Kanban-Board-Software: 11 Top-Tipps

Eine Liste von Projektaufgaben zu sehen, ist eine Sache. Aber den Status jeder Aufgabe zu visualisieren? Hier geschieht die Magie. 

Je schneller Sie den Status der Arbeit sehen können, desto reibungsloser werden Projekte ablaufen. Kanban-Board-Software hilft Ihnen dabei, indem sie Aufgaben nach ihrem Fertigstellungsgrad in Spalten organisiert – genau wie Haftnotizen auf einem physischen Board. Aber im Gegensatz zu einem physischen Board können Sie mit Kanban-Software die Arbeit visualisieren und mit Ihrem Team an einem Ort zusammenarbeiten, von überall aus. 

Bei so vielen Kanban-Board-Tools auf dem Markt ist es schwer zu wissen, welches man wählen soll. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir in diesem Artikel die 11 besten Optionen aufgeführt.

Was ist Kanban-Board-Software? 

Kanban-Board-Software ist ein Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit mit der Kanban-Methode zu planen und zu visualisieren. Ein Kanban-Board ist eine visuelle Möglichkeit, Aufgaben zu planen. Stellen Sie sich ein Board mit Haftnotizen vor, die in Spalten angeordnet sind, z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Das ist die Kanban-Methode in ihrer einfachsten Form. Mit Kanban-Software können Sie die gleiche visuelle Darstellung der Arbeit erstellen, aber mit viel mehr Funktionalität als Papier-Haftnotizen. 

Ein einfaches Aufgabenboard enthält: 

• Aufgabenkarten: Dies sind Ihre virtuellen Haftnotizen. Sie stellen jede Aufgabe dar, die Ihr Team erledigen muss, in der Regel mit zusätzlichen Informationen wie dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe und der verantwortlichen Person. 

• Spalten: Die Spalten in Ihrem Kanban-Board stellen in der Regel den Status jeder Aufgabe dar, z. B. „Neue Anfragen“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“. Während Aufgaben voranschreiten, bewegen sie sich durch jede Spalte, bis sie abgeschlossen sind. 

Warum sollten Sie Kanban-Board-Software verwenden?

Mit Kanban-Board-Software können Sie viel mehr tun, als nur Aufgaben per Drag & Drop durch verschiedene Phasen zu verschieben. Es ist ein Ort, an dem Ihr Team die Arbeit gemeinsam planen, organisieren und erledigen kann – auch wenn Sie nicht im selben Raum sind. Mit einem Kanban-Tool können Sie: 

• Alle Projektinformationen an einem Ort aufbewahren.

• Kanban-Boards erstellen und mit Ihrem Team in einem Tool zusammenarbeiten.

• Den Status der Arbeit in Echtzeit visualisieren.

• Den Projektfortschritt überwachen und Engpässe vermeiden, bevor sie auftreten.

• Mit Teamkollegen kommunizieren, indem Sie jede Aufgabe direkt kommentieren. 

• Verschieben Sie Aufgaben automatisch in verschiedene Spalten, wenn Teammitglieder ihre Arbeit erledigen.

• Fristen festlegen und jeder Aufgabe Verantwortliche zuweisen.

Kanban-Board-Software ist viel flexibler als ein physisches Board. Wenn sich die Umstände ändern, können Sie Aufgaben ganz einfach neu zuweisen, Fälligkeitsdaten ändern und weitere Spalten hinzufügen, wenn Prozesse komplexer werden. 

So wählen Sie die richtige Kanban-Board-Software aus

Die beste Kanban-Board-Software geht über die einfache, projektübergreifende Organisation hinaus. Sie sollte flexibel genug sein, um team- und projektübergreifend eingesetzt zu werden – damit Entwickler ihre Sprints verfolgen können, die IT-Abteilung eingehende Anfragen überwachen kann, das CRM-Team seinen Kalender planen kann und vieles mehr. Je mehr Anwendungsfälle die Software bietet, desto mehr Wert können Sie aus dem Tool ziehen. Und wenn sie in Ihrem gesamten Unternehmen eingesetzt wird, können Sie Kanban-Board-Software verwenden, um teamübergreifend zusammenzuarbeiten – nicht nur für ein bestimmtes Projekt. 

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Kanban-Board-Software diese wichtigen Funktionen enthält, insbesondere wenn Sie sie in Ihrem Unternehmen umfassend verwenden möchten.

• Integrationen: Suchen Sie nach Software, die Sie mit den Tools verbinden können, die Ihr Team bereits verwendet. Dies hilft Ihnen, mehr Nutzen aus Ihrer bestehenden Technologieauswahl zu ziehen, da Sie Informationen aus Anwendungen wie Slack, Jira und Salesforce an einem Ort zentralisieren können. 

• Automatisierung: Das Ziehen und Ablegen von Aufgaben in verschiedenen Spalten funktioniert nicht in großem Maßstab. Mit Automatisierungen können Sie Aufgaben sofort auf Ihrem Kanban-Board verschieben, während Ihr Team die Arbeit erledigt. Die besten Tools umfassen benutzerdefinierte Automatisierungen, die Sie an Ihre spezifischen Prozesse anpassen können – und die Zeit für sich wiederholende Aufgaben eliminieren. 

• Dashboards: Vergeuden Sie keine Zeit mehr mit der manuellen Erstellung von Fortschrittsberichten. Suchen Sie nach einem Tool mit Berichtsfunktionen, damit Sie Metriken wie unvollständige Arbeitselemente, Zeit bis zur Fertigstellung von Aufgaben und Teamkapazitäten sofort visualisieren können. 

• Zeiterfassung: Es ist wichtig zu wissen, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams auszugleichen. Idealerweise sollten Sie mit der von Ihnen gewählten Software den Zeitbedarf abschätzen und messen können, wie lange die Arbeit tatsächlich dauert.  

• Verschiedene Ansichtsoptionen: Wenn Sie Ihre Arbeit auf unterschiedliche Weise visualisieren, können Sie Engpässe und Hindernisse erkennen, bevor sie auftreten. Wählen Sie ein Tool, mit dem Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können, damit Sie Ihr Projekt als Kanban-Board, Kalender, tabellenähnliche Liste oder Gantt-Diagramm sehen können. 

• Vorlagen: Anstatt neue Projekte von Grund auf neu zu starten, können Sie mit Vorlagen Initiativen mit einem vorgefertigten Framework starten. Suchen Sie nach einem Tool mit einer umfangreichen Vorlagensammlung und der Möglichkeit, benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen. 

Fragen, die Sie sich stellen sollten

Abgesehen von den Funktionen ist es auch zu berücksichtigen, wie diese neue Software den spezifischen Anforderungen Ihres Teams (oder Unternehmens) entspricht. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich entscheiden: 

• Ist diese Software einfach zu bedienen? Wenn die Kanban-Board-Software nicht intuitiv ist, werden Teams sie nicht nutzen. Sehen Sie sich Produktdemos an oder planen Sie eine Sitzung mit dem Vertriebsteam, um sich mit der Benutzeroberfläche der Software vertraut zu machen, einschließlich der Web-, Desktop- und mobilen App. Stellen Sie sicher, dass die Software über ein einfach zu navigierendes Benutzerhandbuch verfügt. Sie möchten, dass Teams das Tool ohne eine steile Lernkurve selbstständig nutzen können.

• Wird der Kauf dieses Tools den Umsatz meines Unternehmens verbessern? Stellen Sie sicher, dass Sie den potenziellen Return on Investment (ROI) der Software quantifizieren können. Recherchieren Sie die Preisgestaltung und suchen Sie nach unabhängigen Berichten, die die Zeitersparnis durch verschiedene Projektmanagement-Tools quantifizieren, wie dieser Bericht von Nucleus Research. 

• Ist dieses Tool sicher? Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Unternehmensinformationen vertraulich bleiben, auch wenn Angestellte an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Datensicherheit ist ein Muss. Recherchieren Sie und stellen Sie sicher, dass das Tool die erforderlichen Sicherheitsstandards Ihres IT-Teams erfüllt. 

• Kann unser Unternehmen diese Software teamübergreifend verwenden? Neue Software sollte nicht zu einer Zunahme der Anzahl von Anwendungen führen. Anstatt ein Tool auszuwählen, das Sie nur für ein bestimmtes Team verwenden können, sollten Sie nach Optionen suchen, die flexibel genug sind, um eine Vielzahl von Anwendungsfällen abzudecken. Idealerweise sollte Software für die Zusammenarbeit teamübergreifende Workflows wie Kampagnen- und Projektplanung, Nachverfolgung von Arbeitsanfragen oder strategische Planung optimieren.

Die beste Kanban-Software: 11 Top-Tipps

Möchten Sie ein neues Tool einführen? Sehen Sie sich diese Liste an, um die beste Software für Ihr Team auszuwählen. 

Asana

Eine unternehmensgerechte Plattform, die für jeden Anwendungsfall entwickelt wurde 

Asana unterstützt eine Vielzahl von Funktionen für Unternehmen. Wenn Sie also Ihre Arbeit in großem Maßstab verwalten möchten, ist dies eine der besten Optionen. Mit Funktionen wie Integrationen, Automatisierung und Dashboards kann Ihr Team Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben sparen und die Projektleistung auf einen Blick sehen. Laut einer unabhängigen Studie von Nucleus Research kann Asana die Zeit für die Durchführung eines Projekts um bis zu 50 % reduzieren, die Zeit für Besprechungen um bis zu 50 % reduzieren und Fehler bei Projekten um bis zu 90 % reduzieren. 

Zusätzlich zur Kanban-Board-Funktionalität können Teams mit Asana zwischen verschiedenen Projektansichten wechseln, z. B. Aufgabenlisten, Kalenderansicht und Zeitleistenansicht. Das bedeutet, dass Angestellte nicht nur auf Kanban-Boards beschränkt sind. Stattdessen können sie ihren Arbeitsbereich so organisieren, wie es für ihre spezifischen Bedürfnisse am besten funktioniert. 

Asana eignet sich hervorragend für Unternehmen, die über die einfache Projektplanung und das Aufgabenmanagement hinaus expandieren möchten. Es ist flexibel genug, um team- und use-case-übergreifend eingesetzt zu werden – so können Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams erleichtern, anstatt Projekte isoliert voneinander zu bearbeiten. 

Trello

Einfache, klassische Kanban-Boards

Trello konzentriert sich speziell auf Kanban-Projektmanagement, mit farbenfrohen Boards und Kanban-Karten, die Sie per Drag & Drop in verschiedene Spalten verschieben können. Die Einfachheit von Trello bedeutet, dass es einfach ist, sofort loszulegen. Trello eignet sich hervorragend für kleine Teams und Projekte mit einem einzelnen Team. Wenn Sie jedoch Ihr Business skalieren möchten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Trello Ihnen schnell zu klein wird. 

Monday.com

Ein benutzerfreundliches Tool für kleinere Teams

Mit einer farbenfrohen und ansprechenden Oberfläche ist es für Teams einfach, mit Monday.com zu beginnen. Sie können Kanban-Boards mit einem Drag-and-Drop-Builder erstellen und zwischen anderen Projektansichten wie Kalendern und Listen wechseln. Aber während es mit Monday.com einfach ist, einzelne Projekte zu starten, können Sie auf Hindernisse stoßen, wenn Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit ausbauen. 

Clickup

Beliebt bei Start-ups mit knappen Budgets

Die Kanban-Boards von Clickup sind einfach zu erstellen, mit Drag-and-Drop-Funktionalität, farbcodierten Tags und anderen benutzerfreundlichen Funktionen. Das Tool bietet mehr als nur Kanban-Boards, was bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit auf verschiedene Arten visualisieren können, z. B. mit Listen und Kalendern. Einige Benutzer berichten jedoch, dass sie auf Hindernisse stoßen, wenn ihre Teams wachsen und funktionsübergreifende Teamarbeit zur Priorität wird.

Businessmap

Voll funktionsfähige Kanban-Boards für Agile-Teams

Mit Businessmap können Sie komplexere Kanban-Boards erstellen. Das Tool bietet Funktionen, um verschiedene Boards miteinander zu verknüpfen, Board-Spalten in Unterspalten aufzuteilen und Kartenvorlagen für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen. Es ist eine starke Lösung für agile Teams – aber wenn Sie ein Tool mit zusätzlichen Anwendungsfällen suchen, könnte Businessmap zu einschränkend sein. 

Smartsheet

Ein Tabellenkalkulations-Tool mit Kanban-Funktionalität

Smartsheet ist auf Tabellen spezialisiert. Dieses Tool bietet mehr Funktionen als Microsoft Excel oder Google Docs, wie Zeiterfassung und Funktionen für die Zusammenarbeit. Es enthält auch eine einfache Kanban-Boardansicht, mit der Benutzer Karten per Drag & Drop in verschiedene Spalten ziehen können. Aber Tabellen sind das, wo Smartsheet wirklich glänzt – und da nicht alle Teams lieber in Tabellen arbeiten, ist dieses Tool möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen geeignet.

Airtable

Bunte Tabellen mit Kanban-Board-Optionen

Wie bei Smartsheet liegt der Schwerpunkt von Airtable auf Tabellenkalkulationen – aber mit einer farbenfroheren Benutzeroberfläche. Die Filter-, Sortier- und Gruppierungsfunktionen von Airtable helfen Benutzern, Daten zu durchsuchen, die sonst im Kanban-Board-Format überwältigend sein könnten. Aber obwohl die Software anpassbar ist, kann sie sich als einschränkend anfühlen, wenn Sie Ihr Team und Ihre Prozesse skalieren. 

Wrike

Kanban-Boards für Teams mit Kundenkontakt

Wrike bietet Kanban-Board-Funktionen mit Karten, die Sie in verschiedenen Spalten organisieren können, um den Arbeitsstatus zu visualisieren. Die benutzerfreundlichen Sicherheitsberechtigungen des Tools erleichtern den sicheren Austausch von Informationen mit externen Kunden, was für Teams hilfreich sein kann, die die Zusammenarbeit mit externen Partnern priorisieren. Es kann jedoch weniger effektiv für die Verwaltung von teamübergreifenden Projekten sein.

Zoho Sprints

Ein visuelles, agiles Tool

Zoho Sprints eignet sich hervorragend für agile Teams und bietet spezielle Funktionen für das Scrum- und Kanban-Projektmanagement. Das Tool unterstützt die Erstellung und Verwaltung von Agile-Epics sowie User Stories, Work-in-Progress-Limits und Burndown-Charts. Da Zoho Sprints jedoch so auf agiles Projektmanagement zugeschnitten ist, ist es möglicherweise nicht flexibel genug, um in verschiedenen Teams eingesetzt zu werden. 

Jira

Für Softwareentwickler konzipiert

Jira wurde für Softwareentwickler entwickelt und bietet agile Funktionen wie Epics, User Stories und Sprints. Das Tool enthält Kanban-Board-Funktionen, mit denen Benutzer Tickets in jeder Phase des Sprint-Lebenszyklus verfolgen können, z. B. „Backlog“, „in Bearbeitung“, „in QS“ und „erledigt“. Aber während Jira für technische Teams gut funktioniert, ist es möglicherweise nicht flexibel genug, um es in Ihrem gesamten Unternehmen zu verwenden.

Azure DevOps

Entwicklungsspezifische Dienste für Agile Teams

Azure DevOps ist maßgeschneidert für Softwareentwicklungsteams. Neben einem Kanban-System umfasst die Software Github-Hosting- und Code-Review-Funktionen, ein universelles Paket-Repository und Testpläne, die Teams helfen, ihren Code erfolgreich bereitzustellen. Dieses Tool ist sehr spezifisch. Wenn Sie also nach einer Lösung für verschiedene Anwendungsfälle suchen, ist es möglicherweise nicht die beste Option. 

Visualisieren Sie Ihre Arbeit nach Ihren Vorstellungen

Kanban-Boards sind ein nützliches Tool, um zu visualisieren, wie weit die Arbeit ist. Aber für sich genommen reichen sie nicht aus, um die Arbeit über Teams und größere Projekte hinweg zu koordinieren. Deshalb bieten die besten Kanban-Tools mehr als nur Boards. Mit einer großartigen Projektmanagement-Software können Teams ihre Arbeit so organisieren, wie es für sie am besten ist, sei es als Kanban-Board, Checkliste, Kalender oder Gantt-Diagramm. Mit dieser Flexibilität können Sie Ihre Software an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, anstatt Ihre Prozesse an Ihre Software anzupassen.