Plantilla para planes de relaciones públicas

Las iniciativas de relaciones públicas aumentan el reconocimiento de tu marca y la confianza de la audiencia. Por eso es tan importante que tus relaciones públicas sean consistentes y organizadas, de lo contrario, en el mejor de los casos, tu marca parecerá desordenada y, en el peor, francamente caótica. ¿Pero cómo puedes lograr este nivel de consistencia en una organización grande donde trabajan tantas personas? La respuesta es muy sencilla: crea una guía paso a paso para el proceso de planificación de relaciones públicas, también conocida como plantilla para planes de relaciones públicas.

¿Qué es una plantilla para planificación de relaciones públicas?

Es un esquema estándar del proceso de planificación de relaciones públicas. Esta plantilla sirve como guía paso a paso, lo que permite que cualquier miembro de tu equipo cree un plan de relaciones públicas donde nada se pase por alto.

Piensa en esta plantilla como un plan de acción con todo lo que debes hacer para crear una campaña de relaciones públicas exitosa. Al crear tu plan de relaciones públicas con una plantilla, te aseguras de que siempre se incluyan los detalles clave, como el plan de embargo de noticias, las publicaciones, los periodistas con los que hablarás, etc.

¿Por qué debo usar una plantilla para planes de relaciones públicas?

Las iniciativas de relaciones públicas suelen involucrar a diferentes departamentos. Si bien como responsable de relaciones públicas estás a cargo de establecer conexiones con los medios y elaborar un plan de comunicación, es probable que trabajes con otros equipos en el proceso. A menudo, esto incluye la coordinación con la estrategia de marketing de la empresa y el plan para sincronizar el marketing de contenido con la campaña de relaciones públicas. Además, quizá debas trabajar con el equipo de producto para verificar las especificaciones técnicas. Independientemente de la empresa, las relaciones públicas casi siempre son un trabajo en equipo.

Los pasos en el proceso de relaciones públicas suelen ser críticos. Por ejemplo, tal vez quieras publicar todos los comunicados de prensa del equipo legal o establecer un embargo de contenido que finalice a las 6:00 h. Al realizar un seguimiento de todos estos detalles pequeños pero esenciales en un solo lugar, puedes asegurarte de no pasar nada por alto, independientemente de quién esté llevando adelante la campaña de relaciones públicas.

Por eso es tan importante tener un proceso sólido como una roca. Una plantilla para la planificación de las relaciones públicas te permitirá coordinar el trabajo de los diferentes departamentos y, al mismo tiempo, garantizar que se incluyan todos los pasos críticos. Si creas esta plantilla en una plataforma de gestión del trabajo, también podrás interactuar directamente con los equipos y tener una vista general de lo que sucede y cuándo. Así, siempre sabrás si falta algo.

¿Qué debes incluir en la plantilla para planes de relaciones públicas?

La plantilla debe incluir las necesidades específicas del equipo. Cuando la crees, comienza con las siguientes secciones y, luego, personalízala para que se adapte a tu equipo.

• Recursos: incluye toda la información que ya hayas recopilado sobre el público objetivo, las investigaciones de mercado y la estrategia de relaciones públicas. Esto te permite brindar un acceso simple a los documentos que se necesitarán durante la campaña de relaciones públicas y demostrar cómo el plan se relaciona con los objetivos y las iniciativas más generales.

• Responsable: asigna secciones y tareas relevantes a miembros específicos del equipo, para que las partes interesadas sepan quién es responsable de los elementos de acción específicos. Así podrán enviar preguntas a las personas adecuadas y obtener respuestas más rápido.

• Medios de comunicación: detalla todas las plataformas que usarás para la distribución. Es probable que esto incluya publicaciones tradicionales, pero también puedes ir más allá. ¿Estás realizando una campaña en las redes sociales? Incluye a los influencers. ¿Interactúas con equipos de comunicaciones de marketing de otras empresas? Enuméralos aquí también.

• Informes: en la última sección de la plantilla para planes de relaciones públicas debes detallar cómo medirás el éxito. Sé específico: ¿buscas mejorar una clasificación u obtener premios o beneficios a corto plazo? Cada objetivo es diferente y, por lo tanto, requiere diferentes tipos de informes.

¿Cómo se usa una plantilla para planes de relaciones públicas?

La plantilla de tu plan de relaciones públicas es más que un simple esquema: es un documento vivo que protege a tu empresa de cometer errores críticos a la vista del público. En ese sentido, el caso de uso más importante de la plantilla es como guía paso a paso para el proceso de relaciones públicas de tu empresa.

Según cada situación específica, estos pasos pueden incluir:

• Ponerse en contacto con los clientes antes de un lanzamiento para confirmar las citas.

• Revisar que todo esté bien con el equipo legal o de ejecutivos.

• Contactarse con los periodistas para las publicaciones en los medios.

• Coordinar un embargo de medios sobre cualquier noticia, para que la información más reciente se comparta en el momento adecuado.

• Usar una plantilla para comunicados de prensa para elaborar mensajes clave de nuevos lanzamientos.

• Programar el lanzamiento del plan al minuto si es necesario para asegurarte de compartir los detalles correctos, con las personas adecuadas, en el momento justo.

• Enviar las preguntas de seguimiento a los ejecutivos correctos después de grandes anuncios.

• Recopilar métricas para analizar la respuesta general a una campaña.

Independientemente de si estás dando los primeros pasos en las relaciones públicas o tienes mucha experiencia, la plantilla para planes de relaciones públicas te ayudará a crear las mejores campañas, siempre.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para poder alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo puedan ver fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Pero si conectas los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

Aplicaciones recomendadas

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Canva. Con la integración de Canva para Asana, incorpora fácilmente bellos diseños de Canva para dar vida a tus proyectos de Asana. Usa presentaciones, activos para redes sociales, esquemas, videos y mucho más. La integración con Canva facilita la consolidación de todas las ideas y diseños en un mismo lugar para poder comunicarse y colaborar sin problemas.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Box. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Box, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

Preguntas frecuentes