Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben in 5 Schritten

Ihr Team befindet sich in einem unaufhaltsamen, sich wiederholenden Zyklus: Manuelle Aktualisierung des Projektstatus, Bearbeitung von Arbeitsanfragen und endlose E-Mail-Threads – Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, aber wenig zu den strategischen Zielen Ihres Unternehmens beitragen. Dieses Szenario ist in den heutigen Unternehmen nur allzu häufig anzutreffen, in denen manuelle Aufgaben wertvolle Ressourcen beanspruchen und die Kernziele beeinträchtigen. 

Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Sie die Produktivität steigern und den Fokus auf wichtige, strategische Arbeit lenken. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie sich wiederholende Aufgaben identifizieren und in automatisierte Prozesse umwandeln können, damit sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.

Der 5-Schritte-Prozess zur Identifizierung und Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

Wir haben den Prozess der Aufgabenautomatisierung in fünf umfassende Schritte unterteilt, damit Sie die Automatisierung in Ihrem Unternehmen einfacher einführen können. 

Schritt 1: Aufgaben identifizieren

Beginnen Sie mit der Konzentration auf Aktivitäten, die zeitaufwendig, manuell oder fehleranfällig sind. Dies sind in der Regel Aufgaben, die nicht viel Entscheidungsfindung erfordern, aber häufig genug vorkommen, um viel Zeit in Anspruch zu nehmen, z. B. das Einrichten von Workback-Zeitplänen für Projekte, das Überwachen des Arbeitsstatus oder das Versenden von Projekt-Updates. Diese einfach zu erledigenden Aufgaben sind die ersten Kandidaten für die Automatisierung, da ihre Automatisierung sofort zu Vorteilen in Bezug auf Genauigkeit und Effizienz führen kann. 

Finden Sie diese Aufgaben, indem Sie sich an die Quelle wenden – Ihr Team. Verwenden Sie Strategien wie Umfragen, informelle Interviews und direkte Beobachtung, um die täglichen Workflow-Herausforderungen zu verstehen und Muster zu identifizieren. Welche Aufgaben wiederholen sich mit vorhersehbarer Häufigkeit? Welche Prozesse verursachen Engpässe oder nehmen Zeit in Anspruch? Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wo Sie anfangen sollten – und die Einbeziehung Ihres Teams wird sicherstellen, dass es die bevorstehenden Änderungen unterstützt.

Bewerten Sie außerdem das Automatisierungspotenzial in Schlüsselbereichen, darunter:

• Delegierung und Priorisierung von Aufgaben: Automatisierung kann zeitaufwändige Aufgaben reduzieren, z. B. die Zuweisung von Aufgaben an die richtigen Teammitglieder, die Standardisierung von Arbeitsanfragen und das Verschieben von Aufgaben von einer Phase zur nächsten. 

• Projektplanung und -ausführung: Automatisierung optimiert den Planungsaufwand durch den Aufbau zuverlässiger, skalierbarer Workflows für verschiedene Prozesse, sodass Sie direkt mit der Arbeit beginnen können. 

• Teamzusammenarbeit und Kommunikation: Funktionen wie automatisierte Status-Updates und KI-Funktionen, die Zusammenfassungen von Diskussionen, Aufgaben und Kommentaren generieren, sorgen für eine klare Kommunikation und halten alle auf dem gleichen Stand. 

• Leistungsüberwachung: Mit vorgefertigten Dashboards für die Berichterstattung können Sie Diagramme hinzufügen und den Fortschritt mit einem Klick verfolgen – und Änderungen in Ihrem gesamten Unternehmen anwenden.

Schritt 2: Bewerten Sie das Automatisierungspotenzial

Bei der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben geht es nicht nur darum, Routinearbeit zu identifizieren – es geht darum, die Aufgaben, bei denen die Automatisierung die größte Wirkung hat, strategisch auszuwählen. Wenn Sie entscheiden, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, sollten Sie Kriterien wie die Häufigkeit und Regelmäßigkeit der Aufgabe, ihre Komplexität und die Menge an Zeit und Ressourcen, die Sie sparen können, berücksichtigen.

Bei der Automatisierung von Aufgaben geht es darum, ein Gleichgewicht zu finden – den Sweet Spot, an dem die Automatisierung die Effizienz maximiert, ohne die Notwendigkeit menschlicher Analytik und Entscheidungsfindung zu beeinträchtigen. Wenn es richtig gemacht wird, hilft es Ihnen nicht nur, schneller zu arbeiten, sondern optimiert auch funktionsübergreifende Prozesse und schafft zusammenhängende, effiziente Workflows.

Schritt 3: Entdecken Sie Automatisierungslösungen

Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben ermöglichen Work-Management-Plattformen Ihren Teams, sich auf strategischere und wirkungsvollere Aufgaben zu konzentrieren. Bei der Suche nach der richtigen Plattform sollten Sie auf Kompatibilität mit Ihrer bestehenden Technologieauswahl sowie auf skalierbare und benutzerfreundliche Plattformen achten. Zu den wichtigsten Automatisierungsfunktionen, auf die Sie achten sollten, gehören:

• Die Möglichkeit, benutzerdefinierte, optimierte Workflows zu erstellen, die auf die spezifischen Prozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. 

• Formulare, die Anfragen standardisieren, Aufgaben automatisch zuweisen und planen und den Arbeitsbeginn erleichtern. 

• Einfache Standardisierung, mit der Sie unternehmensweite Prozesse mit nur wenigen Klicks bearbeiten und aktualisieren können, z. B. Workflow-Bundles. 

• Regeln, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren, wie die Zuweisung von Aufgaben, das Senden von Erinnerungen an Fälligkeitsdaten und das Aktualisieren von Aufgabenstatus. 

• App-Integrationen, die Workflows optimieren, indem sie alle wichtigen Tools Ihrer Teams an einem Ort zusammenführen.

• Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Labels zu Ihren Aufgaben hinzuzufügen, damit Sie die Arbeit basierend auf bestimmten Kennzahlen automatisch sortieren, filtern und Berichte darüber erstellen können. 

• KI-Automatisierungsfunktionen für intelligenteres Arbeiten und bessere Entscheidungsfindung, z. B. Bereitstellung von umsetzbaren Updates aus Echtzeitdaten und Optimierung unternehmensweiter Workflows. 

• Vorlagen, mit denen Sie die Arbeit für gängige Projekte und Aufgabentypen standardisieren und starten können. 

Schritt 4: Implementierung der Automatisierung

Sobald Sie sich für eine Work-Management-Plattform entschieden haben, müssen Sie für die Implementierung von Automatisierungen mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um die erforderlichen Genehmigungen und den Support zu erhalten. Außerdem müssen Sie Ihr Team in die Plattform einführen und es in den neuen Prozessen schulen.

Wenn Sie mit einem kleinen Pilotprojekt beginnen, z. B. mit der Automatisierung des Workback-Zeitplans einer gemeinsamen Aufgabe oder Initiative, können Sie den Automatisierungsprozess testen und verfeinern, bevor Sie ihn im gesamten Unternehmen skalieren. 

Schritt 5: Auswirkungen messen 

Es gibt mehrere wichtige Kennzahlen, die Sie verfolgen können, um die Effektivität Ihres Automatisierungsaufwands zu messen, darunter:

• Steigerung der Arbeitsleistung: Verwenden Sie Dashboards für die Berichterstattung, um zu bewerten, wie sich der Fokus Ihres Teams durch die Automatisierung der Arbeit auf strategischere, hochwertigere Aktivitäten verlagert hat. 

• Zeitersparnis: Tools zur Zeiterfassung und Datenanalyse können Ihnen helfen, den Zeitaufwand für Aufgaben und Vorhaben vor und nach der Automatisierung zu messen.

• Kosteneinsparungen: Verwenden Sie Finanz-Tracking-Tools oder Budgetanalyseberichte, um die Reduzierung der Betriebskosten im Zusammenhang mit automatisierten Prozessen zu bewerten. Vergessen Sie nicht, auch die indirekten Kosteneinsparungen zu berücksichtigen, wie die, die mit Zeitersparnis, Produktivitätssteigerung und Fehlerreduzierung verbunden sind.

• Angestelltenzufriedenheit: Unternehmensweite und teamspezifische Umfragen helfen Ihnen, die Auswirkungen der Automatisierung auf die Arbeitsmoral und die Arbeitszufriedenheit zu verstehen.

• Fehlerreduzierung: Sie können manuelle Fehlerprotokolle oder die Selbstberichterstattung von Angestellten verwenden, um die Häufigkeit von Fehlern vor und nach der Implementierung automatisierter Prozesse zu vergleichen. 

• Steigerung der Produktivität: Behalten Sie im Auge, wie sich die Gesamtleistung und Effizienz verändert haben, um Produktivitätssteigerungen zu messen. 

• Weniger manuelle Arbeit: Bewerten Sie den Rückgang der routinemäßigen, manuellen Aufgaben in Teams und Abteilungen. 

• Höhere Produktionsleistung: Berichts- und Analysetools können Ihnen helfen, den Anstieg der Produktion oder der Ergebnisse zu überwachen, um eine bessere Vorstellung von den Auswirkungen auf die Produktion zu erhalten. 

• Plattformakzeptanzrate: Verwenden Sie die Analysen der Plattform, um zu verfolgen, wie weit und effektiv die neuen Automatisierungstools in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. 

• Weniger Meetings und kürzere Meetingzeiten: Führen Sie team- und abteilungsweite Umfragen durch oder analysieren Sie Kalenderdaten, um festzustellen, ob sich die Anzahl oder Dauer von Meetings seit der Automatisierung von Prozessen merklich verringert hat. 

Denken Sie daran, dass diese Daten nicht nur zur Bewertung, sondern auch zur kontinuierlichen Verbesserung dienen. Verwenden Sie die Metriken und das Feedback, um Ihre Automatisierungsstrategien anzupassen und zu verfeinern. Letztendlich sollte die Automatisierung Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich auf wichtige strategische Aufgaben zu konzentrieren, die die Geschäftsergebnisse vorantreiben. 

Mit Automatisierung smarter arbeiten

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben kann die Arbeitsweise von Unternehmen verändern. Indem Sie diese fünf Schritte befolgen, können Sie manuelle Arbeit in automatisierte Prozesse umwandeln, Fehler reduzieren, die Produktivität steigern und Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Sind Sie bereit, loszulegen? Erfahren Sie, wie Asana Ihre Automatisierung vorantreiben kann. 

Haben Sie weitere Fragen zur Automatisierung von Aufgaben? Sehen Sie sich unsere FAQs an.

Was ist die Automatisierung von Aufgaben?

Unter Aufgabenautomatisierung versteht man den Prozess der Verwendung von Technologien zur Automatisierung sich wiederholender, routinemäßiger und oft manueller Aufgaben. In der Regel werden dabei Technologien wie eine Work-Management-Plattform verwendet, um Workflows zu automatisieren und Prozesse wie Dateneingabe, Planung, Erstellung von Workbacks und mehr ohne manuelle Eingabe zu standardisieren. 

Welche Arten von sich wiederholenden Aufgaben kann ich automatisieren?

Die Arbeits- und Aufgabenautomatisierung kann verwendet werden, um eine Vielzahl von manuellen Aufgaben zu automatisieren, von alltäglichen Routineaufgaben bis hin zu komplexeren Vorhaben, darunter:

• Verwaltung der Dateneingabe

• Planung und Kalenderverwaltung

• Optimierung von E-Mail- und Kommunikationsantworten

• Automatisierung der Berichterstellung

• Erstellen und Skalieren von benutzerdefinierten Workflows  

• Koordination der Aufgabenzuweisung 

• Standardisierung der Arbeitserfassung 

Was sind die Vorteile der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben? 

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben reduziert die Arbeit mit geringem Wert und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf wichtige Vorhaben zu konzentrieren, was unter anderem zu Kosteneinsparungen führt, wie zum Beispiel:

• Erhöhte Effizienz

• Verbesserte Produktivität

• Weniger Fehler

• Zeiteinsparung

• Höhere Angestelltenzufriedenheit

Wie unterscheidet sich die Aufgabenautomatisierung vom traditionellen Aufgabenmanagement? 

Das traditionelle Aufgabenmanagement umfasst die manuelle Nachverfolgung und Ausführung von Aufgaben. Im Gegensatz dazu verwendet die Automatisierung von Aufgaben Technologie, um Aufgaben ohne manuelles Eingreifen automatisch zu verwalten und abzuschließen. 

Ist die Automatisierung von Aufgaben für große Unternehmen skalierbar? 

Natürlich ist die Automatisierung von Aufgaben für große Unternehmen und wachsende Unternehmen hoch skalierbar. Suchen Sie nach einer Work-Management-Plattform mit skalierbaren, anpassbaren Lösungen, wie der Möglichkeit, eine große Anzahl von Plätzen zu integrieren und komplexere Workflows zu automatisieren. 

Für welche Branchen ist die Aufgabenautomatisierung geeignet? 

Eine Reihe von vielseitigen Branchen kann die Automatisierung von Aufgaben nutzen und davon profitieren, darunter:

• IT: Serviceanfragen, Datenorganisation, Datensicherungen. 

• Marketing: Kampagnenmanagement, Erstellung von Inhalten, Veröffentlichung in sozialen Medien, Pipeline-Nachverfolgung. 

• Operations: Ressourcenmanagement, Prozessstandardisierung, Zielsetzung. 

• Vertrieb: Kundengewinnung, Lead-Nachverfolgung und -Pflege, Terminplanung. 

• Gesundheitswesen: Patientendateneingabe und -verwaltung, Terminplanung, Diagramme.  

• Einzelhandel: Bestandsverfolgung, Kundensupport, Rechnungsverarbeitung. 

• Finanzen: Transaktionsverarbeitung, Generierung von Bestellungen, Berichterstattung. 

• Personalwesen: Ausschreibung von Stellenangeboten, Einarbeitung von Angestellten, Verwaltung von Sozialleistungen, Verwaltung von Urlaubsanträgen.