Contrôle de gestion: définition et outils pour le mettre en place

Lydia Rajteric headshotLydia Rajteric23 août 20225 min de lecture
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Contrôle de gestion: définition et outils pour le mettre en place
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Résumé

Un contrôle de gestion ne se fait pas par hasard et les process ne sont jamais suffisamment complets. Comme la NASA a pu s’en rendre compte dans les années 1980 avec l’explosion de la navette Challenger, tous les processus quels qu’ils soient finissent par s’assembler pour former un tout. Cette tragédie en particulier montre qu’un processus décisionnel apparemment simple dans la fabrication de l’une des pièces a pu conduire à une catastrophe.

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe et que son organisation devient plus complexe, l’absence de processus bien rodés peut mener à une situation critique.

Le contrôle de gestion est essentiel pour s’assurer que tout marche correctement au sein de la structure, qu’il s’agisse des process ou des systèmes fonctionnels.

Une fois le contrôle de gestion mis en place,, les pièces perfectionnées du puzzle organisationnel s’assemblent pour former un tout optimisé et hautement efficace. 

Nous verrons dans cet article quelles sont les étapes nécessaires pour mener un contrôle de gestion. Vous découvrirez également qu’il s’agit d’un outil essentiel pour la prise de décision et la mise en place d’objectifs stratégiques, que ce soit à l’échelle de l’entreprise ou de la gestion de projet. 

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Qu’est-ce que le contrôle de gestion ?

Le contrôle de gestion se définit comme un processus qui permet d’atteindre les objectifs  par la mise en place d’actions spécifiques.

Que votre structure soit récente ou non, le contrôle de gestion permet de consolider les acquis tout en anticipant les éventuels problèmes. 

Véritable garde-fou, le contrôle de gestion accompagne les acteurs opérationnels dans le développement des performances. À travers ce processus, le manager s’assure que les ressources sont utilisées avec efficience, efficacité et pertinence. Le contrôle de gestion planifie la comparaison des performances réelles et prévues, la mesure de la différence entre les deux, l’identification des causes ayant conduit à cette différence et la prise de mesures correctives pour minimiser ou supprimer cette différence.

En termes simples, il s’agit d’un audit interne par lequel le responsable influence les autres membres de l’équipe pour mettre en œuvre les stratégies au préalable. 

Il peut s’agir d’un outil, d’un processus, d’une politique, d’une pratique ou d’un système mis en place afin que le manager puisse conduire les ressources de son équipe selon ses souhaits pour atteindre les objectifs fixés.

Malgré son nom, le contrôle de gestion est plus à prendre au sens « pilotage », avec un objectif d’amélioration des process internes. Toutes les structures, petites ou grandes entreprises, tous les services sont concernés par ce type d’analyse et tous les collaborateurs pourront se voir enjoints d’appliquer de nouvelles méthodes de travail suite au rapport de gestion.

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Quels sont les deux types de contrôle de gestion?

Le contrôle de gestion se divise en deux grandes catégories — le contrôle régulatif et le contrôle normatif.

Le contrôle régulatif

L’intérêt du contrôle régulatif est de faire correspondre l’objectif organisationnel, par exemple la satisfaction du client, avec les procédures et les politiques de l’entreprise. Il passe par un contrôle bureaucratique, un contrôle financier et un contrôle qualité.

Prenons l’exemple d’un hôtel qui aura à gérer la plainte d’un client concernant une chambre ne lui donnant pas satisfaction. Dans l’établissement A, le manager aura seulement la possibilité de proposer une autre chambre au client, sans autre forme de compensation. Après un contrôle de gestion ajusté, le manager de l’établissement B aura quant à lui davantage de marge. Il proposera une autre chambre, tout en offrant une ristourne conséquente ou une nuit additionnelle suite à cette mauvaise expérience. L’action du service client doit dans les deux cas suivre la politique interne à l’entreprise et le challenge du contrôle de gestion est d’établir une procédure permettant de poursuivre deux buts à la fois : la satisfaction client et l’équilibre financier.

Le contrôle normatif

Ce type de contrôle managérial s’appuie sur des modèles d’actions visant à régir la conduite des collaborateurs. Il aide à comprendre certains comportements qui sont acceptables et ceux qui le sont moins.

Il s’effectue à travers les normes d’équipe et les normes culturelles propres à l’entreprise. Les normes d’équipe sont en réalité des règles informelles qui permettent aux membres de prendre conscience de leur responsabilité envers l’équipe. Bien que les objectifs soient documentés et communiqués, les modes d’interaction sont généralement définis au fil du temps et s’adaptent à la croissance de l’équipe. Outre les normes d’équipe, les normes fondées sur la culture organisationnelle constituent un autre type de contrôle normatif. La culture organisationnelle implique les valeurs, les croyances et les rituels partagés d’une entreprise.

En résumé, le contrôle réglementaire traite des contrôles bureaucratiques, financiers et de qualité. Le contrôle normatif s’intéresse aux contrôles des normes d’équipes et à la structure de l’organisation.

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Quel est le rôle d’un contrôleur de gestion?

La mission du contrôleur de gestion est primordiale, elle se définit à travers plusieurs aspects. Différents outils peuvent être utilisés pour analyser la situation d’une structure. Bien qu’il soit calé en analyse des coûts, en comptabilité générale et en comptabilité analytique, le contrôleur de gestion n’agit pas seulement sur les finances. Son savoir s’applique aussi aux ressources humaines, au service qualité, au service client, etc. En résumé, tout ce qui peut impacter les résultats de l’entreprise pourra être soumis au contrôle de gestion.

Le rôle du contrôleur de gestion est d’améliorer les process au sein des différents services, il doit donc connaître les problématiques et les projets de chacun d’entre eux tout en tenant compte de différents aspects.

Considération comportementale

Le contrôle de gestion s’assure que les stratégies nécessaires sont appliquées pour influencer l’état d’esprit des collaborateurs afin qu’ils comprennent qu’objectifs personnels et professionnels vont de pair. Lorsqu’un collaborateur poursuit et atteint un objectif personnel, cela permet en même temps d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Le rôle du contrôle de gestion vise donc à encourager les managers qui motiveront à leur tour les membres de l’équipe, car cela contribuera in fine au développement de l’entreprise.

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Performance financière et non financière

Le contrôle de gestion développe des mesures qui permettront de comparer les performances réelles aux performances prévues. Pour atteindre les objectifs à long terme d’une entreprise ou d’une équipe, le manager doit mettre l’accent non seulement sur les réalisations financières, mais aussi sur d’autres activités comme :

  • Le contrôle des tâches afin d’obtenir les performances les plus efficaces et efficientes des groupes et des individus ;

  • La formulation et la mise en œuvre des stratégies commerciales.

 Contrôle de l’activité

 Le contrôle de gestion mène plusieurs actions managériales comme : 

  • Évaluer et contrôler les actions mises en place pour l’amélioration des performances

  • Coordonner les actions pour obtenir un effort synchronisé, et donc, plus efficient

  • Communiquer le plan et les objectifs aux individus et aux groupes de manière claire et précise.

  • Planifier le plan d’action afin que l’entreprise puisse atteindre son objectif.

  • Déterminer si des objectifs à long terme ou à court terme sont nécessaires.

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Quelles sont les étapes du contrôle de gestion?

Mettre en place le contrôle de gestion en interne implique une réorganisation du système d’information et de l’administration. En effet, le contrôleur de gestion devra pouvoir récupérer rapidement les informations nécessaires à sa mission.

Le processus de contrôle de gestion comprend différentes phases : 

  • Planification : définition des objectifs et d’une stratégie concernant l’organisation de la structure, la gestion des RH, le financement, les outils de productions, etc.

  • Budgétisation : Le budget prévisionnel est défini en fonction des différents plans d’action mis en place.

  • Action et suivi : mise en œuvre du plan d’action et suivi des résultats.

  • Mesure des résultats : analyse des résultats pour identifier les futures actions à entreprendre.

Pour mener à bien sa mission, le contrôleur de gestion aura besoin d’outils de pilotage tels que :

  • Un business plan mobile et adaptable

  • L’élaboration d’objectifs annuels

  • Des tableaux de bord révisables et qui pourront s’adapter aux besoins et aux activités

  • Un outil de reporting et des indicateurs clés

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Quelles sont les limites du contrôle de gestion?

L’efficacité du contrôle de gestion peut être mise à mal par un manque de ressources, des mesures et des indicateurs inexacts, un mauvais flux d’informations et des analyses incorrectes.

Un manque de ressources peut entraver la capacité d’une structure à gérer le contrôle. Les ressources pouvant améliorer le contrôle comprennent un personnel formé, des logiciels statistiques adaptés et des systèmes de mesure précis.

Des mesures inexactes pendant le contrôle de gestion peuvent survenir pour un certain nombre de raisons différentes. Cela peut être évité en disposant de systèmes de mesure précis et d’une équipe correctement formée.

Le décalage dans le flux d’informations peut détourner l’attention de la direction des problèmes au mauvais moment de la séquence.

L’analyse des données d’une mesure pour déterminer comment améliorer et mieux gérer le contrôle du système peut également constituer un obstacle.

Participer à la bonne marche de l’entreprise

Une part importante du travail d’un manager consiste à contrôler les processus impliqués dans le bon fonctionnement d’une équipe. Les systèmes organisationnels étant vastes et complexes, il est pratiquement impossible de contrôler tous les aspects de leur fonctionnement. Les contrôleurs peuvent toutefois déterminer les conditions ou caractéristiques clés de la production et les surveiller.

Après avoir déterminé une ou plusieurs conditions, il faudra intégrer divers outils du contrôle de gestion pour collecter et transmettre l’information au service concerné.

Les informations doivent être interprétées en temps voulu et avec précision par le manager, puis comparées à des normes organisationnelles ou concurrentielles préalablement définies.

Enfin, après avoir comparé les données aux normes souhaitées, une stratégie de mise en œuvre des modifications peut être intégrée au processus existant.

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