utiles à tous types de projets informatiques, sachant qu’il est toujours nécessaire de clarifier les responsabilités de chacun.

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt, du nom de Henry Gantt, est un diagramme horizontal utilisé pour illustrer le calendrier d’un projet. Chaque barre du graphique représente une tâche du projet et sa longueur indique la durée prévue.

Les diagrammes de Gantt offrent aux équipes un aperçu en cascade du travail à accomplir et des liens entre les tâches. Un tel outil vous sera précieux si votre projet comporte de nombreuses tâches qui dépendent les unes des autres, puisque les membres de votre équipe ont une meilleure visibilité sur les tâches qui se chevauchent dans le calendrier.

Les tableaux Kanban

Les tableaux Kanban clarifient l’organigramme des tâches et indiquent leur étape d’avancement. En gestion de projet informatique, ces tableaux peuvent aider les membres de votre équipe à garder un bon équilibre entre leurs responsabilités professionnelles et à se faire une idée des disponibilités de leurs coéquipiers.

• Les tableaux Kanban sont parfaitement adaptés aux projets dont les tâches nécessitent de petits changements successifs. Ils permettent aux équipes de décomposer les tâches en plusieurs listes de contrôle et phases de progression.

Exemple d’un projet dans le domaine informatique

Une équipe informatique développe une nouvelle application sur iPhone pour aider les employés à pointer au travail. Lorsqu’il élabore la proposition de projet pour l’application, le chef de projet informatique consulte évidemment son créateur, mais tient également compte des besoins de l’utilisateur final.

Dans cet exemple de projet informatique, nous allons appliquer les cinq phases de la gestion de projet pour mener à bien le développement de cette application sur iPhone.

La première étape consiste à poser des questions au sujet de ce projet d’application lors de la phase de lancement, par exemple :

• Les entreprises ont-elles des difficultés à assurer le suivi des heures de travail de leurs employés ?

• Les employés ont-ils des difficultés à pointer lorsqu’ils travaillent à distance ?

• Cette application sur iPhone peut-elle apporter une solution aux employés comme à leurs employeurs ?

• La création de cette application est-elle envisageable par mon équipe dans les délais et le budget impartis ?

Après avoir avancé sur le projet, vous entamez la phase de planification du développement de l’application.

• Déterminez le budget nécessaire au développement.

• Évaluez qui dans votre équipe peut se charger du codage.

• Pensez aux autres membres de l’équipe et aux rôles qu’ils peuvent jouer dans le cadre du projet.

Au moment de planifier votre projet, vous devez avant tout identifier ses objectifs généraux. Par exemple, dans ce cas précis, votre objectif serait le suivant :

« Cette application de gestion du temps vise à permettre aux employés d’indiquer aisément leurs heures de travail et aider les employeurs à suivre la productivité de leur équipe. »

Une fois que l’application est dans sa phase d’exécution, utilisez des outils de gestion de projet informatique pour suivre les progrès de votre équipe et parvenir à la phase de réalisation. Un logiciel de gestion de projet efficace vous permettra de consulter toutes les données au cours de la phase de clôture.

Un logiciel de gestion de projet informatique pour rationaliser vos projets

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM) peuvent vous aider à suivre vos projets informatiques, de la stratégie à l’exécution. Vous vous demandez comment vous préparer à votre rôle de chef de projet informatique ? Asana a la solution ! Accédez à des diagrammes de Gantt et à des outils qui vous aideront à gérer vos responsabilités au sein de votre équipe, sans compter des options de partage entre acteurs concernés et des mises à jour de projet en temps réel pour respecter vos délais de livraison.

Vous êtes à la recherche d’autres ressources pour mieux gérer vos projets informatiques ? Jetez un œil à nos 11 modèles de gestion de projet pour partir du bon pied.