Plantilla para cierre del proyecto

Los cierres son importantes, en particular en la gestión de proyectos. Incluso después de haber cumplido con tu último hito, aún deberás controlar que el trabajo esté terminado, compartir los resultados y decidir cuáles serán los próximos pasos a seguir.

Es muy fácil dejarse llevar por el éxito de un proyecto cuando termina bien y pasar por alto pasos clave en ese momento. Pero con una plantilla para cierres de proyectos, el equipo puede atar los últimos cabos sueltos sin perder nada de vista.

¿Qué es una plantilla de cierre de proyectos?

La plantilla de cierre del proyecto es una guía previamente elaborada en la que se detallan todos los pasos necesarios para cerrar proyectos como corresponden. Esta plantilla ofrece al equipo una hoja de ruta para las distintas iniciativas. Todos pueden marcar las casillas que les correspondan para confirmar las últimas pruebas, el cierre del presupuesto y enviar los informes finales a los demás stakeholders.

Para crear una plantilla hay que dedicar algo de tiempo al principio, pero a la larga te hará ahorrar mucho tiempo. En vez de empezar desde cero al final de cada proyecto, simplemente copiarás la plantilla, la llenarás y avanzarás.

Ventajas de una plantilla digital para cierres de proyectos

El proceso de cierre de un proyecto cuenta con muchas variables. Hay que confirmar las aprobaciones, llevar a cabo las pruebas finales y mucho más. Con tanto por controlar, si usaras una plantilla estática para el cierre, podría quedar desactualizada inmediatamente. Y habría que trabajar constantemente en las actualizaciones para mantener a todas las partes interesadas al tanto de lo que sucede.

Si creas una plantilla para el cierre de los proyectos, ya no tendrás que perder tanto tiempo actualizando los puntos de seguimiento en Excel y podrás dedicarlo a tareas más importantes. Tu plantilla se aloja en el mismo lugar en el que se trabaja. Entonces, en vez de cambiar entre una herramienta y otra, el equipo entero cuenta con una fuente única de referencias para controlar el estado de los trabajos.

Con una plantilla para cierre de proyectos, puedes hacer lo siguiente:

• Ayudar a que todo el equipo siga el mismo proceso de cierre de proyectos para todas las iniciativas.

• Ver, en tiempo real, los estados de las asignaciones del cierre del proyecto.

• Dar seguimiento a las aprobaciones, los hitos y las tareas en el mismo lugar.

• No saltar de una herramienta de comunicación a otra.

• Compartir tu proceso de cierre del proyecto con todas las partes interesadas.

• Evitar crear alguna lista de verificación o informe del proyecto por separado.

• Visualizar el proceso de cierre del proyecto con formato de cronograma, tablero Kanban, lista o calendario.

• Adjuntar los principales documentos del proyecto directamente en las tareas como el project charter (o acta de constitución) o el resumen del proyecto.

Qué debes incluir en tu plantilla de cierre del proyecto

En la plantilla de cierre del proyecto deberías incluir todos los pasos necesarios para concluir la iniciativa como corresponde. Cada equipo es diferente, pero por lo general, las tareas del cierre del proyecto se pueden dividir y luego agruparse en estos cuatro conjuntos:

• Las tareas administrativas: los pasos de la logística, como revisar el plan del proyecto, dar cierre al presupuesto y a las referencias del proyecto, actualizar la información y organizar la reunión post mortem del proyecto.

• El plan de pruebas: los pasos que darás para medir y compartir los resultados después del lanzamiento del proyecto. Por ejemplo, probablemente te convenga medir los resultados después de una semana o de un mes.

• Las aprobaciones del proyecto: las aprobaciones que se requieren para confirmar que has finalizado el proyecto y que cumple con las especificaciones requeridas.

• Los traspasos (o handoffs): el seguimiento de los entregables del proyecto y de las acciones pendientes que quedan y que debes reasignar después de haber terminado el proyecto.

En tu plantilla, crea una sección por separado para cada uno de estos cuatro grupos. Cuando completes las tareas dentro de cada sección, piensa en cuál sería el proceso ideal de cierre del proyecto para tu equipo. ¿Qué tareas de logística deberías finalizar para confirmar que no hayan quedado cabos sueltos? ¿Cómo comprobarás los resultados y los compartirás? ¿Quién debe aprobar tus proyectos y qué tareas restantes hay que asignarle a alguien más?

Para agregar un nivel extra de detalles, crea campos personalizados con los que des seguimiento al estado de cada tarea (usa algo como “sin empezar”, “en curso” o “finalizadas”). También puedes generar hitos para dar seguimiento a los logros más importantes del proyecto y usar las aprobaciones de Asana para facilitar la aprobación (con un solo clic) de la finalización del proyecto.

Cuando crees tu plantilla, recuerda que no tienes por qué ultimar cada detalle. Siempre puedes agregar tareas o modificarlas más adelante para adaptarlas a cada proyecto nuevo.

Funciones integradas

• Vista de Cronograma. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no.

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto. 

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Salesforce. Deshazte de los obstáculos. Facilita las comunicaciones de los equipos de ventas, éxito del cliente y servicios para que se contacten directamente en Asana con los equipos de asistencia. Comparte archivos y convierte las necesidades de preventa en tareas concretas a las que los equipos puedan darles seguimiento. Gracias a Service Cloud, puedes conectar a tus equipos de implementaciones y servicios con los de asistencia en Asana para entregar experiencias increíbles a los usuarios.

• Hubspot. Crea tareas de Asana automáticamente con los flujos de trabajo de HubSpot. Con los flujos de trabajo de HubSpot, puedes usar toda la información de los clientes que tienes en HubSpot CRM para crear procesos automatizados. Esta integración te permite transferir trabajos entre los equipos sin ningún inconveniente. Por ejemplo, cuando se cierran negociaciones o tickets en HubSpot.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

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