Vorlage für einen Veranstaltungszeitplan

Wenn Events einmal aus dem Ruder laufen, ist das selten auf ein großes Problem zurückzuführen. Es sind die Dutzende von kleinen Dingen, die übersehen werden. Von falsch ausgerichteten Tagesordnungen bis hin zu verpassten Einrichtungsfristen kann sich selbst eine geringfügige Verzögerung auf Ihren gesamten Veranstaltungstag auswirken. Und genau hier hilft eine Vorlage für einen Veranstaltungszeitplan.

Mit Asana können Sie jede Phase Ihres Events, von der Vorbereitung bis zur Nachbesprechung, in einer gemeinsamen Zeitleiste planen. Diese Eventvorlage enthält alles, was Sie benötigen, um Rollen zuzuweisen, die Logistik zu verwalten und wichtige Meilensteine einfach zu erreichen. Egal, ob Sie einen Betriebsausflug oder eine Produkteinführung organisieren, mit dieser Vorlage bleibt Ihre Veranstaltung auf Kurs.

Wer profitiert von Vorlagen für Veranstaltungspläne?

Bei Asana haben wir beobachtet, wie Veranstaltungsteams von unorganisierten Tabellen zu kollaborativer Teamarbeit übergegangen sind, die alle eine einzige, unkomplizierte Vorlage verwenden. Wenn Sie mehrere Stakeholder, Lieferantenzeitpläne oder strenge Lieferfenster verwalten, ist diese Vorlage für die Eventplanung genau das Richtige für Sie. Sie ist ideal für:

Eventplaner und -koordinatoren

Verwenden Sie die Vorlage für die Eventplanung, um Ihre gesamte Tagesordnung zu erfassen und Anbieter und Crew zu koordinieren.

Marketing- und Kommunikationsteams

Synchronisieren Sie Ihre internen und externen Nachrichtenzeitpläne, damit Mitteilungen, Einladungen und Follow-ups pünktlich erfolgen.

Führungskräfte und Operations-Teams

Mit Vorlagen für die Planung von Firmenveranstaltungen können Sie Meilensteine wie die Vorbereitung von Panels oder Proben an einem zentralen Ort planen und überwachen.

Veranstaltungs- und Logistikteams

Behalten Sie den Überblick über die physische Einrichtung, Lieferungen und Übergänge, indem Sie Aufgaben und Zeitfenster zuweisen.

Warum sollten Sie die Asana-Vorlage für Eventzeitpläne verwenden?

Vor der Verwendung dieser Vorlage verbrachte das Event-Marketingteam eines Kunden mehr Zeit damit, die Anmeldungen von Anbietern zu bestätigen, als die eigentlichen Eventdetails abzuschließen. Mit der Vorlage konnte das gesamte Team jedoch jede Bestätigung und jede Frist mithilfe einer gemeinsamen Zeitleistenansicht überprüfen.

Diese kostenlose Vorlage für Veranstaltungspläne ist flexibel genug für große Konferenzen und detailliert genug für ein einzelnes Team-Event außerhalb des Unternehmens.

Vorteile dieser Vorlage:

• Planen Sie jede Phase Ihres Events mit Zeitleisten und Abhängigkeiten

• Weisen Sie Aufgaben für Einrichtung, Redner, Catering und Kommunikation zu

• Verwalten Sie Ihre Tagesordnung mit Aufgabenabschnitten nach Zeit oder Funktion

• Teilen Sie einen zentralen Plan mit internen und externen Beteiligten

• Anpassung an Unternehmens-, virtuelle oder hybride Eventtypen

So verwenden Sie eine Vorlage für einen Veranstaltungszeitplan

Wir haben diese Vorlage für Veranstaltungspläne entwickelt, um Ihren Planungsprozess von Anfang bis Ende zu vereinfachen. Jeder Abschnitt des Arbeitsblatts spiegelt eine Ausführungsphase wider, während Spalten Ihnen helfen, Aufgabenverantwortliche, Fälligkeitsdaten und Prioritäten auf einen Blick zu verfolgen. Egal, ob Sie Firmenveranstaltungen oder Marken-Podcasts verwalten, Sie können diese Vorlage für alle Arten von Veranstaltungen anpassen.

Schritt 1: Allgemeine Veranstaltungsdetails festlegen

Beginnen Sie im Abschnitt Allgemeine Veranstaltungsdetails. Fügen Sie den Namen, die Beschreibung und die wichtigsten Daten Ihres Events hinzu. Organisieren Sie die Details, indem Sie Rollen für Verantwortliche zuweisen, einen Veranstaltungstyp festlegen und wichtige Kategorien markieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie hier ein grobes Veranstaltungsbudget eingeben. Wenn Sie mit einer Budgetvorlage arbeiten, verknüpfen Sie diese in der Aufgabe oder verwenden Sie das Feld für Anhänge, um alle Finanzdaten leicht zugänglich zu machen.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihre detaillierte Event-Zeitleiste

Der Abschnitt Detaillierte Zeitleiste dient als Ihre Echtzeit-Tagesordnung. Unterteilen Sie Ihre Veranstaltung in zeitlich festgelegte Blöcke: Aufbau, Sitzungen, Pausen und Abbau. Verwenden Sie für mehrtägige Veranstaltungen einen Abschnitt für jeden Tag oder einen Teil des Tages.

Die Zeitleistenansicht von Asana funktioniert wie ein Gantt-Diagramm, mit dem Sie Abhängigkeiten in der gesamten Zeitleiste des Ereignisses visualisieren können. Mit der Zeitleistenansicht können Sie Überschneidungen von Aufgaben einfach vermeiden und Planungslücken frühzeitig erkennen.

Schritt 3: Anbieter und Ressourcen organisieren

Erstellen Sie im Abschnitt „Lieferanten- und Ressourcenmanagement“ eine Aufgabe für jeden externen Partner. Verwenden Sie die Spalte Anbieterstatus, um den Status jedes Anbieters zu verfolgen: bestätigt, ausstehend oder in Bearbeitung. Fügen Sie Fälligkeitsdaten für jedes Ergebnis hinzu und weisen Sie interne Ansprechpartner zu, um Übergaben, Genehmigungen oder Probleme zu überwachen, die eskaliert werden müssen.

Schritt 4: Füllen Sie Ihre Event-Checkliste aus

Verwenden Sie den Abschnitt Aufgaben-Checkliste, um alle Ergebnisse aufzulisten. Denken Sie an Beschilderung, Materialien, Rückmeldungen oder Reisebuchungen. Wenden Sie Felder für Aufgabenpriorität und Risikostufe an, um wichtige Aufgaben zu kennzeichnen. In Kombination mit dem Veranstaltungsplan in Ihrer Zeitleiste hilft dieser Abschnitt sicherzustellen, dass Ihr Team den Plan ausführt, ohne etwas zu verpassen.

Schritt 5: Fügen Sie Ihre wichtigsten Kontakte hinzu

Erstellen Sie unter Wichtige Kontakte Einträge für jede Person, die an der Veranstaltung beteiligt ist. Fügen Sie interne Leads, Anbieter und Veranstaltungsorte hinzu. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Abteilungen, Rollen oder Aufgabenkategorien zu notieren.

Sie können diesen Abschnitt auch mit Ihrer Gästeliste oder Ihrem Veranstaltungskalender verknüpfen, um die Koordination zu erleichtern. Wenn Sie Kontaktinformationen an einem Ort haben, werden Übergaben und kurzfristige Änderungen viel reibungsloser.

Schritt 6: Teilen Sie Informationen mit Ihrem Team und arbeiten Sie zusammen

Laden Sie Teammitglieder als Beteiligte zu Aufgaben oder ganzen Abschnitten ein. Wenn Sie Projektmanagement-Tools wie Asana verwenden, wird die Zuweisung von Rollen und die Statusverfolgung zur Selbstverständlichkeit.

Für große Kampagnen oder Event-Marketing können Sie Ihre Planungsaufgaben mit Ihrem Outreach-Kalender oder Social-Media-Zeitplan verknüpfen. Sie können dieses Projekt auch als einfache Vorlage für die Veranstaltungsplanung duplizieren, um es für wiederkehrende Programme wiederzuverwenden.

Schritt 7: Anpassen und erweitern

Fügen Sie Spalten wie „Sitzungsverantwortlicher“ oder „AV-Anforderungen“ hinzu oder verwenden Sie Tags für Breakout-Tracks. Für virtuelle oder hybride Veranstaltungen können Sie einen Abschnitt „Technische Einrichtung“ mit einer eigenen Zeitleisten-Vorlage hinzufügen.

Wenn Sie mehrere Events gleichzeitig verwalten, können Sie dieses Projekt mit Ihrem größeren Portfolio an Vorlagen für die Eventplanung verknüpfen, damit Ihr Team überlappende Logistik- und Ressourcenanforderungen überwachen kann.

Funktionen zur Veranstaltungsplanung in Asana

Die Funktionen von Asana verwandeln diese Vorlage für die Veranstaltungsplanung in ein Live-Kontrollzentrum für Ihre Veranstaltung. Wir haben diese Vorlage mit einigen unserer Lieblingsfunktionen entwickelt, aber Sie können Ihre Vorlage an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. In unserer vollständigen Funktionsliste finden Sie weitere Vorschläge.

Zeitleistenansicht

Sie können Ihren Eventplan in einem Gantt-Layout visualisieren. Die Zeitleistenansicht zeigt, wie Vorbereitung, Ausführung und Abschluss miteinander verbunden sind.

Benutzerdefinierte Felder

Fügen Sie Felder für den Sitzungstyp, den Budgetverantwortlichen, die Priorität oder den Anbieter hinzu. Sie können Aufgaben nach diesen Feldern sortieren und filtern, um zu sehen, was zuerst bearbeitet werden muss.

Abhängigkeiten

Markieren Sie Aufgaben, die von anderen abhängig sind, bevor sie beginnen können. Dies hilft Ihnen, potenzielle Verzögerungen im Zeitplan zu erkennen, z. B. wenn Sie die Präsentation eines Redners vor dem endgültigen Druck benötigen.

Aufgabenverantwortliche

Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe einen Verantwortlichen hat, von kleinen logistischen Aufgaben bis hin zu großen Arbeitsergebnissen. Teammitglieder wissen genau, wofür sie verantwortlich sind, und Sie können nicht zugewiesene Einträge bei Bedarf erkennen.

Formulare

Verwenden Sie Formulare, um Sitzungsvorschläge, Fragen von Gästen oder Informationen von Anbietern zu erfassen. Sie können Formularübermittlungen automatisch in Aufgaben innerhalb Ihres Projekts umwandeln, ohne dass eine zusätzliche manuelle Eingabe erforderlich ist.

Automatisierung (Regeln) Legen Sie Regeln fest, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, Einträge nach der Genehmigung in den Status „Bereit“ zu verschieben oder Stakeholder zu benachrichtigen, wenn sich etwas ändert. Automatisierungen sparen Zeit bei sich wiederholenden Arbeiten.

Empfohlene Integrationen für Ihre Veranstaltungsplan-Vorlagen

Integrationen erweitern Ihre Veranstaltungsplanung, indem sie Asana mit den Tools verbinden, die Sie bereits verwenden. Besuchen Sie den App-Integrations-Hub, um die Plattformen zu finden, die Ihr Team täglich verwendet.

Google Kalender

Synchronisieren Sie Aufgaben und Fristen mit Ihrem Kalender, um den Überblick über den Zeitplan für Ihre Veranstaltung zu behalten. 

Slack

Senden Sie Erinnerungen, Updates und Benachrichtigungen in den Slack-Kanälen Ihres Teams. Sie erhalten Echtzeit-Updates, wenn Aufgaben erledigt oder überfällig sind.

Google Drive Hängen Sie Lieferantenverträge, Grundrisse, Tagesordnungen und Branding-Kits an, damit Sie alle Assets an einem einzigen, gemeinsamen Ort speichern können.

Zoom

Fügen Sie Zoom-Links zu virtuellen Event-Sitzungen oder Planungsgesprächen direkt aus Ihrem Asana-Projekt hinzu.

Gmail

Verwandeln Sie ereignisbezogene E-Mails mit dem Asana-Gmail-Add-on in Aufgaben. Sie können Aufgaben zuweisen oder Fälligkeitsdaten direkt in Ihrem Posteingang festlegen.

Jira Cloud

Wenn Ihre Veranstaltungen Produkteinführungen oder technische Aktivierungen beinhalten, synchronisieren Sie sie mit Jira, um die Entwicklungszeitpläne mit Ihrem Veranstaltungsplan abzustimmen.

FAQs zu Vorlagen für Veranstaltungspläne