Die 10 besten Onboarding-Softwarelösungen für HR-Teams

Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Aufgaben zu verstehen, Kontakte aufzubauen und sich im Unternehmen zurechtzufinden. Klare Zuständigkeiten und rechtzeitig verfügbare Informationen erleichtern den Übergang vom Bewerber zum Teammitglied.

Der Brandon-Hall-Bericht „The True Cost of a Bad Hire“ aus dem Jahr 2015 nennt für Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess eine um 82 % verbesserte Bindung neuer Mitarbeitender und eine um mehr als 70 % höhere Produktivität. Diese Ergebnisse verdeutlichen die Bedeutung eines durchdachten Einstiegs, sind aber keine garantierte Wirkung einer bestimmten Software.

Eine passende Software für das Mitarbeiter-Onboarding unterstützt diesen Prozess, indem sie Aufgaben, Dokumente und Übergaben organisiert. In diesem Vergleich erfahren Sie, welche Plattformen unterschiedliche Anforderungen abdecken und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Was ist Onboarding-Software?

Onboarding-Software hilft Unternehmen, die Aufgaben rund um den Einstieg neuer Mitarbeitender zu organisieren und zu automatisieren. Dazu gehören beispielsweise Dokumente, die Einrichtung von Benutzerkonten, Hardwareanfragen, Schulungen und die Abstimmung zwischen Personalabteilung, IT und Führungskräften.

Je nach Plattform stehen unterschiedliche Funktionen im Mittelpunkt: Einige Lösungen verbinden das Onboarding mit Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung, andere konzentrieren sich auf Aufgaben, Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Ein gemeinsamer Plan zeigt, wer welchen Schritt übernimmt und welche Informationen noch fehlen.

Für wen eignet sich Onboarding-Software?

Onboarding-Software ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen oder Abteilungen an der Einarbeitung beteiligt sind. Typische Einsatzbereiche sind:

• Schnell wachsende Start-ups: Wiederverwendbare Abläufe helfen, auch bei steigenden Einstellungszahlen einen verlässlichen Einstieg zu organisieren.

• Ortsunabhängige und hybride Teams: Neue Mitarbeitende erhalten einen zentralen Zugang zu Aufgaben, Informationen und wichtigen Kontakten.

• Großunternehmen: Einheitliche Prozesse erleichtern die Koordination über Abteilungen und Standorte hinweg.

• Personalteams mit hohem Verwaltungsaufwand: Automatische Zuweisungen und Erinnerungen reduzieren wiederkehrende Abstimmungen.

Vergleich: Die beste Onboarding-Software im Überblick

So vergleichen wir die beste Software für Onboarding

Für den Vergleich sind fünf Kriterien maßgeblich: Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Unterstützung bei Dokumentations- und Compliance-Prozessen sowie Skalierbarkeit. Entscheidend ist, wie gut eine Plattform wiederkehrende Aufgaben durch Workflow-Automatisierung vereinfacht und zu den Abläufen Ihres Unternehmens passt.

1. Asana: Für abteilungsübergreifende Onboarding-Workflows

Asana eignet sich für Unternehmen, die Personalabteilung, IT, Finanzen und Führungskräfte in einem gemeinsamen Onboarding-Prozess koordinieren möchten. Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten zeigen, wer welchen Schritt übernimmt und was vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein muss.

Mit Vorlagen, Formularen und Regeln können Teams wiederkehrende Abläufe standardisieren. Asana AI und AI Teammates unterstützen beispielsweise dabei, Informationen zusammenzufassen und Status-Updates vorzubereiten. Ihr Team prüft die Ergebnisse und entscheidet über die nächsten Schritte.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Flexible Aufgabenverwaltung, klare Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und abteilungsübergreifende Übergaben.

• Nachteile: Die Einrichtung passender Workflows erfordert Planung. Native Gehaltsabrechnung und Steuererklärungen gehören nicht zum Funktionsumfang; erweiterte Funktionen hängen vom Abo ab.

2. Rippling: Für die Verbindung von HR- und IT-Onboarding

Rippling verbindet Mitarbeiterdaten mit HR- und IT-Prozessen. Unternehmen können damit beispielsweise die Einrichtung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und Geräten mit dem Eintritt neuer Mitarbeitender koordinieren.

Die Plattform eignet sich besonders, wenn HR-Daten weitere Einrichtungsschritte auslösen sollen. Welche Abläufe abgedeckt sind, hängt von den gewählten Produkten, Integrationen und Konfigurationen ab.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Enge Verbindung zwischen Personaldaten, App-Zugängen und Geräteeinrichtung.

• Nachteile: Der benötigte Modulumfang und die Einrichtung müssen sorgfältig geplant werden. Für einen einfachen Einarbeitungsplan kann der Funktionsumfang umfangreicher sein als erforderlich.

3. Deel: Für internationale Einstellungen und Onboarding

Deel unterstützt Unternehmen bei internationalen Einstellungen, Vertragsprozessen und dem Onboarding. Das Employer-of-Record-Angebot deckt laut Anbieter über 150 Länder ab und verbindet den Einstieg neuer Mitarbeitender mit lokalen Beschäftigungs- und Abrechnungsprozessen.

Deel eignet sich insbesondere für Unternehmen, die Personal in mehreren Ländern beschäftigen möchten. Prüfen Sie dabei, welche Leistungen für die jeweiligen Länder und Beschäftigungsmodelle im gewählten Angebot enthalten sind.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Internationale Ausrichtung sowie Verbindung von Verträgen, Dokumenten und Personalverwaltung.

• Nachteile: Der passende Leistungsumfang hängt von Ländern, Beschäftigungsmodellen und zusätzlich benötigten Services ab.

4. BambooHR: Für übersichtliche Onboarding-Checklisten

BambooHR unterstützt HR-Teams mit anpassbaren Checklisten, Dokumenten, elektronischen Signaturen und automatischen Erinnerungen. Neue Mitarbeitende können Informationen und Unterlagen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag bearbeiten.

Ein Fortschritts-Dashboard zeigt, welche Schritte erledigt sind. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die ihr Onboarding eng mit der zentralen Personalverwaltung verbinden möchten.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Übersichtliche Checklisten, Self-Service und Fortschrittsverfolgung.

• Nachteile: Bei internationalen Anforderungen und komplexen Abläufen sollten Sie prüfen, welche Funktionen, Länder und Integrationen im benötigten Paket unterstützt werden.

5. Gusto: Für Onboarding mit US-Gehaltsabrechnung

Gusto verbindet Onboarding, Personaldaten, Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen. Die Plattform ist insbesondere für kleine Unternehmen mit Beschäftigten in den USA relevant. Neue Mitarbeitende können ihre Daten eingeben und benötigte Dokumente digital bearbeiten.

Für deutsche Unternehmen ist die geografische Einordnung entscheidend: Prüfen Sie, ob Ihr Beschäftigungs- und Abrechnungsmodell unterstützt wird. Internationale EOR-Anfragen neuer Kunden werden inzwischen direkt an den Partner Remote weitergeleitet.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Verbindung von Onboarding und laufenden HR- und Payroll-Prozessen für US-Beschäftigte.

• Nachteile: Für ein ausschließlich deutsches Beschäftigungs- und Abrechnungsmodell ist die Lösung nicht ohne Weiteres übertragbar.

6. Donut: Für soziale Integration und begleitendes Onboarding

Donut hilft Unternehmen, neue Mitarbeitende mit Kollegen zu vernetzen und durch die ersten Wochen zu begleiten. Neben persönlichen Vorstellungen unterstützt Donut Journeys auch anpassbare Nachrichten, Aufgaben und wiederkehrende Onboarding-Abläufe.

Für Microsoft Teams bietet Donut Funktionen zur Vernetzung. Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich zwischen den Angeboten für Slack und Teams und sollte für den gewünschten Einsatz geprüft werden.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Verbindet persönliche Kontakte mit automatisierten Nachrichten und begleitenden Aufgaben.

• Nachteile: Ersetzt kein vollständiges HR-System für Personalakten, Gehaltsabrechnung und Vertragsverwaltung; Funktionen unterscheiden sich je nach Angebot.

7. HiBob: Für Onboarding mit Fokus auf Unternehmenskultur

Die HR-Plattform Bob von HiBob verbindet Onboarding-Aufgaben mit Mitarbeiterinformationen und der Unternehmenskultur. Teams können Abläufe nach Rolle, Abteilung oder Standort gestalten und neue Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag einbeziehen.

Die Plattform eignet sich für Unternehmen, die den Einstieg mit ihrer laufenden Personalarbeit verbinden möchten. Automatisierte Aufgaben, Zuständigkeiten und Fortschrittsinformationen unterstützen die Koordination.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Anpassbare Onboarding-Abläufe und Verbindung mit der zentralen HR-Plattform.

• Nachteile: Unternehmen müssen den benötigten Modulumfang und den Einrichtungsaufwand berücksichtigen. Für eine reine Onboarding-Checkliste kann eine umfassende HR-Plattform zu umfangreich sein.

8. Workday: Für Onboarding innerhalb eines umfassenden HR-Systems

Workday eignet sich für Unternehmen, die Onboarding mit ihren weiteren HR-Prozessen verbinden möchten. Personalisierte Onboarding-Pläne können Aufgaben, Informationen und – je nach erworbenen Modulen – Lernangebote oder begleitende Journeys bündeln.

Die Einführung sollte auf die Unternehmensstruktur, Rollen und benötigten Abläufe abgestimmt werden. Der Nutzen hängt davon ab, wie gut die einzelnen HR-Prozesse und Module miteinander eingerichtet sind.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Verbindung mit einem umfassenden HR-System und anpassbare Onboarding-Pläne.

• Nachteile: Konfiguration und Einführung benötigen entsprechende Ressourcen. Bestimmte Inhalte und Funktionen setzen zusätzliche Module voraus.

9. ClearCo: Für den Übergang vom Recruiting ins Onboarding

ClearCo, ehemals ClearCompany, verbindet Recruiting und Onboarding auf einer gemeinsamen Talent-Plattform. Bewerberinformationen können in die nächsten Prozessschritte übernommen werden, während rollenbezogene Aufgaben, Dokumente und Lerninhalte den Einstieg strukturieren.

Die Lösung unterstützt auch die Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Führungskräften. Sie eignet sich besonders, wenn Unternehmen den gesamten Übergang von der Zusage bis zur Einarbeitung zusammenhängend organisieren möchten.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Verbindung von Recruiting-Daten, Onboarding-Aufgaben und frühen Lernschritten.

• Nachteile: Vor der Auswahl sollten Unternehmen prüfen, wie die Plattform mit ihrer bestehenden Recruiting-, HR- und IT-Landschaft zusammenarbeitet.

10. TriNet HR Platform: Für Onboarding mit Zusatzleistungen

Die TriNet HR Platform, ehemals Zenefits, verbindet Onboarding mit Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen. Neue Mitarbeitende können Informationen selbst eingeben und angebotene Benefits auswählen; die Daten werden mit den zugehörigen HR-Prozessen verknüpft.

Für die Auswahl ist wichtig, ob die angebotenen Beschäftigungs-, Payroll- und Benefits-Prozesse zu den Ländern und Standorten Ihres Unternehmens passen.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Gemeinsame Datenbasis für Onboarding, HR, Payroll und Zusatzleistungen.

• Nachteile: Die beschriebenen Benefits- und Abrechnungsprozesse sind nicht automatisch auf deutsche Anforderungen übertragbar.

So wählen Sie die beste Onboarding-Software aus

Die beste Software für Mitarbeiter-Onboarding passt zu Ihren Abläufen, Standorten und vorhandenen Systemen. Klären Sie zunächst, ob Sie vor allem Aufgaben koordinieren oder zusätzlich Dokumente, Personalakten, Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen verwalten möchten.

Elektronische Signaturen und Dokumentenspeicherung

Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses. Prüfen Sie, ob die Plattform die benötigten elektronischen Signaturverfahren selbst unterstützt oder passende Integrationen bietet. Wichtig sind außerdem eine übersichtliche Dokumentenablage, nachvollziehbare Bearbeitungsstände und geeignete Zugriffsrechte.

Automatisiertes Aufgabenmanagement und Benachrichtigungen

Prüfen Sie, welche wiederkehrenden Aufgaben sich automatisieren lassen. Ein passender Workflow kann beispielsweise die IT über benötigte Geräte informieren, Führungskräfte an Einführungsgespräche erinnern und Schulungsaufgaben zuweisen. Zuständigkeiten und Fristen sollten für alle Beteiligten sichtbar sein.

Preboarding-Funktionen

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag können Teams bereits wichtige Vorbereitungen treffen. Dazu gehören Willkommensnachrichten, Informationen zum ersten Tag und benötigte Unterlagen. Prüfen Sie, ob neue Mitarbeitende auf diese Inhalte zugreifen können und welche Schritte sich vor dem Start sinnvoll erledigen lassen.

So führen Sie Onboarding-Software ein

Die Einführung einer Onboarding-Software lässt sich am besten schrittweise umsetzen. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Prozess, prüfen Sie die Zusammenarbeit der beteiligten Teams und erweitern Sie die Lösung auf Grundlage ihrer Erfahrungen.

• Erfassen Sie Ihren aktuellen Prozess. Dokumentieren Sie Aufgaben, Zuständigkeiten und Übergaben. Identifizieren Sie Verzögerungen und doppelte Arbeit.

• Legen Sie die Beteiligten und ihre Rollen fest. Bestimmen Sie Administratoren, verantwortliche Personen und Zuständigkeiten für Genehmigungen.

• Erstellen Sie passende Onboarding-Vorlagen. Passen Sie Aufgaben und Checklisten an Rollen, Abteilungen und Standorte an.

• Verbinden Sie Ihre vorhandenen Systeme. Prüfen Sie Integrationen mit HR-Systemen, Gehaltsabrechnung und Kommunikationstools.

• Testen Sie die Lösung mit einer Pilotgruppe. Sammeln Sie Feedback von neuen Mitarbeitenden und den beteiligten Teams.

• Überprüfen und verbessern Sie den Ablauf. Nutzen Sie Fortschrittsinformationen und Rückmeldungen, um unnötige Schritte zu entfernen und fehlende Aufgaben zu ergänzen.

Gestalten Sie das Mitarbeiter-Onboarding mit Asana

Mit Asana koordinieren Sie das Onboarding über Abteilungen hinweg. Wiederverwendbare Vorlagen, klare Zuständigkeiten und feste Fristen zeigen allen Beteiligten, welche Schritte vor und nach dem ersten Arbeitstag anstehen.

Regeln können wiederkehrende Übergaben und Erinnerungen automatisieren. Asana AI und AI Teammates unterstützen bei passenden Aufgaben, während Ihr Team die Ergebnisse prüft und den Prozess weiterentwickelt.

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Häufig gestellte Fragen