So erstellen Sie eine gute Onboarding-Checkliste für neue Angestellte
Als neuer Angestellter können die ersten Tage (oder Wochen) in einem neuen Job unangenehm oder verwirrend sein – aber ein gut organisierter Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, dies zu minimieren.
Für den HR-Manager, der für die Begrüßung jedes neuen Mitarbeiters verantwortlich ist, erfordert dieses gut organisierte Onboarding-Erlebnis viel Arbeit und Vorausplanung. Von der Organisation von Mittagessen bis hin zu rechtlichen Formalitäten – die Erstellung eines guten Einführungsprozesses kann sich manchmal wie ein organisatorisches Meisterwerk anfühlen.
Zum Glück haben wir bereits einen Teil der Arbeit für Sie erledigt. Wir haben eine grundlegende Onboarding-Checkliste zusammengestellt, die Sie als Grundlage verwenden (und bei jedem neuen Angestellten wiederverwenden) können, sowie einige unterhaltsame Ideen für die Begrüßung neuer Angestellter. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie eine wiederverwendbare Onboarding-Vorlage in Asana erstellen können.
Also machen Sie weiter, lassen Sie Ihr inneres faules Kind ein wenig entspannen.
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Die Grundlagen: Was jede Onboarding-Checkliste enthalten sollte
Eine grundlegende Einführungs-Checkliste kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem Sie an alle Dinge denken, die Sie mit jedem neuen Mitarbeiter tun müssen, und die wichtigsten Aufgaben nicht durch die Maschen fallen zu lassen. Auch wenn Sie möglicherweise nicht alles für jeden neuen Mitarbeitenden replizieren können, bleiben einige Dinge – wie die Bestellung von Geräten oder das Hinzufügen einer Person zur Gehaltsabrechnung – gleich.
Was zu tun ist | Wann? | Warum? |
Ausrüstung für neue Angestellte bestellen | Eine Woche vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden | Auf diese Weise können Ihre neuen Angestellten vom ersten Tag an alles haben, was sie brauchen (Laptop, Büroschlüssel usw.). |
Willkommens-E-Mail senden | Eine Woche vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters | Lassen Sie Ihre Angestellten wissen, was sie an ihrem ersten Arbeitstag erwartet. |
Helfen Sie ihnen, alle HR-, Sozialleistungs- und Gehaltsabrechnungsformulare auszufüllen | Woche 1 (vorbereiten) | Erstellen Sie eine Liste aller Unterlagen, die neue Mitarbeitende ausfüllen müssen, und helfen Sie ihnen, diese innerhalb der ersten Woche zu erledigen. |
Büro- und Gebäudetour | Tag 1 | Denn es ist wichtig zu wissen, wo die Toiletten sind (okay, okay, die Notausgänge auch). |
Planen Sie Einzelgespräche mit Personen, mit denen sie eng zusammenarbeiten werden | Planen Sie diese vor dem Arbeitsbeginn für Woche 1 oder 2 | Geben Sie neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre neuen Kollegen und deren Rollen kennenzulernen, und ermutigen Sie sie, das Team frühzeitig kennenzulernen. |
Gehen Sie die Unternehmensrichtlinien durch und teilen Sie Referenzdokumente, wo immer möglich | Woche 1 | Erläutern Sie allgemeine, unternehmensweite Richtlinien zu bezahltem Urlaub, HR-Richtlinien, Werten, Arbeitsweisen, Veranstaltungen, Kommunikation usw. |
Schulungen zu häufig verwendeten Tools anbieten | Woche 1–2 | Einige Tools werden funktionsspezifisch sein, aber stellen Sie sicher, dass Angestellte das Standardprotokoll für unternehmensweite Tools (z. B. Asana oder Slack) kennen. |
Führungskräfte: Planen Sie Zeit für funktionale Schulungen ein | Woche 1–2 | Achten Sie darauf, dass neue Mitarbeitende nicht im Stich gelassen werden. Sorgen Sie dafür, dass die Vorgesetzten/Mentoren der neuen Mitarbeitenden genügend Zeit für Schulungen haben, die direkt mit der Rolle der neuen Mitarbeitenden zusammenhängen. |
Haken Sie nach und stellen Sie sicher, dass sie sich wohlfühlen und nicht verwirrt sind | Woche 4 | Erkundigen Sie sich nach etwa einem Monat, ob es noch Fragen oder Bedenken gibt. |
Ein herzliches Willkommen: Lustige Ideen für das Onboarding neuer Angestellter
Jeder Onboarding-Prozess sieht anders aus, abhängig von der Größe, Kultur und anderen Faktoren Ihres Unternehmens. Warum nutzen Sie also nicht die Gelegenheit, ein wenig von der Persönlichkeit Ihres Unternehmens einzubringen und Ihre neuen Angestellten wirklich willkommen zu heißen? Oft haben diese lustigen kleinen Add-ons die Macht, den ersten Arbeitstag einer Person von gut auf großartig zu bringen.
Hier sind einige zusätzliche Dinge, die wir bei Asana tun und die Sie für Ihren Einführungsprozess übernehmen können:
Begrüßen Sie jeden neuen Mitarbeiter mit einem Geschenk: Jeder neue Mitarbeiter bei Asana erhält an seinem ersten Tag ein kleines Geschenk. Ein Geschenk muss nicht viel sein. Etwas Kleines wie eine Schreibtischpflanze, ein T-Shirt oder eine Geschenkkarte für das Café um die Ecke kann viel dazu beitragen, dass sie sich wie Home fühlen.
Feiern und stellen Sie neue Mitarbeitende vor: Am ersten Arbeitstag findet ein kurzes Meeting mit dem gesamten Unternehmen statt, bei dem sich alle neuen Mitarbeitenden vorstellen. Es ist eine großartige Möglichkeit für die Mitarbeiter im Büro, neue Gesichter mit Namen zu verbinden und ein oder zwei Dinge über die neuen Mitarbeiter zu erfahren.
Bringen Sie alte und neue Mitarbeiter zusammen: Einmal im Monat laden wir neue Mitarbeiter ein, Angestellte zu interviewen, die ihr „Asana-Jubiläum“ feiern, um Geschichten auszutauschen und sich kennenzulernen.
Helfen Sie neuen Mitarbeitenden, die Führungsebene kennenzulernen: Wir veranstalten vierteljährlich eine Fragerunde mit unseren Gründern für alle neuen Mitarbeitenden. Sie genießen ein Abendessen im Haus unserer Gründer und lernen sie in einem ungezwungenen Rahmen kennen.
Alles zusammenfassen: von der Onboarding-Checkliste bis zur Vorlage
Sobald Sie eine Onboarding-Checkliste erstellt haben, speichern Sie diese, damit Sie Ihren Prozess mit jedem neuen Angestellten wiederholen können. So verbringen Sie weniger Zeit damit, das Rad neu zu erfinden, und mehr Zeit damit, das zu tun, was wirklich wichtig ist: die neuen Mitarbeiter einzuarbeiten.
Als neuer Angestellter können die ersten Tage (oder Wochen) in einem neuen Job unangenehm oder verwirrend sein – aber ein achtsamer und gut organisierter Onboarding-Prozess kann helfen, dies zu minimieren.”
Bei Asana verwenden wir (natürlich) Asana, um unsere neuesten Teamkollegen einzuführen. Während ein Dokument gut für Referenzen und Richtlinien funktioniert, eignet sich ein Asana-Projekt besser für umsetzbare Aufgaben. Neue Mitarbeiter können genau sehen, was sie wann erledigen müssen, und dann die Dinge abhaken, wenn sie fertig sind. Manager und Mentoren können klare Fälligkeitsdaten festlegen, den Fortschritt neuer Mitarbeiter verfolgen oder Fragen direkt innerhalb der Aufgabe beantworten.
In der Regel haben wir ein Projekt für den neuen Mitarbeiter und ein Projekt für die Arbeit hinter den Kulissen für HR und Manager.
Asana Premium-Benutzer können sogar ein Projekt erstellen und es als benutzerdefinierte Vorlage für ihr Team speichern, um es schnell auf Projekte anzuwenden.
![[Produkt-UI] Onboarding-Vorlage in Asana](https://assets.asana.biz/transform/8a572af2-f463-4f09-92ff-f1bc8e9fb807/c20ebc?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
So richten Sie ein Projekt zur Einführung neuer Mitarbeitender oder eine benutzerdefinierte Vorlage ein:
Erstellen Sie ein Projekt, das als Vorlage für die Einführung dienen soll. Nennen Sie das Projekt „[Name] - Vorlage zur HR-Einführung“. Erstellen Sie für jeden neuen Angestellten eine Kopie dieses Projektes und aktualisieren Sie den Projektnamen mit dem Namen des Mitarbeiters.
Unterteilen Sie Aufgaben in Abschnitte: Gruppieren Sie sie nach chronologischer Reihenfolge, Art der Aufgabe oder je nachdem, was für Ihr Team am sinnvollsten ist.
Fügen Sie jedem Abschnitt Aufgaben hinzu wie z. B. „Anmeldung für Zusatzleistungen“, „Anmeldung für die Betriebsrente“, „Ihren Computer an unsere Firmendrucker anschließen“. Geben Sie in der Aufgabenbeschreibung deutliche Instruktionen an, hängen Sie alle erforderlichen Dateien an und nutzen Sie Verlinkungen mit „@Erwähnungen“, um auf andere Aufgaben oder Projekte zu verweisen. Ordnen Sie Aufgaben wie „Computer bestellen“ jemanden in der entsprechenden Abteilung zu.
Wenden Sie die Vorlage an, wenn ein neuer Mitarbeiter beginnt, und bearbeiten Sie den Namen, um den Namen des neuen Mitarbeiters hinzuzufügen. Fügen Sie dann Fälligkeitsdaten für zeitkritische Aufgaben hinzu, z. B. die Anmeldung für Leistungen oder die Gehaltsabrechnung.
Erwägen Sie, zwei Projekte zu erstellen: eines für den neuen Mitarbeiter und eines für das Team, das hinter den Kulissen arbeitet und bei der Einrichtung hilft. Fügen Sie den Manager/Mentor des neuen Mitarbeitenden als Projekt-Follower für beide hinzu.
Starten Sie Ihre Angestellten auf dem richtigen Fuß
Der Onboarding-Prozess ist mehr als nur eine Schulung. Er bietet auch die Möglichkeit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und hilft Unternehmen nachweislich, Angestellte zu halten (Apropos Verantwortung!). Es ist wichtig für alle im Unternehmen, nicht nur für den neuen Mitarbeiter, also ist es wichtig, es richtig zu machen. Aber keine Sorge, Sie schaffen das!
Nutzen Sie unsere Vorlage für die Einführung neuer Angestellter oder entdecken Sie weitere HR- und Onboarding-Vorlagen.
