So verbessert Asana mit Work Management die Projekterfassung
Zusammenfassung
Für Jana Beiswenger, Head of Business Program Management bei Asana, ist die Arbeitsaufnahme ein enorm funktionsübergreifender Prozess. Ihr Team konzentriert sich auf die Business Transformation – mit anderen Worten, Asana zu einem effektiveren Unternehmen zu machen. Dazu muss sie Teams auf die richtigen strategischen Programme ausrichten und sicherstellen, dass Asana über genügend Ressourcen verfügt, um geschäftskritische Ziele zu erreichen.
„Meine Aufgabe ist es, den richtigen Fokus ganzheitlich zu setzen, damit wir als Team arbeiten können. Denn wenn wir zusammenarbeiten, erzielen wir insgesamt bessere Ergebnisse“, sagt Beiswenger.
Die Erfassung von Projekten ist ein wichtiger Bestandteil der Ausrichtung von Teams. „Sie benötigen einen Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen, weil Ihr Ressourcenpool endlich ist – egal, ob es sich um Zeit, Budget oder Personal handelt“, sagt Beiswenger. Teams brauchen Unterstützung von anderen, um ihre Ziele zu erreichen, aber Sie können nicht einfach eine Reihe von Anfragen stellen und sofort Maßnahmen erwarten. Dies kann von größeren, wichtigeren Zielen ablenken. Stattdessen ermöglicht ein Prozess zur Erfassung von Projekten Teams Folgendes:
Entscheidungsträger bestimmen lassen, was Priorität hat und was nicht.
Neue Arbeitsvorgänge zu erfassen und zu bestimmen, welche Ressourcen erforderlich sind.
Die nächsten Schritte einleiten, den Fortschritt überwachen und die Arbeitsschritte wiederholen.
Projektaufnahme bei Asana
Asana bietet zwei Hauptarten der Projektannahme:
Hochrangige Aufnahme während der Jahresplanung
Ad-hoc-Anfragen während des gesamten Jahres
Bei der jährlichen Planung ist die Erfassung ein viel kollaborativerer Prozess. Beiswenger stimmt sich mit den Stakeholdern ab, um einen Plan zu erstellen, der die Unternehmensziele unterstützt, hilft bei der Priorisierung, damit wir die richtigen Initiativen auf der Grundlage der erwarteten Auswirkungen in Angriff nehmen, und stellt sicher, dass wir über die Ressourcen verfügen, die wir benötigen, um unsere Ziele zu erreichen. „Es ist ein bisschen wie Tetris“, sagt sie.
Aber trotz der besten Pläne kommen das ganze Jahr über immer wieder ad hoc Anfragen auf. Für diese verlassen sich Asana-Teams auf formellere, strukturierte Prozesse für die Erfassung von Arbeitsanfragen. Das Ziel dieser Prozesse ist es, die Auswirkungen von Anfragen auf das Business zu bewerten und zu bestimmen, wie (und ob) wir Ressourcen verschieben können, um sie zu berücksichtigen, und welche Kompromisse gegebenenfalls eingegangen werden müssen, um Prioritäten zu verschieben.
Wenn wir zusammenarbeiten, erzielen wir insgesamt bessere Ergebnisse.”
So optimieren die Operations- und PMO-Teams von Asana die Prozesse zur Erfassung von Arbeitsanfragen, um die Beteiligten aufeinander abzustimmen und geschäftskritische Arbeit zu priorisieren.
Erleben Sie Asana in Aktion
Mit Asana können Operations-Teams Arbeitsvorgänge verknüpfen, Prozesse standardisieren und Workflows automatisieren – an einem Ort.
1. Priorisierung und Ressourcenplanung
Das Team von Beiswenger koordiniert neue Projektanfragen aus dem gesamten Business. Dies ist ein sorgfältiger Jonglierakt, der es erfordert, dass sie zuerst die Unternehmensprioritäten erfassen und verstehen und dann diese Informationen verwenden, um Anfragen objektiv zu bewerten.
Das Enterprise Technology Team von Asana verwendet beispielsweise ein Formular und ein strukturiertes Projekt zur Erfassung von Anfragen, um Ad-hoc-Anfragen das ganze Jahr über zu verwalten. „Mit Formularen können Sie unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umwandeln“, sagt Beiswenger. Dies gibt Teams die Informationen, die sie im Voraus benötigen, damit sie neue Projekte anhand objektiver Kriterien bewerten können, wie zum Beispiel:
Trägt die Anfrage zu einem Wachstums- oder Bindungsziel bei?
Wird es das gesamte Kundenerlebnis verbessern?
Ist es wichtig für die allgemeine Datenverwaltung?
Löst es ein Sicherheitsproblem?
Was ist der Umfang der Anfrage?
Wie viel Zeit, Budget und Personal benötigt die Anfrage?
Diese standardisierten Daten helfen Teams, Anfragen zu vergleichen und sie anhand bestehender Unternehmensprioritäten zu priorisieren, die bereits in Asana erfasst wurden. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass sie die beste Entscheidung für das Business treffen, weil sie alle benötigten Informationen an einem Ort haben.
2. Tägliche Verwaltung von Anfragen
Die Verwaltung von Projektanfragen erfordert viel tägliche Arbeit wie die Zuweisung von Aufgaben, die Nachverfolgung und die Weitergabe von Status-Updates. Dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen, aber die Automatisierungsfunktionen von Asana helfen Beiswenger, während des gesamten Prozesses die Hände in den Schoß zu legen. So kann sie sich auf die Koordination des Gesamtprojekts konzentrieren, anstatt sich mit manuellen und sich wiederholenden Aufgaben zu beschäftigen.
Beiswenger verwendet beispielsweise Bundles, um Anfrageprozesse im gesamten Unternehmen zu erstellen, anzuwenden und zu aktualisieren – und das alles an einem Ort. Ein Bundle ist eine Sammlung von Workflow-Funktionen, die Sie auf viele verschiedene Projekte anwenden können. Beispielsweise kann ein Bundle Projektabschnitte, benutzerdefinierte Felder, Regeln und Aufgabenvorlagen angeben.
Mit dieser Funktion kann Beiswenger die Workflows für die Erfassung von Arbeitsanfragen teamübergreifend standardisieren, sodass alle Beteiligten darüber informiert sind, wie Projekte kategorisiert und priorisiert werden. Beispielsweise kann sie Bundles verwenden, um die nächsten Schritte für eine P0- oder P1-Anfrage zu standardisieren, unabhängig davon, wer sie eingereicht hat oder woher sie stammt. Und durch die Angabe, wie die Arbeit kategorisiert und mit Tags versehen werden soll, helfen Bundles den Teams auch, die gleichen Definitionen projektübergreifend zu verwenden – wie den Unterschied in den Ressourcenanforderungen, wenn eine Anfrage klein, mittel oder groß ist.
„Mit Bundles muss ich mich nicht mit den täglichen Aufgaben aller Mitarbeiter befassen“, sagt Beiswenger. Mit nur wenigen Klicks kann sie ganz einfach Prozesse bearbeiten, um sich verändernde Geschäftsanforderungen zu erfüllen, und diese Änderungen dann sofort auf alle relevanten Workflows für die Erfassung von Arbeitsanfragen anwenden.
3. Transparenz schaffen und Teams aufeinander abstimmen
Transparenz ist für die Arbeit von Beiswenger unerlässlich. Ihr Team muss die übergeordneten Business-Prioritäten verstehen, diese Prioritäten den Stakeholdern kommunizieren und Führungskräften helfen, den Status und Fortschritt von Anfragen zu verfolgen. Zum Glück ist das kein Problem. Da Unternehmensprioritäten, Roadmaps und Programmanfragen alle in Asana erfasst werden, können Teams die benötigten Informationen ohne lange Suche selbst abrufen.
Asana-Portfolios sind eine Möglichkeit, wie Beiswenger diese Transparenz bietet. Portfolios ermöglichen es ihrem Team und den Stakeholdern, wichtige Vorhaben auf einen Blick zu verfolgen und bei Bedarf weitere Informationen zu erhalten. Sie bieten den Überblick, den Führungskräfte benötigen, während Portfolio-Dashboards automatisch Daten wie Zeitaufwand, Risiken, verfügbares Budget, Fortschritt und mehr über alle Projekte hinweg zusammenfassen. So kann das Team von Beiswenger sehen, welche Projekte planmäßig verlaufen und welche nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen, um dann die Ressourcen anzupassen und den Kurs in Echtzeit zu korrigieren. Dadurch können sie Anfragen auf Kurs halten und sicherstellen, dass die Unternehmensressourcen effizient eingesetzt werden.
Optimieren Sie Ihren Prozess zur Erfassung von Anfragen
Erfassen, priorisieren und verfolgen Sie Anfragen automatisch, damit Teams mehr Zeit für die Arbeit haben.
Anfragen mit Asana in die Tat umsetzen
Durch die Erfassung aller Arbeitsvorgänge auf einer Plattform können die Operations- und PMO-Teams von Asana Anfragen an einem Ort verfolgen und bearbeiten. Dies gibt den Stakeholdern die nötige Transparenz, um schnell zu handeln und die wichtigsten Projekte zu priorisieren.
Erfahren Sie, wie Ihr Team klare Workflows und blitzschnelle Automatisierungen nutzen kann, um schneller mehr zu erreichen.
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